jak bezpiecznie usuwać stare dokumenty biznesowe
Twoja firma szybko gromadzi dokumenty. Informacje o pracownikach, dokumenty podatkowe, sprawozdania finansowe, rejestry biznesowe i wiele innych szybko wypełnią Twój system plików. W dzisiejszych czasach wiele firm zdecydowało się na skanowanie pewnych dokumentów, ale nawet informacje elektroniczne będą się gromadzić. Aby zapewnić bezpieczeństwo danych, ważne jest, aby wiedzieć zarówno, jak długo przechowywać dokumentację biznesową, a także jak je usuwać, gdy zajdzie taka potrzeba.
problemy z ochroną danych w starych rejestrach biznesowych
w przypadku gdy masz poufne informacje, istnieją obawy dotyczące ochrony danych. Jeśli masz dane finansowe lub inne dane biznesowe w szafce na dokumenty lub na dysku twardym, istnieje ryzyko, że mogą one zostać naruszone. Dyski twarde mogą ulec awarii, kopie mogą stać się ofiarami pożaru lub zalania, a zawsze istnieje ryzyko kradzieży. Ponieważ przechowywanie starych rekordów wiąże się z ochroną danych, ważne jest, aby przechowywać tylko to, czego potrzebujesz.
jak długo przechowywać starą dokumentację biznesową
niezależnie od tego, czy Twoja dokumentacja biznesowa to kopie papierowe, czy pliki elektroniczne, musisz rozważyć, jak długo musisz przechowywać te zapisy. Konsultacja z adwokatem lub specjalistą podatkowym to dobry sposób, aby wiedzieć, co należy zachować i co można rozporządzać.
deklaracje podatkowe i dokumenty uzupełniające
Ogólnie rzecz biorąc, Urząd Skarbowy zaleca przechowywanie tych dokumentów przez 7 lat. Dzieje się tak dlatego, że istnieje „okres ograniczeń”, podczas którego zeznanie podatkowe może zostać zmienione przez Ciebie lub zakwestionowane przez Urząd Skarbowy, a okres ten wynosi zwykle sześć lat od złożenia. Jednak, nawet jeśli może być w stanie dysponować dokumentów uzupełniających po 7 lat, to może mieć sens, aby zachować ostateczną kopię deklaracji podatkowych firmy i korespondencji z IRS, aby pomóc w przygotowaniu przyszłych zwrotów.
rejestry podatkowe zatrudnienia
Urząd Skarbowy sugeruje, aby zachować wszelkie rejestry dotyczące podatków pracowniczych przez co najmniej 4 lata od daty, w której podatki te były należne lub zapłacone. Obejmują one EIN, płace, wypłaty emerytur, dane osobowe pracowników i wszystko inne dotyczące podatków od zatrudnienia.
własność Biznesowa
jeśli nie jesteś już właścicielem aktywów, powinieneś przechowywać zapisy do końca okresu przedawnienia. Wszelkie czyny i tytuły muszą być przechowywane do momentu sprzedaży lub zbycia nieruchomości.
księgi handlowe
Twój CPA doradzi Ci, jak długo przechowywać sprawozdania z zysków i strat, sprawozdania finansowe, rejestry kontrolne, raporty roczne, informacje Zarządu, roczne protokoły z posiedzeń, dokumenty tworzenia działalności, faktury i raporty wydatków oraz przepisy korporacyjne. Minimum 7 lat to zalecenie konserwatywne.
informacje bankowe
jeśli zapisy są wykorzystywane do celów podatkowych, rekomendacja 7-letnia ma sens. Ale jeśli oświadczenia nie mają skutków podatkowych, Miesięczne wyciągi bankowe mogą być usuwane po roku.
Jak pozbyć się starych rekordów biznesowych
kiedy nadszedł czas, aby pozbyć się starych rekordów biznesowych, chcesz upewnić się, że są one zniszczone i nie mogą być odzyskane i skradzione. Istnieją renomowane firmy, które mogą pomóc w rozdrabnianiu kopii papierowych znacznie bardziej wydajnie i bezpiecznie niż Niszczarka biurowa, a niektóre są również w stanie zniszczyć sam sprzęt, gdy trzeba pozbyć się danych elektronicznych.
nie chcesz ryzykować, jeśli chodzi o kluczowe informacje o Twojej firmie. Rozmowa z ekspertami finansowymi i prawnymi może pomóc Ci zdecydować, co zachować, a co zniszczyć, a niszczenie firm, takich jak AccuShred, może zapewnić, że gdy jesteś gotowy do pozbycia się starych rekordów w imię ochrony danych, zadanie jest wykonane dobrze. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej.