5 Tips voor het organiseren van uw onroerend goed Home Office

5 Tips voor het organiseren van uw onroerend goed Home Office

veel vastgoedprofessionals vinden het handig om een thuiskantoor te houden. Maar tijdens COVID-19 is een thuiskantoor voor veel mensen het enige kantoor geworden. Met stay-at-home orders nog steeds van kracht in vele gebieden, uw kantoor aan huis kan zijn omgezet in uw bedrijf command center.

of u nu vanuit de eettafel werkt of vanuit een speciale kantoorruimte, het organiseren van uw werkruimte gedurende deze tijd is belangrijk, zowel voor uw productiviteit als voor uw gezond verstand.

maar dingen georganiseerd houden kan een uitdaging zijn, vooral als je niet gewend bent om thuis te werken. Het is belangrijk om elke dag een paar minuten te nemen om zich te organiseren. U zult zich verfrist voelen, stress verminderen en uren per week besparen door uw ruimte netjes en georganiseerd te houden.

hier zijn vijf tips die u kunnen helpen op koers te blijven en eruit te zien als een pro met uw nette onroerend goed thuiskantoor.

Houd uw bureau vrij

een van de grootste uitdagingen bij het organiseren van een kantoor aan huis is dat het werk nooit af is. Nieuw werk stapelt zich op bovenop Oud en als je niet voorzichtig bent kun je begraven worden.

de voordelen van een schoon bureau zijn bekend, waaronder:

• betere focus
• minder stress
• verhoogde efficiëntie
• hogere productiviteit
• betere beveiliging

neem alleen de mappen die u nodig hebt en vul ze na afloop opnieuw in. Het houdt documenten van verdwalen en houdt werk uit de weg tijdens de maaltijden, huiswerk, en speeltijd met kinderen en huisdieren.

elke dag eindigen met een bureau dat vrij is van rommel voelt geweldig en maakt je eruit als een professional, zelfs onder moeilijke omstandigheden.

Houd uw fysieke bestanden georganiseerd

onroerend goed bedrijf genereert een berg documentatie en iedereen heeft zijn eigen methode om het te organiseren. De sleutel is om iets te vinden dat werkt voor u en blijf bij het.

verticale bestanden, rekken en opbergdozen zijn allemaal goede opslagoplossingen, en met een thuiskantoor is de keuze aan u. Elk van deze zal werken, zolang je prioriteert wat belangrijk is en eruit knipt wat niet is.

voor alledaagse documenten is het zinvol om een map met kant-en-klare toegang te maken die dicht bij de hand is met al deze hand-outs, formulieren en documenten.

bewaar back-ups van wat het belangrijkst is op een andere veilige locatie voor noodgevallen voor langdurige archivering.

en weten wanneer te bezuinigen. Wanneer het tijd is om gevoelige persoonlijke informatie te verwijderen, zorg ervoor dat u dit veilig doet en gebruik een shredder.

Houd uw digitale bestanden georganiseerd

het bijhouden van digitale bestanden van uw vastgoedtransacties vermindert sterk op stapels papier, maar de organisatie is nog steeds cruciaal, zelfs thuis.

zorg ervoor dat u systemen maakt en onderhoudt voor digitale bestandsnamen, mappenorganisatie en opslag, zodat u de toegang tot belangrijke bestanden niet verliest.

voeg sleutelinformatie toe bij het benoemen van uw digitale bestanden, zoals clientnaam, eigenschappenadres, documenttype of datum. Dit maakt het gemakkelijk om te zoeken naar wat je nodig hebt.

Beheer uw bestanden met een paar sleutelmappen, zoals contractformulieren, lijsten en clients. Organiseer vervolgens specifieke documentatie in submappen onder elke rubriek.

gebruik hulpmiddelen om de opslag van gegevens thuis te vergemakkelijken. Probeer Adobe Scan om snel en kwalitatief hoogwaardige scans te maken van belangrijke papierwerk en sla uw documentatie vervolgens veilig op in de cloud met Google Drive of DropBox.

Houd uw Team georganiseerd

iedereen werkt vanuit huis, coördinatie met uw team kan een uitdaging zijn. Er is nog steeds een behoefte om in te checken, en met iedereen uit hun gebruikelijke element, uw team kan vragen hebben over het delen en toegang tot documenten en formulieren.

met behulp van hulpmiddelen zoals Zoom en GoToMeeting, kunt u inchecken en leren welke bestanden, documenten, formulieren en records moeten worden gedeeld en benaderd en vervolgens een plan ontwikkelen om georganiseerd te blijven.

tools voor Clouddeling zoals Google Drive en DropBox maken het niet alleen mogelijk om uw eigen bestanden te beheren, maar ook om documenten en mappen veilig en veilig te delen met uw team.

Profiteer van Adobe Scan om papieren kopieën te digitaliseren en gebruik DocuSign (een Folio-partner) om al uw transactiedocumenten veilig en digitaal te ondertekenen.

Houd uw Inbox georganiseerd

op kantoor of thuis, een stortvloed aan e-mails kan een enorme belasting zijn op uw tijd, productiviteit en gezond verstand. Bij het opruimen van uw kantoor aan huis werkruimte, vergeet niet over uw inbox.

met Folio ‘ s AI-aangedreven aanpak, kunt u uw e-mail inbox netjes en georganiseerd houden, waardoor u elke week uren extra werk bespaart.

zowel Folio voor Gmail als Folio voor Outlook integreren naadloos in uw inbox. Onze algoritmen begrijpen hoe u e-mails kunt identificeren en sorteren in workflows die zinvol zijn voor uw vastgoedbedrijf.

het organiseren van uw vastgoedkantoor bespaart u veel tijd. Slechts een paar eenvoudige stappen elke dag kan u helpen uw bureau, bestanden, team, en inbox georganiseerd en uw bedrijf op de rails te houden. Het is een geweldige manier om stress te verminderen en gefocust te blijven tijdens COVID-19.