En 10-Trinns Postbehandlingsplan For Office
det er primære trinn å følge for å etablere og vedlikeholde et postbehandlingsprogram for office.
Hvorfor er dette viktig? Følgende god poster ledelse praksis vil gagne deg på mange måter som:
- Bedre tilgang til informasjon;
- Kontrollere veksten av materialer som tar opp verdifulle kontorlokaler;
- Redusere driftskostnader;
- Minimere rettssaker;
- Sikring av viktig informasjon;
- Støtter bedre ledelsesbeslutninger; og
- Bevare selskap/personlig historie.
her er en 10-trinns posthåndteringsplan for kontoret.
TRINN 1. Bestem Hvem Som Skal Være Ansvarlig Og Hvilke Ressurser Som Trengs
Opprett et prosjektteam Med representanter fra alle underenheter og jobbserier (ikke bare støtte og kontorpersonell) for å overvåke prosjektet. Prosjektgruppen bør:
- Sett opp et nettverk av «poster liaisons» med en leder person og liaisons for hvert kontor.
- Bestem om alt skal gjøres «hjemme» eller om hjelp utenfor (f.eks. entreprenører) vil være nødvendig.
- Velg ett kontor eller en underenhet for å starte prosjektet. Basert på erfaringene fra dette kontoret, kan du estimere ressursene som trengs for å gjøre andre.
TRINN 2. Identifiser Poster Som Trengs For Å Dokumentere Aktivitetene Og Funksjonene På Kontoret
Utfør en oversikt over materialene på kontoret. Ikke glem å inkludere tomme kontorer, skap og andre områder der ting kan ha blitt » stashed.»
Dokument, som et minimum, hvor materialer er plassert, hvor mye det er, og formatet (f. eks papir, elektronisk, kart, etc.). (Når du har et «øyeblikksbilde» av omfanget av materialer på kontoret, må du kanskje gå tilbake Til Trinn 1 og se gjennom ressursene som er tilgjengelige for å fullføre prosjektet.)
en oversikt vil hjelpe deg med å identifisere hvilke materialer som er:
- Poster,
- Referansemateriale (ikke-poster),
- Personlige papirer (ikke-poster),
- Ekstra kopier av dokumenter, publikasjoner og skjemaer (ikke-poster).
beholdningen vil også hjelpe deg med å identifisere hvilke poster som må være umiddelbart tilgjengelige i nødstilfeller (viktige poster)
TRINN 3. Etablere Prosedyrer (Journalføring Krav)
nå som du vet hva du har på kontoret, må prosjektgruppen bestemme:
- hvis poster vil bli oppbevart i et» sentralisert «område, eller» desentralisert » på individuelle arbeidsstasjoner;
- typen dokumenter som er inkludert i postfilene;
- hvordan utkast til dokumenter, arbeidspapirer og samhørighetskopier vil bli håndtert.
- hvem vil være ansvarlig For å opprettholde posten kopi (poster depot).
- materiale Som ikke er registrert, for eksempel praktiske kopier og personlige papirer, må oppbevares atskilt fra poster.
TRINN 4. Matche Postene Til Poster Tidsplaner
det neste trinnet i prosjektet er å matche postene identifisert i beholdningen med poster tidsplaner. Poster tidsplaner gir informasjon om hvor lenge poster skal holdes på kontoret og hva som skjer når de ikke lenger er nødvendig på kontoret.
TRINN 5. Forbered En «Filplan»
Nå som du vet hvilke poster du har og hva de riktige oppføringsplanene er, kan du begynne å organisere dem. Deretter avgjøre om det vil være underkategorier eller undermapper og hva de vil være.
for eksempel:
Rapporter Og Statistikk
- Årlige Aktivitetsrapporter
- Personalrapporter
- Opplæring
- Reise
TRINN 6. Dokumentere Dine Journalføringskrav Og Prosedyrer
Utarbeide et dokument, en filplan, som gir detaljer om:
- Hvordan postene er organisert og vedlikeholdt,
- hvem som er ansvarlig for å gjøre hva,
- når det skal gjøres (f.eks årlig fil avgang),
- hva skjer med postene når de ikke lenger er nødvendig på kontoret.
Inkluder alle avgjørelsene du har gjort i trinn 1 til 5(f. eks. hva som skjer med utkast til dokumenter).
TRINN 7. Rydde Ut Poster Som Er Utenfor De Godkjente Oppbevaringsperioder
Når du har dokumentert din fil plan kan du begynne å organisere postene. Først er det imidlertid en god ide å kvitte seg med de materialene på kontoret som ikke er nødvendig. Hvis godkjent av registreringsplanen, kan du:
- Pensjonere poster som ikke lenger er nødvendig på kontoret til offsite lagring.
- Resirkuler materialer som har passert sin godkjente oppbevaringsperiode. Husk å makulere materiale som inneholder konfidensiell eller personlig informasjon.
TRINN 8. Organiser Postene Dine
Nå kan Du begynne å implementere filplanen din.
- forbered først mapper Og organiser dokumenter i mappene.
- Følg prosedyrene som er etablert i filplanen din. Plasser referanseark i mapper, når det er nødvendig, for å henvise brukere til plasseringen av relaterte ikke-papir materialer som kart, tegninger, videobånd, etc.
- Organiser elektroniske dokumenter som ligger på individuelle datamaskiner eller lokale nettverkskataloger.
Husk å bruke mesteparten av tiden på «oppdragsrelaterte» poster og mindre på administrative eller «housekeeping» poster som rutinemessig korrespondanse.
TRINN 9. Opprettholde Postene På En Pågående Basis
når alt er organisert, er det viktig å holde det oppdatert og oppdatert. Vær sikker på å:
- Fil nye materialer på en jevnlig basis (f.eks ukentlig).
- Beskytt poster som inneholder konfidensiell informasjon som konfidensiell forretningsinformasjon (cbi) eller personlig informasjon.
- Opprett et utsjekkingssystem (f.eks. «ut» – kort) for å spore plasseringen av postene dine slik at du alltid vet hvor de er.
- Rengjør inaktive materialer regelmessig, vanligvis på slutten av året (i henhold til dine skriftlige prosedyrer).
- Pensjonere kvalifiserte poster.
- Rengjør erstattet eller foreldet referansemateriale.
TRINN 10. Tog, Tog, Tog
Gratulerer! Nå har du en fil plan. Du har ryddet ut alle unødvendige materialer og organisert nødvendige materialer. Din jobb er ikke over ennå! Du må være sikker på at alle ansatte (og entreprenører) vet om deres journalføring ansvar.