Microsoftを使用した文書管理システムの構築

Microsoftを使用した文書管理システムの構築

Microsoftを使用した文書管理システムの構築

ドキュメントを管理す Microsoftドキュメント管理システムを使用すると、拡張性の高いワークフローを作成しようとするときに企業が直面する一般的な課題を解決するのに役立

文書管理システムとは何ですか？

文書管理システムは、Word、Excel、PowerPointsなどのデジタルファイルを管理するためのものです。 この時代には、優れたユーザーエクスペリエンスを提供する、安全で堅牢でカスタマイズ可能なソフトウェアが必要です。 従来の文書管理システムから新しいシステムに切り替えると、パフォーマンスが向上し、コストが削減される可能性があります。

従来の文書管理システムの典型的な課題

Microsoftには文書管理システムがありますか？

はい、そうです。 Microsoft Office365は、SharePoint、Microsoft Dynamics、OneDrive for document managementなどのさまざまなソフトウェアソリューションを提供しています。 各組織のニーズに応じて、上記のいずれかを使用できます。 このシステムは、さまざまなプラットフォームの周りに文書を保存、共同作業、および共有するのに役立ちます。 また、システムのパフォーマンスを分析するさまざまな方法があります。

1. セキュリティと権限管理
   多くの文書管理システムでは、ユーザーが特定の文書を見ることができるユーザーに制限を設定する方法が提供されていません。 一部の文書は、特定のユーザーのみが閲覧できるようにする必要があります。 ある部門のメンバーは、別の部門が自分のファイルにアクセスできるようにしたくない場合があります。 または、ある部門またはユーザーのグループは、追加/編集権限を持つことができ、別のグループは読み取り専用権限を持つ必要があります。
2. 検索とフィルタ
   フォルダやドキュメントがたくさんある場合、探している特定のドキュメントを見つけるのが難しい場合があります。 多くの文書管理検索システムは、この問題を解決するように構成されていません。
3. 通知と承認
   人事ポリシーや請求書などの一部のドキュメントは、すべてのユーザーが表示できるようにする前に承認が必要です。 残念ながら、ほとんどの文書管理システムはこの機能を提供していません。
4. ドキュメント履歴
   ドキュメントに変更を加えたことがありますが、最後のバージョンを復元する必要がありますが、できませんでしたか？ 多くのユーザーは、文書履歴を保持し、従来の文書管理システムと過去のバージョンの痛みのポイントを復元することができないことを引用しています。
5. チームコラボレーション
   通常、チームがプロジェクト固有のドキュメントを維持する方法はありません。 プロジェクトには、チームメンバー間で文書を管理できるチームを割り当てることができる必要があります。
6. フォルダ構造と命名の維持
   ほとんどの文書管理システムは、スペース全体にわたって同じフォルダ構造と命名規則を維持します。 つまり、ユーザーは、変更が他のすべてのユーザーに反映されるため、意味のある方法でフォルダーを整理したり名前を付けたりすることはできません。

コアMicrosoftアプリケーションがどのように連携してドキュメント管理をサポートするか

SharePoint

SharePointは、ダッシュボード、カレンダー、タスク、通知、更新を含むコラボレーショ SharePointプラットフォームは、これらを会社のサイトに関連付けられた中央ポータルに保持します。 チームと会社の通知を提供するダッシュボードを使用して、各チームのSharePointサイトにアクセスするように設定できます。 また、検索可能な会社全体のライブラリと通知が存在する企業ポータルを設定することもできます。 各従業員にアクセスを許可するセキュリティレベルを割り当てます。

10年前、企業はドキュメントの統合にSharePoint、インスタント通信にSkype、メッセージングと計画にOutlookを使用していました。 SharePointは、ワークスペース、ストレージ、プレゼンテーションを共有する堅牢なドキュメント共有センターに進化しました。

OneDrive

OneDriveはオンラインドキュメント/ファイルストレージプラットフォームです。 これは、通常、ファイルを保存してアクセスするための中央の場所を必要とする個人やビジネスチームによって使用されます。 OneDriveのバージョニングおよび共有の特徴は一緒に働くことを容易にする従ってそれはちょうどオンラインファイリングキャビネットより多くである。 Microsoftは、ツールの個人用バージョンとビジネス用バージョンを区別します。

OneDrive(For Business)には、ワークフロー、監査、テンプレート、バージョン管理など、元のSharePointドキュメントのすべてが含まれるようになりました。 それが含まれていない何をウェブサイトおよび社会的な媒体の関係のようなあなたのマーケティング資源、である。 ビジネスがアカウントを所有しており、各ユーザーにはビジネスのアカウントの下に個人アカウントが割り当てられます。 これは個々の文書がより広い会社の聴衆と共有される前に作り出され、貯えることができるところである。

OneDriveには、web上でコンテンツを公開する機能はありません。 ドキュメントへのリンクを電子メールで送信できますが、それらのドキュメントをOneDriveプラットフォームからwebページに直接公開することはできません。 チームがドキュメントを検出できるようにすることはできますが、作業を公開するにはOffice365または別のCMS/webサイトプラットフォームが必要です。

Azure

業界標準のサーバーメッセージブロック(SMB)プロトコルを介してアクセスできるクラウド内の完全に管理されたファイル共有を利用します。 Windows、Linux、およびmacOS上のクラウドまたはオンプレミスで同時にファイル共有をマウントします。 さらに、ローカルアクセスのパフォーマンスのために、Azure File Syncを使用してWindowsサーバー上のAzureファイル共有をキャッシュします。 パフォーマンスに敏感なIO集約型のワークロードにプレミアム共有を使用し、信頼性の高い汎用ファイルストレージに標準共有を使用

Dynamics365

Dynamics365は、CRMとERPに必要なすべてを単一のパッケージで提供するクラウドベースのソリューションです

何百ものソースにわたって、ビジネスと顧客データを一箇所で参照し、組織の単一の360度のビューを提供します。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、ドキュメントの管理や共有だけでなく、コラボレーションのあらゆる側面を統合するように設計されています。 Microsoft Teamsを通じて、従業員はインスタントメッセージング、電子メール、予定表、プロジェクトなどを追跡できます。

Microsoft Planner

Microsoft Plannerは、Office365に付属のto-doアプリです。 それは簡単なカードベースのインターフェイスとの個人的な、チームワークの計画のために、使用します。

Microsoft Plannerは、チームメンバーが計画を作成し、異なるユーザーにタスクを整理して割り当て、ダッシュボードを介して進行状況の更新を確認するためのハブを提供し また、ファイルを共有してチーム全体に表示できる集中管理された場所も提供します。 Office365アプリとして、Office365ホーム内でPlannerを見つけることができます。

Plannerは他のすべてのOffice365アプリケーションとネイティブに統合されており、Microsoftの”エコシステム”内のツールを使用することは非常に効率的です。 Microsoftは、すべてがお互いを補完し、一緒に美しく動作するアプリのスイートを作成しました。 Plannerを使用すると、タスクをOutlookに簡単に統合したり、SharePointにリンクしてタスクドキュメントを添付して表示したり、Plannerを開いている間にTeams内のプロジェクト

ドキュメント管理にMicrosoftソフトウェアを使用する利点

効果的なドキュメント管理ソリューションでは、次のことが指定されています:

1. 組織内でどのような種類のドキュメントやその他のコンテンツを作成できるか
2. 各種類のドキュメントに使用するテンプレート
3. 各種類のドキ9732>
4. チームメンバーがドキュメントの作成、レビュー、承認、公開、および処分に貢献するときに、組織内のドキュメントを移動する方法

マイクロソフトは、すべての 以上。 MicrosoftをDMSパートナーとして使用する場合の機能と利点は次のとおりです。 それはこれらの解決を長年にわたり提供し、この分野の一流の会社の1才です。 クラウド、オンプレミス、またはハイブリッド、任意の構造を選択すると、Microsoftはより良いソリューションを提供します。

これらの解決および利点は下記のものを含んでいます:

• 必要な情報を簡単に検索/検索する機能
• モバイルに優しい：いつでも、どこでも作成/編集/共同作業
• 全体的なセキュリティ：オンプレミスのサーバー
• フォル: 必要な人だけにアクセス権を付与する
• コンプライアンスに優しい
• バージョン管理により、
• ファイル履歴の周りに浮かんでいるファイルの異なるイテレーションがないように、
• 誰がどのような変更を行ったかを見ることができます。
• 同僚、請負業者、およびクライアントとの簡単なコラボレーション
• 組織の内外で迅速かつ安全な共有
• 統合&互換性: マイクロソフトのソリューションは、他の多くのシステムに簡単に統合
• ドキュメントイメージング/スキャンは、オンラインでファイルを保存することによ ドキュメント管理ソリューションとして成長することはできません
• クラウドベース:サーバーの物理的なセキュリティや、すべてがクラウド内にあるときにすべてのデータを失うことを心配する必要はありません。 インターネットに接続しているどこでも、いつでも必要なファイルにアクセスする
• オフライン編集: インターネットに接続せずにどこかに行く場合は、簡単にファイルを持って行くことができます
• 人的資源を節約：レガシーのオンサイトサーバー

のように多くのIT

HingePointがお客様のドキュメント管理ニーズにMicrosoftソリューションを活用するためにどのように役立つか

SharePointをドキュメントストレージソリューションとして実 お客様固有のビジネス要件に基づいて情報アーキテクチャ（IA）を設計します。 IAでは、必要なサイトコレクション、サブサイト、ドキュメントライブラリ、メタデータ、フィールドなどをカバーしています。

ファイルを論理カテゴリに整理して整理したままにする

私たちは、あなたが検索し、フィルタリングするたびに探しているコンテンツを見つけることを確認するために、事前定義されたメタデータを

特定のドキュメントに承認と通知を設定できるワークフローを実装することができます。 共同作業のためにチームサイトが必要な場合は、それを作成できます。 私たちはまた、あなたが簡単に同じ基本的な構造を維持する各クライアントやプロジェクトのための別々のスペースを作成することができますテンプ

チームのコラボレーションを別のレベルに引き上げたい場合は、Microsoft Teamsの統合を支援できます。 あなたのチームは簡単に一箇所で議論に関連するすべてのドキュメントを管理し、将来的には簡単にそれを見つけることができるようになります。

プロジェクトタスクに関連するドキュメントの管理 Microsoft Plannerを数式に追加して、進行状況タスクを追跡するのに役立ちます。 SharePointのドキュメントをタスクに簡単に関連付けたり、Microsoft Teamsとの会話に結びつけることができます。

カスタムフォームを使用してチーム要求を処理し、カスタムレポート

ご覧のように、Microsoftツールを使用してドキ

あなたも、あなたのウェブサイト上のコンテンツを公開するために使用している文書を管理するためにSharePointを利用することができます。

より良いドキュメント管理システ

あなたの組織はまだあなたのレコードを管理するために古いレガシードキュメント管理システムを使用していますか？ 今日Hingepointと連絡を取る、と私たちの経験豊富なコンサルタントは、あなたのユーザーが愛するシステムであなたの仕事を容易にすることがで