効果的な会議を組織し、実行するための8つのヒント
会議は、多くの場合、作業生活の必要な部分です。 残念ながら、すべての会議が平等に作成されているわけではありません。 いくつかは、何も達成しない完全な時間の無駄になってしまいます。 しかし、それはそのようにする必要はありません。 効果的で生産的な会議を組織し、実行する方法があります。 ここにある先端はある。
効果的な会議を実行する方法
会議が本当に必要かどうかを決定する
最初の決定は、会議をまったく開催する必要があるかどうかです。 会議の目標と、通話、グループチャット、電子メールなど、チームが別の方法で達成できるかどうかを検討します。 答えがイエスであれば、あなたは会議を必要としません。 代わりに実際の仕事をするためにみんなの時間を節約します。
いつ会議が必要になるのですか？ リアルタイムで意思決定を行うため、または特定の問題を解決するために共同作業を行うためにグループ入力が必要な場合。 問題がグループと対面して解決するのが最善であれば、おそらく会議が適切です。
Altテキスト: 会議のテーブルの周りにラップトップを持つ人々のグループのトップダウンビュー
適切な人々に出席させる
すべての会議が発生する必要はないように、誰もが会議に出席する必要はありません。 誰かを招待する前に、なぜ彼らが必要なのか、そして彼らの貢献がどうなるのか考えてみてください。 彼らが意味のある貢献をしていなければ、そこにいる必要はありません。
同様に重要なのは、意思決定者のような絶対的にそこにいることが必要な人々がそれを作ることができることを確認することです。 それ以外の場合は、会議を開催することには意味がなく、出席できる別の時間に再スケジュールする必要があります。
適切な企業イベント会場を選ぶ
オンサイトで会議を開催するのは便利ですが、オフサイト会議で物事を揺さぶらないのはなぜですか？ オフサイトに行くことは、必ずしもあなたが会議室のレンタルに限定されているという意味ではありません。 博物館、水族館、さらには遊園地のようなエキサイティングで予想外のスペースでお近くの会議スペースのトンを見つけることができます。 会場を比較するときは、雰囲気が生産性を高め、士気を高めることができる方法を検討してください。
議題を設定する
参加者が会議の全体的なポイントと議論のトピックを認識できるように、会議の議題を持つことが重要です。 あなたは理想的には、事前に議題を設定し、会議の招待と一緒にそれを送信する必要があります。 そうすれば、参加者は自分の役割を準備し、会議をより生産的にすることができます。 彼らはまた、会議の前に必要な追加の議題項目を追加することができます。
議題を持つことは、会議を軌道に乗せるのにも役立ちます。 議論がタンジェントでオフになった場合は、簡単にテーブルの議論をすることができ、サイドの議論との会議を脱線しません。 実際にトラックに物事を維持するには、各項目に割り当てられた時間枠を持つ議題項目にタイムラインを追加することを検討してくださ
Alt text:会議でいくつかのグラフやチャートを見ている人々のグループからの手のクローズアップビュー
事前に情報を利用できるように
人々が会議の前に、特に長 会議中に人々が100ページのレポートを吸収してサインオフできることを期待するのは現実的ではありません。 また、会議の時間をうまく利用して、単に読んだり、出席者に事前にレビューされた可能性のあるものを読んだりすることはできません。
時間通りに開始と終了
時間通りに会議を開始することによって、すべての人の時間を大切にすることが重要です。 会議を遅く開始することはまた、間違った口調を設定し、出席者は他の問題に焦点を当て始めると、気を取られる可能性が高くなります。
会議の開始が遅くなると会議の終了が遅くなる可能性があり、残りの日の全員のスケジュールにも混乱を引き起こす可能性があります。 会議が長く実行する必要があるように見える場合は、限られた時間で重要な項目を急いでみるよりも、フォローアップ会議をスケジュールする方が良
まとめて行動計画で終わらせる
会議を終了する前に、会議をまとめて、全員が同じページにいることを確認するために合意されたことを再表 誰がどのタスクを担当し、いつ完了する必要があるかなど、会議の結果として得られた次のステップについて議論することも重要です。
誰もが合意とto-doの明確な考えを持って会議を離れるべきである。 出席したすべての人だけでなく、出席できなかったが、誰が利益を得ることができる他のチームメンバーに会議の分の周りに送信します。 チームメンバーが担当する内容を簡単に確認できるように、分単位で次の手順を含めます。
フィードバックを求める
会議の直後に、会議の効果を測定できるように参加者にフィードバックを求める。 そうすれば、将来の会議のために必要に応じて調整を行うことができます。 フィードバックは複雑である必要はなく、会議が良いか、改善が必要か、役に立つかどうかの形で行うことができます。
より実質的なフィードバックについては、会議の長さ、議題、会議が目標を達成したかどうかなど、特定の側面について参加者の考えを尋ねることもで 負のフィードバックがたくさんある場合は、将来の会議のためにどのように改善できるかを確認するためにフォローアップする必要があります。
まとめ：素晴らしい会議を開催する
少しの計画と組織で、上記のヒントが示すように、生産的で効果的な会議を開催することが可能です。 何をする必要があるかを知ったので、会議を開催するのに最適な企業イベント会場を探し始めましょう。
効果的な会議を実行する方法の詳細については、ここでチェックすることができます。