11 Effektiv Tid Ledelse Tips For Travle Office Ledere
Stopp meg hvis dette høres kjent…
du får på kontoret tidlig med alle intensjoner om å knuse dagen, og kanskje komme ut på tid for en gang. Du pliktoppfyllende gjøre din to-do liste, og få sprekker på de første elementene.
men rundt 9:30, avbruddene begynner å komme-sjefen din trenger deg til å kjøre et raskt ærend, en uanmeldt besøkende trenger oppmerksomhet, din medarbeider trenger hjelp til å starte datamaskinen på nytt.
den neste tingen du vet det er 4: 45 pm, og du har mirakuløst flere ting på din gjøremålsliste enn da du startet.
Tiden er spesielt mangelvare for kontorledere, en gruppe som i økende grad blir bedt om å gjøre mer med mindre.
Dette var et stort funn i Vår 2018 State Of The Office Manager-rapport, en første av sitt slag studie av hundrevis Av Kontorledere som representerer nesten 70 forskjellige bransjer. Når de ble bedt om å nevne sine topputfordringer, svarte kontorledere oftest «en intens arbeidsbelastning / ikke nok tid» (37,5%).
dette var sant til tross For At Kontorledere har en tendens til å jobbe lange timer. Nesten halvparten av respondentene rapporterte å jobbe mer enn 8 timer om dagen i gjennomsnitt. 14% var å sette i 10 timers dager.
denne mangelen På tid er ikke så overraskende når du tar hensyn til hvor mye omfanget Av Kontorsjefen har økt de siste årene. Kontorledere har ikke bare oppgave med administrative funksjoner, men med arrangementsplanlegging, kulturutvikling, onboarding og andre oppgaver som tradisjonelt kan falle under HR, økonomi eller drift.
(PS-HVIS Du Er Kontorleder eller Assistent, bli med i vår private FB-Gruppe her. Det er et sted å koble til, samarbeide og dele råd om hvordan du kan overvinne det brede spekteret av utfordringer du står overfor i din rolle.)
så for Kontor Ledere, ekspert tid ledelse er en må – ha for alle som ønsker å utmerke seg i rollen.
Så vi har satt sammen denne listen Over Office Manager time hacks-prøvde og sanne triks av handelen fra verdens mest erfarne Og vellykkede Kontorledere. Vi har delt dem inn i noen kategorier for å gjøre det enklere for deg å finne det du trenger – og forhåpentligvis spare deg litt tid!
den beste måten å opprette, spore og overvåke forslagene i dette innlegget er med en produktivitetsprogramvare som mandag.
Hvem Vil Du Gi Gaver Til?
Klienter & CustomersEmployees
Organisasjon& Oppgavebehandling
Investere en liten del av din tid på forhånd i organisasjonen kan betale store utbytte senere (og spare deg noen alvorlige hodepine).
selv om du anser deg selv ganske organisert, her er noen avanserte tips.
Planlegg Uken På Forhånd
» Unnlatelse av å planlegge planlegger å mislykkes.»
Som Kontorledere er dette mer enn et motiverende sitat – det er et motto å leve etter.
i det minste bør du planlegge kalenderen din natten før for å sikre at du treffer bakken først om morgenen.
vil du spare enda mer tid? Planlegg hele uken på forhånd.
ukentlig planlegging gjør at du raskt kan se på og justere kalenderen på slutten av hver arbeidsdag(i stedet for å starte fra bunnen av hver kveld).
Det gjør det også enklere å planlegge på en helhetlig måte, og koble dine daglige og ukentlige aktiviteter til langsiktige mål. Det er fordi daglig planlegging har en tendens til å holde deg fokusert på trærne, mens ukentlig planlegging gjør at du kan stikke hodet opp og se hele skogen.
fredag ettermiddag eller søndag kveld er vanligvis den beste tiden for ukentlig planlegging, når du ikke blir distrahert av innkommende e-post.
Prioriter Med Crucial Results
Crucial Results er et system Som Snacknation CEO Sean Kelly utviklet i De tidlige dagene av sin entreprenørreise som en måte å holde seg på oppgaven når han og hans forretningspartnere prøvde å oppnå store Ting på egen hånd(dvs. med ingen, men selv holder dem ansvarlige).
praksisen tjente ham så godt at Han holdt Det På SnackNation, hvor det har bidratt til å forme selskapets kultur for vekst og radikal ansvarlighet.
det fungerer slik:
Viktige Resultater bryter ned de store kvartalsvise eller årlige målene i ukentlige og daglige oppgaver, slik at du bruker tiden din på å jobbe med aktiviteter med høy innflytelse som vil flytte målene dine fremover. Ved design sporer din dag-til-dag alltid tilbake til de større målene.
Viktige Resultater har også en mindre åpenbar fordel. Du vet din spesifiserte gjøremålsliste som er 50 linjer lang? Du kommer aldri til å få det gjort på en dag, noe som betyr at du alltid vil avslutte dagen med å føle at du ikke har klart å få alt gjort.
Selv om du har 10 daglige gjøremål, kan du på en god dag få syv av dem gjort.
og virkelig-det er en stor prestasjon! Du knuste syv viktige elementer. Men fordi du hadde ti elementer på listen din, vil du fortsatt føle at du ikke fullførte det du satte deg for å oppnå.
ved å fokusere på bare tre daglige oppgaver, vil du fullføre hver dag med tilfredsstillelse av å vite at du er ferdig med dine tre høyeste giringsaktiviteter.
her er en mer grundig forklaring på Hvordan Det Avgjørende Resultatsystemet fungerer, sammen med en regnearkmal du kan laste ned for deg og teamet ditt.
Bruk En Daglig Docket Stil Notisblokk
dette tipset kommer FRA om extraordinaire Windi Fra Indiana:
«Å gå fra en tradisjonell å gjøre liste til en daglig docket notisblokk har vært enormt nyttig for meg.»
Den Daglige Docket ikke bare lar deg se hele dagen på en side, men også skiller avtaler, ærend, oppgaver og notater for å holde alt organisert. Det er enkelt, men effektivt.
Windi er enig:
«jeg liker at det hjelper meg å prioritere oppgaver og spore elementer og påminnelser for personen og komiteene jeg støtter.»
Hun anbefaler denne daglige docket pad fra InkWell Press.
Task Management Software
Vil du gå papirløs? Oppgavebehandling programvare som mandag og Hive er to svært populære digitale oppgave og prosjektledelse programvare som kan gjøre sporing fremgang på viktige oppgaver til en lek.
Heather, En Kontorsjef Fra Los Angeles, utdyper:
«mandag er nyttig for å organisere gjøremål for dager / uker / måneder etc. Hive er amaaazing for å organisere mine store konferanser / arrangementer. Begge verktøyene kan også brukes sammen med andre personer i teamet ditt, som et samarbeidsverktøy.»
Eliminer Distraksjoner
Vi er glad i et ordtak her På SnackNation: hvis du vil gå fort, må du slippe e-bremsen før du kan gå på gassen.
Med andre ord, du kan ikke forvente høy ytelse uten først å eliminere de tingene som holder deg tilbake.
når det gjelder produktivitet, betyr dette å eliminere distraksjoner. Slik minimerer du distraksjoner som dreper tiden din hver dag.
Bruk Et Billettsystem For Innkommende Forespørsler
En av De største utfordringene For Kontorledere er at teammedlemmer fra hele organisasjonen ofte kommer til deg for å løse sine problemer. Ikke bare kan det være vanskelig å spore alle disse innkommende forespørsler, men disse konstante avbrudd også hindre deg fra å få viktige ting gjort.
et billettsystem bidrar til å sikre at ingenting glir gjennom sprekkene, samtidig som teammedlemmene kan logge forespørselen sin i å avbryte arbeidsflyten.
Office Manager Norah er en fan Av Å bruke ZenDesk til dette formålet.
«Jeg har ZenDesk satt opp slik at folk kan sende meg en e-post på en spesiell kontor e-postadresse, og det skaper en billett I ZenDesk,» forklarer hun. «På denne måten kan jeg administrere billettene mine og merke dem som ferdige når de er ferdige!»
Hvis ZenDesk ikke er et alternativ hos din bedrift, er DET EN DIY-løsning FRA Om Megan.
«jeg har det jeg holder på et nettverk som jeg oppdaterer.
Når noen sender meg en e-post som ber meg om noe som skal gjøres, legger jeg det på den listen. Jeg har det satt opp som oppgavene jeg har.
øverst har jeg oppgaver som er på vent. Jeg har regelmessige oppgaver, hva statusen til dem er, hva oppgaven er, hva statusen til dem er, når forfallsdatoene er, hvem som er ansvarlig, hvem den må sendes til, og da har jeg oppgaver som er i gang. Alt er datert.
Hver uke lager jeg et nytt ark slik at jeg kan gå tilbake gjennom gamle.
Det handler bare om å være flittig og oppdatere den. Det jeg også gjør er at jeg skriver ut e-postforespørselen med en e-post, og jeg vil beholde den bunken med papir av ting å gjøre. Så sammenligner jeg det med listen min for å sikre at det er der og det er gjort.»
Megan var sjenerøs nok til å gi en excel-mal du kan bruke til å prøve systemet for deg selv. Du kan laste ned denne malen her.
Sett Telefonen Til Gråskala
Noen gang lurt på hvorfor de små varselpunktene på alle appene dine er røde? Det er ikke tilfeldig.
app beslutningstakere har ubarmhjertig testet sine design, og vet at en rød prikk med et nummer i det er nesten umulig for oss å motstå å sjekke. I deres forsøk på å maksimere engasjementet med appene sine, har de effektivt gjort smarttelefonen din til verdens mest effektive distraksjonsmaskin.
den gode nyheten er at det er en enkel måte å bekjempe den på – sett telefonen til gråtonemodus.
en morsom ting skjer når det lille varselnummeret på Instagram-appen din er grått i stedet for rødt. Du er plutselig mye mindre fristet til å finne ut hvem som har kommentert ditt siste innlegg.
Slik gjør du det for iPhone.
Bruk Pomodoro-Metoden
Multitasking. Vi er alle forferdelige på det.
hjernen vår er bare ikke satt opp til å utføre mer enn en kompleks oppgave på et høyt nivå. (Det er vitenskap.)
Pomodoro-metoden er en tidsstyringsteknikk som hjelper deg med å forplikte deg til en oppgave i en håndterbar tid – 25 minutter – Studier har vist at de fleste bare kan fokusere på en oppgave med høy ytelse i gjennomsnitt 45-50 minutter.
Gå til tomato-timer.com og prøv det selv.
Planlegg Distraksjoner
La oss innse det, Det Er urealistisk å tro at du aldri vil plukke opp telefonen for å sjekke sosiale medier, eller din favoritt nyhetsside, eller at innkommende tekst fra din mor.
ikke sett deg opp til å mislykkes ved å sette urealistiske forventninger til deg selv. I stedet planlegge tid til å hengi seg til mindre enn produktive aktiviteter en eller to ganger i løpet av dagen, i ti eller femten minutter om gangen.
når vi sier tidsplan, mener vi faktisk å sette «se på sosiale medier» i kalenderen din. Å tillate deg din favoritt distraksjon nå og igjen vil gjøre det mindre fristende og bidra til å holde deg på oppgaven for de fleste av dagen.
Kommunikasjon
jeg satt nylig på et intervju Med Seth Epstein, En av de beste kreative lederne I Los Angeles – og han sa noe som virkelig slo en akkord-omtrent ethvert problem i livet eller virksomheten kan løses med bedre kommunikasjon.
problemene Som Kontorledere står overfor, er vanligvis ikke noe unntak. Mange av utfordringene som føles systemiske eller til og med uløselige, kan ofte løses med bedre kommunikasjon. Her er noen kommunikasjon tips for å gjøre livet enklere og spare tid i det lange løp.
Bruk Slack For Intern Kommunikasjon
Interne meldingsapper har noen klare fordeler over e-post for intern kommunikasjon, inkludert brukervennlighet, større gjennomsiktighet og integrasjon med tonnevis av tredjepartsapper. De er en fin måte å eliminere informasjonssiloer som e-post har en tendens til å skape.
Kontorsjef Norah anbefaler Slack:
«Vi bruker Slack tungt, og det er flott for rask kommunikasjon og delegere oppgaver.»
Strive For Clarity
det kan virke som sunn fornuft, men vi hørte dette igjen og igjen Fra Kontorledere-sørg for at forventningene og resultatene er klare fra get-go. Det vil spare deg tonnevis av tid i det lange løp.
det er virkelig så enkelt som å stille spørsmål når noe ikke er helt klart.
Et annet godt ordtak: Problemer blir ikke bedre med alderen. Hvis et prosjekt begynner å føles overveldende, går skeis, eller bare ikke fungerer, gjøre noe med det før heller enn senere.
det vil alltid spare deg tid i det lange løp for å få noe opp med sjefen din tidligere heller enn senere.
Bare Si Nei
Hvor mange ganger om dagen blir du avbrutt av noen i organisasjonen din som trenger hjelp med noe akkurat nå? Hvor ofte slutter de å tenke på at du kanskje jobber med noe viktig?
jeg vil satse på at svarene er » mye » og » aldri.»
Avbrudd av denne typen er trolig den vanligste måten At Kontorledere blir kastet av sporet og ender opp med å kaste bort tid på å prøve å refokusere.
det kan være fristende å være en «ja» mann eller kvinne, og instinktivt si ja til alt, men å si nei til forespørsler som ikke bidrar til misjonskritiske mål er en absolutt nødvendighet-og kan være en livredder når det gjelder å håndtere tid.
Gratis Bonus: Få EN PDF-versjon Av 2018-Tilstanden Til Office Manager-Rapporten. Vi undersøkte 572 Kontorledere for å avdekke 10 takeaways du kan bruke til å nå dine mål og overvinne utfordringer. Plus lære hva Andre Office Ledere får betalt (og hvordan du kan tjene mer)!