전화 회의를 주도하는 방법/다음 회의를 정복하기위한 16 가지 팁
“여보세요? 내 말 들려?”
“오,미안 해요,먼저 가세요.”
“아니,먼저 가!”
“죄송합니다,누가 지금 말하고 있습니까?”
전화 회의는 도전이다. 오디오에 전적으로 의존 여러 사람을 가지고 때,당신은 회의가 원활하게 실행하는 데 도움이 될 수 있습니다 풍부한 시각적 단서를 놓치고있어.
화상 회의가 오디오를 빠르게 능가하지만 다음과 같이 좋은 전화 통화가 더 나은 옵션 인 경우가 여전히 있습니다:
- 모든 사람의 사생활 침해를 원하지 않는 집이나 다른 곳에서 일할 때 배경
- 짧은 회의
- 적은 수의 회의
- 출퇴근 중
- 인터넷 연결/대역폭에 문제가있어 참석자의 연결이 비디오를 잘 지원할 수없는 경우와 같이”이동 중”회의
물론 오디오 전화 회의에는 다음과 같은 고유 한 문제가 있습니다:
- 누가 말하고 있는지 해독하기가 어렵습니다.
- 언제 말해야할지 알기가 까다 롭습니다.
- 프레젠테이션에 사용할 수 있는 시각 자료에는 제한이 있을 수 있습니다.
컨퍼런스 콜의 독특한 도전으로 인해 준비하는 것이 더욱 중요합니다. 의 밑에 두통 없이 전화 회의를 지도하기 위하여 어떻게에 몇몇 끝은 있는다.
전화 회의 전에
올바른 웹 회의 앱을 선택합니다.
당신은 확실히 순수 오디오의 전화 회의를 이끌 수 있지만,그것은 도움이 더 매력적인 화면 공유와 통화를 보완 할 수 있습니다. 당신이 이것을 하는 것을 허용하는 많은 웹 협의 앱이 있다.
예를 들어,오디오 전용 줌 통화를 호스팅 할 수 있지만 여전히 화면을 공유 할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다:
- 확대/축소 미팅을 예약할 때 주최자의 비디오 및 참가자의 비디오가’꺼짐’인지 확인합니다.”고급 설정”에서”대기실 사용”이 선택되어 있는지 확인하십시오.
- 참가자가 도착하면 대기실에서 개최됩니다. 즉,실제 회의에 승인 할시기를 선택할 수 있습니다(자동으로 가입 할 수 없음). 이것은 사람들이 여러 번에 입력하고 자신을 소개하는 그 어색함 아무도 없다 보장합니다,다른 사람을 절단. 당신은 당신이 준비되어 있을 때 회의에 모두를 승인하고 그 후에 한때는 그리고 출석자를 소개할 수 있다.
- 모든 사람이 인정되고 소개가 끝나면 화이트보드 기능을 사용하거나 화면에 있는 내용을 공유할 수 있습니다.
참석자 목록을 추출합니다.
전화 회의의 경우 참석자 수가 적을수록 좋습니다. 당신이 너무 많은 목소리를 구별해야하기 때문에 음성 통화에 너무 많은 사람들이,그것은 혼란을 얻을 수 있습니다. 당신이 초대하는 것을 선택하는 누구이건,그들이 진짜로 거기 있을 필요가 있다는 것을 확인하십시오. 나머지,당신은 단순히 회의에서 그들에게 메모를 보낼 수 있습니다.
메모장을 지정합니다.
리더로서,당신은 당신의 손 전체 스피커를 관리하고 회의가 원활하게 실행되고 있는지 확인해야합니다. 당신이 전화 후 모든 사람에게 그 회의록을 보낼 수 있도록 다른 사람이 메모를 요청합니다.
회의 시간 제한을 설정합니다.
아무도 불필요하게 인출되는 회의를 좋아하지 않지만,얼굴을 보는 자극없이,이 빨리 지루해하는 경향이 있기 때문에 회의가 오디오를 통해 수행 할 때 그것은 더 나쁘다.
오디오 전용 전화 회의를 주최하는 경우 30 분,1 시간 이내로 유지하는 것이 좋습니다.
의제를 만듭니다.
누가 말할 것인지,무엇을 말할 것인지,어떤 순서로 설명하십시오. 오디오 통화에 내재 된 도전과 함께,그것은 당신이 제시 할 때 누가 결정하여 혼란을 길들이는 것이 중요합니다.
형식에 관해서는,그것은 모든 사람이 먼저 자신의 전체 프리젠 테이션을 제공 한 다음 질문에 바닥을 열게하는 것이 좋습니다. 이것은 혼란을 줄이고 사람들이 서로 이야기하는 횟수를 줄입니다.
이메일을 통해 모든 사람과 의제 및 회의 세부 정보를 공유하십시오.
이제 참석자 목록을 확인하고 의제를 만들었으므로 회의에 앞서 참석 한 모든 사람과 공유해야합니다. 이렇게 하면 참석자가 발표하고 발표자의 순서를 숙지할 때 준비할 시간이 주어집니다.
통화에 참여하는 데 필요한 모든 정보를 제공합니다. 여기에는 링크,전화 접속 코드 및 암호가 포함됩니다. 미리 잘 그들에게 보내,어쩌면 30 분 회의 전에 다시 보내해야합니다.
의제 및 회의 액세스 세부 정보 외에도 다음과 같이 따라야 할 회의 포인터를 공유합니다:
- 전화를 걸기 전에 조용한 환경에 있는지 확인하십시오. 여러 줄의 배경 소음은 모든 사람이 듣는 것을 매우 어렵게 만들 수 있습니다. 최상의 오디오 품질을 보장하려면 참가자들에게 사전에 크리스프와 같은 노이즈 캔슬링 앱을 설치하여 공간에서 피할 수 없는 노이즈를 제거하도록 요청하십시오.
- 당신이 회의에 참가하는 때(당신이 늦지 않을 한)알리십시오. 이 제안은 사용 중인 웹 회의 앱의 유형에 따라 크게 달라집니다. 어떤 사람들은 누군가가 들어올 때 종을 울릴 것입니다. 다른 사람은,웹엑스와 같은,그들은 전화에 가입 할 때 응용 프로그램이 자동으로 참가자의 이름을 발표 옵션이 있습니다. 그리고 아직도 다른 사람,줌과 같은,대기실에서 호스트 보류 참석자로 당신을 드릴 것입니다,그것은 현재의 참석자의 목록을 표시합니다,그래서 하나의 자기를 발표하는 것은 필요하지 않을 수 있습니다.
선택한 회의 앱으로 드라이런을 수행합니다.
새로운 기술은 우리를 놀라게하는 방법을 가지고 있습니다. 당신은 가능한 한 많은 놀라움을 제한 할 수 있습니다. 전화 회의에 사용할 회의 앱을 선택한 후 해당 기능을 테스트합니다. 신뢰할 수 있는 동료 몇 명을 시험 전화 회의에 초대하여 형식과 기능을 익힐 수 있습니다.
링크 및 전화 접속 코드를 미리 테스트하십시오. 아무것도 꽤 참가자들이 액세스 할 수없는 같은 회의 유적.
통화 중
리더로서의 책임을 기억하십시오.
컨퍼런스 콜 리더로서 모든 사람을 소개하고 주제에서 주제로 옮기는 것이 당신의 임무입니다.
사람들이 들어올 때 대기실에 있는지 확인하거나(줌이 가지고있는 것처럼),”자넷이 합류 한 것 같습니다. 잘 지냈어,자넷?”
대기실이 없으면 모든 사람이 도착할 때까지 기다리는 동안 몇 분 동안 일부 사람들과 통화 중일 것입니다. 사람들이 연결을 잃었다고 생각하지 않도록”우리는 여전히 몇 명을 더 기다리고 있습니다. 우리는 그들에게 가입 할 시간을주기 위해 1 분 더 기다릴 것입니다.”
또한,회의의 고기에 다이빙하기 전에 친절한 대화를 시작하는 것을 두려워하지 마십시오(만큼 당신이 여분의 시간을 가지고로!).
모든 사람이 가입하면,당신이 누구인지,누가 통화 중인지,그리고 회의의 목적이 무엇인지를 발표하여 회의를 시작합니다. 당신은 또한 다음과 같은 몇 가지 기본 규칙을 통해 갈 수 있습니다:
- “각 발표 후에,나는 안으로 차임하고 질문에 지면을 열 것이다. 발표가 끝날 때까지 기다려주십시오 그리고 나는 그것이 질문이라고 발표했다&아무 말도 할 시간. 이것은 아무도 의도하지 않게 누군가를 자르지 않도록하는 것입니다.”
- “나는 당신이 현재 말을하지 않는 경우 모두가 자신을 음소거하시기 바랍니다 부탁드립니다. 당신은 음소거 버튼을 찾을 수 있습니다…”
- 응용 프로그램이 참가자들에게 새로운 경우,그들이 특정 기능을 찾을 수있는 곳을 보여주는,그들에게 소프트웨어에 대한 간략한 개요를 제공합니다.
의제에 유의하십시오.
당신이 다음에 말하는 사람의 더 나은 아이디어를 가질 수 있도록 항상 전에 의제를 유지하고 어떤 질문&세션을 마무리 할 때. 당신은 또한 더 원활하게 전환을 참조해야합니다. 예를 들어,”좋아요,모두 1 분기 재정에 대한 질문을 마칩니다. 이제 곧 출시 될 제품 출시를위한 마케팅 계획으로 넘어 갑시다.”
필요에 따라 자신을 음소거합니다.
당신이 말을하지 않을 때 음소거 유지,그리고 동일한 작업을 수행 할 다른 사람을 물어. 회의 앱에 따라 호스트가 적합한 사용자를 음소거할 수 있습니다.
언제 차임해야하는지 알 수 있습니다.
- 특히 누군가에 대한 질문이나 의견이 있으면 항상 먼저 자신의 이름으로 주소를 지정하여 그들이 당신이 그들과 이야기하고 있음을 알 수 있도록하십시오.
- 누군가가 제시하는 동안 아이디어 나 질문이 당신에게 오는 경우,메모를하고 당신이 차임 전에 스피커가 완료 될 때까지 기다립니다.
- 사람들이 말하기 시간을 지나가고 있다면 회의를 진행할 시간이 다되었을 때 언제든지 방해하십시오.
- 발표자가 말을 할 때마다,그들에게 감사하고,말한 것을 요약하고,질문이나 의견이 있는지 물어보십시오.
모두에게 말할 기회를 주십시오.
어떤 사람들은 대면 회의 대 전화 회의 중에 말을 편안 하 게,그래서 이러한 사람들을 격려 하려고 하지 않습니다. 동시에,당신은 그 자리에 그들을 넣거나 당황하게하고 싶지 않습니다.
화제의 끝에서 대화가 사라지면,누군가가 한 마디도 하지 않았다는 것을 알아차리면,”추가하고 싶은 것이 있는가?”만약 그들이’아니오’라고 말하면,빨리 움직여라.
통화 종료
- 회의 내내 회의 카운트 다운을 제공하기 위해 차임”여기서 마무리 할 5 분이 있습니다.”이렇게하면 일정에 따라 상황이 실행되고 회의가 시간이 지남에 따라 진행되지 않습니다.
- 남은 시간이 있으면 최종 발언이나 질문에 대한 바닥을 열 수 있습니다.
- 모든 사람을 해고하기 전에 결정된 내용을 요약하고 다음 단계를 간략하게 설명합니다. 참석을 위해 모두를 감사하게 확실하 있으십시요.
- 통화가 완료되면 회의록 및 작업 단계를 참석자에게 이메일로 보냅니다.
전화 회의 불황을 치료
예,전화 회의는 도전이다—하지만 그들은 당신이 처리 할 수없는 아무것도 아니에요. 전화 회의를 지도하기 위하여 어떻게에 이 끝에,너는 너의 다음 회의를 쉽게 타파할 것이다.