5 stappen om uw Project van begin tot eind te beheren
in theorie is een project succesvol wanneer het op tijd en binnen het budget wordt geleverd, binnen de door de deelnemende stakeholders overeengekomen voorwaarden. In de praktijk moet je echter middelen plannen en toewijzen, vertragingen onder ogen zien en uitgaven aanpassen, terwijl je ervoor zorgt dat iedereen synchroon loopt.
maar wat doet u als u weinig tot geen ervaring hebt met het beheren van een project van begin tot eind? Als dit uw geval is, zullen de volgende 5 stappen dienen als een gids voor het opzetten van uw project up and running. We bekijken elk detail en zien hoe een project management app zoals Paymo kan helpen.
overeenstemming bereiken met de belanghebbenden over het projectplan
een projectplan is het sleutelelement van een succesvol project en dient als routekaart voor de leader en de betrokken belanghebbenden. Het bevat drie parameters aan de hand waarvan de voortgang van het project wordt gemeten: de omvang, de tijdlijn en het budget. Er wordt ook aangegeven onder welke omstandigheden wijzigingen kunnen optreden in geval van afwijkingen van het oorspronkelijke plan.
na de voltooiing van het project zullen de belanghebbenden het herzien en aanvaarden om het project van start te laten gaan. Het is dus van essentieel belang dat alle betrokken partijen op één lijn worden gebracht met betrekking tot de overeengekomen parameters en hun eigen verantwoordelijkheden. Om dit te doen, maak een notitie in Paymo en schrijf zo veel dingen zo gedetailleerd mogelijk. Bevestig het dan aan het project zodra iedereen het heeft goedgekeurd.
Maak een lijst met taken en groepeer ze
op dit punt moet u alle noodzakelijke taken identificeren die zullen leiden tot het vervullen van de scope. Dit kan gemakkelijk blijken te zijn als je een soortgelijk project eerder hebt beheerd. Maar als je in onbekende wateren komt, is het beste om het hele proces te reverse engineeren. Denk na over het uiteindelijke resultaat en wat er gedaan moet worden om het te krijgen.
Noteer alle vereiste taken in willekeurige volgorde en groepeer ze vervolgens in takenlijsten volgens hun gelijkenis. Als het project dichter is, kunt u meer in detail gaan en een derde niveau van taken instellen in de vorm van subtaken. Let wel op, want dit voegt complexiteit toe en maakt het project moeilijk te volgen.
raming budget & kosten voor elke taak
zodra de taken zijn toegewezen, moet u datgene doen wat de meeste projectmanagers vrezen: schattingen, d.w.z. hoeveel tijd het kost om een taak te voltooien. Waarom? Omdat de eerste schattingen vaak verkeerd zijn. Maak je echter geen zorgen, je zult nauwkeuriger zijn zodra je ervaring opdoet.
maar om je een voorsprong te geven, zijn er drie soorten taken: taken die je al eerder hebt gedaan, taken die je nog niet eerder hebt gedaan, maar die je een idee hebt over hoe je ermee om moet gaan, en taken die je nog niet eerder hebt gedaan en geen idee hebt over hun logistiek. Voor het eerste type kent u al het tijdsbudget en kunt u de kosten berekenen afgeleid van het gemiddelde uurtarief. Voor het tweede type schat je op basis van je intuïtie en vermenigvuldig je het budget met 1,5-2, en voor het derde type vermenigvuldig je het budget met 3. Als dit te veel klinkt, onthoud: het is altijd het beste om veel te beloven en te veel te leveren.
Monitor en meet projectvoortgang
u hebt al een besluit genomen over de projectomvang, de geschatte taakbudgetten en een projecttijdlijn vastgesteld. Dus wat nu? U moet het project dagelijks monitoren om ervoor te zorgen dat aan alle overeengekomen parameters wordt voldaan. Om dit te doen, je moet een set van statistieken te definiëren, afhankelijk van wat succes betekent voor u. Als u zich bijvoorbeeld zorgen maakt over het nagelen van de deadline vanwege specifieke projectbeperkingen, meet u de schedule variant metric. Deze laat zien hoe het project verschilt ten opzichte van het oorspronkelijke schema en welke taken te laat zijn. Als de tevredenheid van stakeholders belangrijker voor u is, geeft u een tevredenheidsonderzoek uit en meet u de output.
eenmaal ingesteld, moet u ze gewoon regelmatig meten. U wilt misschien een aanpasbaar dashboard gebruiken in een project management systeem dat gegevens in real time biedt. Het voordeel is dat je de voortgang van het hele project in één weergave kunt zien, zonder dat je tussen verschillende apps hoeft te schakelen.
Track time and get paid
vergeet niet de tijd voor elke taak gedeeltelijk te volgen en te categoriseren in factureerbare VS. niet-factureerbare uren. Op deze manier bepaal je of je consistent bent met de scope van het project. De praktijk zal u ook helpen bij het factureren van uw klanten en het krijgen betaald voor het werkelijke werk, het verwijderen van guesstimates uit de vergelijking. Beschamende uiteindelijke prijs geschillen worden dus vermeden, terwijl u verantwoordelijk worden gehouden.