5 ważnych wskazówek dotyczących planowania imprezy plenerowej
lato tuż za rogiem, coraz więcej imprez plenerowych jest organizowanych w wielkim plenerze. A dlaczego nie? Szczególnie jeśli mieszkasz w zimnych regionach lub Kanadzie, piękna, ciepła pogoda przychodzi tylko kilka miesięcy w roku. Równie dobrze można skorzystać z niego, gdy jest tutaj!
plener może stworzyć wyjątkowe możliwości, a duże parki lub sale konferencyjne często zapewniają miejsce do grillowania i zorganizowania sportu. Co najlepsze, dobra pogoda pobudza ludzi. Wszystkie te imprezy plenerowe to zupełnie nowy zestaw wyzwań, komplikacji i problemów logistycznych.
oto kilka ważnych czynników, które musisz wziąć pod uwagę, organizując imprezę plenerową:
1. Upewnij się, że Twoje wydarzenie będzie działać w plenerze
nie każde wydarzenie będzie działać poza drzwiami. Jeśli na przykład prowadzisz konferencję technologiczną lub inżynierską, prawdopodobnie lepiej zarezerwować Centrum Kongresowe. Zanim zdecydujesz się na prowadzenie wydarzenia na zewnątrz, zastanów się nad podstawową funkcją i głównymi celami wydarzenia. Jeśli nawet jeden lub dwa z twoich celów nie mogą zostać osiągnięte, nie wychodź na zewnątrz.
2. Upewnij się, że jest odpowiednie miejsce (i uzyskaj odpowiednie pozwolenia)
gdy masz pewność, że Twoje wydarzenie może być rzeczywiście uruchomione na zewnątrz, będziesz chciał wyśledzić odpowiednie miejsce. W Twoim mieście powinno być mnóstwo parków i sal koncertowych na świeżym powietrzu, z których możesz skorzystać. Dokładnie tak, jak w przypadku obiektu wewnętrznego, współpracuj z kierownictwem obiektu i zrozum pojemność, udogodnienia i czynności, które każdy obiekt zewnętrzny może właściwie obsłużyć.
Po wybraniu miejsca wybierz odpowiednie pozwolenia. Niezastosowanie się do tego jest niezawodnym sposobem na zamknięcie wydarzenia.
3. Zwracaj uwagę na pogodę – i miej plan awaryjny
ponieważ Twoje wydarzenie jest uruchamiane na zewnątrz, absolutnie ważne jest, abyś planował niekorzystną pogodę i monitorował raporty pogodowe w miarę zbliżania się Dnia wydarzenia.
Określ z dużym wyprzedzeniem swoją strategię „deszczowego dnia”: czy możesz łatwo przenieść imprezę do środka, czy przenośne pawilony zapewnią wystarczającą ochronę, czy ustawisz namioty w deszczu lub blasku, czy odłożysz lub anulujesz imprezę. Odpowiedzi na te pytania będą stanowić podstawę wielu innych decyzji planistycznych.
Poznaj swoje zobowiązania, opcje ubezpieczenia i szczegóły umowy w przypadku, gdy zła pogoda prowadzi do anulowania lub uszkodzenia; dotyczy to wynajmu sprzętu i lokalu, usług gastronomicznych, ochrony itp.
4. Nie zapomnij o swoim sprzęcie
to, że prowadzisz rzeczy na świeżym powietrzu, nie musi oznaczać, że nie będziesz potrzebował sprzętu. Bieganie na zewnątrz sprawia, że jest to nieco bardziej skomplikowane, ale prawdopodobnie nadal potrzebujesz oświetlenia, systemów dźwiękowych, innych takich elektroniki, a może nawet dostępu do Wi-Fi. Twoje miejsce może mieć przenośny generator lub możesz w niego zainwestować.
Wskazówka: przedłużacze, taśma kaczkowa i sznury synchronizacyjne są najlepszym przyjacielem planistów imprez plenerowych; pamiętaj o ścieżkach podczas układania przewodów i zwracaj uwagę na elektrownie.
5. Zapewnij swoim gościom komfort
czasami możesz zorganizować imprezę plenerową w obiekcie zaprojektowanym specjalnie na taką okazję. Jeśli tak, to świetnie! Jedna z najtrudniejszych części twojej pracy jest zadbana! W przeciwnym razie, cóż… masz przed sobą trochę pracy.
musisz zadbać o takie udogodnienia, jak siedzenia i stoły, oświetlenie (jeśli impreza wieczorna) i, co najważniejsze, outhousy i urządzenia sanitarne. Zastanów się, czy dostępny jest naturalny odcień lub wentylatory elektryczne to inny pomysł. Będziesz również chciał utrzymać stały zapas wody pitnej i żywności. Ta ciekawostka może nie przychodzi ci do głowy, ale warto sprawdzić status zwalczania szkodników w okolicy. Ślub na plaży z końskimi muchami to żadna frajda!
kolejna podpowiedź: chusteczki do rąk i dezynfekcja, krem do opalania i spray na owady, lekkie koce i apteczka pierwszej pomocy mogą się przydać.
lato jest tutaj, a grill, wesela na świeżym powietrzu i wycieczki biurowe są za rogiem. Przyjmij piękną pogodę i zaplanuj romans na świeżym powietrzu, ale zakryj swoje podstawy i ciesz się tym, co czeka Matkę Naturę!
this is a guest post by Tweetwall. Tweetwall wyświetla Twitter i Instagram na ekranach podczas wydarzenia, zwiększając zaangażowanie, tworząc interakcje uczestników i zwiększając świadomość wydarzenia. Każdego miesiąca współpracują z setkami menedżerów wydarzeń, aby ich wydarzenia były bardziej towarzyskie, od małych wydarzeń, aż po znanych klientów, takich jak Microsoft, Samsung, CNN, Syfy, PayPal, Telefonica, Sony, Citrix, Intel, Intuit, Sprint, Walmart, Docusign i wiele innych. Utworzenie Tweetwall dla Twojego wydarzenia zajmuje tylko kilka minut-przejdź do tweetwall.com aby utworzyć Tweetwall.