忙しいオフィスマネージャーのための11の効果的な時間管理のヒント
これはおなじみの音なら私を停止…
あなたは一日を粉砕し、多分一度のための時間通りに出て 忠実にあなたのto-doリストを作り、最初の少数の項目で割れることを得る。
だが9時頃:30、中断が来て開始-あなたの上司は、あなたが迅速な用事を実行する必要があり、抜き打ちの訪問者は注意を必要とし、あなたの共同労働者は彼女のコ
あなたが知っている次のことは午後4時45分で、あなたは奇跡的にあなたが始めたときよりもあなたのto-doリストに多くのものを持っています。
オフィスマネージャーにとっては特に時間が不足しており、より少ないものでより多くのことをするようにますます求められているグループ。
これは、2018年のState of Office Managerレポートの主要な発見であり、ほぼ70の異なる業界を代表する何百ものオフィスマネージャーを対象とした最初の調査です。 トップの課題に名前を付けるように求められたとき、オフィスマネージャーは、最も一般的に”激しい作業負荷/十分な時間がない”（37.5％）と回答しました。
これは、オフィスマネージャーが長時間働く傾向があるという事実にもかかわらず、真実でした。 回答者のほぼ半数は、平均して1日8時間以上働いていると報告しています。 14％が10時間の日に入れていました。
この時間の不足は、近年、オフィスマネージャーの範囲がどれだけ増加しているかを考慮すると、それほど驚くべきことではありません。 オフィスマネージャーは、管理機能だけでなく、イベント計画、文化開発、オンボーディング、および伝統的に人事、財務、または運用に該当する可能性のある他の職務を任されています。
(PS–オフィスマネージャーまたはアシスタントの場合は、ここで私たちのプライベートFBグループに参加してください。 それはあなたがあなたの役割で直面する課題の広いスペクトルを克服する方法についての接続、共同作業、および共有のアドバイスの場所です。)
だから、オフィスマネージャーのために、専門家の時間管理スキルは、役割に優れたい人のために持っている必要があります。
だから我々は一緒にオフィスマネージャーの時間ハックのこのリストを入れている–世界で最もベテランと成功したオフィスマネージャーからの貿易の 私たちは、それが簡単にあなたが必要なものを見つけることができるようにするためにいくつかのカテゴリにそれらを分割しました–うまくいけば、
この記事の提案を作成、追跡、監視する最良の方法は、mondayのような生産性ソフトウェアを使用することです。
あなたは誰に贈り物をしたいですか？
クライアント&顧客従業員
組織&タスク管理
組織にあなたの時間のほんの一部を先行投資することは、後で大きな配当を支払うことがで
あなた自身がかなり組織化されていると考えても、ここにいくつかの高度なヒントがあります。
週を事前にスケジュールする
“計画に失敗することは失敗することを計画しています。”
オフィスマネージャーとして、これは動機付けの引用以上のものです–それは生きることをモットーです。
最低でも、前日の夜にカレンダーを計画して、朝一番に地面を走っていることを確認する必要があります。
さらに多くの時間を節約したいですか？ 事前にあなたの全体の週を計画します。
余分な労力をかけずに、毎週の計画を使用すると、（毎晩ゼロから始めるのではなく）各就業日の終わりにすぐに一目してカレンダーを微調整することができます。
それはまた、それが簡単に長期的な目標にあなたの毎日と毎週の活動を接続し、全体的な方法で計画することができます。 それは、毎日の計画が木に焦点を当て続ける傾向があるのに対し、毎週の計画では頭を上げて森全体を見ることができるからです。
通常、毎週の計画には金曜日の午後か日曜日の夕方が最適な時期で、受信メールに気を取られないようにしてください。
重要な結果を優先する
重要な結果は、SnackNation CEOのSean Kellyが起業家の旅の初期に、彼と彼のビジネスパートナーが自分で大きなことを達成しようとしていたとき（すなわ
この練習は彼にとてもよく役立ったので、彼はSnackNationでそれを維持し、そこでは会社の成長と根本的な説明責任の文化を形作るのに役立ちました。
これは次のように動作します:
Crucial Resultsは、これらの大きな四半期または年間の目標を毎週および毎日のタスクに分解し、目標を前進させる高いレバレッジ活動に時間を費やします。 設計によって、あなたの日々はそれらのより大きい目的に戻って常に追跡する。
重大な結果にまたより少なく明らかな利点がある。 あなたは50行の長さのあなたの項目別のto-doリストを知っていますか？ あなたは一日でそれを成し遂げるつもりはありません、つまり、あなたはいつもあなたがすべてを成し遂げることに失敗したように感じて一日を終
たとえ毎日10回の仕事をしていても、良い日には七つの仕事をするかもしれません。
そして、本当に–それは素晴らしい成果です！ あなたは七つの重要な項目を粉砕しました。 しかしあなたのリストの10の項目を有したので、達成するために着手したものを終えなかったようにまだ感じる。
毎日3つのタスクに集中することで、3つの最高のレバレッジ活動を完了したことを知っているという満足感で毎日を終えることができます。
ここでは、Crucial Resultsシステムがどのように機能するかについてのより詳細な説明と、あなたとあなたのチームのためにダウンロードできるスプレッドシートテ
毎日の手帳スタイルのメモ帳を使用
このヒントは、インディアナ州のOM非凡なWindiから来ています:
“伝統的なリストから毎日の手帳のメモ帳に行くことは、私にとって非常に役に立ちました。”
毎日の手帳は、あなたが一つのページにあなたの一日を見ることができるだけでなく、整理されたすべてを維持するために予定、用事、タスク、およびメモ それは簡単、けれども有効である。
:
“私はそれが私がサポートする人や委員会のためのタスクの優先順位を付け、項目やリマインダーを追跡するのに役立ちますことが好”
彼女はInkWellの出版物からのこの毎日の書類用紙のパッドを推薦する。
タスク管理ソフトウェア
ペーパーレスにしたいですか？ 月曜日とハイブのようなタスク管理ソフトウェアは、基本的なタスクに微風の進捗状況を追跡することができます二つの非常に人気のあるデジタ
ロサンゼルスのオフィスマネージャーであるヘザー氏は、次のように述べています。:
“月曜日は、日/週/月などのto-doを整理するのに役立ちます。 ハイブは私の大きな会議/イベントを整理するためのamaaazingです。 両方のツールは、コラボレーションツールとして、同様にあなたのチームの他の人と一緒に使用することができます。”
気晴らしを排除する
SnackNationでは、ここで言うことが好きです：速く行きたい場合は、ガスを踏む前にe-ブレーキを解放しなければなりません。
つまり、まず自分を抑えているものを排除しなければ、高いパフォーマンスは期待できないということです。
生産性に関して言えば、これは気晴らしを排除することを意味します。 ここでは、毎日あなたの時間を殺している気晴らしを最小限に抑える方法です。
着信要求に発券システムを使用する
オフィスマネージャーにとって最大の課題の一つは、組織全体のチームメンバーが問題を解決するために頻繁に来 だけでなく、それはすべてのこれらの受信要求を追跡するのは難しいことができますが、これらの一定の中断はまた、重要なものを成し遂げること
チケットシステムは、あなたのワークフローを中断する内にあなたのチームメイトが彼らの要求を記録することを可能にしながら、亀裂を通って何も滑らないことを確認するのに役立ちます。
オフィスマネージャー Norahは、この目的のためにZenDeskを使用するファンです。
“ZenDeskを設定して、特別なオフィスのメールアドレスで私にメールを送ることができ、ZenDeskでチケットを作成します”と彼女は説明します。 “この方法で私は私のチケットを管理し、彼らが終了したときに完了としてそれらをマークすることができます！”
ZenDeskがあなたの会社で選択でなければ、OM MeganからのDIYの解決はここにある。
“私は私が更新するネットワーク上に保つことを持っています。
誰かが私に何かすることを求めるメールを送ってくるたびに、私はそのリストにそれを置くでしょう。 私はそれを私が持っているタスクとして設定しました。
私は上に保留中のタスクを持っています。 私は定期的なタスクを持っています、それらのステータスは何ですか、タスクは何ですか、それらのステータスは何ですか、期日はいつですか、誰が責任があり、誰に提出する必要がありますか、そして私は進行中のタスクを持っています。 すべてはすべて日付が付いています。
毎週新しいシートを作って、古いシートを元に戻せるようにしています。
それは勤勉で更新するだけの問題です。 私がまたすることは私が電子メールとの電子メールの要求を印刷し、私はするべき事のペーパーのその山を保つである。 それから私はそれを私のリストと比較して、それがそこにあり、それが完了したことを確認します。”
Meganはあなた自身のための彼女のシステムを試みるのに使用できるexcelの型板を提供するには十分に寛大だった。 このテンプレートはこちらからダウンロードできます。
携帯電話をグレースケールに設定する
すべてのアプリ上のそれらの小さな通知ドットが赤である理由を今まで疑問に思いますか？ それは偶然ではありません。
アプリメーカーは執拗にデザインをテストしており、数字の入った赤い点がチェックに抵抗することはほとんど不可能であることを知っています。 自分のアプリとの係合を最大化するための努力では、彼らは効果的に世界で最も効率的な気晴らしマシンにあなたのスマートフォンを回しました。
良いニュースは、それを戦うための簡単な方法があることです–あなたの携帯電話をグレースケールモードに設定してください。
Instagramアプリの小さな通知番号が明るい赤ではなく灰色であると面白いことが起こります。 あなたは突然、あなたの最新の投稿にコメントしている人を見つけるためにはるかに少ない誘惑しています。
ここでは、iPhoneのためにそれを行う方法です。
ポモドーロ法
マルチタスクを使用します。 私たちは皆それでひどいです。
私たちの脳は、高レベルで複数の複雑なタスクを実行するように設定されていません。 （それは科学です。)
ポモドーロ法は、管理しやすい時間–25分のために一つのタスクにコミットするのに役立つ時間管理技術です。 調査はほとんどの人々が45-50分の平均のための性能の高レベルの1つの仕事にしか焦点を合わせることができないことを示した。
へtomato-timer.com そして、自分のためにそれを試してみてください。
スケジュール気晴らし
それに直面してみましょう、それはあなたがソーシャルメディア、またはあなたのお気に入りのニュースサイト、また
自分のために非現実的な期待を設定することによって失敗するように自分自身を設定しないでください。 代わりに、一日を通して一度か二度以下の生産的な活動にふけるための時間をスケジュールし、一度に十または十五分のために。
スケジュールと言うとき、実際にあなたのカレンダーに”ソーシャルメディアを見て”を入れることを意味します。 あなた自身にあなたの好みの気晴らしを今そして再度許可することはそれをより少なく誘惑し、あなたの日の大半のための仕事の保つのを助
Communication
私は最近、ロサンゼルスのトップクリエイティブリーダーの一人であるSeth Epsteinとのインタビューに座って、彼は本当に和音を打つ何かを言った–人生やビジネ
オフィスマネージャーが直面する問題も例外ではありません。 全身またはさえ解決できないと感じる課題の多くは、多くの場合、より良いコミュニケーションで改善することができます。 ここでは、あなたの人生を容易にし、長期的には時間を節約するためのいくつかの通信のヒントがあります。
内部通信にSlackを使用
内部メッセージングアプリには、使いやすさ、透明性の向上、多数のサードパーティ製アプリとの統合など、内部通信に電子メールに比べていくつかの明確な利点があります。 それらは電子メールが作成しがちである情報サイロを除去する大きい方法である。
オフィスマネージャーのNorahはSlackを推奨しています:
“私たちはSlackを頻繁に使用しており、高速なコミュニケーションやタスクの委任に最適です。”
明快さのために努力
常識のように見えるかもしれませんが、私たちはオフィスマネージャーから何度もこれを聞いた–期待と成果がget-goから明確 それは長期的にはあなたの時間のトンを保存します。
何かが完全に明確ではないときはいつでも質問するのと同じくらい簡単です。
もう一つの偉大な格言：問題は年齢とともに良くならない。 プロジェクトが圧倒的に感じ始めたり、レールから外れたり、単に機能していない場合は、後でではなく早くそれについて何かをしてください。
長期的には、後でではなく早く上司と一緒に何かを持ち出す時間を常に節約します。
ただノーと言うだけ
今何かの助けを必要とする組織内の誰かによって中断される日は何回ですか？ どの位の割りで彼らは重要な何かに取り組んでいるかもしれないと考慮するために停止するか。
私はそれらの答えが”たくさん”と”決して”であることを賭けたいと思います。”
この種の中断は、おそらくオフィスマネージャーが軌道に乗り遅れ、再び集中しようとする時間を無駄にする最も一般的な方法です。
それは「はい」男性または女性であることを魅力的かもしれないし、本能的にすべてにはいを言うが、ミッションクリティカルな目標に貢献しない要
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