hoe Accounts Payable effectief te beheren

hoe Accounts Payable effectief te beheren

hoe Accounts Payable effectief te beheren

in het huidige economische klimaat moeten bedrijven meer doen met minder, ongeacht de sector. Organisaties kunnen het zich niet veroorloven om kansen te missen om het werkkapitaal te verhogen. Om succesvol te zijn, moet je een strategie ontwikkelen die je meer flexibiliteit geeft met het geldgebrek op je balans. Dit helpt om de extra liquiditeit te ontwikkelen die u nodig hebt om processen te stroomlijnen, kosten te verlagen, groei te financieren, service te verbeteren en nieuwe beleggingskansen te benutten. Dat begint allemaal met effectief Accounts payable management.

Wat is crediteurenbeheer?

Accounts payable management verwijst naar de procedures, gedragslijnen en praktijken die een onderneming gebruikt om aankopen van handelskredieten te beheren. Deze taken omvatten::

• zoeken naar handelskredieten
• beheren van het tijdstip en de stroom van aankopen
• verwerven van gunstige Aankoopvoorwaarden

Alle indien dit wordt gedaan om het werkkapitaal van een onderneming te controleren. Crediteuren dienen te worden opgenomen in de rubriek kortlopende passiva van de balans. Het bestaat meestal uit de korte termijn financiering van dingen zoals inventaris aankopen, opgebouwde kosten, en andere waardevolle korte termijn operaties.

uitstel van betaling

als het gaat om het uitvoeren van crediteuren, is er zeker een juiste en een verkeerde weg. Omdat het een back-office management systeem, het is zelden front en center. Dit is vooral het geval wanneer een bedrijf op zoek is om te groeien, omdat het vaak op een laag pitje wordt gezet in het voordeel van concurrerende prioriteiten. Echter, als u wilt uw werkkapitaal te optimaliseren, een van uw prioriteiten moet worden het ontwikkelen van een payables strategie.

als reactie op de behoefte aan optimalisatie, gaan veel bedrijven betalingen uitstellen. Zij zullen hun schulden zo lang mogelijk uit te breiden om hun vrije cashflow te maximaliseren. Over het algemeen is deze aanpak niet de manier om ermee om te gaan. Uitstel van betaling kan het moreel en de goodwill van de leverancier vernietigen, wat resulteert in tragere leveringen, minder bereidheid om problemen op te lossen, vertraagde antwoorden op vragen en strengere betalingsvoorwaarden.

aan de andere kant kan vervroegde betaling een onderneming voordelen bieden zoals kortingen en rabatten op vervroegde betalingen. Het komt neer op goede zaken doen. Het geld van een ander bedrijf opzwellen zal er nooit goed uitzien.

voordelen

organisatorische veranderingen zijn cruciaal voor het bevorderen van een werkkapitaalcultuur. Voor een klein bedrijf kan het aanzienlijke voordelen opleveren. Het verfijnen van uw schulden proces verbetert de nauwkeurigheid van de cashflowvoorspelling, waardoor de betalende afdeling een betere budgettering kan instellen. Uiteindelijk, dit positioneert een bedrijf om de liquiditeit te verbeteren en helpt om hiaten in de financiering te verminderen terwijl het maken van hogere winsten.

effectief Accounts payable management kan tal van inzichten bieden om uw onderhandelingspositie te versterken en u te helpen samenwerken met betere leveranciers. Met behulp van het geld van een bedrijf de juiste manier betekent uitgebreide betalingstermijnen, speciale houdt op voorraad, en verhoogde garantieperioden.

automatisering elimineert niet alleen tijdrovende taken, maar maakt het ook eenvoudiger om facturen te betalen en betalingen van leveranciers te volgen, waardoor u meer controle hebt over de cashflow.

risico ‘ s

het niet toepassen van een effectief AP-proces belemmert de mogelijkheid van uw bedrijf om facturen tijdig te verwerken, gebruik te maken van kortingen die beschikbaar zijn, en langere of kortere betalingstermijnen bij leveranciers vast te stellen, afhankelijk van welke de gunstigste zijn.

Vermijd deze fouten:

• sterk afhankelijk van handmatige processen, omdat deze sterk foutgevoelig zijn. Dit is vooral het geval wanneer het gaat om het goedkeuren van bestellingen
• niet bevestigen dat de levering overeenkomt met de contractuele voorwaarden
• Overextending uw pay-cyclus, veroorzaakt door verlies van toegang tot de betalingskorting
• niet probleem bestellingen voor elke bestelling
• Verwaarlozen om te profiteren van de besparingen via een volume kortingen of de handel brengen van initiatieven
• Accepteren van kortingen voor het berekenen van de kosten van kapitaaluitgaven
• Data entry fouten van de leverancier of contract gegevens in de master-bestanden
• de onmogelijkheid om systemen te ontwikkelen of processen om onnauwkeurige, Dubbele, te late of gemiste betalingen

te voorkomen, is het doel zo min mogelijk fouten te maken. Als u niet beschikt over de arbeid beschikbaar, veel boekhoudsoftware opties kunnen helpen een oogje houden op alles.

strategisch crediteurenbeheer

bedrijven moeten een meer strategische aanpak volgen voor het crediteurenbeheer. Het accounts payable team, samen met de afdeling inkoop moet samenwerken met het senior management om een werkkapitaalcultuur in het hele bedrijf tot stand te brengen.

een groot deel hiervan komt neer op Factuurverwerking. Worden facturen tijdig ontvangen en verwerkt? Organisaties moeten een managementstrategie die het belang van het vrijmaken van werkkapitaal door de optimalisatie van de schulden aan te nemen. Terwijl veel bedrijven kunnen kiezen voor een aangepaste aanpak, sommige strategieën werken over de hele linie.

implementatie van sterke Governance-praktijken

dit zal niet alleen uw interne controles versterken, maar ook handmatige fouten rond het gehele crediteurenproces en contractherziening verminderen.

gecentraliseerde crediteuren

door gebruik te maken van een Shared Service omgeving voor verwerking en rapportage, zullen alle werknemers zich houden aan gemeenschappelijke normen en praktijken. Het maakt het ook gemakkelijker om ieders prestaties te meten aan gevestigde statistieken, zodat een bedrijf meer taken kan uitvoeren in een kortere tijd met minder middelen. Deze aanpak is uiteindelijk wat de kosten verlaagt.

papierloos gaan

overweeg het automatiseren van uw debiteurenbeheer met elektronische gegevensuitwisseling. Hoewel het niet voor iedereen een oplossing is, stroomlijnt een bedrijf dat elektronische communicatie met leveranciers overweegt hun goedkeuringsproces en zorgt voor meer tijdige betalingen. Dit stelt u in staat om te profiteren van de beschikbare kortingen en rabatten voor vroeg of betalen op tijd.

het gebruik van een elektronisch systeem zorgt ervoor dat uw bedrijf verschillende taken kan uitvoeren en bespaart veel tijd in het proces, waaronder:

• Aanvraaggoedkeuring
• automatisch genereren van inkooporders
• valideren en accepteren van facturen
• volgen van goederenontvangst
• betalen van facturen op de juiste vervaldata

afhankelijk van de mate van automatisering kan het zelfs mogelijk zijn facturen elektronisch te scannen, ontvangstbewijzen bij te houden en geschillen op te lossen.

het gebruik van Leveranciersportalen

er moet een portaal voor leveranciersporters worden opgezet om leveranciers in staat te stellen bij te houden wat uw bedrijf doet. Dit kan activiteiten omvatten zoals:

• orderstatus
• potentiële producttekorten
• ontvangen betalingen
• geplande leveringen

het implementeren van een leveranciersportaal vermindert handmatige fouten en creëert gemak voor uw leveranciers. Het helpt ook om de ordernauwkeurigheid te verbeteren.

Managementworkflows

het creëren van een managementworkflow helpt problemen snel te identificeren en verbetert de efficiëntie van het proces van crediteuren. Het helpt procesknelpunten op te lossen en stroomlijnt alles om het liquiditeitsbeheer effectief te verbeteren.

als het gaat om goedkeuring van aankopen, is het noodzakelijk dat u altijd het niveau van autoriteit bepaalt dat vereist is voor verschillende aankopen. Dit kan verschillen op basis van prijs of hoeveelheid.

procesoptimalisatie

binnen de AP-afdeling zijn er zes kernfuncties die moeten worden geoptimaliseerd. Wanneer goed geoptimaliseerd, moeten deze uw werkkapitaal aanzienlijk versterken.

Leverancierselectieproces

een preferred supplier list Instellen om te voorkomen dat maverick koopt. Deze aanpak stelt uw organisatie ook in staat om de meest gunstige voorwaarden te onderhandelen om uw werkkapitaal te optimaliseren. Je zult:

• stel prioriteiten vast voor het leveranciersonderhandelingsproces, zorg ervoor dat belangrijke besluitvormers worden betrokken, waaronder de chief financial officer (CFO) en chief procurement officer (CPO).
• regelmatig de kans Zoeken om te onderhandelen over betere prijs-en betalingsvoorwaarden, waaronder lagere late vergoedingen.
• ontwikkel prestatiescorecards voor uw meest strategische leveranciers om ze te gebruiken tijdens onderhandelingen om betere kwaliteit te krijgen in termen van producten en diensten, betere prijzen of verbeterde klantenservice.

Supplier stam Data Setup Process

nadat u Voorwaarden hebt onderhandeld met leveranciers, moet u de gegevens vastleggen en onderhouden. Onjuiste gegevensinvoer kan meer dan betalingsfouten veroorzaken. Het kan leiden tot account delinquencies, die u stoppen van de mogelijkheid om beschikbare kortingen te krijgen, en kan zelfs leiden tot onderbrekingen van de levering. Om deze problemen te vermijden:

• zorg ervoor dat al uw service level agreements (SLA ‘ s) nauwkeurig worden weergegeven in uw boekhoudsysteem. Uw leverancier stamgegevens moet detail de product/dienst details, leveringstermijnen, toepasselijke regelgeving naleving mandaten, leverancier verantwoordelijkheden, kwaliteitsnormen, enz.
• Betaalvoorwaarden en beschikbaarheid van volumekortingen regelmatig bijwerken, samen met eventuele andere periodieke kortingen. Als de contractvoorwaarden veranderen, zorg er dan voor dat de stamgegevens dienovereenkomstig worden gewijzigd.
• Sla uw contract correct op met een documentbeheersysteem.

Contractherzieningsproces

om onjuiste of frauduleuze factureringspraktijken door leveranciers te voorkomen, waardoor te veel of dubbele betalingen kunnen ontstaan, neemt u de tijd om uw leverancierscontracten regelmatig te controleren. Doe dit met:

• de verantwoordelijkheid voor de gegevens toewijzen aan een centraal stamdateteam dat kan controleren op volledigheid, nauwkeurigheid en naleving van standaardvoorwaarden. Het team moet ook de prestaties van Leveranciers beoordelen om ervoor te zorgen dat ze in overeenstemming blijven met hun contractvoorwaarden.
• met inbegrip van clausules in het leverancierscontract die de aansprakelijkheid voor boetes en boetes overdragen aan verkopers als blijkt dat zij op een bepaald punt ondermaats presteren.
• volledig tijdige en periode herziening van leverancierscontracten, herziening van de contracten op basis van standaardvoorwaarden van de bedrijfstak.
• als eigenaar van een klein bedrijf kunt u met een handvol leveranciers werken, of met honderden of zelfs duizenden van hen.als eigenaar van een klein bedrijf kunt u met een handvol leveranciers werken, of met honderden of zelfs duizenden van hen. Zelfs als u uw omgeving hebt gestroomlijnd, kunt u nog steeds moeite om alle facturen van de leverancier te volgen en te verzoenen met de juiste goederen ontvangen en inkooporders. Het niet nauwkeurig beheren van uw schulden maakt het moeilijker om te voorspellen en beheren van uw cashflow en anticiperen op uw korte termijn liquiditeitsbehoeften.

  overweeg deze strategieën:

  • Geef een inkooporder uit voor elke nieuwe bestelling, zodat u ontvangen bestellingen kunt valideren, de betalingsvoorwaarden vooraf kunt vergrendelen, facturen kunt volgen ten opzichte van bestaande Po ‘ s om ervoor te zorgen dat leveranciers factureren in overeenstemming met contractvoorwaarden
  • onderzoek de haalbaarheid van beschikbare kortingen. Als u niet beschikt over het geld bij de hand, of de kapitaaluitgaven hoger zijn dan het voordeel, is het misschien niet zinvol om vroeg te betalen.
  • Volg de uitstaande schulden van de verkoper en de betalingsvoorwaarden.
  • wanneer u een risicovoller of nieuw product koopt, onderhandelt u over langere betalingstermijnen, zodat u uw werkkapitaal kunt vergroten. Als alternatief, vragen om het product toe te voegen aan de zending voorraad, in plaats van de inventaris, zodat u kunt maximaliseren liquiditeit en risico te verminderen.
  • duidelijke AP-statistieken, zoals de frequentie van facturen die overeenkomen met inkooporders, het percentage facturen betaald aan voorwaarden, enz., en zich te houden aan hen in de hele organisatie.

  factureringsproces

  een goed beheer van het factureringsproces is van cruciaal belang voor het verbeteren van de liquiditeit. Overwegen:

  • weigeren om onjuiste facturen te betalen – eventuele fouten moeten leiden tot het terugsturen van de factuur naar de leverancier.
  • het vermijden van vervroegde betaling van facturen, zonder risico te lopen op belangrijke leveranciersrelaties
  • het ontwikkelen van de juiste kanalen en processen om uitzonderingen af te handelen en rapportage
  • het implementeren van een EDI-systeem waarmee u facturen elektronisch kunt ontvangen
  • met behulp van Drieweg matching om factuurnummer te matchen met PO, goederenontvangst
  • facturen tijdig te verwerken in overeenstemming met SLA ‘ s en een datumstempel op te nemen.

  Accounting and Reporting Process

  voordat u AP actief kunt beheren, moet u er zeker van zijn dat uw rapporten accuraat en actueel zijn. Zonder deze informatie hebben veel bedrijven geen duidelijk beeld van hoeveel ze uitgeven, hoe vaak ze betalen en wanneer ze hun leveranciers betalen. Dit kan het moeilijk maken om de beste betalingsvoorwaarden te krijgen of het kiezen van de juiste tijden om betalingen te doen.

  om uw proces te verbeteren moet u:

  • Valideer facturen aan de hand van inkooporders en contractvoorwaarden
  • investeer in real-time rapportagemogelijkheden en automatiseringsfunctionaliteit om reconciliatie af te handelen.
  • niet-geconcretiseerde items op regelmatige basis oplossen
  • laat dezelfde mensen alle reconciliaties voorbereiden en controleren om de kans op dubbele of te hoge betaling te verkleinen
  • pas betalingen toe op elke factuur op de datum dat ze worden gedaan om het systeem accuraat te houden
  • volg alle betalingen, niet alleen betalingen door de verkoper.

  succesvolle AP-afdelingen werken niet alleen met automatisering, maar begrijpen ook hoe belangrijk sterke zakelijke relaties zijn. Gewoon een leverancier betalen is niet genoeg – je moet met hen werken. Hoe beter je ze behandelt, hoe beter de deal die je krijgt.

  zoek vanaf daar de boekhoudsoftware die het beste is voor uw bedrijf en kijk naar de verschillende manieren waarop u het AP-proces kunt optimaliseren. Kijk dan naar je werkkapitaalverhoging.