hoe een prijsuitreiking te plannen in 12 stappen

hoe een prijsuitreiking te plannen in 12 stappen

of je nu fondsenwerving doet, uitmuntendheid in je branche erkent of gewoon ‘bedankt’ zegt tegen je personeel, prijsuitreikingen zijn een briljante manier om iedereen samen te brengen voor een avond vol feel-good fun.

het uitvoeren van een Oscar-waardige Awards show vergt enige organisatie, maar om u te helpen, hebben we het proces opgesplitst in 12 gemakkelijk uitvoerbare stappen.

de 12 stappen zijn:

• het kiezen van de juiste naam
• het Schrijven van een korte
• het Instellen van een budget
• het Kiezen van rechters
• het Kiezen van een locatie
• het kiezen van een thema
• Plukken award nummers
• die waarde
• het entertainen van gasten
• het Uitvoeren van een loterij
• Het boeken van een band
• het Promoten van uw award show

Hier is hoe om te rollen de rode loper uit en organiseren een killer prijsuitreiking. Vergeet niet om te controleren onze awards ceremonie planning checklist aan de onderkant van dit bericht ook!

Noem uw prijsuitreiking

voordat u aan de slag gaat met de organisatie van uw evenement, is het tijd om met enkele ideeën voor de naam van de prijsuitreiking te komen. Dit zorgt ervoor dat alles wat je doet heeft een narratief thema, en houdt al uw documenten in orde. Hoe kom je aan een naam voor je prijsuitreiking? Sommige ideeën kunnen zijn:

Check out concurrent award ceremonies

voordat u een naam kunt bepalen, moet u controleren of niemand anders deze heeft. Gebruik andere prijsuitreikingen in uw branche om u te ondersteunen bij het creëren van een boeiende en effectieve naam. Als uw prijsuitreiking bijvoorbeeld voor employee engagement is, kunt u hiermee zien dat er bestaande prijzen zijn, zoals:

“UK Employee Engagement Awards”

“Engagement Excellence Awards”

“Engage Awards”

…. en zo verder!

het gebruik van soortgelijke trefwoorden maakt uw prijsuitreiking gemakkelijker te ontdekken – maar u wilt niet verward worden met een ander evenement. Je zou kunnen kiezen om te gaan voor een curveball en bouwen van uw merk, zodat het wordt direct herkenbaar.

brainstorm trefwoorden die betrekking hebben op uw prijsuitreiking

om de balans te krijgen, begint u met brainstormen over trefwoorden die bij uw ceremonie passen. Dit kunnen trefwoorden met betrekking tot uw Industrie, uw onderwerp, of de mensen of producten die u zult vieren. “The UK Startup Awards” doet wat het zegt op de tin; maar een naam als “Rising Saas Startup Awards” is meer catchy en zal een beroep doen op een specifiek publiek.

Test een werknaam

als u 3-4 ideeën voor de naam van de prijsuitreiking hebt bedacht, probeer ze dan op maat. Het bespotten van een logo, het maken van een webpagina of zelfs het schrijven van een e-mail met behulp van elk naamidee kan u helpen om het idee dat past af te ronden.

Schrijf een brief

wat voor soort evenement u ook organiseert, het schrijven van een brief is een geweldige plek om te beginnen. In je briefing document moet je precies uitleggen waarom je het evenement organiseert. Wat zijn uw belangrijkste doelen en wat hoopt u met de prijsuitreiking te bereiken? Is het om het bewustzijn voor een doel te vergroten, om de motivatie van werknemers te vergroten of om geld in te zamelen? Je moet ook gebruik maken van de briefing om de metingen van succes die u kunt verwijzen naar na de ceremonie te bedenken. Dit kan een doel fondsenwerving figuur, of meer kwalitatieve, zoals grote feedback van alle deelnemers.

zodra u uw belangrijkste doelen hebt geïdentificeerd, helpt dit u bij het plannen van de details van het evenement, zoals het aantal en de aard van de gasten, en de datum en locatie van het evenement, evenals de inhoud en toon.

voeg al deze aspecten toe aan uw opdracht (volledige checklist hieronder), en het zal veel gemakkelijker zijn om uw idee te verkopen aan iedereen die erbij betrokken is.

gerelateerd: Evenementenplan van één pagina

Stel de begroting

het is belangrijk om ook vanaf het begin over de begroting na te denken. Uiteraard heeft het geen zin om champagne en oesters te plannen als je budget zich alleen uitstrekt tot cava en chips! Het bedrag dat je moet uitgeven hangt af van het model dat je kiest voor je evenement. Zal het winstgevend zijn als tickets worden verkocht? Worden de prijzen gesponsord om de kosten te dekken of komt alles uit de interne begroting?

belangrijke kosten waar u rekening mee moet houden zijn onder andere F&B (eten en drinken), locatie en inrichting, entertainment en VIP ‘ s – als u prominente rechters, gastheren, sprekers of speciale gasten wilt, kan dit een aanzienlijk deel van het budget opslokken.

u moet ook nadenken over de kosten van het promoten van uw evenement en het aanmoedigen van kandidaten om deel te nemen – moet u betalen voor advertenties in de media van de industrie of de ontwikkeling van een gespecialiseerd webplatform voor deelnemers om zich te registreren en/of te stemmen?

zodra u een idee hebt van hoeveel het allemaal gaat kosten, kunt u ticketprijzen of sponsorpakketten uitwerken om ervoor te zorgen dat u ten minste de kosten dekt.

gerelateerd: download uw eigen evenementbudget templat

Kies uw juryleden

wie u kiest als juryleden zal van invloed zijn op de gepercipieerde integriteit van uw awards, dus kies zorgvuldig. Wat kwalificeert deze individuen om te oordelen op dit gebied? Zijn ze bekend en gerespecteerd in hun branche? Wat zijn hun prestaties?

daarnaast is het belangrijk dat ze onafhankelijk en eerlijk kunnen oordelen en niet worden gezien als bevooroordeeld ten opzichte van een kandidaat of bedrijf. Je moet ook een stemsysteem implementeren in het geval de jury niet tot een unanieme beslissing kan komen en een duidelijke criteria voor hoe de winnaar zal worden gekozen.

u kunt ook een “People’ s choice” award of categorie implementeren waarbij de deelnemers hun winnaar kunnen kiezen. Dit geeft de aanwezigen een element van controle en zorgt ervoor dat ze worden geïnvesteerd in de nacht.

Gebruik deze stap om ook na te denken over het type bezoekers dat u wilt aanmelden, omdat dit uw marketing later veel gemakkelijker zal maken.

Kies een locatie

uw budget en het aantal gasten zullen de belangrijkste factor zijn bij het selecteren van een locatie, maar daarnaast moet u zoeken naar een plek met een mate van ‘wow-factor’. Door hun aard, award shows worden verondersteld te zijn spannend en glamoureus en het genereren van pre-event anticipatie. Het kiezen van een unieke locatie kan helpen bij het verhogen van de interesse, dus wees niet af onwaarschijnlijke locaties – creatieve verlichting en set dressing kan een ruimte totaal transformeren.

controleer bij uw AV-leverancier of de ruimte praktisch werkt met betrekking tot akoestiek enz. en dat geen gasten een belemmerd uitzicht op het podium zullen hebben. Natuurlijk is het geruststellend als de locatie al eerder awards heeft georganiseerd en je kunt vragen om foto ‘ s te zien of met de organisator te praten om te zien hoe het allemaal werkte.

gerelateerd: 8 vragen die u aan een evenementlocatie moet stellen voordat u ondertekent

Kies een thema

het hebben van een thema voor uw prijsuitreiking is een andere manier om het te onderscheiden en mensen enthousiast te maken. Zorg ervoor dat je iets inspirerends kiest. Misschien kan het old school Hollywood glamour, de Olympische geest of toekomst fantastisch?

naast de inrichting, uitnodigingen en entertainment, kan uw thema helpen uw speciale gasten te inspireren. Bijvoorbeeld, als je een Olympische thema evenement kunt u een beroemdheid sportpersoon uit te nodigen om te spreken, of voor een futuristisch thema, misschien een inspirerende uitvinder?

Kies uw prijsnummers

de nummers die u kiest voor een prijsuitreiking zullen een grote impact hebben op de sfeer. Muziek kan worden gebruikt om sprekers te introduceren, winnaars bekend te maken en een categorie of bedrijf te vieren dat hun prijs verzamelt. Hier zijn enkele geweldige ideeën voor de prijsuitreiking:

Upbeat prijsuitreiking songs:

• Katy Perry – Firework
• Florence – Je hebt De Liefde
• Survivor – Eye of the Tiger
• Jon Bon Jovi – Livin op een Gebed
• Macklemore & Ryan Lewis – Can ‘ t Hold Us

Inspirerende prijsuitreiking nummers:

• Eminem – Not Afraid
• Kanye West – Sterkere
• Journey – Don ’t Stop Believin’
• Jay-Z – Encore
• Christina Aguilera – Fighter

Emotionele prijsuitreiking nummers:

• Israel Kamakawiwo ‘ ole-Somewhere Over the Rainbow
• Eva Cassidy-Songbird
• Natasha Bedingfield-Unwritten
• Demi Lovato-Warrior
• The Script-Hall of Fame

Add value

naast het geven van awards moet uw evenement extra attracties bieden. Niet iedereen zal weglopen met een gong, maar ze zouden weg moeten komen met het gevoel dat de ticketprijs het toch waard was.

netwerken vergemakkelijken is een goede manier om waarde toe te voegen aan uw evenement. De mogelijkheid om het grote en het goede van uw industrie te ontmoeten zal ongetwijfeld een grote attractie voor gasten zijn, dus plan pauzes waar ze kunnen mengen en mengen.

naast een receptie voor drankjes voor het diner, overweeg een stand-up dessertbuffet voor na de ceremonie om iedereen aan het praten te krijgen.

u kunt ook overwegen om goody bags weg te geven aan alle aanwezigen. Als uw gasten uit een specifieke industrie, of van een specifieke leeftijd of demografische, dit is een geweldige methode om sponsors te verwerven voor uw swag tassen. Dit betekent ook dat, winnaar of niet, je gasten naar huis gaan met iets (en iets ongelooflijk instagrammable ook!).

gerelateerd: the expert guide to better networking at events

Entertain

uw gasten zijn gekomen voor een show, dus geef ze er zeker een! Het gewoon voorlezen van een lange lijst met namen van prijswinnaars en het kijken naar hun foto’ s kan een beetje vervelend zijn voor niet-winnaars, dus denk na over hoe u de procedure kunt verlevendigen met creatieve AV en een boeiende compère.

muziek, video en licht zouden allemaal samen moeten komen om een spektakel te creëren, en als je indrukwekkende technologie kunt toevoegen zoals projectie mapping of zelfs hologrammen (budget het toelaat!), heb je het publiek op de rand van hun stoelen.

Start een loterij

zelfs als het primaire doel van uw evenement niet is om geld in te zamelen voor een goed doel, mis de kans niet om iets goeds te doen voor uw gemeenschap. U kunt een loterij of veiling met gedoneerde prijzen te houden. Dit biedt sponsors de kans op een schreeuw uit, terwijl op hetzelfde moment het inzamelen van geld voor een waardige zaak.

kondig op de avond aan hoeveel er is verhoogd om de feel good factor te versnellen, of bewaar het goede nieuws voor vervolgcommunicatie.

verwant: 5 manieren om fondsenwerving leuk te maken met spelletjes

organiseer het feest

zodra de officiële zaken uit de weg zijn, is het tijd voor iedereen om zijn haar los te laten en de dansvloer op te gaan. Het is van essentieel belang om een geweldige band te boeken die gegarandeerd de menigte zal laten bruisen, dus vraag rond voor aanbevelingen.

naast een band – als uw budget te hoog is – een aantal visuele entertainment te regelen, zoals een high-energy dansgroep, luchtartiesten of een close-up goochelaar. Dit helpt om de aandacht te houden tussen de jurering rondes en maakt uw ceremonie een evenement op zich, zelfs buiten de award geven.

hoe u uw prijsuitreiking promoot

sociale media bieden het perfecte platform om zowel opwinding over uw ceremonie op te bouwen als alle krantenkoppen op de avond te delen. Zorg ervoor dat je een lijst hebt opgesteld met alle Twitter-handles van je winnaars en geef een teamlid de taak om elke winnaar in realtime online aan te kondigen. Dit zal de winnaars extra glorie te bieden en helpen het profiel van uw evenement te verhogen.

vergeet niet een speciale hashtag voor uw awards in te stellen, zodat uw gasten kunnen deelnemen aan het gesprek en foto ‘ s en nieuws van de avond kunnen delen. Dit soort ‘social proof’ zal laten zien dat uw awards zijn een niet-te-missen evenement en maken buzz voor volgend jaar.

als u dat nog niet hebt gedaan, kunt u een bestemmingspagina voor lead capture of een aanmeldformulier instellen waar uw bezoekers, gasten en rechters deel kunnen uitmaken van een e-mailmarketinglijst. Dit is een geweldig kanaal om anticipatie op te bouwen voor het evenement en iedereen te herinneren aan de awards deadlines.

u wilt ook de online reis overwegen, zowel voor deelnemers aan het evenement als voor degenen die deelnemen aan de prijsuitreiking. Is het eenvoudig om een inzending in te dienen? Hoe kunnen gasten zich aanmelden voor een ticket en hun vrienden uitnodigen? Maak een reis en test het zelf om ervoor te zorgen dat het zo gemakkelijk mogelijk is voor bezoekers om bij de show te zijn.

gerelateerd: 5 manieren om sociale media buzz te creëren tijdens en na uw evenement

conclusie & Awards planning checklist

er is veel om over na te denken bij het plannen van een stellaire awards ceremonie, maar het is een van de meest effectieve en lonende soorten evenementen, die kunnen helpen om allerlei zakelijke doelen te bereiken.

van het uitbreiden van het bereik en de invloed van uw organisatie tot het motiveren en inspireren van medewerkers, of het genereren van aanzienlijke inkomsten, awards zijn de moeite waard.

om uw werk zo gemakkelijk mogelijk te maken, biedt Eventbrite een reeks organisatorische tools. Uitnodigingen overspannen tot enquãates na het evenement, zodat u het proces van begin tot eind kunt beheren – hoe ambitieus uw plannen ook zijn! Bekijk gewoon onze planning checklist voor awards ceremony hieronder om je te helpen aan de slag te gaan:

prijsuitreiking planning checklist

Schrijf een evenement korte inclusief:

• Naam van gebeurtenis
• Toets doelen
• Metingen van succes
• Aantal deelnemers
• Type van de aanwezigen
• Gebeurtenis datum en locatie
• Toon van de gebeurtenis
• Ceremonie thema

Stel het budget of de gewenste omzet voor:

• Eten en drinken
• Locatie
• Interieur
• Entertainment
• VIPs/rechters
• Promotie
• Ticket prijs
• Sponsoring pakketten

Kies deelnemers zoals:

• Ceremonie rechters
• eregasten
• Soorten deelnemers

Vinden van een locatie en gedrag:

• AV-recce
• Vergadering met de locatie-eigenaar

het Ontwerp van de nacht met:

• prijsuitreiking liederen
• netwerken
• Goody bags
• Entertainment
• loterij

uw ceremonie op de markt brengen:

• een sociale mediastrategie
• specifieke hashtag
• e-mailupdates
• bloginhoud
• aanmeldpagina