hoe oude bedrijfsdocumenten veilig te verwijderen
uw bedrijf verzamelt snel papierwerk. Werknemer informatie, belastingpapieren, financiële overzichten, zakelijke verslagen, en nog veel meer zal uw archiefsysteem snel te vullen. Tegenwoordig kiezen veel bedrijven ervoor om bepaalde papieren te scannen, maar zelfs elektronische informatie zal zich ophopen. Om uw gegevens veilig te houden, is het belangrijk om te weten hoe lang u zakelijke gegevens moet bewaren en hoe u ze kunt verwijderen wanneer u dat nodig hebt.
zorgen over gegevensbescherming met oude bedrijfsgegevens
wanneer u gevoelige informatie hebt, zijn er zorgen over gegevensbescherming. Als u Financiële of andere zakelijke gegevens in een archiefkast of op uw harde schijf, is er een risico dat het zou kunnen worden gecompromitteerd. Harde schijven kunnen falen, harde kopieën kunnen het slachtoffer worden van brand of waterschade, en er is altijd het risico van diefstal. Omdat er zorgen zijn over gegevensbescherming met het opslaan van oude records, is het belangrijk om alleen te houden wat je nodig hebt.
Hoe lang moet u oude bedrijfsgegevens bijhouden
of uw bedrijfsgegevens papieren of elektronische bestanden zijn, moet u overwegen hoe lang u deze gegevens moet bewaren. Overleg met uw advocaat of fiscaal professional is een goede manier om te weten wat je moet houden en wat je kunt ontdoen van.
Bedrijfsbelastingaangiften en bewijsstukken
in het algemeen beveelt de IRS aan deze documenten gedurende 7 jaar te bewaren. Dit komt omdat er een” periode van beperkingen ” waarin een belastingaangifte kan worden gewijzigd door u of betwist door de IRS, en deze periode is meestal zes jaar vanaf het indienen. Echter, ook al kunt u in staat zijn om te beschikken over bewijsstukken na 7 jaar, kan het zinvol zijn om een definitieve kopie van uw bedrijfsbelastingaangiften en correspondentie met de IRS te houden om te helpen bij de voorbereiding van toekomstige rendementen.
Arbeidsbelastinggegevens
de IRS stelt voor dat u alle gegevens met betrekking tot werknemersbelastingen bewaart gedurende minimaal 4 jaar na de datum waarop deze belastingen verschuldigd of betaald werden. Deze omvatten uw EIN, lonen, pensioenbetalingen, de persoonlijke gegevens van uw werknemers, en alles wat met betrekking tot de werkgelegenheid belastingen.
bedrijfseigendom
als u het actief niet langer bezit, dient u de administratie bij te houden tot de limietperiode eindigt. Alle akten en titels moeten worden bewaard totdat u het onroerend goed verkoopt of vervreemdt.
Business Ledgers
uw CPA zal u adviseren over hoe lang winst-en verliesrekeningen, financiële overzichten, checkregisters, jaarverslagen, informatie over de Raad van Bestuur, notulen van de jaarlijkse vergadering, documenten voor de oprichting van bedrijven, facturen en onkostenverslagen en statuten van ondernemingen moeten worden bewaard. Een minimum van 7 jaar is de conservatieve aanbeveling.
bankgegevens
indien de gegevens voor belastingdoeleinden worden gebruikt, is de 7-jarige aanbeveling zinvol. Maar als de afschriften geen fiscale gevolgen hebben, kunnen maandelijkse bankafschriften na een jaar worden verwijderd.
hoe oude bedrijfsdossiers te verwijderen
wanneer het tijd is om oude bedrijfsdossiers te verwijderen, moet u ervoor zorgen dat ze worden vernietigd en niet kunnen worden opgehaald en gestolen. Er zijn gerenommeerde bedrijven die kunnen helpen met het versnipperen van harde kopieën veel efficiënter en veiliger dan uw kantoor shredder kan, en sommige zijn ook in staat om de hardware zelf te vernietigen wanneer je nodig hebt om zich te ontdoen van elektronische gegevens.
u wilt geen risico nemen als het gaat om cruciale informatie over uw bedrijf. Praten met financiële en juridische experts kan u helpen beslissen wat te houden en wat te vernietigen, en shredding bedrijven, zoals AccuShred, kan ervoor zorgen dat wanneer u klaar bent om te ontdoen van oude records in de naam van de gegevensbescherming, de klus wordt gedaan goed. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie.