5 Belangrijke Tips voor het plannen van een buitenevenement
met de zomer om de hoek, worden steeds meer buitenevenementen in de natuur georganiseerd. En waarom zou je dat niet doen? Vooral als je in koude regio ‘ s of Canada woont, komt mooi, warm weer slechts een paar maanden per jaar. We kunnen er net zo goed gebruik van maken nu het hier is!
buitenactiviteiten kunnen unieke mogelijkheden creëren en grote parken of conferentiefaciliteiten bieden vaak ruimte voor grillen en georganiseerde sporten. Het beste van alles, goed weer geeft mensen energie. Dat alles gezegd outdoor evenementen presenteren een geheel nieuwe set van uitdagingen, complicaties en logistieke zorgen.
hier zijn een paar belangrijke factoren die u moet overwegen als u een buitenevenement organiseert:
1. Zorg ervoor dat uw evenement werkt in een buitenomgeving
niet elk evenement werkt buiten. Als je bijvoorbeeld een technologie-of ingenieursconferentie runt, dan kun je waarschijnlijk beter een congrescentrum boeken. Voordat u zich inzet voor het uitvoeren van een evenement buiten, overweeg dan de kernfunctie en de belangrijkste doelstellingen van uw evenement. Als zelfs een of twee van uw doelstellingen niet kunnen worden bereikt, ga niet naar buiten.
2. Zorg ervoor dat er een geschikte locatie is (en krijg de juiste vergunningen)
zodra je zeker weet dat je evenement daadwerkelijk buiten kan worden uitgevoerd, wil je vervolgens een geschikte locatie opsporen. Er moeten tal van parken en outdoor concertzalen in uw stad die u kunt gebruiken. Precies zoals je zou doen met een overdekte faciliteit, werken met site management en begrijpen van de capaciteit, voorzieningen en activiteiten die elke outdoor faciliteit goed aankan.
zodra u uw locatie hebt gekozen, gaat u op zoek naar de juiste vergunningen. Het niet doen van dit is een zekere manier om uw evenement stilgelegd.
3. Besteed aandacht aan het weer – en heb een back-up plan
aangezien uw evenement buiten wordt uitgevoerd, is het absoluut van cruciaal belang dat u van plan bent voor slecht weer en monitor weerrapporten als Evenement dag nadert.
bepaal ruim van tevoren uw “rain day” – strategie: kunt u gemakkelijk verplaatsen uw evenement binnen, zal draagbare paviljoens bieden voldoende dekking, zal je tenten setup regen of zonneschijn, zal u uitstellen of annuleren van uw evenement. De antwoorden op deze vragen zullen van invloed zijn op vele andere planningsbeslissingen.
Ken uw kostenverplichtingen, verzekeringsmogelijkheden en contractgegevens in het geval dat slecht weer leidt tot annulering of schade; Dit heeft betrekking op apparatuur en locatie verhuur, cateringdiensten, beveiliging, enz.
4. Vergeet uw apparatuur niet
alleen omdat u dingen buiten draait, betekent niet dat u geen apparatuur nodig hebt. Het runnen van dingen buiten maakt het een beetje ingewikkelder, maar het is waarschijnlijk dat je nog steeds verlichting, geluidssystemen, andere dergelijke elektronica en misschien zelfs Wi-Fi-toegang nodig. Uw locatie kan een draagbare generator hebben of u zou kunnen investeren in een.
Hint: verlengsnoeren, duck tape en synch-snoeren zijn een beste vriend voor evenementenplanners in de buitenlucht; houd paden in gedachten bij het leggen van draden en let op elektriciteitscentrales.
5. Houd uw gasten comfortabel
soms kunt u een buitenevenement organiseren in een faciliteit die speciaal voor een dergelijke gelegenheid is ontworpen. Als dat zo is, dat is geweldig! Een van de moeilijkste onderdelen van je werk is verzorgd! Anders, nou … heb je nog een beetje werk voor je.
u moet zorgen voor voorzieningen zoals zitplaatsen en tafels, verlichting (bij een avondevenement) en, belangrijker nog, bijgebouwen en sanitaire voorzieningen. Overweeg of natuurlijke schaduw beschikbaar, of elektrische ventilatoren zijn een ander idee. Je wilt ook een constante aanvoer van drinkwater en voedsel beschikbaar houden. Dit komt misschien niet in je op, maar het is de moeite waard om de ongediertebestrijding status van het gebied te controleren. Een strandhuwelijk met paardenvliegen is niet leuk!
nog een hint: handdoekjes en ontsmettingsmiddel, zonnebrandcrème en insectenspray, lichtdekens en een verbanddoos kunnen van pas komen.
zomer is hier en BBQ, outdoor bruiloften en kantoor excursies zijn om de hoek. Omarm het mooie weer en plan een outdoor affaire, maar bedek je bases en geniet van wat moeder natuur in petto heeft!
Dit is een gastpost van Tweetwall. Tweetwall geeft Twitter en Instagram weer op schermen tijdens je evenement, stimuleert betrokkenheid, creëert interacties met deelnemers en vergroot de bekendheid van je evenement. Ze werken elke maand met honderden event managers om hun evenementen socialer te maken, van kleine evenementen tot bekende klanten als Microsoft, Samsung, CNN, Syfy, PayPal, Telefonica, Sony, Citrix, Intel, Intuit, Sprint, Walmart, Docusign en nog veel meer. Het maken van een Tweetwall voor je evenement duurt slechts enkele minuten—Ga naar tweetwall.com om een Tweetwall te maken.