Hvordan Organisere Arbeidsordrer: Lær Beste Praksis For Vedlikehold
Klar Til å gjøre overgangen til bedre arbeidsordre? Her er fem måter å ta kontroll over vedlikeholdsarbeidsflytene dine og få alt til å fungere akkurat slik du vil.
men først et raskt notat: selv om det er mulig å se positive resultater fra noen av disse trinnene uten HJELP av CMMS-programvare, er virkeligheten at moderne arbeidsordre programvare gjør alt, inkludert arbeidsordre ledelse, forebyggende vedlikehold planlegging, og mro lagerstyring, både mer pålitelig og mer effektiv.
Til Slutt gjør de riktige CMMENE bare livet ditt enklere.
men for å starte, la oss se på noen solide trinn du kan ta for å organisere arbeidsordrene dine.
1. Standardiser og sentraliser arbeidsordre data
Uavhengig av systemet du bruker, alt fra gammeldags papirlapper til litt mer moderne regneark, er det alltid best å satse på konsistens. Hvis du bruker papir, bør alt være på papir. Hvis arbeidsordrer starter som regneark, bør de ende opp som regneark.
med disse gammeldags systemene er det allerede mange sjanser for at data går glipp av, blir foreldet eller blir skadet.
men hvis arbeidsflytene dine har hoppet fra papir til regneark og deretter tilbake igjen, åpner du deg for enda flere muligheter for dårlige data. Hver gang en tech manuelt kopierer data fra papir til et regneark, eller går den andre veien, risikerer du å få feil tall.
og små feil betyr noe. Hvis en tech setter i at de lukket ut en arbeidsordre i April i stedet for juni, tallene er nå av i to månedlige rapporter. Og hvis en tech setter April 31st som lukkedato (en dato som ikke eksisterer fordi April bare har 30 dager), kan arbeidsordrenes data glide rett gjennom sprekkene.
Og når du bruker en standard, er det mye lettere å holde alt sammen på ett sted. Du kan stable alle papirarbeidsordrer i en haug eller lagre alle regnearkarbeidsordrer i en fil.
2. Planlegg PMs og prioriter deretter arbeidsordre på forespørsel
vedlikeholdsavdelingen må kjøre som et sykehus, ikke et bussdepot.
hva er forskjellen?
Nede På busstasjonen, når tidsplanen er satt, er det ingen endring. Buss A er satt til å forlate klokken 10, og det er da det går. Det samme gjelder alle andre busser.
men opp på sykehuset er timeplanen mer elastisk. Jada, det er pasienter med avtaler for å møte leger, og i de fleste tilfeller, ting går etter planen. Men hvis noen kommer i kritisk tilstand, flytter de øyeblikkelig til hodet på linjen. Faktisk hopper de over linjen helt og ser en lege umiddelbart. Dine arbeidsordrer skal fungere på samme måte.
Start med å sette opp og planlegge inspeksjoner og oppgaver for forebyggende vedlikehold. Men når mer presserende arbeid dukker opp, bør du være klar til å flytte PMs rundt for å gjøre plass.
Den gode nyheten er At PMs har en tendens til å ha vinduer, ikke tidsfrister. Det betyr at NÅR DET er PÅ tide å fullføre EN PM, er det plass til å trekke den opp eller skyve den litt tilbake. I stedet for å gjøre det denne uken, kan du ofte trygt vente til neste uke.
3. Krev formelle, standardiserte arbeidsordreforespørsler
, men før du effektivt kan administrere tidsplanen, trenger du en pålitelig måte å samle inn vedlikeholdsforespørsler på. Folk på tvers av avdelinger, over hele anlegget, trenger en enkel og pålitelig måte å få kontakt med vedlikeholdsavdelingen for å sende inn vedlikeholdsforespørsler.
Men før vi ser på hvorfor, la oss rydde opp eventuell forvirring.
hva er forskjellen mellom en vedlikeholdsforespørsel og en arbeidsordre?
forskjellene kommer ned til hvem som lager dem og hvordan du bruker dem.
vedlikeholdsforespørsler kommer inn fra hele anlegget, fra alle slags mennesker. Når noen, og det kan være noen FRA KONSERNSJEF til en utstyrsoperatør, ser noe som må løses, sender de en vedlikeholdsforespørsel. Tanken er at med alle som opptrer som ekstra sett med øyne rundt anlegget, vet vedlikeholdsavdelingen med en gang når det er et problem, noe som kan være alt fra en lekkende trykk i øverste etasje til en full flom i kjelleren. Når vedlikeholdsavdelingen godkjenner en forespørsel, bruker de informasjonen til å generere en arbeidsordre, som de deretter tilordner en vedlikeholdstekniker.
nøkkelen til vedlikeholdsforespørsler er å ha et veletablert, lettforståelig system slik at alle vet hvordan de skal kontakte deg. Jo vanskeligere det er for folk å nå deg, jo mindre sannsynlig vil de plage, noe som fører deg til å savne mange små problemer som da har en sjanse til å vokse til store problemer.
Og så når det er store problemer og folk vet at de må kontakte avdelingen din, bruker de en forvirrende kombinasjon av uforutsigbare, upålitelige metoder. Det etterlater deg grave gjennom hauger av papirnotater, e-post, og telefonmeldinger.
i Stedet bør du sette opp en enkel, direkte kommunikasjonslinje slik at folk vet nøyaktig hvordan de skal nå deg med forespørsler.
4. Gjør hver vedlikeholdsarbeidsordre super tung
Så, når du har dine vedlikeholdsforespørsler, må du generere arbeidsordre fullpakket med de kritiske datateknikerne trenger for å jobbe effektivt og lukke ut raskt. Jo mer de vet før de starter, jo lettere er det for dem å fullføre.
Hva bør du inkludere?
en effektiv arbeidsordre kommer med:
- omfattende historikk for vedlikehold og reparasjoner av eiendeler
- Trinnvise instruksjoner
- Sjekklister
- Tilknyttede mro-deler og materialer
- Skjemaer, bilder og garantier
- Steder på områdekart og plantegninger
målet er å få teknologien til å komme med en klar ide om hva de trenger å gjøre og hva de trenger for å gjøre det. Hvis vedlikehold eller reparasjoner begynner å gå sidelengs halvveis gjennom, vil du at de skal ha det de trenger for å rette ut ting.
5. Gjør hver vedlikeholdsarbeidsordre superlett
Nå som du har pakket arbeidsordrene dine med nyttige data, må du finne måter å gjøre dem mobile på. Det er flott at techs har tonnevis av nyttige data med dem, men du vil ikke at de skyver rundt trillebårer fulle av papir. Dine arbeidsordrer må være data tunge, men også fine og lette og enkle å flytte rundt.
det er noen alternativer her, men de har alle en ting til felles: å få mobil betyr å gå digital. Det er bare ingen måte for deg å få techs informasjonen de trenger hvis du sitter fast og skriver ut alt på papir. Det er dyrt og upraktisk.
Ett alternativ er å bruke regneark. Men problemet her er at nå er arbeidsordrene dine for lette; fordi de ikke er bundet til hverandre, overfører ikke endringer du gjør i en fil. Raskt har du en rekke forskjellige versjoner av samme arbeidsordre, og ingen er sikker på hvem som har de mest oppdaterte dataene. Dine data er rett og slett der ute flyter rundt, untethered.
DEN beste måten å få pålitelige, tilgjengelige data på er MED EN CMMS-løsning.
Eksempler på effektiv arbeidsordrehåndtering med CMMS-programvare
mange av trinnene ovenfor kan hjelpe deg selv om du sitter fast med gammelt papir eller regneark. Men for å få mest mulig ut av trinnene og ta full kontroll over arbeidsordrene dine, trenger du en moderne CMMS-programvareløsning.
Med trinnene I tankene, la oss se på hvordan arbeidsordre programvare gjør dem enklere, mer effektive.
slik holder du oversikt over arbeidsordrer
hvis du vil holde oversikt over arbeidsordrene dine, må du finne en måte å standardisere og sentralisere dataene dine på. Med gamle metoder som papir og regneark risikerer du alltid å miste eller ødelegge data.
EN CMMS hjelper deg med å løse dette problemet ved å lagre dataene dine i en sentral database som holder all informasjon trygg, sikker og tilgjengelig. Og fordi alt er på ett sted, er det enkelt å holde alt oppdatert. I stedet for flere versjoner har du data du kan stole på.
hvordan organisere arbeidsordrer
når du har alle arbeidsordrene på plass, kan du enkelt flytte dem rundt, sette OPP PM-tidsplaner du kan deretter raskt justere for å gjøre plass til on-demand-oppgaver. CMMS programvare gjør det enkelt med intuitive kalender dashbord som lar deg flytte arbeidsordrer rundt med enkel dra-og-slipp.
Hvordan vet du når du skal legge til arbeidsordrer på forespørsel? Med den enkle online vedlikeholdsforespørselsportalen vet alle nøyaktig hvordan de skal kontakte avdelingen. Alt de trenger å gjøre er å gå til nettstedet og angi informasjonen deres. Og i motsetning til med en telefonmelding eller en e-post, kommer det elektroniske skjemaet med tilpassbare datafelt, slik at folk vet nøyaktig hvilken informasjon som skal inkluderes i deres forespørsler.
slik strømlinjeformer du arbeidsordrer
de to siste trinnene gjør arbeidsordrene dine tunge, men også lette. CMMS programvare hjelper med begge.
Ved hjelp av tilpassbare maler, med bare noen få klikk, kan du raskt legge til all informasjon techs trenger for å jobbe effektivt. Og ved hjelp av vedlikeholdsappen kan techs få tilgang til alt fra hvor som helst ved hjelp Av En Hvilken Som Helst Internett-tilkoblet mobilenhet. Alt som hjelper passer rett i håndflaten.
Rask, kortfattet oppsummering
Effektiv arbeidsordre ledelse kan være bare noen få skritt unna, men du må sørge for at du beveger deg i riktig retning. Start med å standardisere dataene dine slik at alt er i samme format, noe som reduserer sjansene for å miste eller ødelegge data. Deretter setter du opp timeplanen din, men behandler PMs som avtaler på et sykehus: hvis noe mer seriøst dukker opp, vær klar til å omplanere PMs. Når du arbeider med vedlikeholdsforespørsler, sett opp og håndheve en formell prosess, og pakk deretter hver arbeidsordre med informasjonsteknikerne trenger å fungere godt, og sørg for at techs har tilgang til denne informasjonen fra hvor som helst med en mobil vedlikeholdsapp.
Neste trinn
Klar til endelig å organisere arbeidsordre ledelse? Det er på tide å implementere en moderne CMMS-løsning.
Hippo har mange måter å hjelpe deg, uansett hvor langt du er i prosessen. Vi kan svare på dine spørsmål om vedlikeholdsstrategier( og alt annet relatert til vedlikehold), hjelpe deg med å bestille en live programvaredemo, eller til og med sette deg opp med en gratis prøveversjon.