5 kroków do zarządzania projektem od początku do końca
teoretycznie projekt odnosi sukces, gdy jest dostarczany na czas i zgodnie z budżetem,zgodnie z warunkami uzgodnionymi przez udziałowców. W praktyce będziesz jednak musiał zaplanować i przypisać zasoby, stawić czoła opóźnieniom i dostosować wydatki, a wszystko to, upewniając się, że wszyscy są zsynchronizowani.
ale co robisz, gdy masz niewielkie lub zerowe doświadczenie w zarządzaniu projektem od początku do końca? Jeśli tak jest w Twoim przypadku, kolejne kroki 5 będą służyć jako przewodnik do skonfigurowania projektu i uruchomienia. Przyjrzymy się każdemu szczegółowi i zobaczymy, jak aplikacja do zarządzania projektami, taka jak Paymo, może w tym pomóc.
uzgodnienie z zainteresowanymi stronami planu projektu
plan projektu jest kluczowym elementem udanego projektu, służącym jako Mapa Drogowa dla jego lidera i zainteresowanych stron. Zawiera trzy parametry, na podstawie których mierzony jest postęp projektu: zakres, harmonogram i budżet. Stwierdza również, w jakich okolicznościach mogą wystąpić zmiany, w przypadku wystąpienia odchyleń od pierwotnego planu.
po jego zakończeniu interesariusze przejrzą go i zaakceptują, aby rozpocząć projekt. Ważne jest zatem, aby wszystkie strony zaangażowały się na tej samej stronie w odniesieniu do uzgodnionych parametrów i ich własnych obowiązków. Aby to zrobić, Utwórz notatkę w Paymo i zapisz jak najwięcej szczegółów. Następnie dołącz go do projektu, gdy wszyscy go zaakceptują.
Utwórz listę zadań i pogrupuj je
w tym momencie musisz zidentyfikować wszystkie niezbędne zadania, które doprowadzą do wypełnienia zakresu. Może się to okazać łatwe, jeśli wcześniej zarządzałeś podobnym projektem. Ale jeśli wkraczasz na niezbadane wody, najlepszą rzeczą do zrobienia jest inżynieria wsteczna całego procesu. Pomyśl o ostatecznym wyniku i co należy zrobić, aby go uzyskać.
notuj wszystkie wymagane zadania w określonej kolejności, a następnie Grupuj je pod listami zadań zgodnie z ich podobieństwem. Jeśli projekt jest bardziej gęsty, możesz przejść bardziej szczegółowy i ustawić trzeci poziom zadań w postaci zadań podrzędnych. Zwróć jednak uwagę, ponieważ zwiększa to złożoność i sprawia, że projekt jest trudny do naśladowania.
oszacuj budżet & koszty każdego zadania
gdy zadania są mapowane, musisz zrobić to, czego obawiają się większość kierowników projektów: szacunki, tj. ile czasu zajmie wykonanie zadania. Dlaczego? Ponieważ wstępne szacunki są często błędne. Nie martw się jednak, będziesz bardziej dokładny, gdy zdobędziesz doświadczenie.
ale aby dać ci początek, istnieją trzy rodzaje zadań: zadania, które wykonałeś wcześniej, zadania, których nie wykonałeś wcześniej, ale masz pomysł, jak sobie z nimi radzić, i zadania, których nie wykonałeś wcześniej i nie masz pojęcia o ich logistyce. W przypadku pierwszego typu znasz już budżet czasowy i możesz obliczyć koszty wynikające ze średniej stawki godzinowej. Dla drugiego typu szacujesz na podstawie swojej intuicji i mnożysz budżet przez 1,5-2, a dla trzeciego typu mnożysz budżet przez 3. Jeśli to brzmi zbyt dużo, pamiętaj: zawsze najlepiej jest obiecać dużo i przesadzić.
monitoruj i mierz postęp projektu
już zdecydowałeś o zakresie projektu, szacowanych budżetach zadań i ustanowiłeś harmonogram projektu. I co teraz? Musisz codziennie monitorować projekt, aby upewnić się, że wszystkie uzgodnione parametry są spełnione. Aby to zrobić, musisz zdefiniować zestaw wskaźników, w zależności od tego, co oznacza dla Ciebie sukces. Na przykład, jeśli chodzi o przybijanie terminu z powodu konkretnych ograniczeń projektu, zmierzysz metrykę wariantu harmonogramu. Ten pokazuje, jak projekt różni się w porównaniu do początkowego harmonogramu i które zadania są spóźnione. Jeśli satysfakcja interesariuszy jest dla Ciebie ważniejsza, wystawisz ankietę satysfakcji i zmierzysz wynik.
po ustawieniu wystarczy je regularnie mierzyć. Możesz użyć konfigurowalnego Pulpitu Nawigacyjnego w systemie zarządzania projektami, który dostarcza dane w czasie rzeczywistym. Zaletą jest to, że możesz zobaczyć cały postęp projektu w jednym widoku, bez konieczności przełączania się między różnymi aplikacjami.
śledź czas i zarabiaj
nie zapomnij śledzić czasu dla każdego zadania w części i kategoryzować go w godzinach płatnych i nie płatnych. W ten sposób określisz, czy jesteś konsekwentny w stosunku do zakresu projektu. Praktyka pomoże Ci również w rozliczaniu klientów i uzyskiwaniu wynagrodzenia za rzeczywistą pracę, usuwając zgadywanki z równania. W ten sposób unika się zawstydzających ostatecznych sporów cenowych, podczas gdy ty jesteś pociągnięty do odpowiedzialności.