de moderne EA: wat u moet doen om relevant te blijven
de rol van een Executive Assistant (EA) is van oudsher het verlenen van ondersteuning op hoog niveau aan hun executive, zodat ze zich kunnen concentreren op de belangrijkste doelstellingen en prioriteiten van het bedrijf. Fast-forward naar 2021, en de verantwoordelijkheden van een EA zijn uitgebreid naar strategische planning, projectmanagement, en zelfs budget, office, operational en HR management.
aan het eind van de dag moeten succesvolle EA ‘ s hun uitvoerende macht verheffen.
in welke vaardigheden moeten Grote EA ‘ s vandaag trainen om ervoor te zorgen dat ze niet alleen relevant blijven, maar ook een voorsprong hebben op het spel in de komende jaren?
EAs: toen en nu
In onze snel veranderende geglobaliseerde bedrijfswereld moest de rol van een EA evolueren tot een poortwachter en projectmanager voor de CEO, terwijl het bedrijf tegelijkertijd strategische waarde toevoegt.
van oudsher het beheren van dagboeken, het boeken van reisarrangementen, het doen van boodschappen, het organiseren van vergaderingen en afspraken en het communiceren namens de leidinggevenden, is de lijst van verantwoordelijkheden van de EA enorm uitgebreid. De rol is nu bekend dat het uitvoeren van training voor andere admin personeel, het beheren van evenementen, het ondersteunen van meer leidinggevenden of een groter team, en zelfs het hebben van een echte inspraak in de zaken van het bedrijf.Volgens Jonathan McIlroy, Uitvoerend Directeur Onderwijs en opleiding bij het Executive Assistant Network, is er één groot verschil tussen moderne EA ’s en de traditionele rol van EA’ s uit het verleden, waar ze voornamelijk reactief waren en vertelden wat ze moesten doen en wanneer.
” het draait nu allemaal om strategisch en proactief werken – en ik benadruk het punt rond heel proactief zijn, ” zei McIllroy.
“tegenwoordig hoeven de meeste grote EA’ s niet vaak te worden geleid – zij weten precies wat hun uitvoerend orgaan nodig zal hebben en wanneer, en door op deze behoeften te anticiperen, ontwikkelen zij ook andere gebieden die de uitvoerend directeur nodig zal hebben, zodat zij nog productiever en effectiever kunnen zijn.”
uitvoerend assistenten hebben meer waarde dan ooit
voor sommigen kan deze nieuw gevonden empowerment veel lijken op zich te nemen, maar worden niet overweldigd – de meeste EA ‘ s beschikken al over de basisvaardigheden en kennis die ze nodig hebben om effectief te zijn in deze uitgebreide rol. Het gaat uiteindelijk om het verkrijgen van een sterk begrip van hoe deze vaardigheden te gebruiken en te verfijnen.
terwijl rudimentaire vaardigheden zoals detailgericht, articuleren en onafhankelijk zijn essentieel zijn, heeft een grote EA vandaag bepaalde vaardigheden nodig om veel verder te gaan. Dit betekent dat:
-
Een strategische multi-tasker
-
Zeer georganiseerd
-
Vindingrijk
-
Betrouwbaar
-
Een meedogenloze prioritiser
-
Een delegator
-
Comfortabel met de nieuwste technologieën op de werkplek
Bewijs jezelf in deze gebieden zal u onmisbaar voor uw directie en de business, en je ook helpen om zich te onderscheiden van andere Ea.
met sterke ondersteuning
voor EA ‘ s is het essentieel om te leren hoe u uw baas kunt helpen zeer productief en succesvol te zijn. Het leren van de regels en onderstromen van het bedrijf, het onthouden van de voorkeuren van uw baas en het anticiperen op hun behoeften zal u helpen om snel aan te passen en het bevorderen van een sterkere werkrelatie tussen jullie beiden.
met de huidige technologische ontwikkelingen zijn er veel online platforms en workshops om uw productiviteit te verhogen, het risico op fouten te minimaliseren en uw leven gemakkelijker te maken.
een grote EA zal proberen zichzelf proactief te upgraden met de nodige en meest up-to-date vaardigheden.
upscilleren als een EA
als u besluit een cursus te volgen, doe dan uw due diligence, want er zijn er veel aangeboden, zoals korte cursussen die slechts een paar honderd dollar kosten. Maar er zijn ook veel gratis en gratis online leerplatforms beschikbaar. Coursera is een online leerkanaal ondersteund door top wereldwijde universiteiten, waaronder Stanford en Duke University, die biedt gratis cursussen in vele specialisaties. Er zijn ook online bronnen voor EA ‘ s die gratis bronnen en artikelen bieden, zoals praktisch perfecte PA, als je op dit moment niet de tijd hebt om een cursus te volgen.
het bijwonen van PA – conferenties is een andere goede manier om andere EA ’s en administratieve professionals te ontmoeten en van hen te leren hoe u zich het best kunt aanpassen aan deze voortdurend veranderende rol-u hebt misschien al een netwerk van contacten waaruit u advies kunt putten, vooral wanneer u unieke of lastige scenario’ s hebt die u door hen kunt uitvoeren. Anders zijn conferenties en evenementen een prima startpunt voor het verbinden en opbouwen van een netwerk van EA ‘ s waar je een beroep op kunt doen.
gerelateerd: a guide to upskilling for professionals: waarom, hoe en waar
nieuwe kansen en verantwoordelijkheden van EA
McIlroy deelt de kenmerken van EA ‘ s die zullen slagen in de veranderende bedrijfsomgeving: “we zien dat grote EA’ s niet alleen een grote breedte moeten hebben, maar ook een echte diepte van kennis specifiek over wat hun leidinggevenden doen, waarom ze het doen, en hoe het bijdraagt aan het bedrijf in het algemeen.
” we hebben interne berekeningen uitgevoerd over wat het verschil tussen het hebben van een gemiddelde EA en een grote EA kan betekenen voor een organisatie. Het is astronomisch, financieel.
hij zei dat er voorbeelden zijn van EA ‘ s die echt op hoog niveau werken en resultaten boeken voor hun uitvoerende macht.”It’ s great when they get revenue recognition, and it ‘ s also great for their executive and organisation to be sured as being highly progressive. Belangrijk, het helpt de lat omhoog te tillen.”
hoe beter een EA of assistent in staat is, des te meer deuren voor hen opengaan. Dit is iets dat gebeurt over de hele linie, met veel bedrijven en leidinggevenden vragen kandidaten die in staat zijn om meer dan een set van verantwoordelijkheden te behandelen.
ons advies aan assistenten is: hoe meer verantwoordelijkheden u op zich neemt, hoe meer u zult leren, hoe meer ervaring en blootstelling u opdoet, wat uiteindelijk bijdraagt aan uw carrièregroei.
bovenal is een goede pasvorm tussen executive en assistant van het grootste belang, en het opzetten van een goede werkrelatie, zoals blijkt uit de up-to-date vaardigheden van de EA zal zorgen voor succes, relevantie en duurzaamheid in de administratie beroep.
op zoek naar uw volgende EA-vacature? Bekijk hier onze open executive assistant-functies.