Jak ocenić potrzeby biznesowe przed wyborem nowego oprogramowania
wybór odpowiedniego narzędzia programowego dla Ciebie i Twojej firmy ma kluczowe znaczenie. Wiesz o tym. Wiem to. Twój szef krów wie o tym.
w każdej kategorii produktów są dosłownie setki opcji.
dla tych, którzy dołączają do nas z wyszukiwarek, ten artykuł jest częścią ośmiosegmentowej serii dla profesjonalnych firm usługowych. Jednak ten rozdział został napisany tak, aby miał zastosowanie do wszystkich firm, ponieważ, cóż, zbieranie oprogramowania to poważne gówno.
więc odczep się i usiądź. Dołączyłeś późno, więc nie ma więcej przekąsek, ale mamy trochę bomb wiedzy nadchodzących w Twoją stronę.
wcześniej wspominaliśmy o tym wcześniej, ale konieczne jest, aby narzędzie, które wybierzesz dla dowolnego problemu, który przedstawiłeś w swojej firmie, było równe rozwiązywaniu tych podstawowych problemów biznesowych.
chcesz wiedzieć, jakie są Twoje problemy i mieć pewność, że to narzędzie je rozwiąże. Nic więcej. Nic mniejszego.
kupowanie większego oprogramowania dla scenariuszy „na wszelki wypadek” oznacza marnowanie zasobów i uzyskiwanie zbyt dużych narzędzi.
cytat dla podkreślenia naszego punktu
Autor Rudolf Melik rozwija;
„prawdziwym pomiarem skuteczności twojego narzędzia powinno być zwrócenie uwagi na to, czy zmniejsza ono koszty, czy zwiększa przychody z usług w zależności od projektu. Aby uzyskać pełne korzyści z instalacji, jest prawdopodobne, że PSO będzie musiał ocenić swoje wewnętrzne procesy.”
ten cytat mówi, że w ten czy inny sposób ostatecznym punktem odniesienia dla sukcesu nowego narzędzia powinien być pomiar tego, jak skuteczne będzie ono przy rosnącej rentowności lub zmniejszaniu kosztów. To wszystko. Żadnych bzdurnych bzdur, jeśli chodzi o sytuacje.
najlepszym sposobem, aby określić, czy Twoja firma ma miejsce na ulepszenia w jednym z tych dwóch wzorców, jest ocena procesów i identyfikacja słabych powiązań.
oto jak.
jak ocenić wewnętrzne procesy biznesowe
najlepszym sposobem na rozpoczęcie jest mapowanie struktury komunikacji organizacji i wywiad z kluczowymi członkami zespołu.
duże firmy zdecydowanie powinny to zrobić.
jeśli jesteś małą firmą poniżej 10 pracowników, mapowanie tego zwykle nie jest zbyt skomplikowane, ale nadal warto to zrobić.
w przypadku solowych przedsięwzięć nadal istnieje pewna wartość do zyskania dzięki pytaniom w tej sekcji, które możesz sobie zadać. Więc ty też powinieneś to zrobić.
pamiętaj o tym podczas Mapowania swojego zespołu
-
zacznij od otwartego umysłu
-
rozpoczynając ocenę z tendencyjnym założeniem, gdzie myślisz o problemach, ustawiasz się, aby postrzegać przedmioty jako problemy, które nie są problemami. Zachowaj otwarty umysł, słuchaj pracowników i słuchaj siebie. Czasami problem jest czymś, czego nawet sobie nie wyobrażałeś.
-
-
zacznij od rozmowy ze swoim zespołem (lub sobą, jeśli jesteś solo)
-
wykorzystaj wywiady z pracownikami, aby określić, jak dobrze osoby są szkolone do pracy. Jest to kluczowe w odkrywaniu, że być może nieefektywność nie jest w Twoich narzędziach, może to są ludzie. Może to i to. Obie wymagają rozwiązania. Wywiady mogą również rzucić więcej światła na to, jak dobrze kształcisz swoich pracowników. Jako pracodawca możliwości pracowników są zawsze dwukierunkowe.
-
-
pytania, które należy zadać swoim pracownikom (lub sobie)
-
jak myślisz, jaki jest cel numer jeden dla naszej firmy?
-
jaką rolę odgrywasz w osiągnięciu tego celu?
-
jak dobrze jesteś na to przygotowany?
-
jakich zasobów Potrzebujesz więcej?
-
co cię powstrzymuje przed wykonywaniem swojej pracy?
-
skąd wiesz, kiedy Twoja praca jest skończona?
-
czy możesz opisać najnowszą analizę twojego podstawowego procesu biznesowego?
-
co zrobiłeś sam, aby poprawić swoje normalne funkcje pracy?
-
jakie są wymagania klienta dotyczące zamówienia, które przechodzi przez Twój system procesowy?
-
jakie są najczęstsze problemy z klientami?
-
jaką część pracy chciałbyś wykonać przez kogoś innego?
-
z kim najczęściej się komunikujesz?
-
jak przebiega komunikacja między tobą a klientami?
-
jakie 20% codziennych czynności wykonujesz, co daje Ci największy stres?
-
jakie 20% twoich działań daje największy zwrot?
-
-
badanie procesów krytycznych
-
na podstawie tych pytań, prawdopodobnie znajdziesz kilka elementów, które będą się wyróżniać. To da ci coś wąskiego. Następnie zalecamy obserwowanie z daleka i sprawdzanie, czy wykryte problemy zostały zauważone.
-
aby to zrobić, zacznij od określenia badania.
-
Zidentyfikuj krytyczne procesy biznesowe, które należy przeanalizować, rozkładając i oceniając postrzegane ryzyko w każdym problemie. Oceń Te 1-5. Obserwuj tych z największym ryzykiem.
-
określenie dostępności ciągłych danych dla tych obszarów ryzyka.
-
zadaj sobie pytanie, jak zmierzysz coś tak nieefektywnego, czy nie.
-
zadaj sobie pytanie, jak będziesz go obserwować, nie wprowadzając uprzedzenia do scenariusza.
-
czy są jakieś specjalne zasady lub parametry niezbędne do zbadania tego?
-
-
umów się na spotkanie zespołu, aby omówić swoje ustalenia
-
niezależnie od tego, czy kupisz nowe rozwiązanie, poznasz wiele cennych informacji na temat swoich procesów. Niech twoje odkrycia się marynują.
-
porozmawiaj ze swoim zespołem i porozmawiaj o tym, co znalazłeś.
-
jakie są problemy?
-
jak można je rozwiązać?
-
po przejrzeniu procesów, jeśli nowe oprogramowanie wydaje się odpowiednie dla Ciebie, nadszedł czas na ocenę dostępnych narzędzi.
dla naszych profesjonalnych usług ludzie tam, jeśli boli jak te wymienione poniżej, PSA może być dla ciebie.
-
niedobór wykwalifikowanych zasobów i innowacji technologicznych
-
zbyt duża presja na maksymalizację przychodów
-
wysokie koszty projektu
-
trudności w uzyskaniu bardziej mierzalnych wyników
-
niska wydajność
-
zwiększenie satysfakcji klienta
-
zwiększenie ilości zadań administracyjnych
-
rosnące problemy technologiczne
-
Too much-niezarządzane obciążenia
-
brak podejmowania decyzji informacje
pamiętaj, aby wziąć pod uwagę ważne, nieistotne elementy
ocena nowego rozwiązania programowego nie powinna koncentrować się wyłącznie na funkcjach i funkcjonalności. Nie przyniesie to najskuteczniejszego rozwiązania dla żadnej organizacji; ani wybór wyłącznie na podstawie ceny lub zwrotu z inwestycji.
najskuteczniejsze rozwiązanie będzie zależeć od różnych czynników. Tak więc oparcie decyzji na jednym lub dwóch czynnikach doprowadzi do mniej niż optymalnego wyniku.
co warto wziąć pod uwagę:
-
funkcjonalność: Czy funkcje pasują do Twoich największych potrzeb?
-
spójność & integracja: automatyzacja procesów biznesowych nie wystarczy; wszystkie moduły w ramach nowego rozwiązania muszą być dostrojone i zintegrowane, aby zaspokoić potrzeby organizacji za pomocą aplikacji. Należy uważać na Narzędzia rozwijane poprzez akwizycję, ponieważ ich rozwiązanie może być modularne i słabo się integrować.
-
przystępność: koszt jest zawsze brany pod uwagę. Odpowiednie badania branżowe ujawnią czynniki kosztowe, w tym opłaty licencyjne, wsparcie, sprzęt, doradztwo i koszty dostosowywania.
-
użyteczność: system jest tak dobry, jak użyteczność. Użytkownicy, menedżerowie i kierownicy przyjmą aplikacje, które są proste i intuicyjne w użyciu. Narzędzia, które wymagają niewielkiego lub zerowego szkolenia dla przeciętnego użytkownika, mają przewagę. Najszybsze najpotężniejsze rozwiązania nie będą skuteczne, jeśli są zbyt uciążliwe w użyciu.
-
rentowność dostawców: oceń, czy dostawcy będą w pobliżu w nadchodzących latach, aby upewnić się, że zawsze wspierają i rozwijają swoje rozwiązanie.
-
Inne ważne rzeczy, na które należy zwrócić uwagę:
-
rozważ wymagania dotyczące wsparcia IT
-
upewnij się, że klauzule umowne spełniają Twoje potrzeby, a nie tylko potrzeby dostawcy oprogramowania
-
zastanów się, jakie masz strategie wyjścia
-
wiesz dokładnie, co będziesz płacić
-
Oceń firmę, która tworzy twoje narzędzie
zastanów się nie tylko nad produktem, który kupujesz, ale także nad osobami, z którymi będziesz pracować, tymi, którzy będą odpowiadać na twoje telefony wsparcia i pomagać w problemach z płatnościami.
nie należy o tym zapominać, ponieważ problemy są nieuniknione w każdej firmie.
zadawaj takie pytania:
-
kto jest Twoim normalnym klientem?
-
jakie są ich recenzje?
-
kiedy Twoja firma nie dotrzymała obietnicy? (zdarza się to każdemu, są dobrzy, jeśli mogą przyznać się do błędów)
-
co wyróżnia Twoje narzędzie?
-
czy powinienem kupić to narzędzie?
-
na kogo jeszcze mam patrzeć? (dobre firmy są wystarczająco pewne siebie, aby pokazać ci, kto jeszcze tam jest)
-
czy integracje i dostosowania są wydajne i opłacalne?
-
czy firma zapewnia SDK / API? (software dev kit / interfejs programowania aplikacji)
-
jakie bazy danych obsługuje dostawca?
-
na jakich poziomach wsparcia można się spodziewać?
-
czy masz wewnętrzny personel IT?
-
jaki jest średni czas otrzymywania poprawek lub obejścia zgłaszanych błędów?
-
czy korzystasz z chmury i kto jest Twoim dostawcą?
-
co się stanie, jeśli twoje serwery ulegną awarii? (powiedzą, że to rzadkie, to nie jest odpowiedź na twoje pytanie)
-
jaki rodzaj zabezpieczeń jest wbudowany w system?
-
czy moje dane będą bezpieczne?
każde narzędzie ma swoje mocne i słabe strony. Chodzi o ocenę tego, co jest dla ciebie ważniejsze przy mierzeniu kosztów, korzyści, ryzyka itp.
przed inwestycją w takie aplikacje należy przeprowadzić dokładną ocenę technologii. Wiele firm twierdzi, że ich technologia zaspokoi długofalowe potrzeby firm; jednak nie ma srebrnej kuli.
jeśli masz jakieś trudności z tym, na pewno sięgnij, jeśli nie, przejdźmy do ostatniego segmentu naszej serii.
jak wdrożyć nowe oprogramowanie do swojej firmy.
Kliknij, aby pobrać całą serię PSA w e-booku TO-GO
jest to część naszej ośmiokrotnej serii poświęconej automatyzacji usług profesjonalnych.
Zobacz resztę poniżej.
- Rozdział 1: Czym jest profesjonalne oprogramowanie do automatyzacji usług?
- Rozdział 2: Skąd się wzięło oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych?
- Rozdział 3: Jak Działa Oprogramowanie Do Automatyzacji Usług Profesjonalnych?
- Rozdział 4: Lista kontrolna przewodnika kupującego, aby określić, czy potrzebujesz oprogramowania PSA
- Rozdział 5: Jak oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych zmieni Twoją firmę
- Rozdział 6: ryzyko i korzyści wynikające z korzystania z oprogramowania do automatyzacji usług profesjonalnych
- Rozdział 7: Jak ocenić potrzeby biznesowe przed wyborem nowego oprogramowania
- Rozdział 8: Jak wdrożyć nowe oprogramowanie do swojej firmy