hoe structureer je een managementrapport voor je bedrijf
Managementrapport – de afbeelding toont een stapel vellen papier met grafieken en teksten in het midden. Aan de rechterkant is een horizontaal kleur staafdiagram en aan de linkerkant is een verticaal kleur staafdiagram.Het runnen van een bedrijf is een grote uitdaging, maar het is verre van een onmogelijke missie. Immers, er zijn technieken, middelen, en strategieën om ondernemers te helpen om succes te bereiken.Het beheren van Financiën, werknemers, voorraden, marketing en verkoopstrategieën zijn enkele van de vele verantwoordelijkheden van een leider. Het lijkt misschien veel werk, maar een managementrapport kan alles gemakkelijker en veiliger maken.
het uitgangspunt is eenvoudig, maar sommige managers weten niet hoe ze een goed managementrapport moeten opstellen. Als je een van die professionals bent, maak je geen zorgen. We hebben alle stappen opgesomd om u daarbij te helpen. Dus, blijf lezen!
het belang van het managementrapport
zelfs in een onstabiele economie zijn ondernemers over de hele wereld vaak hardnekkig. Volgens het Global Entrepreneurship Monitor (GEM) Global Report van 2015 ziet 66% van de volwassenen ondernemerschap als een goede carrière.
er zijn 582 miljoen ondernemers in de wereld in de meest uiteenlopende segmenten. Echter, het krijgen van over je angst en investeren in deze droom is slechts de eerste stap. Je moet strategisch zijn en hard werken om maximale prestaties te bereiken.
in deze context dient een managementverslag als een belangrijk instrument voor de werking van elke onderneming. Het stelt u in staat om nauwkeuriger naar de situatie van uw bedrijf te kijken en helpt u veiliger en assertiever beslissingen te nemen.
met het rapport kunt u de bereikte resultaten analyseren en de acties die niet werken opnieuw bekijken. Dit komt omdat het de bijzonderheden van de onderneming en haar prestaties tijdens de beoordeelde periode presenteert.
de 6 elementen van een goed managementrapport
nu u het belang van dit document begrijpt, moet u de elementen kennen die in de structuur moeten worden opgenomen om te leren hoe u een volledig en effectief managementrapport kunt opstellen.
daarom, aangezien het doel van dit bericht is om u te helpen alle vragen die u zou kunnen hebben over het onderwerp te verduidelijken, en niet geconfronteerd met problemen met deze taak in uw dagelijks leven, laten we beginnen bij de basis. Bekijk de 6 onmisbare elementen voor een goed rapport!
Titel
een managementrapport is gewoon een document in de vorm van een rapport dat dient om de prestaties van uw bedrijf te meten en helpt bij uw besluitvormingsproces. Daarom is het belangrijk dat het een titel heeft.
omdat er rapporten zijn voor verschillende afdelingen en doeleinden, zal de titel u helpen het onderwerp snel en efficiënt te identificeren.Contextualisatie
Contextualisatie
Contextualisatie is een ander onmisbaar element en stelt de ontvanger – U of een andere werknemer-in staat om te begrijpen wat er op de volgende pagina ‘ s zal worden geanalyseerd.
deze tekst moet kort en objectief zijn en dient als inleiding voor de statistieken, statistieken en resultaten die zullen worden gepresenteerd.
doelstellingen
elk managementverslag wordt met een reden opgesteld. Vergeet daarom niet om de doelstellingen van het document in te voegen en zich te concentreren op wat echt belangrijk en nuttig is voor uw bedrijf.
de verslagen moeten een gemakkelijk te analyseren instrument zijn en het doel ervan moet zeer duidelijk zijn. Daarom, zelfs voordat u het proces start, zorgvuldig selecteren van de informatie die zal worden gepresenteerd, zodat het in overeenstemming is met uw doel.
samenvatting
een samenvatting is een snel leesbare tekst die alleen de meest relevante informatie uit het rapport bevat. Op deze manier kunnen managers voorkomen dat ze het in zijn geheel moeten lezen telkens als ze een beslissing moeten nemen.
een goed opgestelde samenvatting optimaliseert uw tijd en leidt tot snellere en veiligere beslissingen. De informatie wordt immers op een objectievere manier gepresenteerd, zoals in een mentale kaart.
resultaten
ten slotte moet uw managementrapport een gebied hebben voor de presentatie van de resultaten.
in deze rubriek moeten alle relevante waarnemingen worden opgenomen, evenals de statistieken, tabellen, grafieken en waargenomen prestatiemetingen.
conclusie
de conclusie is de afsluiting van uw rapport en MOET uw bevindingen bevatten, die zullen worden gebaseerd op de informatie die in het hele document wordt gepresenteerd.
zoals u kunt zien, gaat het niet om persoonlijke meningen. Met de ondersteuning van Big Data wordt de conclusie bewezen in actuele en bijgewerkte informatie die al is verzameld. Daarom is het zo waardevol voor het beheer van het bedrijf.
volledige stappen voor het opstellen van een managementrapport
veel managers beschouwen het opstellen van managementrapporten als een echte uitdaging. De waarheid is dat dit document altijd deel heeft uitgemaakt van het management van een bedrijf, maar de laatste jaren nog belangrijker is geworden.
om deze reden hebben we een complete lijst met stappen opgesteld, zodat u een nuttig instrument bij de hand kunt hebben dat u kan helpen meer geld te verdienen, fouten te corrigeren en te profiteren van marktkansen. Lees verder!
Stap 1: plannen voordat u begint met
plannen is de beste manier om een volledig document te produceren dat gunstig is voor uw bedrijf. Anders zou u tijd kunnen verspillen aan het opstellen van een rapport dat onvolledig is of irrelevante informatie bevat.
voordat u iets doet, definieert u de doelstellingen en identificeert u hoe de gepresenteerde informatie uw bedrijf zal helpen groeien. Om dit te doen, beginnen met het beantwoorden van de hieronder beschreven vragen.
- voor wie is dit verslag in voorbereiding?
- Wat is het doel van het verslag?
- welke informatie zal worden verzameld?
- Hoe kan informatie helpen bij het besluitvormingsproces?
Stap 2: investeren in geautomatiseerde tools
efficiëntie van het bedrijfsmanagement is een gemeenschappelijk doel voor elke ondernemer. Dus, hoe zit het met het investeren in geautomatiseerde management tools om uw management rapport te maken?
om dit te doen, zijn er technologieën die deze taak vereenvoudigen, uw tijd optimaliseren en zorgen voor een veel tevredener resultaat.
onze eerste suggestie is Google Data Studio, een data visualisatie tool die in staat is om informatie om te zetten in mooie, intuïtieve en gemakkelijk te begrijpen management rapporten.
onze tweede suggestie is Primavera, een platform waarmee u eenvoudig projecten kunt beheren en resultaten kunt monitoren. Een van de functies is de integratie met andere management, data-analyse en rapport generatie software.
ten slotte, zorg ervoor dat u investeert in Business Intelligence (BI) tools. Ze zijn essentieel voor een snelle en veilige besluitvorming. De beste systemen verzamelen, organiseren, classificeren en analyseren de gegevens, die uw werk gemakkelijker maakt.
Stap 3: gebruik duidelijke en objectieve taal
als u denkt dat een managementrapport specifieke termen en complexe taal vereist, is het hoog tijd dat u van gedachten verandert.
idealiter moet het document gemakkelijk te lezen en te interpreteren zijn. Wees daarom duidelijk en gebruik Informele Taal, en blijf alleen bij de essentie.
wees daarom niet langdradig en vergeet niet dat de drukke routine van een manager snel lezen en besluitvorming vereist. Hoe gemakkelijker het verslag geïnterpreteerd kan worden, des te nuttiger en belangrijker het voor het bedrijfsleven zal zijn.
Stap 4: Vertel een verhaal om lezers te betrekken
over het algemeen bestaat een managementrapport uit veel gegevens en informatie. In feite, dit is een van de redenen dat veel managers vinden het een moeilijk document voor te bereiden en te begrijpen.
het zal echter duidelijk afhangen van de strategie bij de voorbereiding ervan. Om de inhoud aantrekkelijk te maken en de lezer niet te overweldigen, is het een goed idee om de feiten te contextualiseren door een verhaal te vertellen.
op deze manier kunt u de expositie en beschrijving van de situatie die wordt geanalyseerd op een lichtere manier combineren die zinvol is. Dit maakt het mogelijk de resultaten te begrijpen, het creëren van betrokkenheid terwijl het wordt gelezen.
Stap 5: Definieer de te gebruiken metrics en KPI ‘s
gebruikt u gewoonlijk prestatiemetrics en KPI’ s om uw bedrijf te beheren? Als ze nog steeds geen deel uitmaken van uw strategieën, moet u zeker kijken naar het.
eigenlijk zijn KPI ‘ s (key performance indicators) de belangrijkste maatstaven voor uw bedrijf. Ze zijn meestal gekoppeld aan uw belangrijkste doelstellingen en daarom, begeleiden de voorbereiding van management rapporten op een positieve manier.
kies daarom welke metrics zullen worden gebruikt, het verzamelen van de gegevens en het sorteren van de informatie. Immers, niet alles moet in het document worden opgenomen.
Stap 6: Een vergelijkingspunt
wanneer we de prestaties van strategieën, afdelingen, producten of werknemers willen evalueren, is het vaststellen van een vergelijkingspunt essentieel.
daarom zou dit uw volgende stap moeten zijn. Selecteer de periode waarin de informatie wordt verzameld en geanalyseerd, en definieer doelen of doelen om vergelijkingen te schetsen.
als u tabellen gebruikt, stel dan kolommen in zodat u de vergelijking gemakkelijk kunt bekijken. U kunt bijvoorbeeld een kolom toevoegen met uw doelen en een andere met de behaalde resultaten. Dit zal het gemakkelijker maken om de conclusie te begrijpen die aan het einde van het document zal worden gepresenteerd.
Stap 7: visuele elementen invoegen in het document
zoals eerder vermeld, moet het managementverslag duidelijk en gemakkelijk te interpreteren zijn. Een goede strategie is om visuele elementen te gebruiken.
zware routines vol verplichtingen vereisen dynamische instrumenten en acties. Het leveren van een document met honderden pagina ’s is helemaal niet productief, maar het gebruik van grafieken, mentale kaarten en zelfs video’ s tijdens de presentatie kan het begrip van de informatie verbeteren.
Stap 8: Maak een definitieve beoordeling
nadat alles klaar is, is het tijd om een zorgvuldige definitieve beoordeling te maken. In deze fase moet u ervoor zorgen dat de uiteindelijke tekst geen spelfouten, incompatibele gegevens en onwaarachtige informatie bevat.
onthoud dat dit de geloofwaardigheid van het document zal vergroten en ervoor zal zorgen dat het echt nuttig is. Met andere woorden, het vervult zijn rol van het maken van het beheer van uw bedrijf gemakkelijker.
het schrijven van een managementrapport is eenvoudiger dan u denkt
hebt u geleerd hoe u een managementrapport moet opstellen? Na het lezen van dit artikel bent u waarschijnlijk tot de conclusie gekomen dat dit helemaal geen onmogelijke taak is.
dit document is cruciaal voor de werking van elk bedrijf en het creëren ervan is gemakkelijker dan het lijkt. Verspil daarom geen tijd meer en volg onze tips!
maar voordat u dat doet, hoe zit het met het leren van een beetje meer? Leer hoe de Pareto-grafiek U kan helpen taken efficiënter uit te voeren!