Hoe u uw bedrijfsbehoeften kunt evalueren voordat u een nieuwe Software selecteert
het selecteren van de juiste softwaretool voor u en uw bedrijf is van cruciaal belang. Je weet het. Ik weet het. Je geldkoe baas weet het.
er zijn letterlijk honderden opties in elke productcategorie.
dit artikel maakt deel uit van een serie van acht segmenten voor professionele dienstverlenende bedrijven. Echter, dit hoofdstuk is geschreven om van toepassing te zijn op alle bedrijven, hoewel, omdat, nou, het plukken van software is een aantal ernstige shit.
dus achterover leunen en gaan zitten. Je kwam laat, dus er zijn geen versnaperingen meer, maar er komen wat kennisbommen jouw kant op.
eerder hebben we dit al eerder vermeld, maar het is noodzakelijk dat de tool die u selecteert voor welk probleem u binnen uw bedrijf hebt geschetst, gelijk is aan het oplossen van die kernproblemen.
u wilt weten wat uw problemen zijn en er zeker van zijn dat deze tool ze zal oplossen. Niets meer. Niets minder.
het kopen van grotere software voor de” just In case “scenario’ s is hoe je middelen verspilt en gereedschappen te groot krijgt.
a quote to accentuate our point
auteur Rudolf Melik breidt uit;
” de werkelijke meting van de effectiviteit van uw tool zou moeten zijn om vast te stellen of het al dan niet de kosten verlaagt of de inkomsten uit uw diensten stijgt per project. Om ten volle te profiteren van de installatie, is het waarschijnlijk dat een PSO zijn interne processen zal moeten evalueren.”
wat dit citaat zegt is dat op de een of andere manier, de ultieme bottom line benchmark voor het succes van uw nieuwe tool een meting moet zijn van hoe effectief het zal zijn bij het verhogen van de winstgevendheid of het verlagen van de kosten. Dat is het. Geen riff raff onzin voor wat als situaties.
de beste manier om te bepalen of uw bedrijf ruimte heeft voor verbetering met een van deze twee benchmarks is om uw processen te evalueren en zwakke schakels te identificeren.
hier is hoe.
Hoe beoordeelt u uw interne bedrijfsprocessen
de beste manier om te beginnen is om de communicatiestructuur van uw organisatie in kaart te brengen en belangrijke leden van uw team te interviewen.
grote ondernemingen zouden dit zeker moeten doen.
als u een klein bedrijf bent met minder dan 10 werknemers, is het in kaart brengen hiervan meestal niet al te ingewikkeld, maar het is nog steeds de moeite waard.
voor solo ventures, is er nog steeds enige waarde te winnen van de vragen in deze sectie die je jezelf kunt stellen. Dus je moet het ook doen.
houd dit in gedachten bij het in kaart brengen van uw team
-
begin met een open geest
-
door te beginnen met een evaluatie met een bevooroordeelde aanname van waar je denkt dat de problemen, u stelt jezelf items waar te nemen als kwesties die geen problemen zijn. Houd een open geest, luister naar werknemers en luister naar jezelf. Soms is het probleem iets wat je nooit had gedacht.
-
-
Begin met het interviewen van je team (of jezelf als je solo bent)
-
gebruik werknemersinterviews om te bepalen hoe goed individuen worden opgeleid voor hun werk. Dit is de sleutel om te ontdekken dat de inefficiënties misschien niet in je gereedschap zitten, misschien zijn het de mensen. Misschien is het allebei. Beide moeten opgelost worden. De interviews kunnen ook meer licht werpen op hoe goed u uw medewerkers opleidt. Als werkgever is medewerkercapaciteiten altijd een tweerichtingsverkeer.
-
-
vragen aan uw medewerkers (of uzelf))
-
wat denk je dat de belangrijkste doelstelling voor ons bedrijf is?
-
welke rol speelt u daarbij?
-
hoe goed denk je dat je hierop voorbereid bent?
-
welke middelen heb je meer nodig?
-
wat houdt je tegen om je werk te doen?
-
Hoe weet je wanneer je werk gedaan is?
-
kunt u de laatste analyse van uw core business proces beschrijven?
-
wat heb je in je eentje gedaan om je normale functie te verbeteren?
-
Wat zijn de eisen van de klant voor een bestelling die door uw processysteem beweegt?
-
Wat is de meest voorkomende moeilijkheid waarmee u geconfronteerd met klanten?
-
welk deel van het werk zou door iemand anders kunnen worden gedaan?
-
met wie communiceer je het meest?
-
Hoe verloopt de communicatie tussen u en klanten?
-
welke 20% van de dagelijkse activiteiten doe je dat geeft je de meeste stress?
-
welke 20% van uw activiteiten geeft het meeste rendement?
-
-
kritische processen bestuderen
-
op basis van deze vragen, vindt u waarschijnlijk een paar items die zal opvallen. Dit geeft je iets smal. Vervolgens raden we aan om vanuit de verte te kijken en te proberen eventuele problemen te bevestigen die je hebt gezien.
-
om dit te doen, beginnen met het bepalen van een studie.
-
Identificeer de kritieke bedrijfsprocessen die moeten worden beoordeeld door het opsplitsen en beoordelen van het waargenomen risico in elk probleem. Beoordeel deze 1-5. Let op degenen met het grootste risico.
-
Bepaal de beschikbaarheid van continue gegevens voor die risicogebieden.
-
vraag jezelf af hoe je iets als inefficiënt of niet meet.
-
vraag jezelf af hoe je het zult observeren zonder een vooroordeel in het scenario te introduceren.
-
zijn er speciale regels of parameters nodig om dit te onderzoeken?
-
-
heb een teamvergadering om uw bevindingen te bespreken
-
ongeacht of u een nieuwe oplossing koopt of niet, u zult veel waardevolle informatie voor uzelf ontdekken uit het bestuderen van uw processen. Laat je bevindingen marineren.
-
praat met je team en bespreek wat je gevonden hebt.
-
Wat zijn de problemen?
-
Hoe kunnen ze worden opgelost?
-
zodra u uw processen hebt beoordeeld, als een nieuwe software voor u geschikt lijkt, is het tijd om de beschikbare tools te evalueren.
voor onze professionele diensten mensen die er zijn, als je pijn zoals de hieronder genoemde, een PSA kan zijn voor u.
-
Schaarste aan geschoolde krachten en technologische innovaties
-
Te veel druk om de omzet te maximaliseren
-
Hoge projectkosten
-
Moeite met het produceren van meer meetbare resultaten
-
Lage productiviteit
-
het verhogen van de klanttevredenheid
-
het verhogen van de bedragen van de administratieve taken
-
Toenemende technologische kwesties
-
Te veel niet-beheerde workloads
-
het ontbreken van besluitvorming informatie
zorg ervoor dat u rekening houdt met de belangrijke Niet-belangrijke items
evaluatie van een nieuwe software-oplossing moet niet worden gericht op functies en functionaliteit alleen. Dit zal voor geen enkele organisatie de meest effectieve oplossing opleveren; evenmin zal het kiezen uitsluitend op basis van prijs of ROI.
de meest doeltreffende oplossing zal van verschillende factoren afhangen. Een beslissing baseren op een of twee factoren zal dus leiden tot een minder dan optimaal resultaat.
wat te overwegen:
-
functionaliteit: Komen de functies overeen met uw grootste behoeften?
-
consistentie & integratie: automatisering van bedrijfsprocessen is niet voldoende; alle modules binnen een nieuwe oplossing moeten worden afgestemd en geïntegreerd om te voldoen aan de behoeften van de organisatie die de toepassing gebruikt. Wees op uw hoede van gereedschappen gegroeid via acquisitie als hun oplossing kan worden gemoduleerd en slecht integreren.
-
betaalbaarheid: kosten zijn altijd een overweging. Een goed industrieonderzoek zal kostenoverwegingen blootleggen, waaronder licentiekosten, ondersteuning, hardware, consulting en aanpassingskosten.
-
Usability: een systeem is slechts zo goed als het is usability. Gebruikers, managers en leidinggevenden zullen toepassingen aannemen die eenvoudig en intuïtief te gebruiken zijn. Hulpmiddelen die weinig tot geen training voor de gemiddelde gebruiker vereisen, hebben een voordeel. De snelste krachtigste oplossingen zullen niet effectief zijn als ze te omslachtig zijn om te gebruiken.
-
Vendor viability: evalueren of de leveranciers zullen rond in de komende jaren om ervoor te zorgen dat ze altijd ondersteunen en ontwikkelen van hun oplossing.
-
andere belangrijke dingen om op te letten:
-
overweeg IT-ondersteuningsvereisten
-
zorg ervoor dat de contractbepalingen voldoen aan uw behoeften en niet alleen aan de behoeften van de softwareleverancier
-
bedenk welke exitstrategieën je hebt
-
weet precies wat u betaalt
-
evalueer het bedrijf dat uw tool maakt
overweeg niet alleen het product dat u gaat kopen, maar ook de mensen waarmee u zult werken, degenen die uw supportgesprekken zullen beantwoorden en helpen met factureringskwesties.
dit mag niet uit het oog worden verloren, aangezien problemen in elk bedrijf onvermijdelijk zijn.
Stel deze vragen:
-
Wie is uw normale klant?
-
Wat zijn hun beoordelingen?
-
wanneer is een tijd dat uw bedrijf niet heeft voldaan aan wat u beloofde? (dit gebeurt met iedereen, ze zijn goed als ze kunnen toegeven aan fouten)
-
wat maakt uw gereedschap anders?
-
moet ik deze tool kopen?
-
naar wie moet ik anders kijken? (goede bedrijven zijn zelfverzekerd genoeg om je te laten zien wie er nog meer is)
-
zijn integraties en aanpassingen efficiënt en kosteneffectief?
-
biedt het bedrijf een SDK/API? (Software Dev kit / app programmeerinterface)
-
welke databases ondersteunt de leverancier?
-
welke mate van ondersteuning van dit team kan worden verwacht?
-
heeft u een intern IT-personeel?
-
Wat is de gemiddelde tijd voor gerapporteerde bugs om fixes of tijdelijke oplossing te ontvangen?
-
bent u op de cloud en wie is uw provider?
-
Wat gebeurt er als je servers uitvallen? (ze zullen zeggen dat het zeldzaam is, dit is geen antwoord op uw vraag)
-
welk type beveiliging is ingebouwd in het systeem?
-
zijn mijn gegevens veilig?
elke tool heeft zijn eigen sterke en zwakke punten. Het draait allemaal om het evalueren van wat voor u belangrijker is bij het meten van kosten, baten, risico ‘ s etc.De technologie moet zorgvuldig worden geëvalueerd voordat in dergelijke toepassingen wordt geïnvesteerd. Veel bedrijven beweren dat hun technologie zal voldoen aan de behoeften van bedrijven op lange termijn; Er is echter geen zilveren kogel.
als u hier problemen mee heeft, neem dan zeker contact op, zo niet, dan gaan we naar het laatste segment van onze serie.
hoe implementeert u uw nieuwe software in uw bedrijf.
Klik om de volledige PSA-serie in een eBOOK TO-GO te krijgen
dit maakt deel uit van onze acht hoofdstukserie over professionele Dienstenautomatisering.
zie de rest hieronder.
- Hoofdstuk 1: Wat is de hel is professionele diensten automatiseringssoftware?
- hoofdstuk 2: Waar kwam automatiseringssoftware voor professionele diensten vandaan?
- Hoofdstuk 3: Hoe Werkt Automatiseringssoftware Voor Professionele Diensten?
- hoofdstuk 4: The Buyer ‘ s Guide Checklist to Determining if You Need PSA Software
- hoofdstuk 5: How Professional Services Automation Software Will Change Your Business
- hoofdstuk 6: the Risks and Rewards of Using Professional Services Automation Software
- hoofdstuk 7: Hoe beoordeelt u uw bedrijfsbehoeften voordat u een nieuwe Software selecteert
- hoofdstuk 8: Hoe implementeert u nieuwe Software in uw bedrijf