6 Best Practices voor het beheren van software implementatieprojecten

6 Best Practices voor het beheren van software implementatieprojecten

veel software implementation projecten zijn mislukt omdat ze over het budget, te laat, misleid, slecht gedefinieerd, of een combinatie daarvan. Uit IT-investeringsstatistieken blijkt dat meer dan 80% van de software-implementatieprojecten niet succesvol zijn, slecht worden uitgevoerd of worden geannuleerd voordat ze zijn voltooid. Bovendien is 30% van die mislukte projecten zelfs nooit van start gegaan vanwege ontoereikende vereisten, gebrek aan betrokkenheid van belanghebbenden, geen veranderingscontrolesysteem, slechte tests en andere redenen.

ondertussen zijn er verschillende best practices die kunnen helpen al deze mislukkingen te voorkomen en slecht projectmanagement te bestrijden. In dit artikel ga ik schrijven over 6 best practices voor het beheren van software implementatie projecten. De items die ik hier beschrijf zal u helpen uw IT-projecten winstgevend te houden en een aanvaardbare ROI te krijgen.

hier is mijn lijst van 6 best practices voor het beheren van software implementatieprojecten:

1. onderhandelen met softwareprovider
2. definieer rollen
3. zorg voor effectieve Planning
4. Beheer problemen
5. voer solide testen uit
6. heb een trainingsprogramma

onderhandel met softwareprovider

een systeem dat u in uw werkomgeving gaat implementeren wordt geleverd door een bepaalde leverancier. U moet omgaan met uw software provider om de systeemvereisten te verduidelijken, functionaliteit, beperkingen, en typische problemen en resoluties ook. De experts van op maat gemaakte softwareontwikkeling kunnen u bijvoorbeeld een best practices-aanpak bieden om u te helpen softwareprojecten van elke omvang en complexiteit te implementeren.

de beste manier om ervoor te zorgen dat u alles goed krijgt en doet, is het sluiten van een contract met de verkoper. Ik stel voor dat u overwegen de volgende items te worden opgenomen in uw contract:

• prestatiecriteria van het systeem
• gebruikersdocumentatie
• Training en technische ondersteuning, die moeten worden verstrekt
• beschrijving van het testproces, inclusief testsystemen
• Tijdescalatiebeleid
• betalingsschema
• eventuele sancties in verband met onjuiste systeemprestaties en gebruik

Als u al deze items contractueel hebt gedefinieerd, zal uw projectmanager in staat zijn om een goed te maken-gedefinieerd projectplan. Bovendien kunt u uw softwareprovider verantwoordelijk houden voor hun deliverables.

definieer rollen

het is duidelijk dat uw software-implementatieproject verschillende medewerkers en middelen zal omvatten die het implementatieproces zullen verzorgen. Uw primaire doel is om al het personeel te organiseren op een manier die efficiëntie en betrouwbaarheid van de projectresultaten garandeert.

met andere woorden, u moet een organisatiestructuur creëren die duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden van het projectpersoneel definieert. De belangrijkste rollen moeten zijn:

• Sponsor. Deze persoon is een vertegenwoordiger van de organisatie die fondsen verstrekt aan uw software-implementatieproject. Hoogstwaarschijnlijk zal uw bedrijf het project goedkeuren, sponsoren en bezitten. Merk op dat de sponsor geen lid van het projectteam mag zijn.
• Stuurgroep. Dit bestuursorgaan bestaat uit topmanagers en besluitvormers die de strategische richting en beleidsbegeleiding van het team bepalen. Het is een managementgroep die het team assisteert bij het oplossen van problemen, het oplossen van problemen, het personeel, andere zaken.
• Team. Het projectteam bestaat uit mensen die de taken van uw software-implementatieproject uitvoeren. Het team is verantwoordelijk voor de deliverables en wordt geleid door de projectmanager.
• Manager. De manager van uw project neemt de verantwoordelijkheid voor de algehele planning en ook het toezicht op de status en de uitvoering van het werk. Deze persoon zorgt ervoor dat het systeem wordt uitgevoerd onder het budget, op tijd en volgens de eisen van de gebruiker.

wanneer u de rollen van het personeel dat betrokken is bij uw software-implementatieproject hebt gedefinieerd, kunt u een organisatieschema maken dat de taken en verantwoordelijkheden van de belanghebbenden visualiseert.

zorgen voor effectieve Planning

de volgende beste praktijk voor het beheren van software-implementatieprojecten gaat over planning. Wanneer u een projectbeheerplan maakt en deelt, moet u er zeker van zijn dat dit document is overeengekomen met de resources en het management.

hier zijn essentiële tips voor effectieve projectplanning:

• zorg ervoor dat u de projectdoelstellingen duidelijk definieert en uitlegt aan het team
• zorg ervoor dat alle teamleden de scope begrijpen
• Maak een veranderingsmanagementplan dat bepaalt hoe veranderingen worden gedetecteerd en behandeld (met name die welke gevolgen hebben voor de scope, het schema of het budget)
• Document hoe problemen en risico ‘ s worden gerangschikt, beheerd en geëscaleerd
• Ontwikkel een projectschema dat de duur specificeert en afhankelijkheden van de taken en activiteiten
• hebben duidelijke instructies betreffende hoe het schema (incl. mijlpalen) worden beheerd
• definieer alle communicatiemethoden die u gaat gebruiken bij het implementeren van de software
• zorg ervoor dat de stakeholders van uw project actief deelnemen aan het project
• krijg formele goedkeuring van de Stuurgroep over de scope voordat u begint met het implementeren van de software

problemen beheren

problemen met loggen is een beste praktijk voor het beheren van de meeste projecten, inclusief software-implementaties. Een probleemlogboek helpt u zich te concentreren op elk afzonderlijk probleem en de redenen te identificeren en oplossingsopties te vinden.

deze tips volgen om effectief uitgiftebeheer te bereiken:

• Beschrijf elk probleem in detail, inclusief de naam van de oplosser van het probleem, een vervaldatum, status, impact enz.
• prioriteer problemen door hun impact op de softwarestabiliteit en ook voltooiingsdata van kritieke taken
• houd problemen bij en hun status dagelijks
• Registreer nieuwe problemen en werk ook de issue log bij als een probleem is opgelost
• Negeer nooit problemen die waarschijnlijk gemakkelijk kunnen worden opgelost. Soms veranderen “gemakkelijke” problemen vaak in complexe
• deel het probleemlogboek met het team; teamleden moeten weten welke problemen ze waarschijnlijk zullen tegenkomen en hoe ze deze problemen kunnen oplossen

uitvoeren van Solid Testing

testen zal u helpen te begrijpen hoe de software zal presteren in de geïnstalleerde omgeving en of het zal werken in overeenstemming met de initiële verwachtingen. Door te testen kunt u eventuele problemen vroegtijdig identificeren voordat het systeem wordt geïmplementeerd.

de beste testpraktijk omvat deze punten:

• kies het juiste type test (incl. database implementatie, systeemprestaties, gegevensstromen, processtromen etc.)
• testcases schrijven die alle mogelijke scenario ‘ s definiëren die zich kunnen voordoen
• eindgebruikers betrekken bij het testen
• test standaardfunctionaliteit eerst; test vervolgens andere items die zelden voorkomen
• voer gebruikerstests uit met mensen die vertrouwd zijn met uw bedrijfsomgeving en die dus kunnen evalueren hoe de software de huidige problemen oplost
• besteed voldoende tijd aan testen
• voer hertesten uit als er wijzigingen in de software of setup worden toegepast

heb een trainingsprogramma

Adequate en tijdige training is essentieel om ervoor te zorgen dat eindgebruikers bereid zijn om het softwaresysteem te gebruiken. Wanneer u een trainingsprogramma hebt, wordt uw software-implementatieproject efficiënter.

volg deze best practices om ervoor te zorgen dat uw gebruikers weten hoe ze het systeem goed moeten gebruiken:

• Identificeren de eindgebruikers in een vroeg stadium van uw project
• zorg ervoor dat de gebruikers zijn onderdeel van het project communicatie
• een training schema dat aangeeft timing voor trainingen
• Laat je gebruikers toegang tot de test system (systeem testen voordat het live-evenement
• Overweeg best practice scenario ‘ s

Samen met de genoemde best practices voor het beheer van software implementatie projecten, er zijn zeker meer tools, opties en methoden die u dient te volgen om uw project effectief. Teamleiderschap, risicomanagement, voorbereiding van live evenementen en stakeholdermanagement zijn slechts enkele voorbeelden van andere best practices. Als een geweldige projectmanager, moet u rekening houden met alle mogelijkheden die uw software implementatie project succesvol te maken.