Hvordan Håndtere En Tung Arbeidsbelastning Effektivt Uten Å Øke Staben

Hvordan Håndtere En Tung Arbeidsbelastning Effektivt Uten Å Øke Staben

Vi har alle hatt dager i vår profesjonelle karriere hvor vi følte at vi hadde for mye arbeid og ikke nok tid på dagen for å fullføre alt.

Mot slutten Av 2016 kom En studie av Wrike ut som sier at nesten 6 av 10 ansatte føler at arbeidsbelastningen har gått opp. Videre rapporterte en femte at de følte arbeidskrav hadde økt » betydelig.»

det er imidlertid ikke alt-47% av respondentene på tvers av ulike sektorer oppgav at de jobber lengre timer for å få jobben gjort enn de hadde for et år siden. En tredjedel av lederne bekreftet også at de forventer at de ansatte legger inn denne ekstra tiden og tar færre pauser for å møte kravene til deres voksende oppgavelister.

med dette kulturelle skiftet som skjer foran øynene våre, går størrelsen på arbeidsbelastningene våre ikke hvor som helst, og avdelingsbudsjettene vokser ikke, ledere i callsentre sliter med å få arbeidet gjort uten at ansatte brenner ut, ansetter flere ansatte eller mister effektivitet.

Så, hvordan håndterer du effektivt en tung arbeidsbelastning? Her er seks strategier for å håndtere en tung arbeidsbelastning og takle de ekstra elementene på oppgavelisten din.

Se På Hvordan Du Reduserer Arbeidsbelastningen For Ansatte

for å takle den ekstra arbeidsbelastningen må call center-ledere være kreative.

Spør dine agenter til å «skru opp sveiv» og jobbe raskere og hardere vil ikke løse dine problemer. Sjansene er de allerede gjør sitt beste for å slå ut kvalitetsarbeid så raskt som mulig.

når du håndterer en overdreven arbeidsbelastning, må du og teamet ditt finne mer effektive måter å få jobben gjort på. Planlegge en brainstorming økt med agenter er et flott sted å starte, og vil gi deg brownie poeng med dem for å utøve dine lytteferdigheter. Bruk arbeidsstyrken til å finne kreative måter å forenkle prosesser eller eliminere bestemte oppgaver på.

Relatert Artikkel: 14 Tips For Å Justere Call Center-Agenter Med Dine Operasjonelle Mål

ved å adressere dette som et team, vil du få en rekke ideer og fremme et miljø som viser at du verdsetter deres innspill.

Prioritere Og Sette Oppnåelige Tidsfrister

Ett element alle ledere er skyldige i, er å legge til i stedet for å hjelpe ansatte med å redusere arbeidsbelastninger. Hvis du og teamet ditt føler seg overveldet, er det på tide å ta et skritt tilbake og se hva som er nødvendig og hva som har råd til å kaste fra oppgavelisten.

Relatert Artikkel: Hvordan Påvirker Arbeidsbelastninger Kundeservice i Kundesenteret Ditt?

Se på teamets individuelle ansvar, teamets kollektive forpliktelser og mål og vurdere prioritering aktiviteter eller oppgaver. Ikke alle oppgaver fortjener samme betydning, og ikke alt må vendes inn i går. Å sette prioriteringer og realistiske tidsfrister hjelper teamet ditt med å fokusere på det som virkelig betyr noe.

Sørg for at målene er realistiske og oppnåelige. Når det gjøres dårlig, har målene evnen til å være ødeleggende for agenters moral og produktivitet. Ifølge Srikant M. Datar, Arthur Lowes Dickinson Professor I Regnskap Ved Harvard University og bidragsyter Til Målinnstillingsmodulen Til Harvard ManageMentor, når målene er gjort dårlig, oppnår de «ikke målet om å motivere ansatte og hjelpe dem med å oppnå bedre ytelse som de var designet for å gjøre.»

Vurder Deg Selv

selvrefleksjon og bevissthet er vanskelig å mestre, men er nødvendige ferdigheter for enhver leder. Når du utvikler strategier for hvordan du håndterer en høy arbeidsbelastning, må du sette av tid til å vurdere om du gjør arbeidet vanskeligere. Spør deg selv følgende spørsmål:

• har du micromanage dine ansatte?
• er du ubesluttsom?
• klarer du ikke å følge opp saker som blir gjort oppmerksom på?
• hva slags atmosfære skaper du i kundesenteret?

selv om det aldri er lett å innrømme våre feil, når tider er tøffe, må effektive ledere suge det opp og jobbe med å bedre seg for å forbedre lagets produksjon.

Relatert Artikkel: 6 Metoder For Å Holde Call Center-Ansatte Motiverte

Praksis Å Være En God Kommunikator

Det er ingenting verre enn å jobbe for lederskap som nekter å erkjenne at det er et problem.

selv om det ikke alltid er mulig å forhindre mengden arbeid som lander på ansattes skrivebord, kan det hjelpe deres ytelse hvis de vet at du bryr deg og forstår vanskelighetene de står overfor.

det er viktig at de ansatte føler at de kan stole på deg med sine klager og vet at du vil ta hensyn til hva de har å si.

Kontaktsenterledere kan øve seg på å være gode kommunikatorer ved å holde agentene deres informert om eventuelle oppdateringer, og vise ansatte at du har en plan for å hjelpe dem med å nå sine mål, og inkludere dem så mye som mulig i beslutningsprosessen. Innlemme empati for agent erfaring i måten kommunikasjon håndteres vil bare fremme deres tillit til selskapet.

Relatert Artikkel: 10 Teknikker For Å Forbedre Intern Kommunikasjon i Call Center

Ta Det En Del Om Gangen

en enkel måte å bryte ned en tung arbeidsbelastning på Er å ta den en liten del om gangen. I stedet for å fokusere på det store bildet, redusere omfanget og bryte det ned i enkle og handlekraftige gjøremål som vil lede teamet ditt til å nå sine mål.

Planlegg et møte med teamet ditt og bestem deg for tre mål å fokusere på for den uken. Når bestemt, be hver person til å identifisere hvilke skritt de må ta for å oppnå dette målet. Ved å dissekere et omfattende prosjekt, teamet vil føle seg mer fokusert, og deres oppgavelister vil bli mer håndterlig.

Ta Pauser

Oppfordre dine ansatte til å ta pauser fra sitt arbeid. Ja, du leste riktig. Du skyter bare deg selv i foten hvis du tror det er mer effektivt å jobbe rett gjennom dagen. En Studie av kontorarbeidere og ledere av Staples fant at 66% av ansatte ikke tar en pause annet enn lunsj.

det er vitenskapelig bevist at å ta pauser fra arbeidet holder oss fra å bli lei, hjelper oss å huske informasjon og tillater oss å revurdere våre mål. Oppmuntre dine call center-agenter ved å gå for en liten stund, noe som kan bidra til å øke kreativ tanke, eller ta en kopp kaffe, meditasjon eller til og med en 10-minutters trening.

så der har du det, seks strategier for hvordan du håndterer en tung arbeidsbelastning effektivt i call center. Fra å bli mer effektiv for å vurdere oss selv og oppmuntre til regelmessige pauser, er det noe på denne listen hver leder kan implementere for å øke produktiviteten og redusere stress i det hektiske miljøet som definerer call center-bransjen.