성공적인 전화 회의를 구성하는 방법
모든 유형의 역할을 수행하는 사람들은 회의 및 화상 통화를 한 번에 수행하도록 요청받습니다. 종종,당신은 자신에게 물어해야합니다:내가 보지 못하는 사람들을 어떻게 관리 할 수 있습니까? 때때로,전화 회의는 좌절과(아래 비디오 등)시간 낭비 같은 느낌 수 있습니다.
전국 요트 중개인을 인증하는 공인 전문 요트중개사 프로그램을 운영하고 있습니다. 이후 소비자 물가 지수의 이사회 구성원 북미 전역에 위치 하 고,분기별 회의 호스팅은 매년 개최”얼굴을 맞대고”회의 대신 돈 절약 노력. 회의 및 화상 통화를 효과적으로 수행하는 것이 팀 협업 및 의사 결정에 필수적이라는 것을 배웠습니다. 그러나 이러한 통화 중에 발생하는 몇 가지 예측할 수없고 통제 할 수없는 문제가있을 수 있습니다. 의 밑에 너의 전화 회의의 효과를 증가하는 몇몇 끝은 있는다.
통화 전
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회의 목적,회의 개최 시기 및 참석자가 회의에 액세스하는 방법을 설명하는 통화 전에 회의 의제를 준비하고 공유합니다. 부름 및 어떤 명확한 면담 점을 위해 목표를 포함하십시요. 통화 전에 사람들에게 알리면 토론을 준비하는 데 도움이되며 대화에 어떻게 기여할 수 있는지 생각할 수있는 기회를 제공합니다.
- 회의를 진행하기 위해 전화 이외의 서비스를 사용하는 경우,기술적 어려움을 식별하거나 피할 수 있도록 테스트 실행을 개최하도록 그룹에 알리십시오. 주최자는 뭔가 잘못 될 경우 백업을 준비해야합니다. 모든 사람이 자신의 음성 및 배경 소음을 음소거하는 방법을 이해하는지 확인하십시오.
- 지정된 메모 작성자를 모집하십시오. 아무도는 회의 분을 가지고 가는 좋아한다,그러나 필요악 이다(특별하게 외침을 결합할 사람을 위해).
통화 시작
- 통화 진행자인 경우 예약된 회의 시간 최소 5 분 전에 통화에 참여하십시오. 기다리는 동안 가벼운 대화는 사람들이 더 편안하게 느끼도록 도와줍니다. 당신이 어떤 정보를 반복 할 필요가 없습니다 그래서 키 사람들이 경우에만 공식적으로 통화를 시작합니다.
- 모든 사람이 당신을 중재자로 식별 할 수 있도록 통화를 시작할 때 항상 자신을 소개하십시오. 공식 사업의 시작에 앞서,모든 주요 선수가 존재하고 회계 보장 할 역할 전화를. 적합한 경우에,특히 그룹에 새롭 경우에,소개(이름,회사,위치)를 만드는 모두를 위한 시간을 걸리십시오. 또한 관리 항목(전화 음소거,직접 또는 채팅 기능을 통해 질문하는 방법,공유 화면을 볼 수있는 방법 등)을 검토 할 수있는 좋은 시간입니다.).
전화 실시
- 회의의 의제와 목적을 요약하여 시작합니다.
- 사람들이 서로 대화하지 않도록하려면 누군가가 응답하기를 원한다면 이름으로 직접 질문을 해결하십시오. 진행자로,말하고 있는 까 누구가 진로를 쫓고 기여금을 위해 조용한 그들에게 물으십시요. 전화 회의는 다양한 메시지가 보내지는 것을 허용해야 한다:”우리는 이 조직안에 모두의 아이디어를 필요로 한다. “주제를 전환하기 전에 주제에 대한 추가 질문이나 생각이 있는지 물어,숨을 걸릴. 너의 목표 및 점에 대화에 너의 눈을 지키십시요. 주제가 뜨거워 지거나 길어지면 추가 준비 및 조사를 완료 한 후 주제에 대해 더 철저히 논의하기 위해 다른 부름을 계획 할 것을 제안하십시오. 일정한 시간 체크를 제공하십시요 그래서 너의 예정표는 대위에 체재한다. 가능한 한 제안 된 시간에 가깝게 시작하고 종료하십시오.
통화 종료
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통화가 끝날 때 회의 요약을 제공합니다. - 다음 예약 통화가 개최되는 시점을 포함하여 모든 사람이 다음 단계,책임,조치 항목 및 기한을 이해하는지 확인합니다.
- 통화에서 주요 포인트 및/또는 분이 포함 된 이메일로 후속 조치하십시오.
이 팁을 제정하면 다가오는 모든 회의 및 화상 통화의 가치가 향상됩니다.
