5 Trinn For Å Administrere Prosjektet Fra Start Til Slutt
i teorien er et prosjekt vellykket når det leveres i tide og på budsjett, innenfor vilkårene som er avtalt av de deltakende interessentene. I praksis må du imidlertid planlegge og tildele ressurser, møte forsinkelser og justere utgifter, samtidig som du sørger for at alle er synkronisert.
men hva gjør du når du har liten eller ingen erfaring med å administrere et prosjekt fra start til slutt? Hvis dette er tilfelle, vil de neste 5 trinnene fungere som en veiledning for å sette opp prosjektet ditt oppe og går. Vi tar en titt på alle detaljer og ser hvordan en prosjektledelse app som Paymo kan hjelpe sammen.
Enig med interessentene på prosjektplanen
en prosjektplan er nøkkelelementet i et vellykket prosjekt, og fungerer som et veikart for lederen og de involverte interessentene. Den inneholder tre parametere som prosjektets fremgang måles mot: omfanget, tidslinjen og budsjettet. Det står også under hvilke omstendigheter endringer kan oppstå, dersom avvik fra den opprinnelige planen oppstår.
etter ferdigstillelse vil interessenter gjennomgå og godta det for å få prosjektet i gang. Det er viktig derfor å få alle involverte parter på samme side gjelder de avtalte parametere og sitt eget ansvar. For å gjøre dette, opprett et notat I Paymo og skriv ned så mange ting så detaljert som mulig. Fest det til prosjektet når alle har godkjent det.
Opprette en liste over oppgaver og gruppere dem
På dette punktet, må du identifisere alle nødvendige oppgaver som vil føre til omfanget oppfyllelse. Dette kan vise seg å være enkelt hvis du har klart et lignende prosjekt før. Men hvis du kommer inn i ukjent farvann, er det beste å gjøre omvendt ingeniør hele prosessen. Tenk på det endelige resultatet og hva som må gjøres for å få det.
Skriv ned alle nødvendige oppgaver i ingen bestemt rekkefølge, og gruppere dem under oppgavelister i henhold til deres likhet. Hvis prosjektet er tettere, kan du gå mer granulært og angi et tredje nivå av oppgaver i form av deloppgaver. Vær oppmerksom på, da dette legger til kompleksitet og gjør prosjektet vanskelig å følge.
Estimatbudsjett & kostnader for hver oppgave
når oppgavene er kartlagt, må du gjøre det som de fleste prosjektledere frykter: estimater, dvs.hvor mye tid det tar å fullføre en oppgave. Hvorfor? Fordi innledende estimater ofte er feil. Ikke bekymre deg, du vil være mer nøyaktig når du får erfaring.
men for å gi deg et forsprang, er det tre typer oppgaver: oppgaver som du har gjort før, oppgaver som du ikke har gjort før, men har en ide om hvordan du skal håndtere dem, og oppgaver som du ikke har gjort før og har ingen anelse om deres logistikk. For den første typen vet du allerede tidsbudsjettet og kan beregne kostnadene som er avledet fra gjennomsnittlig timepris. For den andre typen estimerer du basert på din intuisjon og multipliserer budsjettet med 1,5-2, og for den tredje typen multipliserer du budsjettet med 3. Hvis dette høres for mye, husk: det er alltid best å love mye og overdeliver.
Overvåke og måle prosjektfremdrift
du har allerede bestemt deg for prosjektomfanget, estimerte aktivitetsbudsjetter og opprettet en prosjekttidslinje. Så hva nå? Du må overvåke prosjektet daglig for å sikre at alle avtalte parametere er oppfylt. For å gjøre dette må du definere et sett med beregninger, avhengig av hva suksess betyr for deg. Hvis du for eksempel er opptatt av å spikre tidsfristen på grunn av bestemte prosjektbegrensninger, måler du planleggingsvariantberegningen. Denne viser hvordan prosjektet varierer i forhold til den opprinnelige tidsplanen og hvilke oppgaver som er sent. Hvis interessenttilfredshet er viktigere for deg, utsteder du en tilfredshetsundersøkelse og måler resultatet.
når du er satt, må du bare måle dem regelmessig. Du vil kanskje bruke et tilpassbart dashbord i et prosjektstyringssystem som gir data i sanntid. Fordelen er at du kan se hele prosjektets fremgang i en enkelt visning, uten å måtte bytte mellom forskjellige apper.
Spor tid og få betalt
ikke glem å spore tid for hver oppgave delvis og kategorisere den i fakturerbar vs ikke-fakturerbare timer. På denne måten vil du avgjøre om du er konsekvent mot prosjektets omfang. Øvelsen vil også hjelpe deg med å fakturere kundene dine og få betalt for faktisk arbeid, fjerne guesstimates fra ligningen. Pinlige sluttpris tvister er dermed unngått, mens du holdes ansvarlig.