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Petty cashは、petty cash fundとしても知られており、小規模で日常的な事業費を支払うために使用される少量の現金です。 ささいな現金の使用の例には、郵便料金の支払い、電話カード、および旅費の払い戻しが含まれます。 小さな現金基金の金額は、組織によって異なります–どのくらい保持され、どのように小さな現金が使用されているかは、ビジネスの管理者によって決
Petty cash requires control
Petty cashは少額の支払いを目的としていますが、多くの企業では、petty cashが現金支払いを行うための主要な資金になります。多くのガーナの企業は、ささいな現金に対する弱い制御を持っています。 彼らは、それが少量のお金であるため、それがどのように費やされるかを制御することに注意を払う必要はないと仮定しています。
企業は、小口な現金支出に対するコントロールの欠如のために、時間の経過とともにかなりの金額を失っている。 従業員が頻繁に懸命に現金のために押されている環境の現金上の弱い制御は横領および欺瞞のための誘惑の機会を作成する。 ささいな現金を強力にコントロールすることは、潜在的な犯罪者がささいな現金を横領するのを阻止する最も確実な方法です。
小口現金に対するコントロールを改善するための七つの簡単なステップ
小口現金に対するコントロールを強化し、損失を避けるために取らなければならない七つの簡単なステップは次のとおりです。
1. フロートを決定し、いつ補充するか
最初のステップは、小現金にフロートとしてどれだけ維持したいか、および小現金を補充する必要があるレベルを定義す フロートは、いつでもささいな現金で保持することができる最大量です。 少額の現金から支払われた金額は、資金が補充されなければならないレベルに低下したときに払い戻されるべきである。
フロートの金額を決定するには、週や月などの定義された期間内に行う典型的な小額の支払いを考慮し、合理的なフロート金額を設定します。 フロートは、あなたが必要としないかもしれないあまりにも多くの現金を保持するリスク、または実際には少なすぎる現金を低減します。
2. 役割の分離
小さな会社では、小額の現金資金を担当し、小額の現金口座を維持し、小額の現金支払いを承認する別の人を持つことはできないかもしれません。 最低でも、ささいな現金を承認する人はささいな現金および関連の記述を保つべきではない。
3. 経費制限と承認マトリックスの定義
定義することは非常に重要です:
- 小口現金から支払うことができる最大金額。 制限を超える支払いは、ささいな現金から支払われるべきではありません。 例えば、GHS100を超えない量。
- 誰が小口現金取引を承認することができますか？
4. すべての小口現金取引に小口金券を使用する
小口現金支払いのシステムを作成します。 このシステムでは、ささいな現金要求は、ささいな金券に記録され、支払いの前に許可された人によって承認されるべきである。
5. 請求された費用をバックアップするための領収書の要求
小口現金支出ポリシーは、小口現金請求が領収書によってバックアップされることを必須 タクシーの乗車など、いくつかのケースでは、領収書が利用できない場合があります。 そのような場合、承認する人は支出の合理性を評価する必要があります。
6. 小口現金払い戻し要求の審査と承認
小口現金保有者は、払い戻しを要求するには、すべての小口現金バウチャーと関連する補助文書を提出する必要が 要求を承認する人は、次のことを確認する必要があります:
- バウチャーを精査し、バウチャーと領収書の金額が一致していることを確認します。
- 補助文書には「支払い済み」と刻印されているため、他の支払いをサポートするために使用することはできません。
- バウチャーの金額を合計し、計算された合計が求められている払い戻しと一致することを確認します。
7. 定期的な現金数
手元の小口現金は定期的にカウントされ、カウントされた現金は小口現金口座の残高に調整されなければなりません。 ささいな現金数は、現金残高が存在することを確認する手段です。
現金数が効果的なコントロールとして機能するためには:
- カウントは、ささいな現金管理人とささいな現金口座を保持している人の独立した誰かによって行われるべきです。
- ささいな現金と補助書類は、カウントの時点で利用可能である必要があります。
正しい金額の小口現金が手元にあるかどうかを確認するには、カウントを行う人は次のように調整を行う必要があります:
- 払い戻しされていないすべてのささいな金券を入手してください。
- バウチャーが順番になっていることを確認し、合計金額を計算します。
- フロートから金額を差し引いて、手元にあるはずの残高を取得します。
- 計算された残高を手持ちの現金に同意します。
要約すると
ガーナでは多くの取引が現金を伴うため、小口現金を通過する金額が重要になる可能性があります。 あなたのコントロールが不十分な場合は、時間をかけて整頓合計を失うことができます。
上記の提案は、あなたが制御を確立し、盗難のリスクを軽減するのに役立ちます。
Amos Aduによって書かれた
AmosはSCGのクライアント会計サービスのマネージャーです。
私たちの専門家チームの一人と話をするために、今日私達に連絡してください。