Jaka jest rola przewodniczącego Komisji?
przewodniczący komisji to stanowisko kierownicze, które wymaga określonych umiejętności, a także poczucia dyplomacji i demokracji. Rola przewodniczącego Komisji może być czasochłonnym przedsięwzięciem, które wymaga dodatkowego czasu na zaplanowanie i przygotowanie posiedzeń. Przewodniczący Komisji są odpowiedzialni za ułatwianie posiedzeń komisji i przedstawianie jej wyników zarządowi. Ważne jest, aby osoby pełniące funkcję przewodniczącego zarządu miały jasny głos i dobre umiejętności prezentacji. Dobre umiejętności ułatwiania są ważne dla przewodniczących komisji, tak aby wszyscy członkowie komisji uczestniczyli i spotkania przebiegały sprawnie.
rola przewodniczącego Komisji
ważną umiejętnością dla tych, którzy pełnią funkcję przewodniczącego Komisji, jest skuteczne planowanie. Podczas gdy Zarząd zapewnia Komitetowi statut i szczegółowe obowiązki, przewodniczący Komitetu musi mieć na uwadze cel, misję i kierunek strategiczny organizacji, ponieważ komitet realizuje swój kurs. Przewodniczący Komisji musi starannie zaplanować porządek obrad i przesłać go członkom Komitetu w odpowiednim czasie, aby członkowie Komitetu mogli wziąć udział w posiedzeniu i wziąć w nim udział w sposób przemyślany. Staranne przygotowanie ze strony przewodniczącego Komisji usprawni prace komitetu w zakresie prowadzenia dochodzeń i prowadzenia badań nad kwestiami, które muszą rozwiązać.
rola Przewodniczącego Komitetu wymaga doskonałych umiejętności ułatwiania
rola przewodniczącego Komitetu wymaga posiadania doskonałych umiejętności ułatwiania. Dla niektórych osób ułatwienie przychodzi naturalnie. Dla innych bardzo pomocne mogą być szkolenia w zakresie ułatwiania spotkań.
ważne jest, aby przewodniczący Komisji pamiętali, że są odpowiedzialni przed zarządem za grupę i za pracę, którą wykonuje Grupa. Jest to ważna kwestia przy ułatwianiu komisji, która ma jednego lub więcej członków, którzy są apodyktyczni lub którzy stale wyrażają zdecydowane opinie. Ważne jest również, aby przewodniczący komisji byli skłonni zwracać się do członka komisji, który nie chroni poufności lub ma znany konflikt interesów.
mając to na uwadze, przewodniczący Komisji nie powinien obawiać się zwracać się do członka komisji, który usuwa grupę z tematu lub który jedynie odrzuca opinię innego członka. Przewodniczący Komisji musi być odpowiedzialny. Ważne jest, aby wcześnie zająć się takimi problemami i być konsekwentnym w ich rozwiązywaniu. Na przykład dobrą odpowiedzią na użycie, gdy ktoś jest poza tematem, jest: „jak to ma zastosowanie do naszego programu?”Jeśli kwestia jest rzeczywiście off-topic, ale ważne do omówienia, przewodniczący może chcieć złożyć go do późniejszej części spotkania.
dobry moderator używa fraz i narzędzi, aby pomóc grupie iść do przodu. Przewodniczący Komisji nigdy nie powinien podejmować decyzji w imieniu grupy ani kierować grupy w kierunku osobistych opinii przewodniczącego.
celem dyskusji grupowych jest podejmowanie decyzji lub zaleceń, które są dokładnie sprawdzone i dobrze zaokrąglone. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy grupa ludzi pozwala wszystkim uczestniczyć, aby różne perspektywy pojawiły się w dyskusji. Skuteczny facylitator nie pozwala jednej osobie zmonopolizować rozmowy i może zachęcić cichszych członków komisji do dzielenia się swoimi opiniami i perspektywami.
członkowie Komisji mogą być bardziej skłonni do udziału, gdy przewodniczący wzywa ich po imieniu. Jeśli jesteś jedną z tych osób, które mają problemy z zapamiętywaniem imion, nie czuj się winny za korzystanie z narzędzia, takiego jak znaczniki nazw lub tabela miejsc. To lepsze niż pomylić imię lub kogoś przekazać, bo nie pamiętasz jego imienia.
w większości przypadków członkowie komisji doceniają porządek tak samo jak przewodniczący Komisji. Dobry prowadzący spotkania notuje kolejność, w jakiej członkowie podnoszą ręce. Ponownie, Zapisz nazwiska w dół, jeśli masz problemy z zapamiętaniem kolejności rąk w powietrzu. Potwierdź kolejność mówców, werbalizując ją. Najpierw John, potem Nancy, a potem Charles.”
nawiąż kontakt wzrokowy z członkami komisji, wzywając każdą osobę do zabrania głosu, ponieważ ustanawia to związek między tobą a nimi. Kiedy nawiązujesz kontakt wzrokowy, możesz również odebrać mimikę twarzy i język ciała członka. Zwróć uwagę na członków, którzy wydają się być zdezorientowani, zirytowani lub pragnący zabrać głos. Częsty kontakt wzrokowy wysyła wiadomość do członków Komitetu, że jesteś czujny i dostosowany do spotkania.
gdy dyskusja się kończy, a członkowie komisji nie mają nic więcej do wniesienia, nadszedł czas, aby przewodniczący komisji skierował grupę ku podejmowaniu decyzji. Najlepszym sposobem podejścia do tego jest podsumowanie tego, co zostało powiedziane i zaproponowanie propozycji lub poproszenie członka Komisji o sformułowanie propozycji. Na przykład, oferują się stwierdzenie, takie jak, ” grupa wydaje się mówić…”
tego typu oświadczenie powinno otworzyć dyskusję w celu dostosowania brzmienia wniosku do czasu, aż wszyscy członkowie Komitetu zgodzą się z nim i będą z niego zadowoleni.
z nielicznymi wyjątkami komitety mają niewielką lub żadną władzę lub autorytet. W roli przewodniczącego Komisji ważne jest, aby komitety nie przekraczały swojej władzy. Jeśli okaże się, że problem nie wchodzi w zakres kompetencji Komisji, obowiązkiem przewodniczącego Komisji jest zwrócenie się do rady i poproszenie jej o skierowanie sprawy do bardziej odpowiedniej komisji lub organu.
coraz powszechniejszą praktyką dla zarządów jest korzystanie z zalet oprogramowania board portal w celu zapewnienia dobrego ładu korporacyjnego na poziomie zarządu i Komitetu. Portal zarządu oferuje bezpieczną platformę do komunikacji, planowania i dokumentacji.
Presenting outcomes and Recommendations to the Board
rola przewodniczącego Komitetu wymaga zgłaszania ustaleń Komitetu zarządowi. W zależności od preferencji zarządu, przewodniczący mogą przedstawić swoje sprawozdanie ustnie lub na piśmie. Do obowiązków przewodniczącego należy zapewnienie, by sprawozdanie komisji było jasne i jednoznaczne oraz by było konkretne w odniesieniu do zaleceń Komitetu dotyczących kolejnych kroków i wdrożenia. Sprawozdanie końcowe powinno odzwierciedlać zbiorowe poglądy Komitetu reprezentowane przez perspektywę większości. Przewodniczący powinni również odnotować, czy Komisja nie była w stanie osiągnąć konsensusu.
wreszcie, przewodniczący Komitetu może zwołać specjalne posiedzenie, aby w razie potrzeby zająć się pilnymi sprawami. Podczas prac Komitetu przewodniczący powinien dokonać przeglądu funkcjonowania i rozwoju Komitetu, aby upewnić się, że prace są nadal potrzebne i zgodne z misją i kierunkiem organizacji. Gdy przewodniczący Komitetu schodzi lub obraca się z pozycji przewodniczącego, rozsądne jest, aby odchodzący przewodniczący wspierał nadchodzące krzesło, składając sprawozdanie z nowego krzesła i oferując porady.