Awesome Meetings: hoe een vergadergesprek te modereren?
discussies zijn de kern van elke vergadering. Wanneer gemodereerd kan het een geweldig hulpmiddel worden om iedereen betrokken te houden en ideeën uit te wisselen op een ordelijke manier. Echter, links ongemodereerd kan chaos, conflict, en demotiveren deelnemers die zich ongehoord, verkeerd begrepen of uitgesloten voelen. We willen u enkele principes en technieken laten zien die de discussies tot een productief instrument maken.
Wat is een discussie? Voor de eenvoud, laten we aannemen dat elke activiteit tijdens een vergadering waarbij twee of meer sprekers spreken, is een discussie. U zult het niet tegenkomen in een update vergadering, maar de beslissing of brainstorming vergaderingen zal in meerderheid bestaan uit de discussies en idee-uitwisseling.
Wanneer moet discussie welkom zijn? Alleen al gezien het creatieve en constructieve karakter van de discussie als een activiteit, is het zichtbaar een goede activiteit in elke creatieve en op beslissingen gebaseerde context. Elke deelnemer brengt zijn unieke ervaring en perspectief, die op zijn beurt in het licht kan worden gebracht door middel van discussie. Als je je gedachtenhorizon wilt verbreden, verschillende ideeën wilt testen, dingen wilt opnemen die je zelf niet zou denken, een vergadergesprek wilt opzetten. Het is ook een manier om elke deelnemer te betrekken en hen in staat te stellen om hun eigen mening te uiten, waardoor ze zich herkend en direct betrokken voelen bij het proces en de uiteindelijke oplossing. Het is een zeer belangrijk punt voor iedereen die teams en hun motivatie niveaus beheert: het is veel gemakkelijker om extra mijl te gaan als men zich nodig voelt, erkend, en betrokken!
Wanneer moet discussie worden vermeden? Er zijn situaties die niet profiteren van verschillende meningen of oplossingen. De meest voor de hand liggende plek waar discussies niet gemakkelijk zullen worden omarmd zijn de updatebijeenkomsten: terwijl sommige vragen kunnen worden beantwoord, is er al niets dat kan worden gedaan om de uitkomst te veranderen. In een dergelijke situatie is discussie zinloos en zal onproductief zijn. Een grote reden om de discussie te vermijden is het onvermogen om het te matigen: zelfs een kleine discussie kan veranderen in een chaotisch geluid wanneer ongemodereerd.
hoe een discussie op te zetten? Een vuistregel die het waard is om te onthouden is: tenzij expliciet vermeld, wordt er geen matiging verondersteld-bij het faciliteren van een vergadering, moet u beginnen met het vaststellen van duidelijke en begrijpelijke regels. “Vandaag bespreken we onze nieuwe ideeën voor de voorjaarscampagne, probeer uw spreektijd te beperken tot 5 minuten zodat iedereen zijn ideeën kan uiten. We zullen ze ideeën bespreken nadat alle ideeën zijn gepresenteerd ” is een vriendelijke en constructieve discussie opener. Als de agenda van tevoren bekend is, kunnen de deelnemers worden voorbereid, dus moeten ook de discussieregels erin worden opgenomen. Afhankelijk van de deelnemers, kunt u een duidelijk zichtbare timer voor te bereiden: sommige sprekers graag praten en het geven van feedback over de tijd zal ervoor zorgen dat ze tot de punt zonder het risico van overextensieve hun toegewezen tijd.
hoe het discussieproces te matigen? De facilitator moet sprekers organiseren, hen een stem geven en het discussieproces observeren. Dingen om op te letten zijn:
- deelnemers nemen langer dan toegestaan: gebruik gewoon een timer en informeer hen dat hun tijd is afgelopen of al is afgelopen, zodat ze moeten afronden,
- deelnemers snijden in: als u de discussieregels al hebt vastgesteld, herinner de malafide deelnemer eraan dat hun mening en argument zullen worden gehoord na de presentatie deel,
- discussie die een cyclus binnengaat, dat wil zeggen het ene argument leidt tot een ander, leidt tot een ander (spoelen-en-herhalen), die terug komt naar de eerste: u zult moeten ingrijpen en die situatie aanpakken, alle argumenten verzamelen en ze één voor één ontleden om een manier te vinden om het conflict op te lossen,
- er kan geen oplossing, consensus of compromis worden bereikt: u zult moeten optreden als een onpartijdige raadsman (geen rechter!), herformuleer elke oplossing op een andere manier om het perspectief te veranderen en het begrip van de zaak te transformeren, te vereenvoudigen.
hoewel de eerste twee gemeenschappelijke problemen gemakkelijk op te lossen zijn en een zacht en vriendelijk duwtje of een vriendelijke herinnering vereisen, zijn de laatste twee een teken van conflicten en strategieën om ze aan te pakken en op te lossen zullen een andere keer worden besproken!
hoe houden deelnemers betrokken en betrokken? Je kunt het waarschijnlijk raden, maar het grote voordeel van een meeting facilitator is hun vermogen om de kamer te lezen. Facilitator is niet alleen iemand om aantekeningen te maken en de vergadering te organiseren. Door het lezen van gezichten en onderliggende emoties van de deelnemers moeten ze in staat zijn om mensen die zijn ontkoppeld te merken: het gebruik van mobiele telefoons, negatieve lichaamstaal, streng of betrokken gezichtsuitdrukkingen, en haak ze terug in de discussie. Het is de rol van de facilitator om stem te geven in de gemodereerde discussie, en soms zullen ze de volgorde van de sprekers moeten veranderen of zelfs hun eigen vragen moeten stellen! Goede facilitator zal onconstructieve kritiek aanpakken, en de slechte stemming die het veroorzaakte oplossen.Matiging van discussies is geen gemakkelijke taak en vereist veel emotionele intelligentie, interpersoonlijke vaardigheden en vooral … geduld. Vergeet niet dat elk conflict kan worden opgelost door constructieve en pragmatische communicatie en veel vriendelijkheid!
Cubitoo biedt gepersonaliseerde coaching voor startups en kleine bedrijven, gericht op het organiseren van effectieve vergaderingen en andere communicatie-gerelateerde aspecten van het runnen van een succesvol bedrijf. Neem vandaag nog contact op