Beste Praksis For Å Forbedre Innkjøpsavdelingen
kjøpsavdelingen er ansvarlig for å anskaffe varer og tjenester. Selv om det kan virke enkelt nok, må de faktisk utføre mange oppgaver mellom å undersøke de beste tilbudene og gjøre kjøpet. HVIS DU er EN SMB, vet du at innkjøpsavdelingen din gjør mye, og det er opp til dem å ta smarte kjøpsbeslutninger som påvirker hele virksomheten.
Tenk på det som dette, din innkjøpsavdeling er ansvarlig, i hvert fall delvis, for suksessen til virksomheten din. Du vil aldri kaste bort penger på å kjøpe produkter som du kan få andre steder, og det er denne avdelingens ansvar å sørge for at dette ikke skjer.
Hvorfor Bør Du Forbedre Din Innkjøpsavdeling?
svaret på dette spørsmålet er enkelt: penger. Forbedre denne avdelingen og måten den fungerer kan ende opp med å spare deg tonnevis med penger hvert år. Dette inkluderer å spare på produktkostnader og gjøre dine ansatte effektive nok til at de i løpet av deres 8-timers arbeidsdag oppnår mer og gjør virksomheten din mer lønnsom.
Hvordan Forbedre Innkjøpsavdelingen
Når du først starter, kan det være vanskelig å spikre ned innkjøpsprosessen slik at alle i avdelingen er på samme side. Ved hjelp av disse tipsene kan du imidlertid forbedre innkjøpsavdelingen og påvirke hele virksomheten positivt.
Forbedre Kjøp
Ikke hver eneste person i innkjøpsavdelingen trenger å være ansvarlig for å ringe leverandører og finne de beste tilbudene. I stedet kan du sette et team på plass som er ansvarlig for denne oppgaven, og la andre medlemmer av avdelingen fokusere på de neste stadiene.
du kan også administrere oppkjøp systematisk kjøpe utnevne en person til å være ansvarlig for å ringe leverandører og en annen for å sammenligne priser. Uansett hva du velger å gjøre, må du ha en prosess som skisserer reglene for å kjøpe slik at alle gjør det på samme måte og utføre hver oppgave.
Analyser Utgifter
for å analysere utgifter, må du gjennomføre en utgiftsanalyse. Denne analysen er en detaljert gjennomgang av hvordan du bruker, og det er viktig å gjennomgå for å forbedre innkjøpssystemet. Sørg for å analysere hver faktor som påvirker prisen på produkter, for eksempel:
- råvarekostnader
- Lagerkostnader (inkludert plassbehov, oppvarming og forsikring)
- transportkostnader
- Leverandørkostnader
ved å forbedre dette aspektet av din innkjøpsavdeling, du kan spare nok penger til andre forretningsområder, for eksempel markedsføring, og ansette flere ansatte etter hvert som du vokser.
Analyser Etterspørsel
for å analysere etterspørsel må du finne ut bedriftens grunnleggende behov når det gjelder innkjøp. Bare fokusere på de kritiske kjøpsbeslutninger som du gjør. For å gjøre dette må du kanskje skrive om interne policyer som inneholder nye kriterier som bestemmer hvilke produkter og tjenester som er avgjørende.
du må også fokusere på kvantitet. Hvis du kjøper i bulk til en lavere pris, bør du vurdere hvor mye det koster deg å lagre varer som du kanskje ikke trenger i flere måneder framover.
du vil kanskje vurdere å kjøpe billigere varer fra utlandet. Men innkjøp fra utenlandske leverandører kommer med kostnader som kan gjøre det ikke verdt det, for eksempel høyere fraktkostnader. Siden det også er tidsforskjeller, kan du også forvente en forsinkelse, så det anbefales ikke at du bruker disse leverandørene for varer du trenger umiddelbart.
Reduser Kompleksiteten
du kan ganske enkelt kjøpe flere standarddeler eller varer fra leverandører i stedet for de dyrere tilpassede varene. Hvis dette er mulig for din bedrift, snakk med leverandørene dine for å sikre at kjøpene passer dine behov, og at du ikke bruker for mye på tilpassede varer. Hvis du har et godt forhold til leverandøren din, bør de ikke ha noe problem med å hjelpe deg med å kutte kostnader, fordi du vil fortsette å foreta kjøp som er til nytte for både din bedrift og deres.
Bygg Strategiske Partnerskap
Bygg partnerskap er enkelt. Men å bygge strategiske partnerskap kan være vanskelig for noen bedrifter. Hvis du jobber med mange leverandører, vil du begynne å kutte ned listen og prøve å jobbe med bare noen få.
hvis du jobber med færre leverandører, kan du spare tid og ressurser. Du vil også kunne bygge bedre relasjoner fordi du har færre bedrifter å jobbe med.
leverandørene vil føle seg beæret som de har blitt valgt til å være de få du gjør forretninger med. Dette vil bidra til å fortsette å bygge relasjoner slik at du kan forvente mer fleksibilitet fra dem når det gjelder dine behov.
husk alltid at partnerskapet ditt skal være gjensidig fordelaktig. Du bør hjelpe dem å lykkes like mye som de hjelper deg. Når du forhandler, husk at du må hjelpe dem å se hvordan begge sider kan ha nytte. Dette vil bidra til å etablere tillit mellom deg og dem slik at du kan fortsette å være vellykket.
Evaluer Leverandører
når du har en mindre liste over leverandører å jobbe med, må du sørge for å evaluere Dem regelmessig. Du kan etablere ditt eget system for å vurdere ytelsen, men sørg for å inkludere disse faktorene:
- Fleksibilitet
- Leveringstid
- Kostnader
- Tjenestekvalitet
Å ha et dokument tilgjengelig for leverandørene dine til å gjennomgå, vil også hjelpe dem med å se hvor deres ytelse kan forbedres, noe som kan hjelpe din bedrift og deres som de har flere kjøpere de håndterer.
Invester I Innkjøpsordre Programvare. innkjøp programvare
i moderne tid er det så mange teknologiske verktøy som kan hjelpe din bedrift vokse og lykkes. Anskaffelsesprosessen kan ha en gang vært enkel nok til å garantere bruk av et regneark. Men når du vokser, vil du finne flere menneskelige feil og komplikasjoner som gjør bruk av manuelle prosesser upraktiske.
Mange Smber starter med QuickBooks for å hjelpe dem med å sende innkjøpsordrer raskere ved å opprette En QuickBooks innkjøpsordre, som automatisk fyller ut felt for deg. Selv om automatisering er nøkkelen til suksess i moderne tid, kan dette programmet ikke gjøre alt du trenger når det gjelder innkjøp. I stedet kan brukerne integrere Bellwether Med QuickBooks til:
- Skriv inn fakturaer i ePMX
- treveis Fakturamatching (PO, Kvittering og Faktura)
- Bro fakturaer i QB for betaling
Integrert innkjøpsprogramvare hjelper deg med å administrere alle de daglige funksjonene i innkjøpsprosessen, slik at du kan spare tid og penger mens dine ansatte fokuserer på viktigere oppgaver, som å bygge relasjoner med leverandørene dine.
for bedrifter som ønsker å spare betydelig tid og penger, kan robust innkjøpsordreprogramvare hjelpe deg med å administrere leverandør/ leverandørforhold, finne de beste tilbudene og gjøre POs til fakturaer med noen få museklikk. Disse teknologiene revolusjonerer måten du håndterer innkjøp på, noe som gjør alt fra oppkjøp til godkjenningsprosesser mye enklere.