Mai in tempo: Come gestire un dipendente perennemente in ritardo
A volte, sembra che tutto funzioni contro di te con l’unico obiettivo di assicurarti di arrivare al lavoro in ritardo.
O le tue chiavi scompaiono misteriosamente proprio mentre vuoi uscire di casa, in qualche modo perdi l’allarme nonostante suoni vicino all’orecchio per un minuto intero o la tua auto decide che non si avvierà, costringendoti a prendere l’autobus. Non importa quanto ci proviamo, a volte essere in ritardo è inevitabile.
Pertanto, come manager, ha senso lasciarlo scivolare se si nota un dipendente che viene a lavorare in ritardo una o due volte.
Venire al lavoro in ritardo è così comune che, secondo questo rapporto di CareeBuilder, il 29% dei lavoratori arriva al lavoro in ritardo almeno una volta al mese. Tuttavia, se il ritardo dei dipendenti inizia a diventare un’abitudine, è necessario agire.
Un dipendente che è costantemente in ritardo può causare effetti negativi per il vostro business. A causa del loro ritardo, il dipendente potrebbe rimanere indietro sul loro lavoro, interrompendo così la produttività. Altri dipendenti finiscono per essere costretti a fare più lavoro per coprire il dipendente perennemente in ritardo.
Ciò provoca risentimento da parte dei colleghi e rompe lo spirito di squadra del gruppo. Gli altri dipendenti si sentono come stanno dando troppo e iniziare a rallentare nel loro sforzo.
Più dipendenti iniziano ad arrivare in ritardo. Alla fine, l’etica del lavoro generale dei dipendenti prende una picchiata e la qualità complessiva del lavoro diminuisce, danneggiando la redditività. Secondo un sondaggio, il ritardo dei dipendenti costa all’economia del Regno Unito circa £9 miliardi ogni anno.
Per evitare tutti questi problemi, è necessario riportare rapidamente il dipendente errante in linea prima che le cose si mettano male. La domanda è, come si fa a ottenere il dipendente perennemente in ritardo per cambiare i loro modi?
Di seguito sono riportati alcuni modi per trattare con tale dipendente.
AVERE UNA POLITICA DI RITARDO IN ATTO
A volte, i dipendenti sceglieranno deliberatamente di venire a lavorare in ritardo perché la tua azienda non ha alcuna politica ufficiale di ritardo in atto. Se vuoi che i dipendenti siano più seri riguardo al tempo in cui vanno al lavoro, documenta alcune regole riguardanti il ritardo.
Come parte della politica di ritardo, affrontare i dettagli con orario di lavoro, tra cui l’ora esatta turno di un dipendente dovrebbe iniziare e terminare, le conseguenze di arrivare a lavorare in ritardo, la procedura di segnalazione per i dipendenti quando stanno per essere in ritardo per il lavoro, nonché i dettagli su come l’azienda terrà traccia e registrare l’orario di lavoro dei dipendenti.
Inoltre, potresti includere dettagli su come i dipendenti che arrivano in ritardo possono recuperare il tempo perso, così come un commento che dice che il ritardo abituale sarà punito e dovrebbe essere evitato.
Tutti i dipendenti devono essere informati della politica di ritardo, facendo pubblicare la politica sulla bacheca dell’ufficio o facendola inviare all’e-mail di ciascun dipendente.
FAI SAPERE AL DIPENDENTE CHE SEI A CONOSCENZA DEL LORO RITARDO
I dipendenti osservano costantemente le tue reazioni come manager. Se un dipendente arriva in ritardo un giorno e crede di non aver notato il loro ritardo, è più probabile che arrivi in ritardo una seconda volta.
Considera questo; se un dipendente arriva in ritardo tutti i cinque giorni in una settimana, ma si nota solo in un giorno, erano tecnicamente in ritardo solo un giorno della settimana, dal momento che è l’unico giorno che conosci.
Senza dimostrare di essere a conoscenza del loro ritardo, i dipendenti potrebbero anche supporre che non ti dispiaccia il ritardo o non c’è nulla che tu possa fare al riguardo, quindi saranno più propensi a continuare con l’abitudine.
Per evitare ciò, dovresti far sapere a un dipendente let che stai prendendo nota del loro ritardo. Non devi dirgli direttamente che li hai visti arrivare tardi. Potresti prendere l’abitudine di dire buongiorno ai dipendenti, in modo che siano consapevoli che noterai se qualcuno non è ancora arrivato.
In alternativa, si può camminare da scrivania di un dipendente quando si presentano in ritardo. Non devi nemmeno parlare con loro. Questo semplice atto li farà capire che siete consapevoli che sono venuti in ritardo.
Se non prendono nota anche dopo averlo fatto, fai un’osservazione casuale per far loro sapere che li hai visti arrivare tardi un certo numero di volte.
Nella maggior parte dei casi, rendere un dipendente consapevole del fatto che si sta prendendo atto del loro ritardo è tutto ciò che serve per loro di cambiare le loro abitudini.
IL LORO RITARDO È UN GROSSO PROBLEMA?
A volte, una qualche forma di ritardo non è un grosso problema. Ad esempio, se le regole dicono che i dipendenti devono essere in ufficio entro le 8.00 ma un dipendente arriva abitualmente intorno alle 8: 10, ha davvero un impatto enorme?
In tal caso, il ritardo non è un grosso problema, e puoi semplicemente lasciarlo scivolare a condizione che il dipendente non diventi più audace.
Tuttavia, se il dipendente è in una posizione che richiede loro di trattare con i clienti a partire da 8.00 sul punto, allora un tale dipendente non può essere permesso di arrivare in ritardo di pochi minuti.
Se si tratta di un lavoro d’ufficio, importa davvero se un dipendente è arrivato con un’ora di ritardo se continua a lavorare un’ora dopo il normale orario di lavoro?
La chiave qui è guardare il ritardo oggettivamente. Non concentrarti troppo sul ritardo stesso. Invece, prova a pensare alle conseguenze del ritardo. Ad esempio, se un dipendente arriva in ritardo di un’ora e lavora per un’ora in più oltre le normali ore di lavoro, non fa molta differenza poiché il dipendente ha registrato il numero di ore richiesto.
Tuttavia, se il dipendente sta lavorando come parte di una squadra e il suo ritardo sta influenzando la capacità della squadra di eseguire in modo efficace, non importa se mettono l’ora in più la sera, perché stanno compromettendo la produttività complessiva.
Il punto è che la tua decisione di affrontare il ritardo o ignorarlo dovrebbe essere basata sull’impatto del ritardo sul benessere generale dell’azienda.
FARE UN RECORD DI RITARDO DEL DIPENDENTE
Mantenere i record di comportamento dei dipendenti sul posto di lavoro, comprese le cose come il ritardo, è una buona pratica. I record saranno utili una volta che si decide di affrontare il dipendente per il loro comportamento errante.
Se porti il loro ritardo e il dipendente lo nega, hai qualcosa su cui ripiegare invece di doverlo rendere un caso della loro parola contro la tua.
A volte, si potrebbe anche essere costretti a prendere misure drastiche contro il ritardo del dipendente, come dover lasciarli andare.
Se licenzi un dipendente e decide di intraprendere un’azione legale contro la tua azienda citando un licenziamento illecito, i record possono anche fungere da prova sul ritardo perpetuo del dipendente.
AVERE UN COLLOQUIO PERSONALE CON LORO
A volte, un dipendente continuerà a venire a lavorare in ritardo anche quando hai chiarito che conosci il loro ritardo e non lo approvi.
Se ciò accade, è necessario intraprendere un’azione più definitiva per evitare che il problema sfugga di mano. È necessario avere una conversazione personale con il dipendente errante sia chiamando il dipendente al vostro ufficio o chiedendo loro fuori per il caffè o il pranzo.
Chiedere al dipendente di uscire per il caffè è il mio metodo preferito. Portarli fuori dall’ambiente dell’ufficio toglie la formalità dalla conversazione e ti permette di parlare del problema in modo più amichevole, rilassato e personale.
Fai qualche chiacchierata per evitare di rendere la conversazione imbarazzante. Chiedi al dipendente come stanno andando le cose a casa e poi menziona il problema in un modo che non cerchi di dare la colpa a loro. Quello che vuoi qui è capire il motivo dietro il ritardo del dipendente.
L’impostazione rilassata renderà più facile per il dipendente farvi sapere nel caso in cui hanno un problema personale che li sta costringendo ad arrivare al lavoro in ritardo. Forse un membro della loro famiglia appena si ammalò e il dipendente deve fornire qualche cura per loro prima di partire per il lavoro.
Forse il dipendente ha appena ottenuto un divorzio e deve fare cose come far cadere i bambini a scuola prima del lavoro, qualcosa che è stato precedentemente fatto dal coniuge. O potrebbe essere che stanno lavorando su un progetto che richiede loro di lasciare il lavoro in ritardo, causando loro di dormire troppo la mattina.
A volte, potrebbe anche risultare che il dipendente non è abbastanza responsabile. Tuttavia, l’unico modo per sapere cosa sta succedendo esattamente con loro è quello di avere una conversazione uno contro uno con il dipendente. Parlare le cose vi aiuterà a capire la causa principale del problema e rendere più facile per entrambi di voi a venire con una soluzione.
Se decidi di chiamare il dipendente nel tuo ufficio per una conversazione individuale, puoi mantenere la formalità del posto di lavoro. Tuttavia, la formalità di questo ambiente renderà più difficile per il dipendente aprirsi se sono in ritardo a causa di un problema personale. In ufficio, non c’è bisogno di iniziare la conversazione con qualsiasi chiacchiere casuali.
Basta chiamare il comportamento del dipendente, menzionare come sta influenzando negativamente la tua attività e far loro sapere che il comportamento è inaccettabile.
Utilizza i tuoi record per indicare istanze specifiche del loro ritardo e fare riferimento alla politica di ritardo. Chiedi loro se hanno qualche problema che li costringe a essere in ritardo al lavoro e se c’è qualcosa che puoi fare aiutarli a migliorare il loro comportamento.
La cosa fondamentale qui è avere la discussione in privato. Non confrontarli di fronte agli altri dipendenti poiché questo porterà solo all’imbarazzo, all’umiliazione e alla difesa.
Dovresti anche mantenere la calma quando sollevi il problema con il dipendente. Non arrabbiarti con il dipendente.
Tieni presente che non hai alcun problema con il dipendente o la loro personalità, vuoi solo arrivare alla causa principale del problema e vedere come puoi risolverlo.
Dare al dipendente la possibilità di spiegare se stessi dimostra che ti preoccupi di loro e che sei disposto ad aiutarli a correggere il loro comportamento.
Apprezzeranno anche il fatto che hai scelto di parlare con loro invece di intraprendere azioni disciplinari.
VIENI CON UN PIANO D’AZIONE
Dopo aver avuto una conversazione uno contro uno con il dipendente in ritardo, si spera di capire il problema dietro il loro ritardo. Tuttavia, comprendere la causa del problema non aiuta se il problema persiste.
Pertanto, è necessario elaborare un piano d’azione che aiuti a prevenire il ritardo del dipendente dall’impatto sull’azienda. Se il dipendente ha una ragione legittima dietro il loro ritardo, è possibile trovare una soluzione flessibile ma temporanea per aiutare il dipendente a mantenere i propri livelli di produttività mentre si lavora sul problema che causa il ritardo.
Ad esempio, se un dipendente viene a lavorare in ritardo perché deve lasciare i bambini a scuola, puoi lavorare su un orario flessibile che consente loro di arrivare al lavoro più tardi e lasciare l’ufficio più tardi.
Se un dipendente si prende cura di un bambino malato, puoi pensare a un’alternativa che consenta loro di lavorare da casa mentre si prendono cura del bambino, a condizione che il dipendente possa effettivamente soddisfare le proprie esigenze di lavoro mentre lavora da casa.
Quando si arriva con accordi di lavoro alternativi per accogliere qualsiasi problema il dipendente si trova ad affrontare, saranno riconoscenti del vostro sostegno e non avranno alcun problema a tornare al loro programma regolare e dando loro tutto una volta che il problema è risolto.
Tuttavia, se non vi è alcuna ragione legittima dietro il ritardo del dipendente, è necessario essere fermi e far loro sapere che il loro ritardo non sarà tollerato.
INTRAPRENDERE AZIONI DISCIPLINARI
A volte, un dipendente sarà abitualmente in ritardo non perché ci sia una ragione legittima, ma perché non sono abbastanza responsabili da pianificare il loro tempo in modo tale da arrivare al lavoro presto.
Forse amano solo dormire, e non importa quello che fai, non puoi convincerli a cambiare il loro comportamento. Hai parlato con loro, ma nulla sembra funzionare.
Se si arriva a questo punto, non abbiate paura di intraprendere azioni disciplinari contro il dipendente errante. Chiamare il dipendente al loro ufficio e far loro sapere che la prossima volta che arrivano in ritardo, non si avrà altra scelta, ma per scrivere lui o lei.
Si spera che questo avvertimento verbale finale spinga il dipendente a cambiare il proprio comportamento. Se ancora non ascoltano il tuo avvertimento, puoi ora andare avanti e scriverli.
Scrivere un dipendente per ritardo
Dopo che tutti i tuoi avvertimenti verbali cadono nel vuoto, la tua prossima linea d’azione è quella di dare al dipendente perennemente in ritardo un avvertimento scritto per far loro sapere che sono in violazione della politica di ritardo della società.
Prima di scrivere l’avviso, rivedere la politica di ritardo della società per garantire che il dipendente sia effettivamente in violazione del documento.
Ci sono un certo numero di cose che dovresti includere nel tuo avviso scritto. In primo luogo, è necessario includere gli incidenti specifici di ritardo che si sta avvertendo il dipendente circa.
Menzionare ogni giorno che il dipendente era in ritardo e la quantità di tempo in cui erano in ritardo. Questo è il motivo per cui è importante tenere un registro del ritardo dei dipendenti. Se hai già dato al dipendente uno o due avvertimenti verbali, menzionali anche nella scrittura.
Menziona le date in cui hai dato loro gli avvertimenti verbali e ciò che hai discusso con loro. Far loro sapere che il loro ritardo è in violazione della politica di ritardo della società.
Dovresti anche menzionare come il ritardo del dipendente influisce negativamente sul business. Ad esempio, potresti scrivere “Come risultato del tuo venire a lavorare in ritardo, i clienti sono stati costretti ad aspettare un po’ prima di essere serviti, il che è inaccettabile.”
Scrivi in termini chiari e diretti l’effetto del comportamento del dipendente sul benessere dell’azienda. Includere gli orari di inizio e fine del turno del dipendente e far loro sapere che l’azienda si aspetta che siano al lavoro entro quel periodo.
Affinché l’avviso scritto sia efficace, è inoltre necessario delineare le conseguenze per il dipendente se non cambiano il loro comportamento. Dite loro il tipo di azione disciplinare che verrà presa se continuano a violare la politica di ritardo. Alcune delle azioni disciplinari che potrebbero essere intraprese includono:
- Richiedere al dipendente di recuperare il tempo perso
- Diminuendo i loro bonus
- Agganciando la loro paga
- Inviato in sospensione non pagata
- Se il comportamento persiste, potrebbero persino terminare il loro lavoro.
Fornire al dipendente una copia dell’avviso scritto e conservare l’originale nel file del personale del dipendente. Dovresti anche far sapere al dipendente che rivedrai il suo comportamento entro un certo periodo di tempo, ad esempio i prossimi 90 giorni, per verificare se hanno corretto o meno il loro comportamento.
Fai anche sapere loro che se mostrano miglioramenti, aggiornerai l’avviso per mostrare che hanno effettivamente cambiato il loro comportamento dopo l’avviso.
Ci sono un paio di altre considerazioni da tenere a mente quando si scrive un dipendente per il loro ritardo. Per esempio, si dovrebbe astenersi dall’utilizzare formulazione o un linguaggio che potrebbe essere considerato come accusatorio o minaccioso. Ad esempio, non scrivere “Se non modifichi il tuo comportamento, la società non avrà altra scelta che interrompere il tuo rapporto di lavoro” se la politica di ritardo aziendale non specifica la cessazione del lavoro come una delle conseguenze del ritardo.
Inoltre, assicurati di seguire tutte le disposizioni della politica di ritardo. Se il criterio di ritardo indica che eventuali avvisi devono essere rimossi dal file di un dipendente dopo un periodo specificato, non visualizzare le istanze di ritardo che risalgono a più del periodo specificato.
Ad esempio, se la politica aziendale specifica che questo periodo è di un anno, non menzionare le infrazioni in ritardo avvenute più di un anno fa.
MIGLIORAMENTI RICOMPENSA
La cosa buona è che, quando si seguono le raccomandazioni di cui in questo articolo, il dipendente errante si spera prendere nota delle vostre preoccupazioni e riparare i loro modi.
Una volta che si nota che un dipendente sta facendo un cambiamento per meglio, rafforzare questo cambiamento riconoscendo e premiando i miglioramenti.
Puoi farlo facilmente lasciando che il dipendente sappia che hai notato il cambiamento e dicendo loro che apprezzi lo sforzo che lui o lei ha preso per diventare un dipendente migliore.
Riconoscere e lodare il cambiamento mostra al dipendente che ti interessa davvero, e li renderà ancora più motivati a dare il meglio di sé.
CONCLUDERE
È inevitabile che i dipendenti vengano a lavorare fino a tardi una o due volte, e qualsiasi manager dovrebbe essere pronto e disposto a scusare tale comportamento.
Tuttavia, se un dipendente fa in ritardo un’abitudine, il comportamento può causare impatti negativi per il business.
Pertanto, è importante agire per stroncare l’abitudine sul nascere. Puoi farlo facendo sapere al dipendente che sei consapevole del loro ritardo e documentando il comportamento.
Se non apportano miglioramenti, è necessario chiamare il dipendente per una conversazione individuale con l’obiettivo di scoprire la causa principale del comportamento e trovare una soluzione per garantire che il dipendente lavori le ore richieste.
Se questo non funziona, potrebbe essere necessario scrivere il dipendente e far loro sapere che un’altra violazione porterà a conseguenze più gravi, come la sospensione non pagata, avendo la loro paga ancorata o addirittura la cessazione, se la politica aziendale lo impone.
È anche bene tenere a mente che le regole non dovrebbero essere impostate solo per avere regole.
Se, ad esempio, il lavoro consente un certo grado di flessibilità, perché non elaborare accordi di lavoro alternativi che consentano ai dipendenti di svolgere la quantità di lavoro richiesta senza dover entrare e uscire dall’ufficio in determinati orari rigorosi?
