Nowoczesny EA: co musisz zrobić, aby pozostać istotnym
rola asystenta wykonawczego (EA) tradycyjnie polega na zapewnianiu wysokiego poziomu wsparcia kierownictwu, aby mogli skoncentrować się na głównych celach i priorytetach firmy. Do 2021 r. obowiązki EA rozszerzyły się na planowanie strategiczne, zarządzanie projektami, a nawet Zarządzanie budżetem, biurem, operacjami i zasobami ludzkimi.
pod koniec dnia udane EA muszą podnieść swoją władzę wykonawczą.
jakie umiejętności muszą dziś trenować wielcy EA, aby nie tylko były aktualne, ale wyprzedzały grę w nadchodzących latach?
EAs: wtedy i teraz
w naszym szybko zmieniającym się, zglobalizowanym świecie biznesu rola EA musiała ewoluować w rolę strażnika i kierownika projektu dla dyrektora generalnego, jednocześnie zwiększając wartość strategiczną firmy.
od tradycyjnie zarządzania dziennikami, rezerwacji podróży, załatwiania spraw, organizowania spotkań i spotkań oraz komunikowania się w imieniu kierownictwa, lista obowiązków EA znacznie się rozszerzyła. Rola ta jest obecnie znana z prowadzenia szkoleń dla innych pracowników administracyjnych, zarządzania wydarzeniami, wspierania większej liczby kadry kierowniczej lub większego zespołu, a nawet posiadania prawdziwego głosu w sprawach firmy.
według Jonathana Mcilroya, Dyrektora Wykonawczego ds. edukacji i szkoleń w Executive Assistant Network, istnieje jedna duża różnica między nowoczesnymi ea a tradycyjną rolą EA z przeszłości, gdzie były głównie reaktywne i mówiły, co i kiedy robić.
„teraz chodzi o pracę strategiczną i proaktywną – i podkreślam, że chodzi o bycie bardzo proaktywnym”
„obecnie większość wielkich EA nie musi być kierowana – wiedzą dokładnie, czego i kiedy będzie potrzebować ich dyrektor, a przewidując te potrzeby, rozwijają również inne obszary, których będzie wymagał dyrektor, aby mogli być jeszcze bardziej produktywni i skuteczniejsi.”
asystenci wykonawczy mają większą wartość niż kiedykolwiek
dla niektórych ta nowo odkryta inicjacja może wydawać się dużo do zrobienia, ale nie daj się przytłoczyć-większość EA ma już podstawowe umiejętności i wiedzę, których potrzebują, aby być skutecznym w tej rozszerzonej roli. W końcu chodzi o zrozumienie, jak wykorzystać i udoskonalić te umiejętności.
podczas gdy podstawowe umiejętności, takie jak zorientowanie na szczegóły, artykułowanie i niezależność, są niezbędne, Wielki EA potrzebuje dziś pewnych umiejętności, aby pójść o wiele dalej. Oznacza to bycie:
-
strategiczny wielozadaniowy
-
wysoce zorganizowany
-
zaradny
-
godny zaufania
-
bezwzględny priorytet
-
delegator
-
wygodne dzięki najnowszym technologiom pracy
wykazanie się w tych kluczowych obszarach sprawi, że będziesz niezastąpiony dla CEO i firmy, a także pomoże Ci wyróżnić się na tle innych EA.
zapewnienie silnego wsparcia
w przypadku EAs ważne jest, aby dowiedzieć się, jak możesz pomóc swojemu szefowi być wysoce produktywnym i odnieść sukces. Poznanie zasad i ograniczeń firmy, zapamiętywanie preferencji szefa, a także przewidywanie jego potrzeb pomoże Ci szybko się dostosować i wzmocnić relacje robocze między wami.
wraz z postępem technologicznym istnieje wiele platform internetowych i warsztatów, które zwiększają wydajność, minimalizują ryzyko błędów i ułatwiają życie.
świetny EA będzie starał się aktywnie ulepszać się dzięki niezbędnym i najbardziej aktualnym umiejętnościom.
jak podnieść umiejętności jako EA
jeśli zdecydujesz się na kurs, zrób należytą staranność, ponieważ istnieje wiele w ofercie, takich jak krótkie kursy, które będą kosztować tylko kilkaset dolarów. Ale istnieje również wiele bezpłatnych i bezpłatnych platform do nauki online. Coursera to internetowy kanał edukacyjny wspierany przez najlepsze światowe uniwersytety, w tym Stanford i Duke University, który zapewnia bezpłatne kursy w wielu specjalizacjach. Istnieją również zasoby online dla EA, które zapewniają bezpłatne zasoby i artykuły, takie jak praktycznie idealny PA, jeśli obecnie nie masz czasu na kurs.
udział w konferencjach PA to kolejny dobry sposób na spotkanie z innymi EA i specjalistami administracyjnymi i nauczenie się od nich, jak najlepiej dostosować się do tej stale zmieniającej się roli – być może masz już sieć kontaktów, z których możesz czerpać porady, szczególnie gdy masz unikalne lub trudne scenariusze, które możesz prowadzić. W przeciwnym razie konferencje i wydarzenia są świetnym punktem wyjścia do łączenia i budowania sieci EA, do których możesz zadzwonić.
RELATED: A guide to upskilling for professionals: why, how and where
New EA opportunities and responsibilities
McIlroy dzieli się cechami EA, które odniosą sukces w zmieniającym się środowisku biznesowym: „widzimy, że świetne EA powinny mieć nie tylko szeroki zakres, ale także prawdziwą głębię wiedzy na temat tego, co robią ich menedżerowie, dlaczego to robią i jak to przyczynia się do ogólnej działalności.
” przeprowadziliśmy wewnętrzne obliczenia dotyczące tego, jaka różnica między przeciętnym EA a świetnym EA może oznaczać dla organizacji. To astronomiczne, finansowe.
” to wspaniale, gdy otrzymują zasłużone uznanie, a także wspaniale jest, aby ich kierownictwo i organizacja były postrzegane jako wysoce postępowe. Co ważne, pomaga podnieść poprzeczkę.”
zazwyczaj im bardziej zdolny jest EA lub asystent w swojej pracy, tym więcej drzwi otwiera się dla nich. Jest to coś, co dzieje się w całej planszy, z wielu firm i kadry kierowniczej prosi kandydatów, którzy są w stanie obsłużyć więcej niż jeden zestaw obowiązków.
nasza rada dla asystentów jest taka, że im więcej obowiązków weźmiesz na siebie, tym więcej się nauczysz, tym większe doświadczenie i ekspozycja zyskasz, co ostatecznie przyczyni się do rozwoju twojej kariery.
przede wszystkim dobre dopasowanie między kierownikiem a asystentem jest najważniejsze, a nawiązanie doskonałej relacji roboczej, o czym świadczy aktualny zestaw umiejętności EA, zapewni sukces, trafność i trwałość w zawodzie administracji.
szukasz nowej oferty pracy w EA? Przejrzyj nasze otwarte stanowiska asystenta wykonawczego tutaj.