een documentbeheersysteem bouwen met Microsoft

een documentbeheersysteem bouwen met Microsoft

een documentbeheersysteem bouwen met Microsoft

het juiste systeem vinden om uw documenten te beheren is cruciaal voor het succes van elk bedrijf. Met behulp van een Microsoft document management systeem kan helpen bij het oplossen van de typische uitdagingen bedrijven geconfronteerd wanneer het proberen om een schaalbare workflow te creëren.

Wat is een documentbeheersysteem?

een documentbeheersysteem is voor het beheren van digitale bestanden zoals Word, Excel, PowerPoints en meer. In dit tijdperk hebben we veilige, robuuste en aanpasbare software nodig die een geweldige gebruikerservaring biedt. Overschakelen van een legacy document management systeem naar een nieuwer systeem heeft het potentieel om de prestaties te verbeteren en kosten te besparen.

typische uitdagingen met oudere documentbeheersystemen

heeft Microsoft een documentbeheersysteem?

Ja, Dat klopt. Microsoft Office 365 biedt verschillende software-oplossingen, waaronder SharePoint, Microsoft Dynamics en OneDrive voor documentbeheer. Elk van de bovenstaande kan worden gebruikt, afhankelijk van de behoeften van elke organisatie. Dit systeem helpt ons om de documenten op te slaan, samen te werken en te delen rond verschillende platforms. Er zijn ook verschillende manieren waarop we de prestaties van het systeem kunnen analyseren.

1. Security and Permission Management
   veel documentbeheersystemen bieden gebruikers geen manier om beperkingen in te stellen op wie bepaalde documenten kan zien. Sommige documenten moeten alleen door specifieke gebruikers kunnen worden bekeken. Leden van de ene afdeling willen misschien niet dat een andere afdeling toegang heeft tot hun bestanden. Of, een afdeling of groep gebruikers moet in staat zijn om toe te voegen/bewerken rechten terwijl een andere groep heeft alleen-lezen rechten.
2. zoeken en filteren
   als er veel mappen en documenten zijn, kan het moeilijk zijn om het specifieke document te vinden dat u zoekt. Veel zoeksystemen voor documentbeheer zijn niet geconfigureerd om dit probleem op te lossen.
3. kennisgeving en goedkeuring
   sommige documenten, zoals HR-beleid of facturen, hebben goedkeuring nodig voordat ze door alle gebruikers kunnen worden bekeken. Helaas bieden de meeste document management systemen deze functie niet aan.
4. Documentgeschiedenis
   ooit wijzigingen in een document aanbrengen, alleen om de laatste versie te herstellen, maar niet in staat waren? Veel gebruikers noemen het onvermogen om het document geschiedenis te houden en te herstellen verleden versies een pijnpunt met legacy document management systemen.
5. teamsamenwerking
   er is doorgaans geen manier voor teams om projectspecifieke documenten te onderhouden. Projecten moeten kunnen worden toegewezen aan een team dat in staat is om de documenten te beheren onder de teamleden.
6. Behoud de mapstructuur en naamgeving
   de meeste documentbeheersystemen behouden dezelfde mapstructuur en naamgevingsconventies over de gehele ruimte. Dit betekent dat gebruikers niet in staat zijn om mappen te organiseren of een naam te geven op een manier die zinvol is voor hen, omdat deze wijzigingen worden weerspiegeld aan elke andere gebruiker.

hoe Core Microsoft-toepassingen samenwerken om documentbeheer te ondersteunen

SharePoint

SharePoint geeft uw team een gezamenlijke werkruimte met dashboards, agenda ‘ s, taken, meldingen en updates. Het SharePoint-platform houdt deze in een centraal portaal in verband met bedrijfssites. U kunt een SharePoint-site instellen voor elk van uw teams om toegang te krijgen, met dashboards die team-en bedrijfsmeldingen geven. U kunt ook een corporate portal opzetten waar doorzoekbare bedrijfsbrede bibliotheken en meldingen live zijn. Wijs elke werknemer een beveiligingsniveau toe om toegang toe te staan.

10 jaar geleden gebruikten bedrijven SharePoint voor documentconsolidatie, Skype voor directe communicatie en Outlook voor messaging en planning. SharePoint is uitgegroeid tot een robuust Document sharing center, met gedeelde werkruimtes, opslag en presentatie.

OneDrive

OneDrive is een online opslagplatform voor documenten en bestanden. Het wordt meestal gebruikt door individuen en zakelijke teams die een centrale locatie nodig hebben om bestanden op te slaan en te openen. OneDrive versiebeheer en delen functies maken het gemakkelijk om samen te werken, dus het is meer dan alleen een online archiefkast. Microsoft maakt onderscheid tussen persoonlijke en zakelijke versies van de tool.

OneDrive (for Business) bevat nu alle originele SharePoint-documentaanbiedingen, inclusief workflows, auditing, sjablonen en versiebeheer. Wat het niet omvat zijn uw marketing middelen, zoals website en sociale media verbindingen. Het bedrijf is eigenaar van het account en elke gebruiker krijgt een persoonlijk account toegewezen onder het account van het bedrijf. Dit is waar individuele documenten kunnen worden geproduceerd en opgeslagen voordat ze worden gedeeld met het bredere bedrijfspubliek.

OneDrive biedt niet de mogelijkheid om uw inhoud op het web te publiceren. Hoewel u links naar documenten kunt e-mailen, kunt u deze documenten niet rechtstreeks naar een webpagina publiceren vanaf het OneDrive-platform. U kunt documenten zichtbaar maken voor uw team, maar u hebt Office 365 of een ander CMS/website platform nodig om uw werk publiekelijk te publiceren.

Azure

Profiteer van volledig beheerde bestanden in de cloud die toegankelijk zijn via het SMB-protocol (Server Message Block). Koppel bestanden tegelijkertijd aan in de cloud of op locatie op Windows, Linux en macOS. Plus, cache Azure file shares op Windows-Servers met Azure File Sync voor lokale toegang prestaties. Gebruik premium shares voor performance-gevoelige, IO-intensieve workloads en standaard shares voor betrouwbare, algemene opslag van bestanden

Dynamics 365

Dynamics 365 is een cloudgebaseerde oplossing die alles biedt wat u nodig hebt voor CRM en ERP in één pakket

zie bedrijfs—en klantgegevens op één plaats—over honderden bronnen-voor een enkele 360-graden weergave van uw organisatie.

Microsoft Teams

Microsoft Teams is ontworpen om elk aspect van samenwerking te consolideren — niet alleen documentbeheer en delen. Via Microsoft Teams kunnen medewerkers hun instant messaging, e-mail, agenda ‘ s, projecten en meer volgen.

Microsoft Planner

Microsoft Planner is een to-do app die wordt geleverd met Office 365. Het wordt gebruikt voor persoonlijke en teamwork planning, met een eenvoudige kaart-gebaseerde interface.

Microsoft Planner biedt een hub voor teamleden om plannen te maken, taken te organiseren en toe te wijzen aan verschillende gebruikers, en om updates te controleren op voortgang via dashboards. Het biedt ook een centrale plaats waar bestanden kunnen worden gedeeld en zichtbaar voor het hele team. Als een Office 365 app, kunt u Planner vinden binnen uw Office 365 huis.

Planner integreert native met alle andere Office 365-toepassingen, en het gebruik van een tool binnen het Microsoft-ecosysteem is zeer efficiënt. Microsoft heeft een suite van apps die elkaar aanvullen en mooi samen te werken gemaakt. Planner gebruiken betekent dat u eenvoudig uw taken kunt integreren in Outlook, taakdocumentatie kunt koppelen en bekijken door te linken naar SharePoint, een project binnen Teams kunt bespreken terwijl u uw Planner hebt geopend, op een videogesprek kunt springen (met Teams, voorheen Skype for Business) en nog veel meer

voordelen van het gebruik van Microsoft-Software voor documentbeheer

een effectieve oplossing voor documentbeheer specificeert het volgende::

1. Welke soorten documenten en andere content kan worden gemaakt in een organisatie
2. Wat sjabloon die u wilt gebruiken voor elk soort document
3. Wat metadata aan te bieden voor elk soort document
4. Waar voor het opslaan van een document in elke fase van zijn levenscyclus
5. Hoe om toegang tot een document in elke fase van zijn levenscyclus
6. Het verplaatsen van documenten binnen de organisatie als leden van het team dragen bij aan de documenten van de schepping, controle, goedkeuring, publicatie, en de vervreemding

Microsoft biedt de beste oplossingen voor alle boven. De volgende zijn de functies en voordelen van het gebruik van Microsoft als uw DMS-partner. Zij levert deze oplossingen al vele jaren en is een van de toonaangevende bedrijven op dit gebied. Met cloud, on-premise, of hybride, elke structuur die u kiest, Microsoft biedt een betere oplossing.

deze oplossingen en voordelen omvatten:

• mogelijkheid om eenvoudig de informatie te vinden/zoeken die u nodig hebt
• mobielvriendelijk: maak / bewerk / werk samen op elk moment, elke plaats
• totale beveiliging: veiliger dan een on-premises server
• beveiliging op mappen-en bestandsniveau: Geef alleen toegang aan de mensen die het nodig hebben
• Compliance-friendly
• versiebeheer, zodat er geen verschillende iteraties van een bestand rondzweven
• Bestandsgeschiedenis zodat u kunt zien wie welke verandering heeft gemaakt, wanneer
• eenvoudige samenwerking met collega ‘ s, contractanten en klanten
• snel en veilig delen binnen of buiten de organisatie
• integratie & Compatibiliteit: De oplossingen van Microsoft kunnen gemakkelijk worden geïntegreerd in vele andere systemen
• Document imaging / scanning laat u fysieke ruimte besparen door uw bestanden online op te slaan
• schaalbaar: het groeit gemakkelijk met uw organisatie mee. U zult het niet kunnen ontgroeien als een Documentbeheeroplossing
• cloudgebaseerd: u hoeft zich geen zorgen te maken over de fysieke beveiliging van de servers of al uw gegevens te verliezen wanneer alles zich in de cloud bevindt. Toegang tot de bestanden die u nodig hebt op elk gewenst moment, overal waar u een internetverbinding hebt
• Offline bewerken: als u ergens heen gaat zonder internetverbinding, kunt u eenvoudig uw bestanden meenemen
• bespaar op human resources: u hebt minder IT-personeel nodig dan u zou hebben voor een oude, on-site server

Plus, migratie van oudere servers of andere oplossingen is eenvoudig.

hoe HingePoint onze klanten helpt Microsoft-oplossingen te benutten voor hun Documentbeheerbehoeften

wij kunnen u helpen SharePoint te implementeren als uw oplossing voor documentopslag. We ontwerpen de informatiearchitectuur (IA) op basis van uw unieke zakelijke vereisten. IA behandelt de vereiste sitecollecties, subsites, documentbibliotheek, metadata, velden en meer.

Organiseer uw bestanden in logische categorieën om u te helpen georganiseerd te blijven

we zorgen voor het creëren van bibliotheken met vooraf gedefinieerde metadata om ervoor te zorgen dat u de inhoud vindt die u wilt op zoek naar elke keer dat je zoekt en filtert.

we kunnen een workflow implementeren die het mogelijk maakt om goedkeuring en meldingen in te stellen voor bepaalde documenten. Als je een team site nodig hebt voor samenwerking, kunnen we dat creëren. We kunnen die site ook veranderen in een sjabloon waarmee u eenvoudig afzonderlijke ruimtes kunt creëren voor elke client of project die dezelfde basisstructuur behouden.

als u teamsamenwerking naar een ander niveau wilt tillen, kunnen wij u helpen Microsoft Teams te integreren. Uw teams zullen in staat zijn om alle documenten met betrekking tot een discussie eenvoudig te beheren op één plaats en vinden het gemakkelijk in de toekomst.

documenten beheren die betrekking hebben op projecttaken? Wij kunnen u helpen Microsoft Planner aan de vergelijking toe te voegen om de voortgangstaken bij te houden. U kunt documenten van SharePoint eenvoudig koppelen aan uw taken en koppelen aan gesprekken met Microsoft-Teams.

Gebruik aangepaste formulieren om teamaanvragen af te handelen en maak tabbladen met aangepaste rapporten om de algemene voortgang te controleren.

zoals u kunt zien, zijn er veel manieren waarop u uw documentbeheerprocessen kunt stroomlijnen met behulp van Microsoft-hulpmiddelen.

u kunt zelfs SharePoint gebruiken om documenten te beheren die u gebruikt om inhoud op uw website te publiceren.

hoe zou een beter Document Management Systeem er voor u uitzien?

gebruikt uw organisatie nog steeds een verouderd oud documentbeheersysteem om uw administratie te beheren? Neem vandaag nog contact op met Hingepoint en zie dat onze ervaren consultants uw werk gemakkelijker kunnen maken met een systeem dat uw gebruikers geweldig zullen vinden!