HVORDAN Håndtere Leverandørgjeld Effektivt

november 17, 2021

i dagens økonomiske klima må bedrifter gjøre mer med mindre, uavhengig av bransje. Organisasjoner har ikke råd til å gå glipp av muligheter til å øke arbeidskapitalen. For å lykkes, må du utvikle en strategi som gir deg mer fleksibilitet med cash-strapped på balansen. Dette bidrar til å utvikle den ekstra likviditeten du trenger for å effektivisere prosesser, redusere kostnader, finansiere vekst, forbedre service og fange opp nye investeringsmuligheter. Det hele begynner med effektiv leverandørgjeldsforvaltning.

Hva Er Leverandørgjeld Management?

leverandørreskontro refererer til prosedyrene, retningslinjene og praksisene et selskap bruker til å administrere kjøp av kreditt for handel. Disse oppgavene inkluderer:

Søker handel kredittlinjer
Administrere timing og flyt av kjøp
Anskaffe gunstige kjøpsvilkår

Alt om dette er gjort for å kontrollere et selskaps arbeidskapital. Leverandørgjeld bør inngå i kortsiktig gjeldsseksjon i balansen. Det består for det meste av kortsiktig finansiering av ting som lagerkjøp, påløpte utgifter og andre verdifulle kortsiktige operasjoner.

Forsinke Betaling

når det gjelder å utføre leverandørgjeld, er det definitivt en riktig måte og en feil måte. Fordi det er en back-office styringssystem, er det sjelden foran og sentrum. Dette er spesielt tilfelle når en bedrift er ute etter å vokse fordi det ofte blir satt på baksiden brenner i favør av konkurrerende prioriteringer. Men hvis du vil optimalisere arbeidskapitalen din, må en av prioriteringene dine utvikle en gjeldsstrategi.

som svar på behovet for optimalisering, mange selskaper av å utsette betalinger. De vil utvide sine gjeld så lenge som mulig for å maksimere sin frie kontantstrøm. Generelt sett er denne tilnærmingen ikke måten å håndtere den på. Forsinkelse av betaling kan ødelegge leverandørens moral og goodwill som resulterer i langsommere leveranser, mindre vilje til å fikse problemer, forsinkede svar på spørsmål og strengere betalingsbetingelser.

på den annen side kan betale tidlig gi et selskap Med Stancil fordeler som tidlig betaling rabatter og rabatter. Det kommer ned til å gjøre god forretning. Oppblåsthet et annet selskaps penger vil aldri se bra ut.

Fordeler

Organisasjonsendring er avgjørende for å fremme en arbeidskapitalkultur. For en liten bedrift kan det gi betydelige fordeler. Raffinering av gjeldsprosessen forbedrer nøyaktigheten i prediksjon av kontantstrøm, noe som gjør det mulig for betalingsavdelingen å angi bedre budsjettering. Til slutt posisjonerer dette et selskap for å forbedre likviditeten og bidrar til å redusere hull i finansiering samtidig som det gir høyere fortjeneste.

Effektiv håndtering av leverandørgjeld kan gi mange innsikter for å styrke forhandlingsmakten din og hjelpe deg med å samarbeide med bedre leverandører. Utnytte et selskaps kontanter på riktig måte betyr utvidet betalingsbetingelser, spesielle holder på lager, og økt garanti perioder.

Automatisering eliminerer ikke bare tidkrevende oppgaver, Men Gjør det også enklere å betale fakturaer og spore leverandørbetalinger, noe som gir deg større kontroll over kontantstrømmen.

Risiko

Unnlatelse Av å vedta en effektiv AP-prosess hindrer bedriftens evne til å behandle fakturaer i tide, dra nytte av rabatter som er tilgjengelige, og angi lengre eller kortere betalingsbetingelser med leverandører etter behov, avhengig av hvilke som er mest gunstige.

Unngå disse feilene:

Stole tungt på manuelle prosesser som disse er tungt utsatt for feil. Dette er spesielt tilfelle når det gjelder godkjenning av rekvisisjoner
Unnlater å bekrefte at leveranser samsvarer med kontraktsvilkår
Overextending din lønn syklus, forårsaker tap av tilgang til tidlig betaling rabatter
Unnlater å utstede innkjøpsordrer for hver ordre
Forsømmer Å dra nytte av besparelser gjennom volumrabatter eller handel bruke initiativer
Godta rabatter før beregning av kostnadene av kapitalutlegg
dataregistreringsfeil for leverandør-eller kontraktsdata i hovedfiler
manglende utvikling av systemer eller prosesser som forhindrer unøyaktige, dupliserte, sene eller ubesvarte betalinger

målet er å gjøre så få feil som mulig. Hvis du ikke har arbeidskraft tilgjengelig, kan mange regnskap programvare alternativer bidra til å holde et øye med alt.

Strategisk Leverandørgjeld Ledelse

Bedrifter må ta en mer strategisk tilnærming til leverandørgjeld ledelse. Leverandørgjeldsteamet, sammen med innkjøpsavdelingen, må samarbeide med toppledelsen for å etablere en arbeidskapitalkultur på tvers av selskapet.

mye av dette kommer ned til fakturabehandling. Blir fakturaer mottatt og behandlet i tide? Organisasjoner må vedta en ledelsesstrategi som prioriterer viktigheten av å frigjøre arbeidskapital gjennom optimalisering av gjeld. Mens mange bedrifter kan velge å vedta en tilpasset tilnærming, fungerer noen strategier over hele linja.

Implementering Av Sterke Styringspraksiser

Dette vil ikke bare styrke interne kontroller, Men også redusere manuell feil rundt hele leverandørgjeldsprosessen og kontraktsgjennomgang.

Sentralisert Leverandørgjeld

ved å bruke et delt tjenestemiljø for behandling og rapportering, vil alle ansatte overholde felles standarder og praksis. Det gjør det også lettere å måle alles ytelse mot etablerte beregninger, slik at et selskap kan utføre flere oppgaver på kortere tid ved å bruke færre ressurser. Denne tilnærmingen er til slutt det som reduserer kostnadene.

Går Papirløs

Vurder å automatisere din gjeldsadministrasjon med elektronisk datautveksling. Selv om det ikke er en løsning for alle, effektiviserer et selskap som vurderer elektronisk kommunikasjon med leverandører godkjenningsprosessen og skaper mer rettidige betalinger. Dette gjør at du kan dra nytte av tilgjengelige rabatter og rabatter for å være tidlig eller betale i tide.

ved hjelp av et elektronisk system kan bedriften håndtere en rekke oppgaver og spare mye tid i prosessen, inkludert:

Rekvisisjonsgodkjenning
generering av innkjøpsordrer automatisk
Validering og godkjenning av fakturaer
sporing av varemottak
Betaling av fakturaer på riktige forfallsdatoer

avhengig av graden av automatisering kan det til og med være mulig å skanne fakturaer elektronisk, spore levering kvitteringer, og løse tvister.

Vedta Leverandørportaler

en leverandørporterportal skal settes opp slik at leverandørene kan spore hva bedriften din gjør. Dette kan inkludere aktiviteter som:

Ordrestatus
potensielle produktmangel
Mottatte Betalinger
Planlagte leveranser

Implementering av en leverandørportal reduserer manuelle feil samtidig som det blir enklere for leverandørene. Det bidrar også til å forbedre ordrenøyaktigheten.

Arbeidsflyter For Administrasjon

Ved å Opprette en arbeidsflyt for administrasjon kan du raskt identifisere problemer og effektivisere fakturahåndteringsprosessen. Det hjelper med å løse prosessflaskehalser og strømlinjeforme alt for å forbedre likviditetsstyringen effektivt.

når det gjelder kjøpsgodkjenning, er det viktig at du alltid definerer autoritetsnivået som kreves for ulike kjøp. Dette kan variere basert på pris eller kvantitet.

Prosessoptimalisering

I ap-avdelingen er det seks kjernefunksjoner som må optimaliseres. Når de er riktig optimalisert, bør disse styrke arbeidskapitalen betydelig.

Seleksjonsprosess For Leverandør

Sett opp en foretrukket leverandørliste for å hindre at maverick kjøper. Denne tilnærmingen posisjonerer også organisasjonen til å forhandle de gunstigste vilkårene for å optimalisere arbeidskapitalen. Du vil:

Etablere prioriteringer for leverandørforhandlingsprosessen, sikre at viktige beslutningstakere er involvert, inkludert finansdirektør (CFO) og innkjøpssjef (CPO).
Søker Jevnlig muligheten til å forhandle om bedre priser og betalingsbetingelser, inkludert reduserte forsinkelsesgebyrer.
Utvikle leverandør ytelse scorekort for de mest strategiske leverandører å utnytte dem under forhandlinger for å få bedre kvalitet i form av produkter og tjenester, bedre priser, eller bedre kundeservice.

Installasjonsprosessen For Hoveddata For Leverandører

når du har forhandlet vilkår med leverandører, må du registrere og vedlikeholde dataene. Unøyaktig dataregistrering kan føre til mer enn betalingsfeil. Det kan føre til konto mislighold, som stopper deg fra å kunne få tilgjengelige rabatter, og kan også føre til forsyning avbrudd. For å unngå disse problemene:

Behold alle Serviceavtalene dine nøyaktig reflektert i regnskapssystemet. Dine leverandørhoveddata må detaljere produkt – / tjenestedetaljer, leveringstidslinjer, gjeldende regulatoriske samsvarsmandater, leverandøransvar, kvalitetsstandarder osv.
Oppdater betalingsvilkår og volumrabatt tilgjengelighet på en jevnlig basis, sammen med eventuelle andre periodiske rabatter. Hvis kontraktsvilkårene endres, må du sørge for at hoveddataene endres tilsvarende.
Lagre kontrakten riktig med et dokumenthåndteringssystem.

Prosess For Kontraktsmessig Gjennomgang

hvis du vil forhindre unøyaktig eller uredelig leverandørfaktureringspraksis, som kan føre til overbetalinger eller dupliserte betalinger, tar det tid å gjennomgå leverandørkontraktene regelmessig. Gjør dette ved:

Tilordne ansvar for data til et sentralt masterdatateam som kan kontrollere fullstendighet, nøyaktighet og overholdelse av standardvilkår. Teamet må også gjennomgå leverandørens ytelse for å sikre at de forblir i samsvar med kontraktsvilkårene.
inkludert leverandørkontraktsklausuler som overfører ansvar for bøter og straffer til leverandører hvis de blir funnet å være underpresterende i noen aspekter.
helt betimelig og periode leverandør kontrakt vurderinger, gjennomgå kontraktene mot industristandard vilkår.
Diskutere leverandørautorisasjonsgrenser med ditt juridiske team, sammen med hensiktsmessigheten av kontraktsvilkår og bekreftelse av overholdelse av regelverk

Anskaffelsesprosess

som eier av en liten bedrift, kan du jobbe med en håndfull leverandører, eller du kan jobbe med hundrevis eller tusenvis av dem. Selv om du har strømlinjeformet miljøet ditt, kan du fortsatt slite med å spore alle leverandørfakturaer og forene dem med de riktige mottatte varene og innkjøpsordrene. Unnlatelse av å administrere gjeldene dine nøyaktig gjør det vanskeligere å forutsi og administrere kontantstrømmen og forutse dine kortsiktige likviditetsbehov.

Vurder disse strategiene:

Utsted en innkjøpsordre for hver ny ordre, slik at du kan validere bestillinger mottatt, låse betalingsbetingelser på forhånd, spore fakturaer mot eksisterende POs for å sikre at leverandører fakturerer i samsvar med kontraktsvilkår
Utforsk levedyktigheten til tilgjengelige rabatter. Hvis du ikke har kontanter på hånden, eller kapitalutlegget overstiger fordelen, kan det ikke være fornuftig å betale tidlig.
Spor utestående gjeld fra leverandøren og etter betalingsbetingelser.
når du kjøper et risikofylt eller nytt produkt, forhandle lengre betalingsbetingelser slik at du kan øke arbeidskapitalen. Alternativt kan du be om å legge produktet til forsendelseslager, i stedet for lager, slik at du kan maksimere likviditeten og redusere risikoen.
Angi KLART AP-beregninger, For eksempel hyppigheten av fakturaer som samsvarer med innkjøpsordrer, prosentandelen fakturaer betalt til vilkår, etc., og holde seg til dem i hele organisasjonen.

Fakturaprosess

Riktig styring av fakturaprosessen er avgjørende for å forbedre likviditeten. Vurdere:

Å Nekte å betale unøyaktige fakturaer – eventuelle feil bør føre til at fakturaen sendes tilbake til leverandøren.
Unngå tidlig betaling av fakturaer, uten å risikere viktige leverandørforhold
Utvikle de riktige kanalene og prosessene for å håndtere unntak og rapportering
Implementere ET EDI-system som lar deg motta fakturaer elektronisk
Ved hjelp av treveis matching for å matche fakturanummer TIL PO, til varemottak
Behandle fakturaer i tide i samsvar med Sla-Er og inkludere et datostempel.

Regnskaps-Og Rapporteringsprosess

før du aktivt kan administrere AP, må du være sikker på at rapportene dine er nøyaktige og oppdaterte. Uten denne informasjonen har mange selskaper ikke et klart bilde av hvor mye de bruker, hvor ofte de betaler, og når de betaler sine leverandører. Dette kan gjøre det vanskelig å få de beste betalingsbetingelsene eller velge riktig tidspunkt for å foreta betalinger.

for å forbedre prosessen må du:

Valider fakturaer mot innkjøpsordrer og kontraktsvilkår
Invester i sanntidsrapporteringsfunksjoner og automatiseringsfunksjonalitet for å håndtere avstemming.
Løs elementer som ikke er avstemt regelmessig
Få de samme personene til å forberede og gjennomgå alle avstemminger for å redusere sannsynligheten for duplikat eller overbetaling
Bruk betalinger på hver faktura på datoen de er laget for å holde systemet nøyaktig
Spor alle betalinger som er gjort, ikke bare leverandørbetalinger.

Vellykkede ap-avdelinger jobber ikke bare med automatisering, men forstår hvor viktige sterke forretningsforbindelser er. Bare å betale en leverandør er ikke nok – du må jobbe med dem. Jo bedre du behandler dem, desto bedre avtale får du.

Derfra finner du regnskapsprogramvaren som er best for bedriften din, og ser på de ulike måtene du kan optimalisere AP-prosessen. Deretter se din arbeidskapital økning.

Hvordan Håndtere Leverandørgjeld Effektivt