Tracking van inkooporders: 3 manieren om inkooporders te volgen

Tracking van inkooporders: 3 manieren om inkooporders te volgen

implementeert uw bedrijf tracking van inkooporders? Zo niet, dan is het tijd om te beginnen, zelfs als uw bedrijf nog steeds groeit.

in feite-vooral als het groeit.

het volgen van inkooporders is essentieel voor een succesvolle aanbesteding. Wat meer is, onderzoek heeft aangetoond dat effectieve purchase order tracking verhoogt de algehele organisatorische prestaties.

het volgen van inkooporders kan echter rommelig worden als dit niet correct gebeurt. Dit geldt vooral als je het op de ouderwetse manier doet. Dit is de reden waarom we willen delen met u een paar manieren waarop u kunt beginnen met de implementatie van purchase order tracking in 2020.

als uw bedrijf nog geen tracking van inkooporders heeft opgezet, of als uw bedrijf verdrinkt in een administratieve puinhoop rond zijn inkooporders, lees dan verder. We gaan u in te lichten over de voordelen van purchase order tracking evenals hoe het te implementeren.

waarom inkooporders belangrijk zijn

voordat we ingaan op hoe we inkooporders kunnen volgen, laten we eens kijken waarom inkooporders belangrijk zijn.

veel kleine bedrijven hoeven geen inkooporderformulieren te gebruiken, omdat hun activiteiten eenvoudig zijn en er zeer weinig werknemers zijn. Echter, als bedrijven beginnen te schalen, met een systeem in de plaats om te controleren en bijhouden van inkooporders is zeer belangrijk.Inkooporders fungeren als juridische overeenkomsten tussen u als koper en uw leverancier. Ze binden u aan de bestelling die u aanvraagt, en beschermen u tegen plotselinge prijsstijgingen en algemene meningsverschillen over inkoop.

intern beschermen inkooporders u ook tegen dubbele bestellingen, ongeautoriseerde aankopen en problemen met het betalen van bestellingen.

dankzij deze controles kunnen inkooporders uw bedrijf zowel geld als tijd besparen en kan het bijhouden van gegevens worden vereenvoudigd.

als u meer wilt weten over waarom inkooporders belangrijk zijn voor kleine bedrijven, lees dan dit bericht.

hoe vroeger het volgen van inkooporders werd uitgevoerd

hoewel inkooporders het bijhouden van registers en inkoop kunnen vereenvoudigen, kunnen ze ook ingewikkeld worden. Traditioneel waren inkooporders allemaal op papier gebaseerd.

er moesten twee exemplaren worden gemaakt. Een exemplaar werd naar de leverancier gestuurd, meestal via de post, terwijl een ander exemplaar intern werd bewaard. Met al deze inkooporderkopieën rondzweven, was het gemakkelijk voor bedrijven om verzanden in PO record keeping.

gelukkig zijn er nieuwe en verbeterde manieren om ordervolgsystemen uit te voeren die veel minder werk vergen en die relatief direct zijn. Laten we eens kijken.

hoe elektronisch Inkoopordervolgsysteem te implementeren

er zijn een paar manieren om inkooporders elektronisch te volgen. Deze omvatten Microsoft Excel-gebaseerde systemen, evenals speciale toepassingen voor inkoop en voorraadbeheer.

Excel gebruiken voor het volgen van inkooporders

een van de meest eenvoudige manieren om een inkoopordervolgsysteem op te zetten is door het gebruik van Excel. U kunt kopen of downloaden aankoop procurement tracking Excel templates voor purchase order tracking.

de voordelen van het gebruik van Excel voor het volgen van inkooporders zijn dat u er relatief zeker van kunt zijn dat er weinig of geen rekenfouten in uw inkooporders zitten en dat de documenten niet verloren gaan. Excel gegenereerde POs worden verzonden via e-mail, die kan worden gevolgd en opgehaald. Excel gegenereerde POs worden ook digitaal opgeslagen, wat praktischer is dan ze onder te brengen in archiefkasten, zoals het geval was met papieren POs.

tegelijkertijd zijn er ook een aantal nadelen aan het gebruik van Excel voor inkooporders.

Ten eerste kan Excel POs gemakkelijk naar de verkeerde persoon worden gemaild. Ze kunnen zelfs per ongeluk naar iemand buiten het bedrijf worden gestuurd. Ze zijn ook relatief gemakkelijk te knoeien met, en er is geen manier om te controleren of knoeien heeft plaatsgevonden. POs in Excel-vorm moeten ook worden afgedrukt voor goedkeuringshandtekeningen.

Excel PO-systemen missen ook de automatisering en organisatie die dedicated applicaties hebben.

ondanks deze problemen maken veel bedrijven nog steeds gebruik van Excel. Studies tonen echter aan dat het gebruik ervan afneemt.

dankzij de nadelen van Excel voor inkooporders en de langzame daling van het zakelijke gebruik kunt u kiezen voor een van de volgende twee elektronische inkoopordersystemen.

inkoopsystemen

inkoopsystemen zijn toepassingen die rijk zijn aan mogelijkheden die niet alleen inkooporders genereren en volgen, maar ook integreren met andere systemen (zoals leveranciersystemen) en de volledige uitdaging van inkoopbeheertaken aankunnen.

voor de meeste bedrijven is dit de beste manier om inkooporders te volgen.

het overkoepelende voordeel van inkoopsystemen is dat ze een groot deel van het PO-tracking-proces automatiseren en de workflows rond Po ‘ s stroomlijnen.

cloudgebaseerde systemen maken ook real-time tracking van inkooporders mogelijk, vanaf elke locatie en elk apparaat. Medewerkers kunnen inkooporders opzoeken en direct zien in welk stadium ze zijn.

omdat inkooporders automatisch gekoppeld worden aan de bijbehorende facturen, is het gevaar van vermenging van de te verrichten betalingen op welke inkooporders uitgesloten.

Inventarisbeheersystemen

Inventarisbeheersystemen lijken sterk op inkoopsystemen. Ze zijn in wezen gekoppeld aan versies van aanbestedingssystemen. Inkoopsystemen zullen over het algemeen voorraadbeheer omvatten, maar niet andersom.

als u geen full-scale inkoopsysteem nodig hebt, kunt u Een voorraadsysteem gebruiken om zowel uw voorraad als uw inkooporders bij te houden.

cloudgebaseerde voorraadbeheertoepassingen bieden dezelfde voordelen van automatisering, beveiliging en real-time tracking als inkoopsystemen.

Wat Is de beste oplossing voor u?

er zijn tal van inkoop-en voorraadoplossingen beschikbaar. Om de juiste keuze te maken voor uw bedrijf, moet u uw behoeften afstemmen op de mogelijkheden van potentiële oplossingen.

als uw bedrijf pas onlangs het stadium heeft bereikt dat het aankoopordertracking nodig heeft, is een van de beste weddenschappen om te gaan met een oplossing die intuïtief te gebruiken is en die talrijke integraties ondersteunt.

bent u klaar om te beginnen met het implementeren van Purchase Order Tracking?

het volgen van inkooporders is essentieel om te implementeren als uw bedrijf groeit en het stadium bereikt waarin inkooporders ingewikkeld beginnen te worden.

als uw bedrijf dit punt heeft bereikt, raden wij u aan een kijkje te nemen op onze configureerbare inkoopsoftware-oplossing. Bij slechts $10 per maand, uw bedrijf kan toegang hebben tot een schare van tools en systemen die niet alleen het bijhouden van uw inkoopprocessen—maar kunt u het uitvoeren van al uw bedrijf inkoopprocessen vanaf één platform.

als u aarzelt om te betalen voor een dienst die u niet hebt geprobeerd (of uw behoeften zijn minimaal), kunt u ook gebruik maken van ons gratis basisaanbod.