najlepsze praktyki usprawniające Twój Dział Zakupów
Dział Zakupów jest odpowiedzialny za nabywanie towarów i usług. Chociaż może wydawać się to dość proste, w rzeczywistości muszą wykonywać wiele zadań między badaniem najlepszych ofert i dokonywaniem zakupu. Jeśli jesteś MŚP, wiesz, że Twój dział zakupów robi wiele i to od nich zależy podejmowanie mądrych decyzji zakupowych, które mają wpływ na całą działalność.
pomyśl o tym w ten sposób, twój dział zakupów jest odpowiedzialny, przynajmniej częściowo, za sukces Twojej firmy. Nigdy nie chcesz tracić pieniędzy na zakup produktów, które możesz dostać gdzie indziej, i to ten dział jest odpowiedzialny za upewnienie się, że tak się nie stanie.
Dlaczego Warto Usprawnić Dział Zakupów?
odpowiedź na to pytanie jest prosta: pieniądze. Ulepszanie tego działu i jego funkcjonowania może w końcu zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy każdego roku. Obejmuje to oszczędność kosztów produktu i sprawienie, aby Twoi pracownicy byli wystarczająco wydajni, aby w ciągu 8-godzinnego dnia pracy osiągali więcej i zwiększali rentowność Twojej firmy.
jak ulepszyć Dział Zakupów
kiedy zaczynasz pracę, może być trudno ograniczyć proces zakupu, aby wszyscy w dziale byli na tej samej stronie. Jednak korzystając z tych wskazówek, możesz ulepszyć swój dział zakupów i pozytywnie wpłynąć na całą firmę.
Poprawa zakupów
nie każda osoba w dziale zakupów musi być odpowiedzialna za dzwonienie do dostawców i znajdowanie najlepszych ofert. Zamiast tego możesz utworzyć zespół odpowiedzialny za to zadanie i pozwolić innym członkom działu skupić się na kolejnych etapach.
możesz też systematycznie zarządzać akwizycjami kupując jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za dzwonienie do dostawców, a drugą za porównywanie cen. Cokolwiek zdecydujesz się zrobić, musisz mieć proces, który określa zasady kupowania, aby każdy robił to w ten sam sposób i wykonywał każde zadanie.
Analizuj wydatki
aby przeanalizować wydatki, musisz przeprowadzić analizę wydatków. Ta analiza jest szczegółowym przeglądem wydatków i ma kluczowe znaczenie dla poprawy systemu zaopatrzenia. Pamiętaj, aby przeanalizować każdy czynnik, który wpływa na cenę produktów, takich jak:
- koszty surowców
- koszty magazynowania (w tym wymagania dotyczące przestrzeni, ogrzewania i ubezpieczenia)
- koszty transportu
- koszty dostawców
- warunki płatności
- Koszty Wysyłki i obsługi
poprawiając ten aspekt twój dział zakupów, możesz zaoszczędzić wystarczająco dużo pieniędzy na inne obszary działalności, takie jak marketing i zatrudnianie większej liczby pracowników w miarę rozwoju.
Analizuj popyt
aby przeanalizować popyt, musisz poznać podstawowe potrzeby Twojej firmy w zakresie zakupów. Skup się tylko na kluczowych decyzjach zakupowych, które podejmujesz. W tym celu konieczne może być przepisanie wewnętrznych zasad, które zawierają nowe kryteria określające, które produkty i usługi są niezbędne.
musisz również skupić się na ilości. Jeśli kupujesz hurtowo za niższą cenę, zastanów się, ile kosztuje przechowywanie przedmiotów, których możesz nie potrzebować w nadchodzących miesiącach.
warto rozważyć zakup tańszych towarów z zagranicy. Jednak zakup od zagranicznych dostawców wiąże się z kosztami, które mogą sprawić, że nie warto, takimi jak wyższe koszty wysyłki. Ponieważ istnieją również różnice w czasie, można również spodziewać się opóźnienia, więc nie zaleca się korzystania z tych dostawców dla przedmiotów, które trzeba natychmiast.
zmniejsz złożoność
możesz po prostu kupić więcej standardowych części lub towarów od dostawców zamiast droższych niestandardowych przedmiotów. Jeśli jest to możliwe dla Twojej firmy, porozmawiaj z dostawcami, aby upewnić się, że zakupy pasują do Twoich potrzeb i że nie wydajesz nadmiernie na niestandardowe produkty. Jeśli masz dobre relacje z dostawcą, nie powinien mieć problemu z pomaganiem Ci w obniżaniu kosztów, ponieważ będziesz nadal dokonywać zakupów, które przyniosą korzyści zarówno Twojej firmie, jak i ich firmie.
buduj Partnerstwa strategiczne
budowanie partnerstwa jest łatwe. Jednak budowanie strategicznych partnerstw może być trudne dla niektórych przedsiębiorstw. Jeśli współpracujesz z wieloma dostawcami, zacznij wycinać listę i spróbuj pracować tylko z kilkoma.
jeśli pracujesz z mniejszą liczbą dostawców, Możesz zaoszczędzić czas i zasoby. Będziesz także w stanie budować lepsze relacje, ponieważ masz mniej firm do pracy.
twoi dostawcy poczują się zaszczyceni, ponieważ zostali wybrani jako nieliczni, z którymi prowadzisz interesy. Pomoże to w dalszym budowaniu relacji, dzięki czemu możesz oczekiwać od nich większej elastyczności, jeśli chodzi o twoje potrzeby.
zawsze pamiętaj, że Twoje partnerstwo powinno być korzystne dla obu stron. Powinieneś pomagać im odnieść sukces tak samo jak oni pomagają Tobie. Podczas negocjacji, należy pamiętać, że będziesz musiał pomóc im zobaczyć, jak obie strony mogą skorzystać. Pomoże to zbudować zaufanie między tobą a nimi, abyś mógł nadal odnosić sukcesy.
oceniaj dostawców
gdy masz mniejszą listę dostawców do współpracy, upewnij się, że regularnie oceniasz ich. Możesz stworzyć własny system oceny ich wydajności, ale pamiętaj, aby uwzględnić te czynniki:
- elastyczność
- czas dostawy
- koszty
- jakość usług
posiadanie dokumentu dostępnego dla dostawców do przeglądu pomoże im również zobaczyć, gdzie można poprawić ich wydajność, co może pomóc Twojej firmie i ich firmie, ponieważ mają do czynienia z wieloma nabywcami.
Zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania zamówieniami zakupowymi. oprogramowanie zakupowe
w dzisiejszych czasach istnieje tak wiele narzędzi technologicznych, które mogą pomóc Twojej firmie rozwijać się i odnosić sukcesy. Twój proces zamówień mógł kiedyś być wystarczająco prosty, aby uzasadnić użycie arkusza kalkulacyjnego. Jednak wraz z rozwojem znajdziesz więcej ludzkich błędów i komplikacji, które sprawiają, że korzystanie z ręcznych procesów jest niepraktyczne.
wiele małych i średnich firm zaczyna korzystać z QuickBooks, aby pomóc im szybciej wysyłać zamówienia zakupu, tworząc zamówienie zakupu QuickBooks, które automatycznie wypełnia pola. Chociaż automatyzacja jest kluczem do sukcesu we współczesnych czasach, ten program nie może zrobić wszystkiego, czego potrzebujesz, jeśli chodzi o zamówienia. Zamiast tego użytkownicy mogą zintegrować Bellwether z QuickBooks do:
- wprowadź faktury do ePMX
- dopasowywanie faktur w trzech kierunkach (PO, Paragon i faktura)
- łączenie faktur do QB w celu zapłaty
zintegrowane oprogramowanie zakupowe pomoże Ci zarządzać wszystkimi codziennymi funkcjami procesu zakupu, dzięki czemu możesz zaoszczędzić czas i pieniądze, podczas gdy Twoi pracownicy koncentrują się na ważniejszych zadaniach, takich jak budowanie relacji z klientami z Twoimi dostawcami.
dla firm, które chcą zaoszczędzić czas i pieniądze, solidne oprogramowanie do zamówień zakupu może pomóc w zarządzaniu relacjami z dostawcami/ dostawcami, wyszukiwaniu najlepszych ofert i przekształcaniu POs w faktury za pomocą kilku kliknięć myszką. Technologie te całkowicie zrewolucjonizują sposób obsługi zakupów, dzięki czemu wszystko, od przejęć po procesy zatwierdzania, jest o wiele prostsze.