een handleiding voor het betalen van onafhankelijke aannemers en externe werknemers
het betalen van onafhankelijke aannemers of externe teamleden kan lastig zijn. In de meeste gevallen, het is niet de handeling van het verzenden van geld dat aanzienlijke inspanning vereist. Integendeel, het is het proces van de boekhouding voor alle variabelen die veranderen wanneer nieuwe situaties zich voordoen.
maar alvorens zich zorgen te maken over de wijze waarop onafhankelijke aannemers moeten worden betaald, moeten ondernemers bepalen of hun teamleden daadwerkelijk contractanten zijn. Een bedrijf dat zijn werknemers ten onrechte categoriseert als onafhankelijke aannemers kan dure juridische gevolgen hebben.
dus hoe kunt u zien of uw teamleden worden geclassificeerd als contractanten of werknemers?
stroom uw werkdag
Bereik uw doelen sneller met time tracking en work management.
onafhankelijke contractanten versus externe werknemers
de IRS heeft een reeks richtlijnen die een werknemer van een contractant onderscheiden. Bedrijven moeten deze richtlijnen te herzien om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de federale fiscale regelgeving. Werknemersclassificatie zal bepalen of een bedrijf inkomstenbelastingen, Medicare-belastingen en werkloosheidsbelasting op lonen moet inhouden of niet.
beantwoord deze drie vragen over uw werknemers om het eenvoudiger te maken:
- moeten zij een formeel onboarding-of trainingsprogramma volgen?
- zijn er specifieke instrumenten die zij moeten gebruiken of richtlijnen die zij moeten volgen?
- is er een bepaald aantal uren dat zij wekelijks moeten vergaderen?
indien u een van deze twee vragen met “ja” hebt beantwoord, moeten zij juridisch als werknemers worden ingedeeld. In dat geval ben jij verantwoordelijk voor de bronbelasting op hun loon.
het belangrijkste punt om te onthouden is dat werknemers verplicht zijn om vooraf vastgestelde procedures en schema ‘ s te volgen om hun werk te doen. Bij onafhankelijke aannemers zijn de resultaten het enige dat telt. Hoe en wanneer ze het werk willen doen is aan hen.
contractanten hebben misschien meer vrijheid in de manier waarop ze werken, maar er is een trade-off. Omdat je ze niet als reguliere werknemers zult inhuren, zullen ze verantwoordelijk zijn voor het betalen van hun eigen belastingen, sociale zekerheid en andere vergoedingen die meestal worden ingehouden door werkgevers. Omdat aannemers al deze dingen zelf betalen, worden ze behandeld als zelfstandige professionals.
we zullen in de kosten en inhoudingen in een beetje.
hoe onafhankelijke aannemers te betalen
bij het betalen van onafhankelijke aannemers is het van cruciaal belang dat u begrijpt welke IRS-formulieren u moet voorbereiden, welke vergoedingen u moet inhouden en welke soorten inhoudingen u recht heeft.
welke formulieren moeten werkgevers hebben voor onafhankelijke aannemers?
volgens de IRS zijn er twee formulieren die ondernemers moeten opstellen: formulier W-9 en Formulier 1099-NEC. Dit zijn de volgende formulieren:
formulier W-9 (verzoek om fiscaal identificatienummer en certificering)
een onafhankelijke contractant moet het formulier W-9 invullen om zijn naam en fiscaal identificatienummer te bevestigen. W-9 formulieren hoeven niet te worden ingediend bij de IRS – een W-9 formulier is voornamelijk voor verificatie doeleinden en toekomstige verwijzingen.
formulier 1099-NEC (niet-werknemersbijdrage)
de IRS vereist dat u een Formulier 1099-NEC indient als u gedurende het jaar meer dan $600 heeft betaald voor de professionele diensten van een individuele of zakelijke entiteit. Zorg ervoor dat degene voor wie je dit formulier aanvraagt in aanmerking komt als een onafhankelijke aannemer.
inhoudingen en inhoudingen voor onafhankelijke contractanten
zoals eerder vermeld, worden onafhankelijke contractanten beschouwd als zelfstandigen. U bent niet verplicht om belastingen en andere vergoedingen die u normaal zou betalen voor reguliere werknemers in te houden.
ongeacht de betalingsvoorwaarden die u bent overeengekomen, wordt het geld dat u aan uw contractanten betaalt, beschouwd als aftrekbare kosten. Dit bedrag zal worden afgetrokken van het inkomen van uw bedrijf voordat het wordt onderworpen aan belasting.
het bedrag in kwestie is niet beperkt tot de vergoeding die u betaalde voor het werk van de aannemer. Afhankelijk van de overeenkomst tussen u en hen, kan dit ook extra kosten, zoals:
- Laptops, bureaustoelen en andere werkbenodigdheden
- maandelijkse toelagen voor werk (d.w.z. essentiële hulpprogramma ‘ s zoals internetrekening, lidmaatschapskosten, enz.)
- reiskosten van de contractant
stel dat u een retraite hebt voor uw remote team. Er zijn verschillende andere soorten aannemer-gerelateerde kosten die u zou kunnen oplopen. U kunt ze classificeren als fiscaal aftrekbare uitgaven in de meeste gevallen – zolang je kunt bewijzen dat ze nodig zijn voor uw bedrijf om winst te maken.
hoe werknemers op afstand te betalen
als u besluit fulltime werknemers op afstand in te huren die wonen in een land buiten waar uw bedrijf is geregistreerd, wilt u hen op een van de volgende manieren betalen:
heb een lokale partner betaal uw werknemers op afstand
Als u een partnerbedrijf hebt in het land waar een werknemer op afstand is gevestigd, kunt u de partner uw werknemer op hun loonlijst laten zetten. De werknemer zal technisch gezien de werknemer van het partnerbedrijf zijn, maar zij zullen voor u werken.
dit zorgt ervoor dat u voldoet aan de lokale wetgeving en de werknemer een adequate beloning en uitkeringen biedt.
als u werknemers op afstand in veel verschillende landen over de hele wereld hebt, is deze aanpak misschien niet praktisch omdat daarvoor evenveel partnerbedrijven nodig zijn.
gebruik een uitbestede payrollaanbieder
de andere optie is het uitbesteden van payroll aan een specifieke payrollaanbieder.
dit type onderneming is gespecialiseerd in de behandeling van betalingen en uitkeringen voor werknemers op afstand. Deze aanbieders zijn in staat om dit te doen omdat ze geregistreerde entiteiten hebben in elk land waar ze hun diensten aanbieden.
het gebruik van een outsourced payroll provider kan uw payroll management proces aanzienlijk vereenvoudigen en u bevrijden van het feit dat u zich zorgen hoeft te maken over lokale wet-en regelgeving voor elk land waar uw externe medewerkers zich bevinden.
beste betalingsdiensten voor het betalen van onafhankelijke aannemers en werknemers op afstand
op zoek naar een betrouwbare manier om onafhankelijke aannemers en werknemers op afstand te betalen? Hier zijn de top vier opties:
Hubstaff
de beste manier om onafhankelijke contractanten online te betalen is door hun werkvolgsysteem te stroomlijnen met een geautomatiseerd loonsysteem.
Hubstaff is een time tracking en payroll software die de belangrijkste uitdaging die hierboven vermeld: ervoor te zorgen dat u waar voor uw geld. Hubstaff tracks elk uur gewerkt, zodat u precies weet hoeveel u betaalt.
Verwijder papieren cheques en gebruik Hubstaff om onafhankelijke aannemers, externe teamleden of freelancers te betalen. Hubstaff biedt een online betaaloplossing die direct vanuit uw account kan worden onderhouden door te integreren met internationale betaalplatforms zoals PayPal, TransferWise, Bitwage en Payoneer.
maar Hubstaff is niet alleen een payroll software tool. Het kan ook automatisch de tijd bijhouden en bijhouden welke tijdlogboeken u hebt betaald en welke niet.
het vereenvoudigt tijdregistratie op afstand en voegt een extra laag van inzicht en rapportage toe. Betalingen kunnen automatisch of handmatig worden verzonden. Al uw aannemers hoeft te doen is het downloaden van de desktop-app en druk op start om de tijd te volgen.
Hubstaff berekent automatisch de payroll op basis van het uurtarief van een teamlid en de tijd die hij heeft geregistreerd.
u kunt ook de rapportagefunctie van Hubstaff gebruiken om te zien hoeveel uren ze in totaal hebben gewerkt over een bepaald datumbereik en ze dienovereenkomstig betalen na voltooiing van het project. Het integreert zelfs met boekhoudsoftware-oplossingen zoals QuickBooks en FreshBooks om uw boekhoudproces te vereenvoudigen.
andere voordelen van het gebruik van Hubstaff zijn een nauwkeuriger projectbudgettering en geautomatiseerde planning en aanwezigheidsrapportage.
als extra bonus biedt Hubstaff Desk tools om u te helpen de productiviteit te meten en bewijs van werk te creëren voor onafhankelijke aannemers en gedistribueerde teamleden.
Hubstaff Desk zorgt voor meer inzicht in wat er gedaan wordt door u te laten zien welke apps en URL ‘ s uw team gebruikt, het bijhouden van activiteiten scores, en zodat u optionele schermafbeeldingen kunt configureren om u te helpen de bron van productiviteitsproblemen te herkennen.
uw team kan alles zien wat gevolgd wordt. Hubstaff Desk is een transparante, ethische oplossing om bewijs van werk te creëren.
PayPal
PayPal is de grootste online betalingsverwerker ter wereld, met meer dan 325 miljoen actieve gebruikers in 202 landen en 25 ondersteunde valuta ‘ s.Bedrijven over de hele wereld gebruiken PayPal om contractanten en teamleden te betalen. Dit betekent dat als je talent wilt uitbesteden, er een grote kans is dat de onafhankelijke aannemer die je uiteindelijk inhuurt al gebruik maakt van het platform.
PayPal legt de nadruk op veiligheid en versleutelt automatisch vertrouwelijke informatie bij het opslaan en verzenden ervan.
Houd er rekening mee dat, hoewel de meeste mensen over de hele wereld betalingen kunnen ontvangen via het platform, niet alle landen de mogelijkheid hebben om geld op te nemen naar een lokale bankrekening via een bankoverschrijving.
daarom kunt u uw internationale teamleden alleen in het buitenland betalen om vast te zitten met saldi die ze alleen kunnen gebruiken voor online aankopen.
Payoneer
Payoneer stelt bedrijven in staat om betalingen te verzenden naar externe teamleden en aannemers door middel van directe storting. Het is beschikbaar in meer dan 200 landen en ondersteunt meer dan 150 valuta ‘ s.
de onderneming is een gereguleerde entiteit in de VS en de EU en heeft een vergunning om wereldwijd fondsen over te maken.
Payoneer biedt werknemers en contractanten meerdere manieren om hun inkomsten op te nemen, waaronder het gebruik van Payoneer ‘ s prepaid Mastercard-kaarten en wereldwijde bankoverschrijvingen.
bovendien volgt het bedrijf de strengste beveiligingspraktijken om ervoor te zorgen dat uw gegevens en fondsen veilig blijven.
Wise
Wise leads met een vrij overtuigend aanbod: de eerlijkste wisselkoers. In tegenstelling tot andere betaalplatforms, Wise is een betaalmethode die geen premie toe te voegen aan de wholesale (mid-market) wisselkoers. Dat betekent dat je uiteindelijk alleen betaalt wat je moet betalen voor het omrekenen van valuta.
net als Payoneer biedt Wise een debetkaart die gebruikers kunnen gebruiken om geld op te nemen of uit te geven zodra ze betaald worden.
het platform volgt ook strikte beveiligingsvoorschriften die ervoor zorgen dat uw gegevens en fondsen veilig zijn.
Wise is echter alleen beschikbaar in 60 landen. Als u externe medewerkers of aannemers hebt die buiten die 60 landen wonen, moet u op zoek gaan naar een andere betalingsdienst.
welke betaalmethode moet u gebruiken om onafhankelijke contractanten te betalen?
wanneer u een financiële beslissing neemt over het verzenden van betalingen naar externe teamleden en contractanten in uw bedrijf, moet u uw beslissing niet baseren op welk platform het goedkoopste is.
zorg ervoor dat u degene selecteert die het meest geschikt is voor uw bedrijf — en ondersteunt alle landen waarin uw contractanten zijn gevestigd.
vereenvoudig time tracking en payroll met Hubstaff tijd
eenvoudige, nauwkeurige timesheets zonder hoofdpijn
was u in staat om te bepalen welke van de hierboven genoemde betaalmethoden het beste is voor uw bedrijf? Zijn er betaalplatforms die u gebruikt die het vermelden waard zijn? Laat het ons weten in de reacties hieronder.
Lees onze andere artikelen over geldovermakingen:
- Easy ways to send money to India
- How to send money to Colombia
- How to send money to Ukraine
- How to send money to Brazil
- How to save money on payroll
deze post werd oorspronkelijk gepubliceerd in December 2014. Het is bijgewerkt in April 2019, juli 2020 en augustus 2021 voor nauwkeurigheid, en om meer relevante betalingssystemen op te nemen.