4 Måter Å Hjelpe Andre Å Være Mer Konsis
Det har skjedd igjen. Til tross for din beste innsats for å unngå det, du sitter fast på et nettmøte, lytte til fyren som tar 15 minutter å forklare noe.
når noen endelig får et ord inn, lytter han litt, men plutselig avbryter når han innser at han glemte, » En annen detalj.»Fem minutter senere snakker han fortsatt, og du tenker på alle de bedre tingene du kan gjøre.
når vi går inn i dette, er standardresponsen for mange av oss å klage på personen eller strategisere hvordan de skal løses. Spørsmålet jeg ofte blir spurt er:
Hvordan kan jeg få denne fyren til å være mer konsis?
de dårlige nyhetene? Ikke mye, med mindre:
- De er fullt klar over problemet.
- De ønsker virkelig å bli bedre.
Sjelden er Begge disse tingene sanne. Jeg har sett mange ledere kaste bort tid og ressurser på å prøve å «fikse» folk.
her er de bedre nyhetene: du spør feil spørsmål.
du er mer sannsynlig å flytte nålen med enkeltpersoner hvis organisasjonen som helhet verdier konsis kommunikasjon. Når det er tilfelle, vil flere mennesker ta tiltak for å støtte det. Her er fire måter å lede teamet i konsis kommunikasjon:
Senter Folk På Publikum
De fleste, når du forbereder en presentasjon, rapport eller briefing åpne opp en tom PowerPoint og spør seg selv, » Hva bør jeg sette i denne presentasjonen ?»De vil også stille dette spørsmålet til kolleger, og du.
Det er feil spørsmål. Når du hører det, er det en umiddelbar mulighet for coaching, selv om du er en peer eller underordnet personen som spør.
et mye bedre spørsmål er, «Hva gjør publikum trenger å høre?»Når strategien er sentrert på publikums behov, gir det rammen for det som må sies. Hvis det ikke adresserer et publikumsbehov, er det fremmed.
når svaret på det spørsmålet ikke er klart, de beste lederne styrke folk til å finne et svar på det spørsmålet, før du gjør noe annet.
Ring Ut Meeting Hogs
Du kan ikke (og bør ikke) gå inn i hver interaksjon, men hvis du kjører et møte, setter du tonen. Når noen begynner å gå på og på, trener ved å si:
dette høres ikke ut som detaljer alle trenger. Så vi kan holde oss til vår agenda, hva er bunnlinjen vi alle trenger å vite?
Vær snill, men fast. Etter å ha hørt dette i noen møter, de fleste vil dukke opp med mer konsise meldinger.
selvfølgelig antar dette at du har en agenda. Hvis ikke, start her: fire praksis for å lede et effektivt møte.
Avslutt Møter Tidlig
På ansiktet kan dette virke uavhengig av konsistens, men det taler volumer for lagkultur. Ledere som fyller hvert øyeblikk av hvert stående møte savner en mulighet til å demonstrere at de kuraterer det som er viktigst.
selvfølgelig må lagene møtes for å produsere det beste arbeidet, og den tiden skal brukes godt. Når du av og til avslutte et møte tidlig eller hoppe over det hele sammen, du vise til alle at du verdsetter konsis kommunikasjon også.
Bruk Stilstandarder
Nesten alle globale bedriftsmerker har standarder for bruk av logoer, farger, skrifttyper og grafikk i kommunikasjon. Hver akademisk institusjon i notatet bruker en populær stil guide for formatering av dokumenter for å sikre konsekvent formatering og enkel for leserne.
du kan også sette forventningen med teamet ditt på kortfattet kommunikasjon. Viktige standarder for høyprofilerte aktiviteter kan artikuleres, for eksempel:
- kunderapporter kan utstedes opp til fem sider.
- E-Post Til våre leverandører er 500 ord eller mindre.
- vi adresserer alle planlagte saker på møteagendaen.
Legg Merke til at disse standardene beskriver hva du skal sikte på, ikke hva du skal unngå. Selvfølgelig vil det være unntak, men du setter tonen for standarden som skal oppfylles i de fleste situasjoner.
Når Alt Annet Feiler, Prøv Dette
Selv den sunneste kommunikasjonskulturen vil ikke alltid påvirke de verste lovbryterne. Hvis du har prøvd det ovenfor og fortsatt har problemer, er det 6 vaner for å holde folk fra å kaste bort tiden din.