jak skutecznie zarządzać zobowiązaniami

jak skutecznie zarządzać zobowiązaniami

jak skutecznie zarządzać zobowiązaniami

w obecnej sytuacji gospodarczej firmy muszą robić więcej za mniej, niezależnie od branży. Organizacje nie mogą sobie pozwolić na przegapienie okazji do zwiększenia kapitału obrotowego. Aby odnieść sukces, musisz opracować strategię, która zapewni Ci większą elastyczność dzięki powiązaniu środków pieniężnych z bilansem. Pomaga to rozwinąć dodatkową płynność potrzebną do usprawnienia procesów, zmniejszenia kosztów, wzrostu funduszy, poprawy jakości usług i pozyskania nowych możliwości inwestycyjnych. Wszystko zaczyna się od efektywnego zarządzania zobowiązaniami.

co to jest zarządzanie płatnościami?

zarządzanie zobowiązaniami odnosi się do procedur, zasad i praktyk stosowanych przez firmę do zarządzania zakupami kredytów kupieckich. Zadania te obejmują:

• poszukiwanie linii kredytowych kupieckich
• zarządzanie czasem i przepływem zakupów
• uzyskanie korzystnych warunków zakupu

wszystko to w celu kontrolowania kapitału obrotowego firmy. Zobowiązania należy ująć w sekcji zobowiązań krótkoterminowych bilansu. Składa się głównie z krótkoterminowego finansowania rzeczy, takich jak zakupy zapasów, narosłe wydatki i inne cenne operacje krótkoterminowe.

opóźnianie płatności

jeśli chodzi o wykonywanie zobowiązań płatniczych, na pewno jest dobry i zły sposób. Ponieważ jest to system zarządzania back-office, rzadko jest front i centrum. Jest to szczególnie w przypadku, gdy firma chce się rozwijać, ponieważ często zostaje umieszczona na tylnym palniku na rzecz konkurencyjnych priorytetów. Jeśli jednak chcesz zoptymalizować swój kapitał obrotowy, jednym z twoich priorytetów musi być opracowanie strategii zobowiązań.

w odpowiedzi na potrzebę optymalizacji wiele firm opóźnia płatności. Będą one przedłużać swoje zobowiązania tak długo, jak to możliwe, aby zmaksymalizować swoje wolne przepływy pieniężne. Ogólnie rzecz biorąc, takie podejście nie jest sposobem, aby sobie z tym poradzić. Opóźnianie płatności może zniszczyć morale i wartość firmy dostawcy, co skutkuje wolniejszymi dostawami, mniejszą chęcią naprawiania problemów, opóźnionymi odpowiedziami na zapytania i bardziej rygorystycznymi warunkami płatności.

z drugiej strony, wczesna płatność może zapewnić firmie korzyści, takie jak rabaty i rabaty za wcześniejsze płatności. To sprowadza się do robienia dobrych interesów. Rozdmuchiwanie pieniędzy innej firmy nigdy nie będzie dobrze wyglądać.

korzyści

zmiana organizacyjna ma kluczowe znaczenie dla rozwoju kultury kapitału obrotowego. Dla małej firmy może przynieść znaczące korzyści. Udoskonalanie procesu zobowiązań poprawia dokładność przewidywania przepływów pieniężnych, co umożliwia Działowi ds. zobowiązań lepsze ustalanie budżetu. Ostatecznie pozycjonuje to firmę do poprawy płynności i pomaga złagodzić luki w finansowaniu przy jednoczesnym osiągnięciu wyższych zysków.

skuteczne zarządzanie zobowiązaniami może dostarczyć wielu informacji, które pomogą Ci wzmocnić siłę negocjacyjną i pomóc Ci współpracować z lepszymi dostawcami. Prawidłowe wykorzystanie środków pieniężnych firmy oznacza wydłużone warunki płatności, specjalne zapasy magazynowe i wydłużone okresy gwarancji.

automatyzacja nie tylko eliminuje czasochłonne zadania, ale także ułatwia płacenie faktur i śledzenie płatności dostawców, dając tym samym większą kontrolę nad przepływem środków pieniężnych.

ryzyko

brak skutecznego procesu AP utrudnia Twojej firmie terminowe przetwarzanie faktur, korzystanie z dostępnych rabatów i ustalanie dłuższych lub krótszych warunków płatności z dostawcami, w zależności od tego, które z nich są najbardziej korzystne.

Unikaj tych błędów:

• poleganie w dużym stopniu na procesach ręcznych, ponieważ są one bardzo podatne na błędy. Jest to szczególnie ważne, gdy chodzi o zatwierdzanie zamówień
• brak potwierdzenia zgodności dostaw z warunkami umownymi
• nadmierne wydłużanie cyklu płatniczego, powodując utratę dostępu do rabatów na wcześniejsze płatności
• brak wystawiania zamówień zakupu dla każdego zamówienia
• zaniedbanie korzystania z oszczędności poprzez rabaty ilościowe lub inicjatywy związane z wydatkami handlowymi
• przyjmowanie rabatów przed obliczeniem kosztów o nakładach kapitałowych
• błędy wprowadzania danych dla danych dostawcy lub umowy w plikach Głównych
• brak rozwoju systemów lub procesów aby zapobiec niedokładnym, zduplikowanym, opóźnionym lub nieodebranym płatnościom

celem jest popełnienie jak najmniejszej liczby błędów. Jeśli nie masz dostępnej siły roboczej, wiele opcji oprogramowania księgowego może pomóc mieć wszystko na oku.

Strategiczne zarządzanie płatnościami

firmy muszą przyjąć bardziej strategiczne podejście do zarządzania płatnościami. Zespół accounts payable wraz z działem zamówień musi współpracować z kierownictwem wyższego szczebla w celu ustanowienia Kultury kapitału obrotowego w całej firmie.

wiele z tego sprowadza się do przetwarzania faktur. Czy faktury są odbierane i przetwarzane w odpowiednim czasie? Organizacje muszą przyjąć strategię zarządzania, która priorytetyzuje znaczenie uwalniania kapitału obrotowego poprzez optymalizację zobowiązań. Podczas gdy wiele firm może wybrać niestandardowe podejście, niektóre strategie działają we wszystkich dziedzinach.

wdrożenie silnych praktyk zarządzania

to nie tylko wzmocni kontrolę wewnętrzną, ale także zmniejszy błędy ręczne wokół całego procesu zobowiązań i przeglądu umów.

scentralizowane zobowiązania

korzystając ze wspólnego środowiska usług do przetwarzania i raportowania, wszyscy pracownicy będą przestrzegać wspólnych standardów i praktyk. Ułatwia również mierzenie wydajności wszystkich w stosunku do ustalonych wskaźników, dzięki czemu firma może wykonać więcej zadań w krótszym czasie przy użyciu mniejszej liczby zasobów. Takie podejście ostatecznie obniża koszty.

bez papieru

rozważ automatyzację zarządzania zobowiązaniami za pomocą elektronicznej wymiany danych. Chociaż nie jest to rozwiązanie dla wszystkich, firma, która uważa, że komunikacja elektroniczna z dostawcami usprawnia proces zatwierdzania i tworzy bardziej terminowe płatności. Dzięki temu możesz skorzystać z dostępnych rabatów i rabatów za wcześniejsze lub terminowe płatności.

Korzystanie z systemu elektronicznego gwarantuje, że Twoja firma poradzi sobie z różnymi zadaniami i zaoszczędzi dużo czasu w procesie, w tym:

• zatwierdzenie zapotrzebowania
• Automatyczne generowanie zamówień zakupu
• zatwierdzanie i przyjmowanie faktur
• śledzenie odbioru towarów
• opłacanie faktur w prawidłowych terminach płatności

w zależności od stopnia automatyzacji możliwe jest nawet skanowanie faktur elektronicznie, śledzenie dostaw paragony i rozstrzyganie sporów.

przyjmowanie portali dostawców

należy utworzyć portal portiera dostawców, aby umożliwić dostawcom śledzenie, co robi Twoja firma. Może to obejmować takie działania, jak:

• status zamówienia
• potencjalne niedobory produktów
• otrzymane płatności
• zaplanowane dostawy

wdrożenie portalu dostawców zmniejsza liczbę błędów ręcznych, a jednocześnie zapewnia wygodę dostawcom. Pomaga również poprawić dokładność zamówień.

przepływy pracy w zarządzaniu

tworzenie przepływu pracy w zarządzaniu pomaga szybko identyfikować problemy i zwiększa efektywność procesów rozliczania. Pomaga rozwiązać wąskie gardła w procesie i usprawnia wszystko, aby skutecznie poprawić zarządzanie płynnością.

jeśli chodzi o zatwierdzanie zakupów, konieczne jest, aby zawsze określać poziom uprawnień wymagany dla różnych zakupów. Może się to różnić w zależności od ceny lub ilości.

optymalizacja procesów

w dziale AP istnieje sześć podstawowych funkcji, które wymagają optymalizacji. Odpowiednio zoptymalizowane powinny znacznie wzmocnić twój kapitał obrotowy.

proces wyboru dostawcy

Skonfiguruj listę preferowanych dostawców, aby zapobiec zakupowi. Takie podejście pozwala również Twojej organizacji negocjować najkorzystniejsze warunki w celu optymalizacji kapitału obrotowego. Będziesz:

• ustalenie priorytetów w procesie negocjacji z dostawcami, zapewnienie zaangażowania kluczowych decydentów, w tym dyrektora finansowego (CFO) i dyrektora ds. zamówień (CPO).
• regularnie staraj się wynegocjować lepsze ceny i warunki płatności, w tym obniżone opłaty za zwłokę.
• twórz karty wyników dostawców dla swoich najbardziej strategicznych dostawców, aby wykorzystać je podczas negocjacji, aby uzyskać lepszą jakość produktów i usług, lepsze ceny lub lepszą obsługę klienta.

proces konfiguracji danych Głównych dostawcy

po wynegocjowaniu warunków z dostawcami należy przechwycić i zachować dane. Niedokładne wprowadzanie danych może spowodować więcej niż błędy w płatnościach. Może to prowadzić do zaległości w rachunkach, które uniemożliwiają uzyskanie dostępnych rabatów, a nawet mogą prowadzić do zakłóceń w dostawach. Aby uniknąć tych problemów:

• Zachowaj dokładne odzwierciedlenie wszystkich umów SLA (Service level agreements) w swoim systemie księgowym. Dane podstawowe Dostawcy muszą zawierać szczegółowe informacje o produkcie/usłudze, terminach dostaw, obowiązujących nakazach zgodności z przepisami, obowiązkach dostawców, standardach jakości itp.
• regularnie aktualizuj warunki płatności i dostępność rabatów ilościowych, a także wszelkie inne okresowe rabaty. W przypadku zmiany warunków umowy należy upewnić się, że dane podstawowe zostały odpowiednio zmienione.
• przechowuj umowę prawidłowo za pomocą systemu zarządzania dokumentami.

proces weryfikacji umowy

aby zapobiec niedokładnym lub nieuczciwym praktykom rozliczeniowym sprzedawcy, które mogą powodować nadpłaty lub duplikaty płatności, należy regularnie sprawdzać umowy sprzedawcy. Zrób to przez:

• przypisanie odpowiedzialności za dane do centralnego zespołu danych podstawowych, który może sprawdzić kompletność, dokładność i zgodność ze standardowymi warunkami. Zespół musi również sprawdzić wyniki dostawców, aby upewnić się, że pozostają oni w zgodzie z warunkami umowy.
• w tym klauzule umowne dostawcy, które przenoszą odpowiedzialność za grzywny i kary na sprzedawców, jeśli okaże się, że w pewnym aspekcie ich wyniki są niezadowalające.
• całkowicie terminowe i okresowe przeglądy umów z dostawcami, sprawdzanie umów w stosunku do standardowych warunków branżowych.
• omawianie limitów autoryzacji dostawców ze swoim zespołem prawnym, wraz z adekwatnością warunków umowy i potwierdzeniem zgodności z przepisami

proces zaopatrzenia

jako właściciel małej firmy możesz pracować z garstką dostawców lub z setkami, a nawet tysiącami z nich. Nawet jeśli usprawniłeś swoje środowisko, nadal możesz mieć problemy z śledzeniem wszystkich faktur sprzedawcy i pogodzeniem ich z odpowiednimi otrzymanymi towarami i zamówieniami zakupu. Brak DOKŁADNEGO zarządzania zobowiązaniami utrudnia prognozowanie i zarządzanie przepływami pieniężnymi oraz przewidywanie krótkoterminowych potrzeb w zakresie płynności.

rozważ te strategie:

• wystawiaj zamówienie zakupu dla każdego nowego zamówienia, dzięki czemu możesz zweryfikować otrzymane zamówienia, zablokować warunki płatności z góry, śledzić faktury w stosunku do istniejących POs, aby upewnić się, że dostawcy rozliczają się zgodnie z warunkami umowy
• poznaj żywotność dostępnych rabatów. Jeśli nie masz gotówki pod ręką lub nakłady kapitałowe przekraczają korzyść, może nie mieć sensu płacić wcześniej.
• śledź zaległe zobowiązania sprzedawcy i warunki płatności.
• kupując bardziej ryzykowny lub nowy produkt, WYNEGOCJUJ dłuższe warunki płatności, aby zwiększyć swój kapitał obrotowy. Alternatywnie poproś o dodanie produktu do magazynu konsygnacyjnego, a nie zapasów, aby zmaksymalizować płynność i zmniejszyć ryzyko.
• jasno określa metryki AP, takie jak częstotliwość faktur pasujących do zleceń zakupu, procent faktur zapłaconych zgodnie z warunkami itp. i stosować się do nich w całej organizacji.

proces fakturowania

właściwe zarządzanie procesem fakturowania ma kluczowe znaczenie dla poprawy płynności. Rozważ:

• odmowa zapłaty niedokładnych faktur-ewentualne błędy powinny spowodować odesłanie faktury do dostawcy.
• unikanie przedterminowej płatności faktur, bez narażania kluczowych relacji z dostawcami
• opracowanie odpowiednich kanałów i procesów obsługi wyjątków i raportowanie
• wdrożenie systemu EDI, który umożliwia otrzymywanie faktur drogą elektroniczną
• za pomocą dopasowania trójdrożnego w celu dopasowania numeru faktury do zamówienia, do odbioru towarów
• terminowe przetwarzanie faktur zgodnie z umową SLA i dołączanie stempla daty.

proces księgowania i raportowania

zanim będziesz mógł aktywnie zarządzać AP, musisz mieć pewność, że Twoje raporty są dokładne i aktualne. Bez tych informacji wiele firm nie ma jasnego obrazu tego, ile wydają, jak często płacą i kiedy płacą swoim dostawcom. Może to utrudnić uzyskanie najlepszych warunków płatności lub wybór odpowiedniego czasu na dokonanie płatności.

aby usprawnić proces musisz:

• sprawdzaj faktury zgodnie ze zleceniami zakupu i warunkami umowy
• zainwestuj w funkcje raportowania w czasie rzeczywistym i funkcje automatyzacji, aby obsłużyć uzgadnianie.
• regularnie rozwiązuj nierozpoznane elementy
• niech ci sami ludzie przygotują i przejrzą wszystkie uzgodnienia, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo duplikacji lub nadpłaty
• Zastosuj płatności do każdej faktury w dniu, w którym zostały wykonane, aby system był dokładny
• Śledź wszystkie dokonane płatności, nie tylko płatności od dostawcy.

udane działy AP nie tylko pracują z automatyzacją, ale rozumieją, jak ważne są silne relacje biznesowe. Samo płacenie sprzedawcy to za mało – trzeba z nim pracować. Im lepiej ich leczysz, tym lepszy układ dostaniesz.

stamtąd znajdź oprogramowanie księgowe, które jest najlepsze dla Twojej firmy i przyjrzyj się różnym sposobom optymalizacji procesu AP. Następnie obserwuj wzrost kapitału obrotowego.