Employee Handbook: Hvordan Lage Eller Oppdatere Din i 2022
Hva er inkludert i en employee handbook?
din ansattes håndbok bør inneholde retningslinjer, forventninger og hvordan du skal håndtere ansattes behov. Du må inkludere dine juridiske forpliktelser som arbeidsgiver, inkludert ansattes rettigheter.
Hva gjør en stor ansatt håndbok?
en flott personalhåndbok bør dekke hvert av disse nøkkelområdene:
- bedriftsbakgrunn, kultur, verdier og formålsparagraf
- Ansettelsesvilkår, inkludert hvordan avslutte arbeidsforholdet
- Retningslinjer for Arbeidsplass, inkludert retningslinjer for sikkerhet og fjernarbeid
- dine etiske retningslinjer for ansatte
- Fordeler Og kompensasjon, inkludert reiser, vurderinger og faglige utviklingsmuligheter
- Arbeid tidsplaner, pto, syke dager, medisinsk permisjon, og ferie politikk
Derfra må du vurdere lokale, statlige og føderale lover for å bestemme en helhetlig liste over områder til dekke. Dette vil gi deg et utgangspunkt for å skrive fra.
Pro tips: ikke glem å gjøre det morsomt; tross alt, ansatte er mennesker, også! Engasjement starter med førsteinntrykket i personalhåndboken.
er ansattes håndbøker pålagt ved lov?
Arbeidsgivere er pålagt å dele visse ansattes rettigheter med sine ansatte, men det er ingen lov som krever at du har en ansatt håndbok. Mange arbeidsgivere velger å ha en og noen gjør det ikke.
Hva bør du ikke ta med i personalhåndboken din?
- Sjargong og juridisk: Bruk felles språk for å sikre at medarbeiderhåndboken din blir forstått.
- firmaprosesser og prosedyrer: Disse oppdateres ofte og vil kreve for mange oppdateringer i håndboken din.
- Stillingsbeskrivelser: ansatthåndboken din skal fungere som et onboardingdokument for alle ansatte, i stedet for å inkludere individuelle stillingsbeskrivelser.
- Detaljert informasjon om fordeler: disse oppdateres hver gang du oppdaterer fordeler, leverandører, planer og dekningsalternativer. Det er best å koble til ytterligere fordeler informasjon og gi en kontakt for spørsmål.
- juridisk forbudte restriksjoner: Sørg for at retningslinjene og personalhåndboken ikke bryter med de ansattes rettigheter. For Eksempel hindrer National Labor Relations Act (NLRA) arbeidsgivere fra å holde ansatte fra å diskutere lønn.
eksempelhåndbok for ansatte
Introduksjon med en velkomstmelding
- organisasjonsoppdrag og visjonserklæring
- selskapsverdier
- bedriftshistorie og bakgrunn
- erklæring Om Lik Mulighet For Arbeidsgiver
- Ansvarsfraskrivelser (arbeidsgiverrett hvis du vil endre reglene uten varsel, oppretter ikke håndboken noen kontrakt, og — Der Det Er Tillatt — på-vilje-ansvarsfraskrivelse)
- typer arbeidsdefinisjoner
- ansattes håndbok Formål
- orienteringsoversikt
Retningslinjer og prosedyrer
- Amerikanere Med Funksjonshemninger Act
- personlig sikkerhet
- Seksuell trakassering
- Narkotika-og alkoholpolitikk
- Vold og våpen
- arbeidstid og oppmøte
- Måltid og pauser
- overtid
- føre Oversikt Over arbeidstimer
- Personalregistre
- lønnsinformasjon og fradrag
- garnishments
- Resultatvurderinger
- kampanjer
- overføringer
- oppsigelse
- personvern og sikkerhet
- Forventninger Til Intern kommunikasjon
- Bruk Av Enheter og teknologi
- Sosiale medier
- adferdsstandarder
- Progressiv disiplin
- Avslutningsprosess
Kompensasjon og fordeler
- Helligdager
- ferie
- sykefravær
- uførepermisjon
- personlig permisjon
- familie-og legepermisjon
- juryplikt
- militær permisjon
- betalt fri (pto)
- helseforsikring
- livsforsikring
- trening
- Pedagogisk Hjelpeprogram
- Andre ytelser
- Pensjons-og pensjonsordninger
- arbeidskompensasjon
- Arbeidsledighetsforsikring
- Innkalling/rapport-i lønn
- tjenesteutmerkelser
ansatt og arbeidsgiver ansvar for sikkerhet
- Erklæring Om Bedriftsforpliktelser
- nødprosedyrer
- medisinske tjenester
- personlig verneutstyr
- osha krav: sikkerhetsregler, rapportering av ulykker
Sammendrag og bekreftelse
- Sammendragserklæring om viktigheten av retningslinjer og prosedyrer
- Bekreftelse av mottak
Employee handbook emner å vurdere
bedriftsbakgrunn
Historie
Hva er bedriftens historie? Enten det startet med en a-ha! øyeblikk eller som følge av en stor feil, vil teamet ditt ønske å vite hvor firmaet kom fra og hvordan organisasjonen kom dit den er i dag.
Oppdrag
hva er formålet med firmaet ditt? Hvilket problem løser du? For hvem? Hvordan? Som et team eller med teamledere, vil du skrive opp bedriftens «hvorfor» på en måte som registrerer folk i selskapets visjon og engasjerer hver ansatt.
Visjon
hvilken verden er du med på å skape? Hvordan vil verden se annerledes ut når du vokser?
Verdier
Hvilket selskapsetos vil du bevare når du tar på nye lagkamerater? Mange bedrifter skaper sine verdier i samarbeid med ansatte på alle nivåer. Dette kan bidra til å sikre at de gjenspeiler hvem du er og hva som bringer folk sammen i teamet ditt.
Ansettelsesvilkår
Forventninger til å delta på arbeid
din håndbok må skissere dine forventninger til kommunikasjon om fravær og oppmøte. Hva må ansatte gjøre hvis de trenger å savne arbeid? Hva slags varsel trenger de å gi?
Klassifisering: fritatt vs. ikke-fritatt
du må definere forskjellen mellom fritatte og ikke-fritatte roller og vurdere hvordan hver type ansatt styres annerledes under loven. Det kan også være lurt å inkludere definisjoner av deltid og heltid ansatt status.
Arbeidsplasspolicyer
personvern og sikkerhet
hver ansatt berører minst noen konfidensiell eller sensitiv informasjon. Disse kan omfatte proprietær og konfidensiell informasjon, produkt-og forretningshemmeligheter og personopplysninger om ansatte og kunder. Du trenger en kompatibel juridisk politikk og kontroller for å skissere nøyaktig hva ansatte kan få tilgang til, hva de kan gjøre, og når. Deres forpliktelser til å beskytte eller slette data må skisseres tydelig. Et internt kunnskapsbaseverktøy som Guru bidrar til å holde oversikt over hvem som leser denne informasjonen og eventuelle oppdateringer til den.
Trakassering og ikke-diskriminering
en trygg arbeidsplass er kritisk for samsvar, fremme positive relasjoner og sikre produktivitet. Du må tydelig dokumentere din politikk knyttet til trakassering og vold på arbeidsplassen og gjøre dem enkle å finne og referanse. Inkluder definisjoner og hva ansatte bør gjøre hvis de tror at disse problemene oppstår.
Helse og sikkerhet
dette er enestående tider, og teamet ditt må vurdere helse og sikkerhet både for vanlige farer på arbeidsplassen og den pågående pandemien. For å oppdatere teamplanleggingsprosedyren din for denne neste nye normalen, kan det hende du liker vår guide for å lage en ekstern / hybrid arbeidsplan.
du kan få vår employee handbook mal, som inkluderer ressurser for eksterne og hybrid ansatte.
Employee code of conduct
Kleskode
Ikke alle selskaper trenger en kleskode. Men hvis firmaet har en, har du vurdert hvordan å gjøre det inkluderende for ansatte fra alle bakgrunn? Hva forventes, og vil en uniform bli gitt av selskapet eller refundert?
data-Og enhetssikkerhet
hver ansatt er ansvarlig for personvern og sikkerhet. Enten bedriften tilbyr enheter eller sikrer de ansatte allerede eier, sikre hele teamet vet hva de er ansvarlige for når det gjelder å administrere alle sine enheter trygt. Hva forventes av ansatte hvis de reiser eller hvis en enhet er tapt eller stjålet? Ta hensyn til når de trenger å returnere enheter og offboarding.
Etikk, interessekonflikter, nepotisme og forhold på arbeidsplassen
som en del av å gjøre bedriften din til en som folk ønsker å være en del av, vil du vurdere etiske retningslinjer for å forhindre toksisitet på arbeidsplassen. Hvordan skal interessekonflikter og potensielt skadelige samhandlinger identifiseres og håndteres?
Gjester og sikkerhetsveiledning på arbeidsplassen
når besøkende kommer til kontoret, hvordan mottas de og hvordan ivaretas helse og sikkerhet? Hvordan vil dine ansatte, klienter og kunder bli beskyttet mot TING som COVID mens de samhandler med firmaet ditt?
Kompensasjon og faglige utviklingsmuligheter
Lønn og overtid informasjon
hvordan vil ansatte bli betalt, og hvor kan de gå med sine lønn spørsmål? Hvem kvalifiserer for overtidsbetaling og hvordan beregnes det?
Ytelses-og kompensasjonsanmeldelser
når bør ansatte forvente vurderinger, og hvordan håndteres de? Hvor ofte vurderes kompensasjonen, og hvor lenge skal ansatte forvente å være i sine roller før de første kompensasjonsgjennomgangene?
Profesjonelle opplærings-og utviklingsmuligheter
Ansatte blir der de vokser og verdsettes. Hvordan gir du ansatte løpende utdanningsmuligheter? På Guru gir Vi et budsjett for faglig utvikling for hver ansatt etter tre måneder, og det vokser sterkt etter ansattes første år. Din ansattes håndbok kan skissere hvordan disse fungerer, hvilket nivå av opplæring eller refusjon er tilgjengelig, og hvordan ansattes tenure påvirker denne fordelen.
Ansattes helse og velvære
du vil ønske å dele en oversikt over alternativer, åpen påmelding informasjon, og noen spesielle velvære programmer, som resept rabatter eller gratis velvære rådgivning, kan du ha. Når ansatte må ta permisjon, vil de sterkt stole på denne dokumentasjonen for å hjelpe dem med å navigere, så du må inkludere detaljer om Fmla (Family and Medical Leave Act) og COBRA-politikk.
Livsforsikring
hvis du vil gi livsforsikring, hvordan fungerer det? Du vil ønske å inkludere en oversikt over dekning og informasjon om påmelding og kontakt(er).
Eksternt arbeid
har teamet ditt en ekstern arbeidspolicy som beholder ditt beste talent? Hvis ikke, hjelper vår guide til fjernarbeid deg i gang.
Utgifter og refusjon
Hva er din policy og prosedyre for de som har et firmakort? Hva med de som ikke gjør det? Hvilke utgifter er tillatt, og er det en frist for å sende dem sammen med kvitteringer?
Reise, kjøretøy og parkering
gir du en daglig refusjon for ansattes utgifter under reisen? Du kan forklare forventninger til ansatte som bruker et kjøretøy, hvilke utgifter organisasjonen betaler, hvordan man håndterer service og ulykker, og hvordan organisasjonen skal betale eller refundere tillatte kostnader.
Bedriftsutstyr
din policy for håndtering av bedriftsutstyr, og hva du skal gjøre når noe går tapt, ødelagt eller stjålet, hjelper ansatte med å ta vare på maskinvaren din i tråd med dine forventninger.
Andre fordeler og fordeler
Ikke glem å inkludere de kule statister som gratis juridisk veiledning, kjæledyr forsikring, gym og reise rabatter, og e-bok abonnementer her slik at folk dra nytte av dem.
Ansettelses-og henvisningspolicy
gir du insentiver for ansatte til å dele stillingsannonser? Hvordan går du utover den utilsiktede anti-mangfoldige effekten disse retningslinjene ved et uhell kan skape ved å utforske måter å holde henvisningsprogrammet inkluderende?
arbeidskompensasjon og lovpålagte ytelser
sørg for at du tydelig deler hva som skjer når arbeidstakere blir skadet på jobben. Du vil også vurdere lokale, statlige og føderale regler for å sikre at du dekker alle juridiske krav til fordeler.
Ferier, syketid og KRAFTUTTAK
personlig, fjernstyrt og hybrid kontorplaner
har teamet ditt oppdatert planleggingspolicyen for den nyeste nye normalen? Du vil kanskje like vår guide til å lage en hybrid arbeidsplan for å lage nye prosedyrer som fungerer for teamet ditt.
PTO og ferie politikk
tilbyr firmaet ubegrenset betalt tid av og syke dager? Forskning Fra MammothHR tyder på at ansatte med ubegrenset PTO i gjennomsnitt tar liten eller ikke mer tid enn de med et begrenset antall dager. Må ansatte gi varsel for ferier av en viss lengde? Hvor kan de sende inn disse forespørslene, og hvem godkjenner dem?
Syke dager
i dagens verden trenger vi alle å bli hjemme når vi ikke føler oss bra. Her vil du dele din tilnærming til å dekke ansattes skift, forventninger til kommunikasjon av sykdom og bedriftens COVID-retningslinjer og prosedyrer. Du vil ønske å sikre at du holder de på linje med lokal veiledning og juridiske krav. Dine ansatte trenger også å vite hvor mange betalte syke dager de kan ta. Hvordan håndterer du situasjoner der det er en langsiktig sykdom?
hvis policyene trenger en oppdatering for 2021 og senere, kan du utforske Veikartet For Retur Til Office.
Sorg permisjon
hvis en ansatt mister en kjær, vil de trenger en klar referanse til hvordan å ta permisjon for å sørge. Vurder juridiske krav og hvordan du kan bidra til å fremme et positivt, omsorgsfullt ledelsesforhold i denne utfordrende tiden.
jurytjeneste og valg
Sørg for at du oppfyller juridiske krav ved å gjennomgå retningslinjene dine og forklare hvordan juryplikten og valgdagen din er fri for arbeid.
Helligdager
hvilke ferier dekker bedriften din? Er denne tiden av betalt, eller ubetalt?
Foreldre og betalt familie permisjon
MED Fmla (Family and Medical Leave Act) Og andre føderale, statlige og lokale juridiske krav, vil du ønsker å tydelig skissere hvordan foreldre og familie forlate arbeidet.
Avslutning av ansettelse
Disiplinære tiltak Og ytelsesforbedringsplaner (PIPs)
dine ledere og ansatte vil trenge klare forventninger som er skissert her for håndtering av dokumentasjon, ytelsesforbedringsplaner og konsekvenser av manglende forbedring av ytelsen.
Fratredelser
når det er tid for en lagkamerat å gå videre, hvordan forteller de deg? Du vil kanskje gjenta begrensningene for tidsbestemte fordeler her, som aksjer som vest etter en ansattes første år.
oppsigelse
Føderale, statlige og lokale lover har viktige krav for ledere, HR og veiledere å vurdere. Du vil ønske å sikre at alle lagkamerater som hjelper med å administrere offboarding, er kjent med disse og har en trinnvis policy å referere til. I mellomtiden, i din ansattes håndbok, vurder hvordan du best kan dele hva som skjer når ansettelsen slutter. Får noen eller alle ansatte sluttvederlag, en utbetaling PÅ PTO og/eller syketid, og kan de fortsatt bruke HSA-og FSA-saldoene etter oppsigelse?
Avsluttende seksjon
Legg igjen et varig, positivt inntrykk
sammen med tilbudsbrevet og sjekklisten for ombordstigning, gir medarbeiderhåndboken et varig inntrykk på de nye ansettelsene dine. Hvis deres behov er godt møtt av disse tidlige onboarding erfaringer oppbevaring, engasjement, og tilfredshet følge.
gratis employee handbook template
i Stedet for å gjenskape hjulet, bør du stjele vår tilpassbare mal. Guru sikrer din forblir sømløst up-to-date og lett å finne.
slik bruker du vår gratis employee handbook template
hvordan denne employee handbook template kan hjelpe teamet ditt med:
- Onboarding: Del denne personalhåndboken med nyansatte når de ankommer for første gang, og sørg for at de har den informasjonen de trenger om å jobbe i bedriften din. Finn ut mer om hvordan du oppretter en effektiv onboarding-prosess for ansatte.
- HR Og Personer Ops: Push oppdateringer Og sende varsler til teamet om nye retningslinjer eller prosedyrer som du legger til i personalhåndboken.
- Hybrid og fjernarbeid: vår veiledning og mal hjelper deg med å lage en personalhåndbok som fungerer for teamet ditt i denne nyeste nye normalen.
Employee handbook eksempler
en employee handbook skisserer retningslinjer og prosedyrer, introdusere teamet til hvem du er og hvordan du opererer som et selskap. Det er en viktig del av alle ansattes onboarding-prosess.
Hos Guru bruker Vi vår medarbeiderhåndbok til å kodifisere prinsippene vi står for som et lag, og gi veiledning om retningslinjer, retningslinjer for arbeidsplassen og kontaktinformasjon for Personalteamet i tilfelle noen trenger mer informasjon. Siden selskapets verdier inkluderer å ikke ta oss selv for alvor, holder vi ting jordet og morsomt.
Pro tips for å administrere din employee handbook stress-free
denne employee handbook template fungerer best i Guru, som:
- Gjør det enkelt å finne og få tilgang
- Gir deg alt du trenger for hele onboarding-sjekklisten som en effektiv onboarding-løsning for ansatte
- Sikrer at håndboken din forblir ekspert verifisert og oppdatert ofte, slik at hele organisasjonen får den nyeste informasjonen uten at du må holde lagkamerater for å gjøre oppdateringer
- lar deg sende Kunnskapsvarsler til nyansatte, slik at de er sikre på å lese håndboken
- sporer hvem som har lest Din ansattes Håndbok og eventuelle oppdateringer