Audit working papers

Audit working papers

dit artikel gaat over audit working papers. Auditors dienen hun werkdocumenten op zodanige wijze op te stellen en te organiseren dat de auditor een passende Auditdienst kan verrichten. De accountant moet vermijden onnodige werkdocumenten op te stellen of op te slaan, en moet daarom voorkomen dat de boekhouding van de cliënt uitgebreid wordt gekopieerd. In dit stadium dient te worden opgemerkt dat het voor de auditor noch noodzakelijk noch uitvoerbaar is om alle tijdens de audit behandelde zaken te documenteren.
Auditdocumentatie moet worden begrepen voor zowel Audit and Assurance (AA) als Advanced Audit and Assurance (AAA).

de controlestandaarden

Isa 230, Auditdocumentatie stelt dat het doel (1) van de auditor is om documentatie op te stellen die:

1. een voldoende en passend verslag van de grondslag voor het accountantsverslag, en
2. bewijs dat de audit was gepland en uitgevoerd in overeenstemming met Isa ‘ s en toepasselijke wettelijke en reglementaire vereisten.

de auditor dient de auditdocumentatie tijdig en op zodanige wijze op te stellen dat een ervaren auditor, die geen eerdere band met de audit had, inzicht kan krijgen in:

1. de aard, het tijdstip en de omvang van de controleprocedures die worden uitgevoerd om te voldoen aan de ISA ‘ s en de toepasselijke wettelijke en reglementaire vereisten
2. de resultaten van de controleprocedures en de verkregen controlegegevens, en
3. belangrijke zaken die tijdens de controle zijn ontstaan, de conclusies die zijn getrokken en belangrijke oordelen die zijn gemaakt om tot deze conclusies te komen.

bij het documenteren van de aard, het tijdstip en de omvang van de uitgevoerde controleprocedures dient de auditor de identificerende kenmerken van de specifieke punten of zaken die worden getest, te registreren.
de auditor dient de besprekingen van belangrijke zaken met het management en anderen tijdig te documenteren.
indien de auditor informatie heeft vastgesteld die in tegenspraak is met of inconsistent is met de definitieve conclusie van de auditor met betrekking tot een belangrijke zaak, dient de auditor te documenteren hoe de auditor de tegenstrijdigheden of inconsistentie bij het vormen van de definitieve conclusie heeft aangepakt.
wanneer de auditor het in uitzonderlijke omstandigheden noodzakelijk acht af te wijken van een basisbeginsel of een essentiële procedure die relevant is in de omstandigheden van de audit, dient de auditor te documenteren hoe de alternatieve auditprocedures het doel van de audit bereiken, en, tenzij anders duidelijk, de redenen voor het vertrek.
bij het documenteren van de aard, het tijdstip en de omvang van de uitgevoerde controleprocedures moet de auditor:

1. de identificatiekenmerken van de specifieke onderzochte punten of zaken
2. die de controlewerkzaamheden hebben verricht en de datum waarop deze werkzaamheden zijn voltooid, en
3. die de controlewerkzaamheden hebben beoordeeld en de datum en omvang van deze controle (2).

de auditor dient de samenstelling van het definitieve auditdossier tijdig na de datum van het verslag van de auditor af te ronden.
nadat de verzameling van het definitieve auditbestand is voltooid, mag de auditor de auditdocumentatie niet verwijderen of weggooien voor het einde van de bewaartermijn.
wanneer de auditor het noodzakelijk acht om bestaande auditdocumentatie te wijzigen of nieuwe auditdocumentatie toe te voegen nadat de samenstelling van het definitieve dossier is voltooid, dient de auditor, ongeacht de aard van de wijzigingen of toevoegingen, een document in te dienen.:

1. de specifieke redenen om ze te maken, en
2. wanneer en door wie ze zijn gemaakt en herzien.

Wanneer bijzondere omstandigheden zich voordoen na de datum van de accountantsverklaring die vereisen dat de accountant tot het uitvoeren van nieuwe of aanvullende controlewerkzaamheden, of die ertoe leiden dat de accountant in het bereiken van nieuwe conclusies, moet de auditor document:

1. De omstandigheden aangetroffen
2. De nieuwe of aanvullende controlewerkzaamheden uitgevoerd, audit verkregen bewijs en de conclusies, en hun effect op het verslag van de commissaris
3. Wanneer en door wie de daaruit voortvloeiende wijzigingen van het audit documentatie werden gemaakt, en (indien van toepassing) beoordeeld.

de vereisten van de ISA leiden de auditor tot het opstellen van auditdocumentatie die van een aanvaardbare standaard is. Het begrijpen en toepassen van de vereisten zal de auditor beschermen tegen ongewenste en onnodige rechtszaken.

belang van werkdocumenten

:

• zijn noodzakelijk voor de kwaliteitscontrole van de audit
• zorg ervoor dat de door de auditpartner gedelegeerde werkzaamheden naar behoren zijn voltooid
• bewijs leveren dat een effectieve audit is uitgevoerd
• verbeter de efficiëntie, de efficiëntie en de effectiviteit van de audit
• voldoende gedetailleerd en
• actuele feiten die de redelijkheid van de conclusies van de auditor rechtvaardigen
• bewaar een record van zaken die van belang blijven voor toekomstige audits.

onnodige documenten vermijden

alvorens te besluiten een bepaald controlewerkstuk op te stellen, dient de auditor ervan overtuigd te zijn dat het:

• noodzakelijk hetzij omdat het een essentieel of nuttig doel zal dienen ter ondersteuning van de accountantsverklaring, hetzij omdat het informatie zal verschaffen die nodig is voor fiscale of andere wettelijke/regelgevende doeleinden die verband houden met de cliënt
• niet uitvoerbaar is voor het personeel van de cliënt om het werkdocument op te stellen, of voor de accountant om kopieën te maken van documenten die het personeel van de cliënt (met inbegrip van interne auditors) heeft opgesteld in het kader van hun normale reguliere taken.

inhoud

gewoonlijk moet elk auditwerkstuk worden voorzien van de volgende informatie:

• De naam van de client,
• De periode gedekt door de audit
• Het onderwerp
• Het bestand referentie (3)
• De initialen (handtekening) van de medewerkers die bereid zijn de werken van papier, en de datum waarop het werd opgesteld
• In het geval van een controle papers opgesteld door de opdrachtgever personeel, de datum van de working papers werden ontvangen, en de initialen van de audit lid van het team die de audit uitgevoerd werk
• De initialen van de medewerker die beoordeeld de working papers en de datum waarop de controle werd uitgevoerd
• elk controledocument moet voldoen aan de kenmerken van een goed werkdocument, zoals verderop in dit artikel wordt beschreven.

door de cliënt opgestelde documenten

bepaalde door de accountant vereiste werkdocumenten kunnen reeds door het personeel van de cliënt zijn opgesteld. De auditor dient, waar mogelijk, ervoor te zorgen dat kopieën daarvan aan het auditteam ter beschikking worden gesteld. Indien klantenmedewerkers werkdocumenten opstellen die door de auditor moeten worden bewaard, dient de auditor in een vroeg stadium van de audit met klantenmedewerkers overeenstemming te bereiken over de vorm van de werkdocumenten en deze informatie in het auditschema op te nemen.Bij het opstellen van werkdocumenten dient de accountant ervoor te zorgen dat de werkdocumenten alle vereiste informatie bevatten. Al deze werkdocumenten moeten normaliter duidelijk worden geïdentificeerd als zijnde opgesteld door de cliënt. Het lid van het auditteam dat rechtstreeks verantwoordelijk is voor een auditgebied waarin werkdocumenten van het personeel van de klant zijn opgenomen, dient deze documenten te ondertekenen – dit toont aan dat ze zijn gecontroleerd en dat ze kunnen worden beoordeeld door de manager en de partner, en door latere beoordelaars. De handtekening van het lid van het auditteam geeft aan dat het werkdocument (opgesteld door het personeel van de klant) is “gecontroleerd”.

enkele kenmerken van een goed werkdocument

op basis van het bovenstaande zou een goed werkdocument aan de eisen van ISA 230 moeten voldoen door de volgende kenmerken te vertonen:

• er moet een duidelijke controledoelstelling worden vermeld, meestal in termen van een controleverklaring (bijvoorbeeld “om de volledigheid van de handelsschulden te waarborgen”).
• het moet het einde van het jaar/de periode volledig vermelden (bijv. 31 oktober 20X9), zodat het werkdocument niet wordt verward met documentatie die tot een ander jaar/de periode behoort.
• de volledige omvang van de test moet worden vermeld (dat wil zeggen hoeveel items werden getest en hoe dit aantal werd bepaald). Dit zal de opsteller en eventuele latere beoordelaars in staat stellen te bepalen of de in het werkdocument verstrekte controlegegevens toereikend zijn.
• wanneer naar een ander werkdocument moet worden verwezen, moet de volledige verwijzing naar dat andere werkdocument worden vermeld. Een verklaring dat de details van de tests te vinden zijn op “een ander werkdocument” is onvoldoende.
• in het werkdocument moeten de resultaten van de test duidelijk en objectief worden vermeld, zonder vertekening en op basis van de gedocumenteerde feiten.
• de conclusies moeten in overeenstemming zijn met de resultaten van de test en onafhankelijk onderzoek kunnen doorstaan.
• er moet duidelijk naar het werkdocument worden verwezen, zodat het naar behoren kan worden ingediend en gemakkelijk kan worden gevonden wanneer dat op een later tijdstip vereist is.
• het moet worden ondertekend door de persoon die het voorbereidt, zodat vragen kunnen worden gericht aan de juiste persoon.
• het moet worden ondertekend en gedateerd door iedereen die het beoordeelt, om aan de kwaliteitscontrolevereisten van het onderzoek te voldoen.

de beoordelaar van auditwerkdocumenten moet ervoor zorgen dat elk document deze kenmerken heeft. Als een relevant kenmerk afwezig wordt geacht, moet dit resulteren in een controlebeoordelingspunt (dat wil zeggen een opmerking van de beoordelaar die de oorspronkelijke opsteller de opdracht geeft de fout op het werkdocument te corrigeren).

conclusie

uit werkdocumenten blijkt dat een effectieve, efficiënte en economische audit is uitgevoerd. Zij moeten daarom zorgvuldig en vakkundig worden voorbereid. Zij moeten voldoende gedetailleerd en volledig zijn, zodat een auditor die geen eerdere ervaring met die audit heeft, de werkdocumenten kan begrijpen in termen van het voltooide werk, de bereikte conclusies en de motivering van deze conclusies.

aantekeningen

1. ISA 230 paragraaf 5.
2. in paragraaf 17 van ISA 220 wordt bepaald dat de opdrachtnemer moet voldoen aan de eis dat door middel van een herziening van de controledocumentatie (en overleg met het opdrachtgeversteam) voldoende passend controlebewijs is verkregen. Dit betekent niet dat elk specifiek werkdocument bewijs van herziening moet bevatten, maar er moet documentatie zijn van welk werk werd herzien, wie het werk heeft herzien en wanneer het werd herzien.
3. elk auditkantoor heeft zijn eigen nummering-en verwijzingssysteem. Binnen elk systeem is de beste manier om werkdocumenten te nummeren door ze seriematig in elke sectie op te slaan en ze te kruisen. Wanneer documenten bedoeld zijn om in te stemmen met of steun te verlenen aan elementen die in de jaarrekening of in andere werkdocumenten in het dossier voorkomen, dient de accountant deze normaliter zo op te stellen dat dergelijke overeenkomsten duidelijk worden zonder dat verder onderzoek en afstemming noodzakelijk zijn.