selectieproces voor ERP-Software en Criteria

selectieproces voor ERP-Software en Criteria

een goed ERP-systeem (enterprise resource planning) zou van invloed moeten zijn op elk onderdeel van uw bedrijf. Er zijn talloze ERP-softwareoplossingen beschikbaar, dus u moet de juiste keuze maken die bij uw organisatie past. Maar weet u hoe het ERP-selectieproces eruit ziet?
vergelijk Top ERP Software leiders

maak je geen zorgen als je niet bekend bent! Dat is precies de reden dat we deze ultra-uitgebreide, stap-voor-stap handleiding over het selecteren van een ERP-systeem hebben gebouwd. Boordevol tips en aanbevelingen, kunt u dit artikel gebruiken als onderdeel van uw ERP software evaluatie checklist.

Ga naar:

• Wat is ERP-Software?
• Aankoopoverwegingen
• selectieproces
• selectiecriteria

Wat is ERP-Software?

laten we eerst de basis rechtzetten. ERP software is een suite van geà ntegreerde applicaties die kritieke bedrijfsprocessen automatiseert en stroomlijnt. Deze applicaties helpen bij het beheren van onder andere business analytics (BI), accounting, supply chain management en marketing automation (MA). Het dient als een gecentraliseerde data repository en biedt workflow automatisering en real-time inzichten. ERP software wordt ook geleverd met mogelijkheden voor het waarborgen van de naleving van de industrie en de regelgeving normen, het verbeteren van de klantenservice en het analyseren van de financiële gezondheid van uw organisatie.

voordat u in dit programma investeert, zijn er attributen waarover u moet nadenken.

Aankoopoverwegingen

het kopen van een nieuwe ERP is als het kopen van een nieuwe auto. Het is een dure investering, maar de moeite waard als je weet wat je zoekt om in lijn te komen met de belangen van uw bedrijf. Sommige vragen op te nemen in uw inkoop overwegingen omvatten:

hoe groot is uw bedrijf?

bedrijfsgrootte is van vitaal belang. Ben je een Fortune 500 onderneming of een startende bedrijf klaar om te verhuizen uit de kelder van je ouders? Deze oplossingen bieden schaalbaarheid en zijn geschikt voor meer medewerkers, afdelingen, gebruikers en meer als je groeit. Of, als je niet ziet dat uw bedrijf overtreft kleine of middelgrote, u kunt investeren in een programma dat tegemoet komt aan deze behoefte.

Wat Hebben Uw Andere Afdelingen Nodig?

het is geen geheim dat ERP diverse functionaliteiten heeft die verschillende afdelingen binnen uw bedrijf bedienen. Het is echter essentieel om uw afdelingshoofden te onderzoeken en hun input te krijgen over wat ze nodig hebben in een nieuw systeem. Behandel je afdelingshoofden als regionale ambassadeurs. Je zou alles kunnen onderzoeken wat er te weten valt over HR, CRM en accounting, maar je bent geen expert. Deze afdelingshoofden fungeren als experts en begrijpen wat ze nodig hebben om de activiteiten te stroomlijnen.

hoeveel wilt u uitgeven?

we zullen meer informatie krijgen over de kosten in de sectie selectiecriteria. Het is echter belangrijk om een goed budget met een redelijke eindkap vast te stellen, zodat u het systeem kunt kopen dat u nodig hebt zonder uw hele portemonnee te legen.

Wat is uw ideale implementatieoptie?

het kennen van de gewenste implementatieoptie — on-premise, cloud of een hybride van zowel cloud als on-premise — maakt het ERP-selectieproces ook beheersbaar. Natuurlijk heeft elke implementatie zijn voor-en nadelen, maar het kiezen van de implementatie die het beste aansluit bij de behoeften van uw bedrijf is een stap in de goede richting.

• On-Premise: On-premise is de traditionele software-implementatie. Hiermee kunt u toegang krijgen tot en gebruik maken van de oplossing op uw bedrijf servers alleen. Als uw bedrijf deals in lokale werk en klantenkring, deze voorkeur kan recht in uw straatje.
• Cloud: Cloud-implementatie geeft u toegang tot de oplossing en gegevens op elk apparaat met een sterke internetverbinding, zoals desktops, laptops, smartphones, tablets en meer. Het komt ook met meer beveiligingsopties om uw gegevens te beschermen tegen cyberdreigingen. Als u regionale of wereldwijde klanten en partners hebt, kan deze implementatiekeuze de beste optie zijn.
• hybride: de hybride optie combineert het beste van de implementatie op locatie en in de cloud in één mogelijkheid om ervoor te zorgen dat uw informatie veilig en toegankelijk is in realtime.

haal ons ERP Software Requirements Template

selectieproces

om wat aanvullende inleidende informatie te geven, gaan we u door onze Lean Selection methodologie. Dit eenvoudig te volgen proces in vier fasen helpt u bij het bepalen van uw bedrijfsbehoeften, het evalueren en vergelijken van oplossingen, het valideren van uw technische vereisten en het onderhandelen over een belangrijk contract. U kunt deze methodologie uitvoeren met of zonder de hulp van SelectHub.

vaststellen

de eerste stap in ons proces is het uitvoeren van een zelfevaluatie van uw bedrijfsvoering. Deze vragen omvatten::

• Waarom heb je een nieuw programma nodig?
• Wat is er mis met uw bestaande software of procedures?
• wat wilt u dat deze oplossing vereenvoudigt en automatiseert?

samenwerken

het is gemakkelijk om het vinden van een nieuw programma te delegeren aan één of twee personen. In werkelijkheid heb je een commissie nodig die bestaat uit afdelingshoofden, stakeholders, partners en meer. Afdelingshoofden zijn waardevol. Je kunt de vereisten voor je HR -, accounting-en marketingsector onderzoeken en proberen te ontwikkelen, maar deze hoofden weten wat ze nodig hebben.

u kunt belanghebbenden en partners binnen uw branche vragen naar hun oplossing en of ze leveranciers hebben die ze aanbevelen. Hoe meer waardige mensen u toevoegt aan uw selectieteam, hoe groter uw kansen op het kiezen van de ideale oplossing.

definieer

ga samen met uw team een hoofdvereiste en een lijst met functies maken. SelectHub services bieden een apparaat dat u helpt kiezen uit verschillende functionele en technische vereisten. U kunt scoren hoe leveranciers presteren met deze eisen met waarden tot 100.

kies uit verschillende vereisten in SelectHub’ s express app.

distribueer

Doorzoek leveranciers die het beste voldoen aan uw lijst met vereisten. Maak een vendor shortlist en bekijk hoe goed ze stapelen op uw lijst met functies. U kunt de tools van SelectHub gebruiken om een RFX, een request for proposal (RFP), een verzoek om informatie (RFI) of een offerteaanvraag (RFQ) template te maken.

Justify

deze fase helpt u alles te evalueren wat u uit de vorige stap hebt gehaald. Je moet ook drie opties overwegen:

• wil ik doorgaan met mijn software selectie reis met deze potentiële leveranciers?
• wil ik integraties of modules toevoegen aan mijn bestaande software?
• wil ik dit proces helemaal stoppen en vasthouden aan mijn huidige programma/praktijken?

ongeacht uw keuze, deze stap is bedoeld om u echt te helpen begrijpen hoe u verder wilt gaan.

Prove

u hebt besloten een gloednieuw platform te vinden of naar extra modules te zoeken om aan uw huidige systeem toe te voegen. Je hebt een shortlist van Leveranciers, en je wilt dat ze om te bewijzen hoe goed hun oplossing presteert specifieke eisen. Met deze stap kunt u providers vragen voor demo ‘ s, proof-of-concept (POCs) en use cases.

• demo ‘ s: hier vraagt u leveranciers om u te laten zien hoe u taken uitvoert. Maak demo scripts of lijsten met tools die u wilt dat leveranciers aan te tonen. Voorbeelden zijn: “toon me uw grootboek; “” Toon me uw accounts reconciliation en accounts payable tools; “of” Toon me uw bill of material (BOM) accessoire.”
• Use Cases: Use cases gaan iets dieper dan demo ‘ s. Ze stellen je in staat om te vragen hoe je bepaalde taken uit te voeren. Dat wil zeggen, ” Laat me zien hoe het einde van de maand bank reconciliaties uit te voeren;” of “laat me zien hoe je payroll automatiseren voor werknemers.”U kunt ook een script voor deze optie te ontwikkelen.
• POCs: POCs tonen meer dan demo ‘ s en use cases. Leveranciers kunnen de oplossing opnieuw maken met eerdere of huidige gebruikersgegevens om te laten zien hoe het systeem werkt als een simulatie. Hoewel deze methode effectief is, kan het tijdig en duurder zijn dan demo ‘ s of use cases. Wij raden u aan POCs alleen te gebruiken voor één of twee ideale oplossingen.

u kunt POC ’s toevoegen aan SelectHub’ s systeem.

Score hoe goed elke oplossing presteert in uw demo’ s, use case of POC en plak het naast de requirements score. Deze scores zullen u helpen uw top applicaties rangschikken.

rang

rangschik uw oplossingen op basis van vereisten en demo-scores. Overweeg ook om de total cost of ownership (TCO) van elk programma of het uiteindelijke prijskaartje te beoordelen. Deze prijs kan variëren van een paar duizend dollar tot $ 100.000 of meer.

Negotiate

met Lean Selection kunt u ten minste twee tot drie potentiële programma ‘ s hebben die ideaal zijn voor uw organisatie. Zodra u uw keuzes hebt gerangschikt, kies uw beste keuze en bekijk de overeenkomsten en het contract van de leverancier of wederverkoper. SelectHub kan het contract bekijken en u informatie geven over deze leverancier. SelectHub is echter geen juridisch bedrijf en kan geen juridisch advies geven. Als u een contract schetsmatig of raar vindt, bekijk het dan met een advocaat of advocatenkantoor.

Creëer een RFx binnen het apparaat van SelectHub.

na uw juridische beoordeling en onderhandelingen, beslissen of deze leverancier geschikt is voor u. Als dat zo is, kunt u overgaan tot de ondertekeningsfase. Zo niet, ga dan naar de volgende providers op deze lijst en herhaal deze stap. Begrijp echter dat SelectHub extra kosten in rekening brengt als u andere bedrijfsbeoordelingen aanvraagt.

teken

het moment is hier. Na het onderzoeken en uitvoeren van grondige evaluaties, is het tijd om te ondertekenen met uw leverancier. Zodra u de betalingsvoorwaarden hebt ondertekend en uitgewerkt, kunt u een implementatieplan opstellen.

Download onze ERP Software Requirements Template

selectiecriteria

Nu u begrijpt wat ERP-software is en hoe het selectieproces werkt, zullen we ingaan op het doel van dit artikel. Hieronder vindt u onze lijst met de belangrijkste selectiecriteria voor ERP-software. U kunt deze criteria gebruiken in alle fasen van het selectieproces om te helpen bepalen of een oplossing voor u geschikt is.

functionaliteit en gebruiksgemak

in het ERP-selectieproces moeten we eerst een aantal standaardvragen bespreken: wat zijn de functionaliteiten en het gebruiksgemak van het systeem? En welke functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid heeft u nodig? Het beantwoorden van deze vragen zal u helpen beslissen of het product is de juiste pasvorm voor uw bedrijf op een fundamenteel niveau. Deze criteria kunnen de meest langdurige en alledaagse te voltooien – het gaat om een diepgaande evaluatie van uw bedrijf en het ERP-product – maar houd vast. Deze beoordeling is essentieel om te werken.

de volgende acties kunnen u helpen ERP-software beter te begrijpen, uw vereisten te verzamelen of systemen te vergelijken:

• Requirements Gathering: denk aan de huidige uitdagingen waarmee uw organisatie wordt geconfronteerd die kunnen worden opgelost of verminderd met een ERP-systeem. Vervolgens, evalueren welke van de systeemfunctionaliteiten zou dit bereiken.
• overweeg de automatisering van bedrijfsprocessen: denk aan alle routinematige bedrijfsprocessen in uw organisatie die kunnen worden geautomatiseerd en evalueer of de specifieke oplossing de tools heeft om dat te doen.
• onderzoek eindgebruikers: hoe technisch onderlegd zijn uw eindgebruikers, en hebben zij de capaciteit om door complexe Softwarefuncties te navigeren? Hebben ze eerder een ERP-systeem gebruikt? Het beantwoorden van deze vragen helpt u te bepalen of de gebruiksvriendelijkheid van de producten voldoet aan uw eisen.
• plan voor centralisatie: overweeg de systemen die u momenteel gebruikt en die geïntegreerd moeten worden met uw ERP-systeem en informeer naar de integratiemogelijkheden. Bijvoorbeeld, hoe werkt de CRM-interface met de algehele ERP?

Vendor Viability

voordat u investeert in een bepaalde oplossing, is het verstandig om u af te vragen: Wat is de reputatie van de verkoper en kan ik op lange termijn met hen samenwerken? Zelfs als een product wordt geleverd met de juiste functionaliteit, moet het uit de vraag of het bedrijf is niet betrouwbaar en veilig. Buiten de geloofwaardigheid van het bedrijf, moet u de schaalbaarheid van het product te beoordelen om te bepalen of dit een duurzame transactie kan zijn.

het analyseren van de levensvatbaarheid van de leverancier zorgt niet alleen voor een geweldig systeem, maar ook voor een geweldige partner voor uw bedrijf. Overweeg de volgende factoren bij het vergelijken van ERP-systemen en de leveranciers die ze bieden:

• geloofwaardigheid van het bedrijf: onderzoek hoe de verkoper is organisatorisch veranderd in de afgelopen jaren en informeren over de toekomstige richting van de verkoper business. Bovendien, rekening houden met de leeftijd en de financiële gezondheid van het bedrijf.
• levensvatbaarheid van het product: ontdek hoe lang het ERP-product al op de markt is en vraag referenties van hun klanten. Vraag de Leverancier Hoe lang ze van plan zijn om het product te blijven draaien en regelmatig updates te verspreiden of te verbeteren. Als u wilt al uw bases te dekken, vraag de leverancier over de producten die ze van plan zijn uit te geven in de komende jaren.
• schaalbaarheid: bij het evalueren van de schaalbaarheid van producten moet u intern en in de toekomst van uw bedrijf kijken. Moet u in de toekomst gebruikers toevoegen of de functionaliteit uitbreiden? Heeft uw organisatie het potentieel om uit te breiden naar nieuwe markten? Overweeg of de systeemfuncties uw bedrijfsstrategie kunnen ondersteunen en verbeteren. Deze overweging is belangrijk voor jonge, groeiende bedrijven om te overwegen-uw gekozen ERP-systeem moet in staat zijn om met u te groeien.

technologie

er is veel technologie verweven in ERP – systemen-standaardsoftware moet bijvoorbeeld mogelijkheden bevatten met betrekking tot business intelligence, rapportage en maatwerk. Net als de functionaliteit evaluatie, moet je jezelf afvragen: Welke technologieën biedt de oplossing en welke technologieën hebben we nodig?
overweeg de volgende factoren wanneer u klaar bent om ERP te vergelijken of uw software selectieproces actief uitvoert:

• maatwerk: denk na over de vraag of de oplossing kant-en-klare is of aanpasbaar aan uw organisatie en unieke bedrijfsprocessen. Als de oplossing moet worden aangepast om te functioneren, zorg ervoor dat de leverancier het verzoek kan voltooien.
• Requirements: Overweeg of de oplossing kan voldoen aan de technische behoeften van uw organisatie. Bijvoorbeeld, kan het genereren van visuele, real-time sales rapporten voor presentaties?
• waarde: evalueer of het ERP gebruik maakt van de meest recente, geavanceerde technologie en of de leverancier van plan is het systeem consequent bij te werken. Gezien deze factor zorgt ervoor dat u niet investeren tijd en geld om een systeem dat binnenkort verouderd zal worden implementeren.

vergelijk Top ERP Software leiders

kosten

het kan voor de hand liggen dat u rekening moet houden met de kosten van een ERP-systeem, maar helaas is het niet zo eenvoudig als het klinkt. Met een aantal verschillende elementen om rekening mee te houden, is het belangrijk om jezelf af te vragen: wat zal de werkelijke kosten van de oplossing zijn? De werkelijke kosten bestaan uit licentiekosten, die afhangen van het aantal gebruikers dat u hebt, de software zelf of de modules die u selecteert, hosting of hardware, implementatie, onderhoud, training en ondersteuning. Het is verstandig om een ruwe schatting van uw ROI te bepalen voordat u een soort contract te ondertekenen.

overweeg de volgende factoren bij het evalueren van de kosten van een ERP:

• basis prijsinformatie: Evalueer eerst de kosten van het platform en of het geschikt is voor de functionaliteiten en technologieën die het biedt. Als de prijsstructuur van de leverancier onrechtvaardig is, kunt u waarschijnlijk een ander product vinden – er zijn veel vis in de zee.
• werkelijke kosten: vervolgens wordt gewerkt aan het bepalen van de werkelijke kosten van de oplossing. Bereken de TCO op lange termijn en zorg ervoor dat alle toepasselijke Kosten uit de bovenstaande lijst worden meegenomen.
• ROI: wanneer u klaar bent met de laatste evaluaties, schat u of het verwachte rendement op investering (ROI) aanzienlijk hoger zal zijn dan de TCO.

ondersteuning en Training

ondersteuning en training zijn de onderdelen van de taart die een systeem te allen tijde operationeel en functioneel maken. In de huidige ERP-markt is er een breed scala van wat leveranciers bieden voor ondersteuning en training. Een uitgebreid trainingsplan omvat doorgaans toegang tot trainingsvideo ‘ s of-Documentatie, een online kennisbank of gebruikersgemeenschap en mogelijkheden voor persoonlijke training. Uitgebreide ondersteuning omvat meestal toegang tot een callcenter en verschillende online bronnen. Omgekeerd bieden sommige leveranciers geen ondersteuning of training, of outsourcen ondersteuning en training.

bij het bekijken van deze punten is het van essentieel belang dat we goed kijken: wat voor soort ondersteuning en training krijgt u? Wat voor soort ondersteuning en training hebben we nodig? Je moet ondersteuning en training aanbod te bekijken, ervoor te zorgen dat ze werken voor uw eindgebruikers en een duidelijke overeenkomst met de leverancier te trekken.

denk na over de volgende factoren bij het herzien van ondersteuning en opleiding:

• behoeften van de eindgebruikers: neem eerst de tijd om na te denken over de behoeften van de eindgebruikers. Wat voor soort training, zoals face-to-face versus virtual, zal het meest geschikt en effectief zijn voor de eindgebruikers? Heeft u een intern IT-team dat u kan helpen met technische ondersteuning, of vertrouwt u volledig op externe ondersteuning?
• prijsstelling: zijn de kosten van ondersteuning en opleiding inbegrepen in de licentiekosten, of is dit een extra investering?

industrie-Expertise

industrie-expertise verwijst in wezen naar het vermogen van een leverancier om tegemoet te komen aan uw specifieke behoeften. Afhankelijk van uw eisen, kunt u heel goed in staat zijn om een oplossing die speciaal is ontworpen voor uw bedrijf type en grootte te vinden. Garner grote voordelen bij het werken met een leverancier die uw bedrijf begrijpt en zorgt voor de industrie praktijken ingebouwd in het systeem. Vraag jezelf af: vereist de aard van uw bedrijf een gespecialiseerd platform?

• Expertise: overweeg hoe lang de verkoper in uw specifieke branche heeft gewerkt en of ze succes hebben bewezen binnen de branche.
  

  Voorbeeld: E2 Shop System is een ERP-software die speciaal is ontworpen voor de maakindustrie.

implementatie

implementatie is essentieel om uw nieuwe ERP-systeem operationeel te krijgen. Het is goed om te vragen hoe de leverancier zal zorgen voor een succesvolle installatie. Deze stap is van cruciaal belang als u anticipeert op een betrokken implementatie, zoals de migratie van een legacy-systeem naar een nieuw ERP. Hier is een kort overzicht van wat een succesvol installatieplan vereist:

• Ideal Software: vind de juiste oplossing met Lean Selection of een andere methodologie.
• Plan: verzamel een implementatieteam en structureer een installatieplan. Ook, toewijzen en uitvoeren van project management taken.
• overdracht van gegevens: voer diepgaande gegevensreviews uit om repetitieve informatie te verminderen. Uw bedrijfsinformatie is de basis van elk ERP-systeem, tenzij u vanaf nul begint.
• Treingebruikers: toegang tot en distributie van opleidingsmateriaal aan de aangewezen eindgebruikers.
• voer systeemtests uit en start: Voer programmatests uit om ervoor te zorgen dat de oplossing een geschikte interface heeft en al uw gewenste functies effectief uitvoert voordat en wanneer u live gaat.Taken na de lancering: de ROI analyseren, de prestaties van werknemers bestuderen, de klanttevredenheid controleren en de KPI ‘ s van andere bedrijven meten om de resultaten van de software in de loop van de tijd te meten.

we hebben onze lijst met selectiecriteria voor ERP-software afgesloten. U kunt deze lijst gebruiken om oplossingen te evalueren gedurende uw gehele software selectieproces.

onze ERP Software Requirements Template

Last Thoughts

het selecteren van een ERP-systeem is een lang proces met veel factoren om rekening mee te houden. Maar je kunt het opsplitsen in beheersbare delen. Volg de stap-voor-stap ERP selectie proces we hebben geschetst, en vergeet niet om te beginnen met het verzamelen van uw wensen. Met rigoureus onderzoek en Selectie, je zult eindigen met een leverancier die het systeem zal leveren om uw bedrijf naar het volgende niveau.

verder lezen

• Wat is ERP en hoe werkt het?
• voordelen van ERP
• ERP-vereisten sjabloon en controlelijst
• ERP-implementatie
• ERP-functies en softwarevereisten lijst