Wat Is de rol van een Commissievoorzitter?
een voorzitter van een commissie is een leidinggevende functie die zowel specifieke vaardigheden als een gevoel van diplomatie en democratie vereist. De rol van een Commissievoorzitter kan een tijdrovende onderneming zijn die extra tijd nodig heeft voor de voorzitter om vergaderingen te plannen en voor te bereiden. Commissievoorzitters zijn verantwoordelijk voor het faciliteren van commissievergaderingen en het rapporteren van de bevindingen van de Commissie aan het bestuur. Het is essentieel voor degenen die dienen in de positie van bestuursvoorzitter om een duidelijke stem en goede presentatievaardigheden te hebben. Goede faciliteringsvaardigheden zijn belangrijk voor commissievoorzitters, zodat alle commissieleden deelnemen en de vergaderingen soepel verlopen.
rol van de voorzitter van het Comité
een belangrijke vaardigheid voor degenen die de rol van voorzitter van het Comité vervullen, is effectieve planning. Terwijl het bestuur de Commissie een handvest en specifieke taken geeft, moet de voorzitter van de Commissie rekening houden met het doel, de missie en de strategische richting van de organisatie terwijl de Commissie haar koers voortzet. Een voorzitter van een commissie moet een agenda zorgvuldig plannen en deze tijdig aan de leden van het Comité toezenden, zodat de leden van het Comité de vergadering kunnen bijwonen en zorgvuldig kunnen deelnemen. Een zorgvuldige voorbereiding van de voorzitter van het Comité zal de werkzaamheden van het Comité stroomlijnen bij het uitvoeren van onderzoeken en het uitvoeren van onderzoek naar de kwesties die zij moeten aanpakken.
de rol van de voorzitter van het Comité vereist uitstekende Faciliteringsvaardigheden
de rol van de voorzitter van het Comité vereist uitstekende faciliteringsvaardigheden. Voor sommige mensen is faciliteren natuurlijk. Voor anderen kan training in het faciliteren van vergaderingen zeer nuttig zijn.
het is van vitaal belang dat de commissievoorzitters niet vergeten dat zij tegenover het bestuur verantwoordelijk zijn voor de groep en voor het werk dat de groep doet. Dit is een belangrijke overweging bij het faciliteren van een commissie met een of meer leden die aanmatigend zijn of die voortdurend sterke meningen geven. Het is ook cruciaal voor commissievoorzitters om bereid te zijn om een commissielid toe te spreken die de vertrouwelijkheid niet beschermt of die een bekend belangenconflict heeft.
met dit in het achterhoofd moet een voorzitter van een commissie niet bang zijn zich tot een lid van het Comité te wenden dat de groep buiten het onderwerp neemt of die alleen maar de mening van een ander lid uitbraakt. De voorzitter van de Commissie moet de leiding hebben. Het is belangrijk om dergelijke kwesties vroeg aan te pakken en om consistent te zijn met hoe ze worden behandeld. Bijvoorbeeld, een goede reactie om te gebruiken als iemand off-topic is, ‘ hoe is dat van toepassing op onze agenda?’Als het onderwerp inderdaad off-topic is, maar belangrijk om te bespreken, wil een voorzitter het misschien later in de vergadering aan de orde stellen.
een goede facilitator gebruikt zinnen en hulpmiddelen om de groep vooruit te helpen. Een voorzitter van een commissie mag nooit besluiten voor de groep nemen of de groep naar de persoonlijke mening van de voorzitter sturen.
het doel van groepsdiscussies is het nemen van besluiten of aanbevelingen die grondig doorgelicht en goed afgerond zijn. Dit gebeurt alleen als een groep mensen iedereen laat deelnemen zodat verschillende perspectieven in de discussie komen. Een effectieve facilitator laat niet één persoon het gesprek monopoliseren en kan stillere commissieleden aanmoedigen om hun meningen en perspectieven te delen.
leden van het Comité kunnen meer geneigd zijn om deel te nemen wanneer de voorzitter hen bij naam aanroept. Als je een van die mensen bent die moeite heeft met het onthouden van namen van mensen, voel je dan niet schuldig over het gebruik van een tool zoals naamkaartjes of een stoeldiagram. Het is beter dan een verkeerde naam te krijgen of iemand over te geven omdat je zijn naam niet meer weet.
in de meeste gevallen waarderen de leden van het Comité de orde net zo goed als de voorzitter van het Comité. Een goede meeting facilitator maakt aantekeningen van de volgorde waarin leden hun handen opsteken. Nogmaals, schrijf de namen op als je problemen hebt met het onthouden van de volgorde van handen in de lucht. Erken de volgorde van de sprekers door het te verwoorden. Eerst John, dan Nancy en dan Charles.”
maak oogcontact met de leden van het Comité terwijl u elke persoon aan het woord laat, omdat het een relatie tussen u en hen tot stand brengt. Wanneer je oogcontact maakt, kun je ook de gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal van een lid oppikken. Neem kennis van de leden die verward, geïrriteerd of graag het woord willen voeren. Frequent oogcontact stuurt een bericht naar je commissieleden dat je alert en afgestemd bent op de vergadering.
naarmate de discussie eindigt en de leden van het Comité niets meer te zeggen hebben, wordt het tijd dat de voorzitter van het Comité de groep richting besluitvorming stuurt. De beste manier om dit te benaderen is voor de voorzitter om samen te vatten wat er is gezegd en ofwel een voorstel voor te stellen of een commissielid te vragen om een voorstel te formuleren. Bijvoorbeeld, bieden een statement als, ‘ de groep lijkt te zeggen…”
dit soort verklaringen zou een discussie op gang moeten brengen om de formulering van het voorstel aan te passen totdat alle leden van het Comité het ermee eens en tevreden zijn.
op enkele uitzonderingen na hebben commissies weinig of geen bevoegdheden. In de rol van de voorzitter van de Commissie, is het van vitaal belang dat commissies hun gezag niet overschrijden. Als blijkt dat een kwestie buiten de bevoegdheid van de Commissie valt, is het de verantwoordelijkheid van de voorzitter van de Commissie om het terug te brengen naar de Raad van bestuur en hen te vragen de kwestie door te verwijzen naar een meer geschikte Commissie of instantie.
het wordt een gangbare praktijk voor Raden van bestuur om gebruik te maken van de voordelen van board portal software om een goede corporate governance op het niveau van de Raad en de Commissie te garanderen. Een board portal biedt een veilig platform voor communicatie, planning en documentatie.
waarin Bevindingen en aanbevelingen aan de Raad worden gepresenteerd
de rol van de voorzitter van de Commissie vereist dat de bevindingen van de Commissie aan de Raad worden gerapporteerd. Afhankelijk van de voorkeur van het bestuur kunnen de voorzitters hun verslag mondeling of schriftelijk indienen. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter om ervoor te zorgen dat het verslag van de Commissie duidelijk en ondubbelzinnig is, en dat ze specifiek zijn over de aanbevelingen van de Commissie voor volgende stappen en implementatie. Het eindverslag moet een afspiegeling zijn van de collectieve standpunten van het Comité, zoals weergegeven in het meerderheidsperspectief. De voorzitters moeten er ook rekening mee houden als de Commissie niet in staat was om een consensus te bereiken.
ten slotte kan de voorzitter van het Comité een bijzondere vergadering beleggen om zo nodig dringende kwesties te bespreken. Gedurende de gehele werkzaamheden van het comité moet de Voorzitter de werking en de ontwikkeling van het Comité evalueren om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden nog steeds nodig zijn en in overeenstemming zijn met de missie en richting van de organisatie. Als de voorzitter van de Commissie aftreden of roteert van de stoel positie, is het verstandig voor de uitgaande voorzitter om de inkomende voorzitter te ondersteunen door debriefing van de nieuwe voorzitter en het aanbieden van advies.