11 skutecznych porad dotyczących zarządzania czasem dla zapracowanych menedżerów biurowych
Zatrzymaj mnie, jeśli to brzmi znajomo…
wchodzisz do biura wcześnie z każdym zamiarem zmiażdżenia dnia, a może chociaż raz wyjdziesz na czas. Ty sumiennie zrobić listę rzeczy do zrobienia, i dostać cracking na pierwszych kilku elementów.
ale ok. 9:30, zaczynają nadchodzić przerwy-twój szef potrzebuje szybkiej sprawy, niezapowiedziany gość potrzebuje uwagi, twój współpracownik potrzebuje pomocy przy ponownym uruchomieniu komputera.
następną rzeczą, którą wiesz, jest 16: 45 i cudownie masz więcej rzeczy na liście rzeczy do zrobienia niż na początku.
szczególnie brakuje czasu menedżerom biur, grupie, która coraz częściej prosi się o więcej za mniej.
to było ważne odkrycie w naszym Raporcie State of the Office Manager 2018, pierwszym tego rodzaju badaniu obejmującym setki menedżerów biurowych reprezentujących prawie 70 różnych branż. Na pytanie o najważniejsze wyzwania menedżerowie biura najczęściej odpowiadali „duże obciążenie pracą/za mało czasu” (37,5%).
to prawda, pomimo faktu, że kierownicy biur zwykle pracują długo. Prawie połowa respondentów zgłosiła, że pracuje średnio ponad 8 godzin dziennie. 14% przeznaczało 10-godzinne dni.
ten brak czasu nie jest aż tak zaskakujący, jeśli wziąć pod uwagę, jak bardzo zwiększył się Zakres pracy kierownika biura w ostatnich latach. Menedżerowie biur mają za zadanie nie tylko funkcje administracyjne, ale także planowanie wydarzeń, rozwój kulturowy, onboarding i inne obowiązki, które tradycyjnie mogą należeć do HR, finansów lub operacji.
(PS – jeśli jesteś kierownikiem biura lub asystentem, dołącz do naszej prywatnej grupy FB tutaj. Jest to miejsce, w którym można łączyć, współpracować i dzielić się poradami na temat tego, jak przezwyciężyć szerokie spektrum wyzwań, przed którymi stoisz w swojej roli.)
Tak więc dla menedżerów biurowych umiejętności zarządzania czasem eksperta są koniecznością dla każdego, kto chce wyróżnić się w tej roli.
więc zebraliśmy tę listę Office Manager time hacki – sprawdzone i prawdziwe sztuczki handlu z najbardziej doświadczonych i udanych menedżerów biurowych na świecie. Podzieliliśmy je na kilka kategorii, aby ułatwić Ci znalezienie tego, czego potrzebujesz – i mamy nadzieję, że zaoszczędzisz trochę czasu!
najlepszym sposobem na tworzenie, śledzenie i monitorowanie sugestii w tym poście jest oprogramowanie produktywności, takie jak Poniedziałek.
Komu Chciałbyś Podarować Prezenty?
Klienci & Klienciepracownicy
Organizacja& zarządzanie zadaniami
zainwestowanie niewielkiej części swojego czasu z góry w organizację może później wypłacić znaczne dywidendy (i zaoszczędzić Ci poważnych bólów głowy).
nawet jeśli uważasz się za dość zorganizowanego, oto kilka zaawansowanych wskazówek.
Zaplanuj swój tydzień z wyprzedzeniem
„nieprzestrzeganie planu to planowanie niepowodzenia.”
jako menedżerowie biur, jest to coś więcej niż motywacyjny cytat – to motto do życia.
co najmniej, powinieneś planować swój kalendarz na noc wcześniej, aby upewnić się, że trafisz na ziemię z samego rana.
chcesz zaoszczędzić jeszcze więcej czasu? Zaplanuj cały tydzień z wyprzedzeniem.
bez większego wysiłku planowanie tygodniowe umożliwia szybkie przeglądanie i dostosowywanie kalendarza pod koniec każdego dnia roboczego (zamiast zaczynać od zera każdego wieczoru).
ułatwia również planowanie w sposób holistyczny, łącząc codzienne i tygodniowe działania z długoterminowymi celami. Dzieje się tak dlatego, że codzienne planowanie pozwala skupić się na drzewach, a tygodniowe planowanie pozwala podnieść głowę i zobaczyć cały las.
Piątkowe popołudnie lub niedzielny wieczór to zwykle najlepszy czas na tygodniowe planowanie, kiedy nie rozpraszają cię przychodzące wiadomości e-mail.
priorytetyzacja dzięki kluczowym rezultatom
Crucial Results to system, który Sean Kelly, CEO SnackNation, opracował na początku swojej podróży biznesowej jako sposób na utrzymanie się na zadaniach, gdy on i jego partnerzy biznesowi starali się osiągnąć wielkie rzeczy na własną rękę (tj. bez nikogo, oprócz siebie, pociągając ich do odpowiedzialności).
praktyka służyła mu tak dobrze, że trzymał ją w SnackNation, gdzie pomogła ukształtować kulturę rozwoju firmy i radykalną odpowiedzialność.
to działa tak:
kluczowe wyniki dzielą te duże kwartalne lub roczne cele na cotygodniowe i codzienne zadania, dzięki czemu spędzasz czas na pracy z dużą dźwignią, która przesunie Twoje cele do przodu. Zgodnie z projektem, Twój dzień na dzień zawsze śledzi te większe cele.
kluczowe wyniki mają również mniej oczywistą przewagę. Znasz swoją szczegółową listę rzeczy do zrobienia, która ma 50 linijek? Nigdy tego nie zrobisz w jeden dzień, co oznacza, że zawsze kończysz dzień, czując, że nie udało ci się wszystkiego zrobić.
nawet jeśli masz 10 codziennych zadań, w dobry dzień możesz zrobić siedem z nich.
i naprawdę-to wielkie osiągnięcie! Zmiażdżyłaś siedem ważnych rzeczy. Ale ponieważ miałeś dziesięć pozycji na swojej liście, nadal będziesz czuł, że nie skończyłeś tego, co chciałeś osiągnąć.
skupiając się na zaledwie trzech codziennych zadaniach, skończysz każdy dzień z satysfakcją wiedząc, że ukończyłeś trzy największe działania dźwigni.
oto bardziej szczegółowe wyjaśnienie, jak działa system kluczowych wyników, wraz z szablonem arkusza kalkulacyjnego, który możesz pobrać dla siebie i swojego zespołu.
użyj codziennego notatnika w stylu Docketowym
ta wskazówka pochodzi od OM windi z Indiany:
„przejście od tradycyjnej listy do zrobienia do codziennego notatnika docket było dla mnie niezwykle pomocne.”
Daily Docket nie tylko pozwala zobaczyć cały dzień na jednej stronie, ale także oddziela spotkania, sprawunki, zadania i notatki, aby wszystko było zorganizowane. To proste, ale skuteczne.
Windi zgadza się:
„podoba mi się to, że pomaga mi ustalać priorytety zadań i śledzić elementy i przypomnienia dla osoby i komitetów, które popieram.”
poleca ten codzienny pad z InkWell Press.
oprogramowanie do zarządzania zadaniami
chcesz przejść bez papieru? Oprogramowanie do zarządzania zadaniami, takie jak Poniedziałek i Hive, to dwa bardzo popularne cyfrowe oprogramowanie do zarządzania zadaniami i projektami, które może ułatwić śledzenie postępów w podstawowych zadaniach.
Heather, Kierownik Biura Z Los Angeles, opracowuje:
„poniedziałek jest pomocny w organizowaniu zadań na dni / tygodnie / miesiące itp. Hive jest amaaazing za organizację moich dużych konferencji / wydarzeń. Oba narzędzia mogą być używane z innymi osobami w Twoim zespole, jak również jako narzędzie do współpracy.”
eliminacja zakłóceń
w SnackNation lubimy powiedzenie: Jeśli chcesz jechać szybko, Musisz zwolnić hamulec elektroniczny, zanim będziesz mógł nadepnąć na gaz.
innymi słowy, nie możesz oczekiwać wysokiej wydajności bez wcześniejszego wyeliminowania rzeczy, które Cię powstrzymują.
jeśli chodzi o produktywność, oznacza to wyeliminowanie zakłóceń. Oto jak zminimalizować zakłócenia, które zabijają twój czas każdego dnia.
Użyj systemu biletowego dla przychodzących zapytań
jednym z największych wyzwań dla menedżerów biurowych jest to, że członkowie zespołu z całej organizacji często przychodzą do ciebie, aby rozwiązać swoje problemy. Nie tylko może być trudno śledzić wszystkie te przychodzące żądania, ale te ciągłe przerwy uniemożliwiają również wykonanie ważnych rzeczy.
system biletowy pomaga upewnić się, że nic nie prześlizgnie się przez szczeliny, a także umożliwia członkom zespołu rejestrowanie ich żądań w trakcie przerywania pracy.
Office Manager Norah jest fanem używania ZenDesk do tego celu.
„mam skonfigurowany ZenDesk, aby ludzie mogli wysyłać mi e-maile na specjalny adres e-mail biura i tworzy bilet w ZenDesk”, wyjaśnia. „W ten sposób mogę zarządzać moimi biletami i oznaczyć je jako kompletne, gdy zostaną ukończone!”
jeśli ZenDesk nie jest opcją w Twojej firmie, oto rozwiązanie DIY od OM Megan.
„mam to w sieci, którą aktualizuję.
ilekroć ktoś wyśle mi maila z prośbą o coś do zrobienia, umieszczę to na tej liście. Mam to ustawione jako zadania, które mam.
na górze mam zadania, które są wstrzymane. Mam powtarzające się zadania, jaki jest ich status, jakie jest zadanie, jaki jest ich status, kiedy są terminy, kto jest odpowiedzialny, komu należy je przesłać, a potem mam zadania, które są w toku. Wszystko jest datowane.
co tydzień robię nowy arkusz, więc mogę wrócić do starych.
to tylko kwestia sumienności i aktualizacji. Co również zrobić, to wydrukuję żądanie e-mail z e-mailem i zatrzymam ten stos papieru rzeczy do zrobienia. Potem porównam go z moją listą, aby upewnić się, że jest na niej i gotowe.”
Megan była na tyle hojna, aby dostarczyć szablon Excela, którego możesz użyć, aby wypróbować jej system dla siebie. Możesz pobrać ten szablon tutaj.
Ustaw telefon na skalę szarości
zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego te małe kropki powiadomień na wszystkich twoich aplikacjach są czerwone? To nie przypadek.
twórcy aplikacji bezlitośnie testowali swoje projekty i wiedzą, że czerwona kropka z numerem jest prawie niemożliwa do oparcia się sprawdzaniu. Aby zmaksymalizować zaangażowanie w swoje aplikacje, skutecznie przekształcili Twój smartfon w najbardziej wydajną maszynę do rozpraszania uwagi na świecie.
dobra wiadomość jest taka, że jest łatwy sposób na walkę z tym – Ustaw telefon w trybie skali szarości.
zabawna rzecz dzieje się, gdy ten mały numer powiadomienia w aplikacji na Instagramie jest szary zamiast jasnoczerwonego. Nagle jesteś znacznie mniej kuszony, aby dowiedzieć się, kto skomentował Twój Ostatni post.
oto jak to zrobić dla iPhone ’ a.
użyj metody Pomodoro
wielozadaniowości. Wszyscy jesteśmy w tym okropni.
nasze mózgi po prostu nie są skonfigurowane do wykonywania więcej niż jednego złożonego zadania na wysokim poziomie. (To nauka.)
metoda Pomodoro to technika zarządzania czasem, która pomaga w zaangażowaniu się w jedno zadanie na rozsądny czas – 25 minut. Badania wykazały, że większość ludzi może skupić się tylko na jednym zadaniu o wysokim poziomie wydajności przez średnio 45-50 minut.
przejdź do tomato-timer.com i spróbuj sam.
Zaplanuj rozpraszanie uwagi
spójrzmy prawdzie w oczy, nierealistyczne jest myślenie, że nigdy nie odbierzesz telefonu, aby sprawdzić media społecznościowe, ulubioną stronę z wiadomościami lub przychodzące wiadomości od mamy.
Nie wystawiaj się na porażkę stawiając sobie nierealne oczekiwania. Zamiast tego, zaplanuj czas, aby pozwolić sobie na mniej niż produktywne działania raz lub dwa razy w ciągu dnia, przez dziesięć lub piętnaście minut na raz.
kiedy mówimy harmonogram, mamy na myśli faktycznie umieścić „spojrzeć na social media” w kalendarzu. Pozwalając sobie na ulubioną rozrywkę od czasu do czasu sprawi, że będzie mniej kusząca i pomoże utrzymać cię w zadaniu przez większość dnia.
Komunikacja
ostatnio siedziałem w wywiadzie z Sethem Epsteinem, jednym z czołowych liderów kreatywnych w Los Angeles, i powiedział coś, co naprawdę uderzyło w akord-prawie każdy problem w życiu lub biznesie można rozwiązać dzięki lepszej komunikacji.
problemy, z którymi borykają się menedżerowie biur, zwykle nie są wyjątkiem. Wielu wyzwaniom, które wydają się systemowe, a nawet nierozwiązywalne, często można zaradzić dzięki lepszej komunikacji. Oto kilka wskazówek dotyczących komunikacji, które ułatwią Ci życie i zaoszczędzą czas na dłuższą metę.
używaj Slacka do komunikacji wewnętrznej
aplikacje do komunikacji wewnętrznej mają kilka wyraźnych zalet w porównaniu z pocztą e-mail do komunikacji wewnętrznej, w tym łatwość użycia, większą przejrzystość i integrację z mnóstwem aplikacji innych firm. Są świetnym sposobem na wyeliminowanie silosów informacyjnych, które tworzy e-mail.
Office Manager Norah poleca Slack:
„intensywnie korzystamy ze Slacka i świetnie nadaje się do szybkiej komunikacji i delegowania zadań.”
dążenie do jasności
to może wydawać się zdrowym rozsądkiem, ale słyszeliśmy to wielokrotnie od menedżerów biurowych – upewnij się, że oczekiwania i wyniki są jasne od samego początku. Pozwoli to zaoszczędzić mnóstwo czasu na dłuższą metę.
to tak proste, jak zadawanie pytań, gdy coś nie jest do końca jasne.
kolejne świetne powiedzenie: problemy nie poprawiają się z wiekiem. Jeśli projekt zaczyna być przytłaczający, wymyka się spod kontroli lub po prostu nie działa, zrób coś z tym prędzej niż później.
na dłuższą metę zawsze zaoszczędzisz czas, aby omówić coś ze swoim szefem wcześniej niż później.
po prostu powiedz Nie
ile razy dziennie przerywa ci ktoś z twojej Organizacji, który potrzebuje teraz pomocy w czymś? Jak często przestają myśleć, że możesz pracować nad czymś ważnym?
założę się, że te odpowiedzi to „dużo” i ” nigdy.”
przerwy tego rodzaju są prawdopodobnie najczęstszym sposobem, w jaki menedżerowie biura zostają zepchnięci z toru i marnują czas na próby zmiany ostrości.
to może być kuszące, aby być „tak” mężczyzna lub kobieta, i instynktownie powiedzieć tak do wszystkiego, ale mówienie nie do wniosków, które nie przyczyniają się do krytycznych celów misji jest absolutną koniecznością – i może być ratunkiem dla życia, jeśli chodzi o zarządzanie czasem.
Darmowy Bonus: Pobierz wersję PDF raportu 2018 State of the Office Manager. Przeprowadziliśmy ankietę wśród 572 menedżerów biurowych, aby odkryć 10 propozycji na wynos, które można wykorzystać do osiągnięcia celów i pokonania wyzwań. Plus dowiedzieć się, co inni menedżerowie biura są wypłacane (i jak można zarobić więcej)!