ビジネスプロセスを改善するためのステップバイステップガイド
ビジネスプロセスは、どのような組織においても重要な役割を果たします。 効果的なプロセスは、個々の活動を合理化し、全体的な効率を改善します。
成功し続けるためには、生産性を高め、高い品質基準を維持するために、ビジネスプロセスの改善に継続的に焦点を当てる必要があります。
プロセスをより効率的にすることで、最終的に作業負荷が軽減され、製品やサービスの提供が合理化されます。 しかし、どのように正確にビジネスプロセスを改善し、どのような手順が関与していますか？
この記事では、ビジネスプロセスを改善するための正確な手順について説明します。 また、frevvoのビジネスプロセス自動化ソフトウェアを使用して自動化されたワークフローを作成する方法を紹介します。
これは包括的なガイドです。 以下のリンクをクリックして、最も興味のあるセクションに移動します:
- ビジネスプロセスを改善するための手順は何ですか？
- ビジネスプロセスの改善からどのような影響を期待する必要がありますか？
- ビジネスプロセス改善のユースケース
- ビジネスプロセスを改善して自動化する方法
ビジネスプロセスを改善するためのステップは何ですか？
ビジネスプロセスの改善には、既存のプロセスを特定して改善し、全体的な効率を合理化することが含まれます。 簡単に言えば、あなたはプロセスを取って、それを成し遂げるためのより良い方法を見つけています。
あなたのビジネスは、発注書の管理から旅行要求の承認など、毎日無数のプロセスに依存している可能性があります。 それぞれはあなたのビジネスが作動し、繁栄することができるように必要である。
しかし、これらのプロセスは、更新されていない場合や手動で実行されている場合は非効率的になり、財政的損失や貴重な時間が無駄になる可能性が
それについて読むのではなく、それを見て聞くことを好みますか？
それがいかに簡単であるかをお見せしましょう。
IDCの調査によると、企業は非効率的なプロセスのために年間売上高の推定20-30％を失うことがわかりました。 これらの非効率的なプロセスの財政的影響は、それらが長く続くほど複雑になります。
従業員がプロセスに多くの時間を費やしている場合、または通常よりも多くのミスを犯している場合は、問題のプロセスを見直すことをお勧めし
改善プロセスには、以下の七つのステップが含まれます:
- 改善するプロセスの選択
- 現在のプロセスのマッピング
- ボトルネックの特定&改善のための領域
- 潜在的な新しいプロセスのマッピ
これらのプロセス改善手順に従うことで、発注書の管理などの複雑なプロセスを実行し、frevvoのようなプロセス自動化ソフ
これらのステップを実行する方法に飛び込む前に、ビジネスプロセスの改善から期待できるプラスの影響を見てみましょう。
ビジネスプロセスの改善からどのような影響を期待する必要がありますか？
今日の競争の激しい市場では、単に非効率的なプロセスを持つ余裕はありません。 ビジネスプロセスを改善することで、組織に競争上の優位性を与える方法は次のとおりです。
業務効率の向上
業務プロセスの自動化は、効率化につながり、業務コストを削減します。 ある調査では、ワークフローを自動化するツールを使用することで、組織は運用コストの10-15％を節約できることがわかりました。
その数字は下端にあります。 ワークフロー自動化ソフトウェアを使用して保存した金額を引用できる組織は、年間数百万ドルを節約すると推定しています。
frevvoを使用すると、ワークフローを作成し、最初から最後までプロセス全体を視覚化することができます。
たとえば、すべての組織が持っているプロセス、つまり従業員のオンボーディングを見てみましょう。 従業員を連れて来る前に、必要なすべてのフォームに記入して提出する必要があります。
従業員は、手動ですべてをやっている場合、このプロセスで行き詰まって取得することができます。 このプロセスを合理化することで、新入社員の習熟までの時間を大幅に短縮することができます。
frevvoで作成できる従業員のオンボーディングワークフローの例を次に示します:
frevvoのようなソフトウェアを使用してプロセスを視覚化すると、運用上の欠陥を特定して対処するのに役立ち
従業員の生産性の向上
非効率なプロセスは反復的で時間がかかります。 彼らはまた、より意味のある仕事から時間を取る。
従業員の40%以上が、作業週の4分の1を反復的な作業に費やしており、手動でのデータ入力が最も時間がかかると回答しています。
frevvoのビジネスプロセス自動化ソフトウェアを使用すると、自動入力されたフォームフィールドでデータ入力を減らすことができます。 これにより、従業員は手動でのデータ入力に費やす時間を短縮し、他の生産的なタスクに多くの時間を費やすことができます。
ここでは、SQLデータベースに接続されたPOフォームのフィールドを動的に設定する方法を見てみましょう:
ビジネスプロセスを改善することで、特定のタスクを担当する人の混乱も排除します。 たとえば、フォームを適切なユーザーに自動的にルーティングするワークフローをfrevvoで構築できます。
従業員は、文書を誰に送信するかを把握する時間を無駄にする必要はありません。 彼らがしなければならないのは、フォームに必要事項を記入し、それを提出しています。
ヒューマンエラーを減らす
あらゆるプロセスの事務処理は面倒であるだけでなく、エラーを起こしやすくなります。
フォームが間違って記入されたり、間違った人に送信されたりする可能性があります。 これらのエラーは、捕まえられなければ財政的損失につながる可能性があります。
スプレッドシートでさえエラーの影響を受けやすい。 ロンドンオリンピック委員会は、スタッフが誤って”20,000″の代わりに”10,000″をセルに入力したときに水泳イベントに10,000枚のチケットを売り過ぎた。”委員会は、損失で他の主要なイベントにチケット保有者をアップグレードしてしまいました。
frevvoにはフォームに自動計算が組み込まれており、手動でのデータ入力を減らし、ヒューマンエラーを排除します。
作業プロセスを改善するためのユースケースを見てみましょう。 これらはプロセス自動化ソフトウェアがあなた自身の構成でいかにの適用することができるか考えを与えることができる。
ビジネスプロセス改善のユースケース
スタートアップは、作業を完了するために手動プロセスに依存することができるかもしれません。 しかし、最終的には、ビジネスが成長し、より多くの従業員をもたらすように、非効率性がボトルネックを作成します。
ビジネスプロセスの改善から利益を得ることができる組織の領域は次のとおりです。
新入社員オンボーディング
どの組織にとっても、強力なオンボーディングプロセスが不可欠です。 これは、従業員が新しい役割に適応し、成功のためのフレームワークを提供するのに役立ちます。
しかし、従業員のわずか12％は、自分の会社がオンボーディングの良い仕事をしていると言います。
良いニュースは、よく構造化されたオンボーディングプログラムが関与を高め、新入社員の習熟までの時間を短縮できるということです。
frevvoの自動従業員オンボーディングソフトウェアを使用すると、事務処理を合理化し、従業員を迅速にスピードアップするワークフローを構築できます。 従業員は、事務処理によって行き詰まって取得するのではなく、彼らの非常に最初の日に貢献を開始することができます。
発注書
発注書は、商品やサービスの販売を文書化するために使用されます。 フォームを作成し、承認を取得し、仕入先に送信し、請求書を承認し、記録保持のために保存する必要があります。
発注書のワークフローの例を次に示します:
手動の注文書プロセスでは、操作が遅くなることがあります。 従業員はまた、次にどのような手順を実行するか、誰に文書を送信するかについて混乱する可能性があります。
発注書に自動化ソフトウェアを使用する企業は、手動プロセスに依存する企業（35時間）に比べてサイクルタイム（24時間）が高速です。 それは簡単にあなたが送信するどのように多くの発注書に応じて、年間保存された時間の数百に変換することができます。
frevvoでの条件付き発注ワークフローの例を次に示します:
の条件付き発注ワークフロー従業員が発注書を送信すると、従業員は自動的にマネージャにルーティングされます。 ワークフローに条件付きルールを追加することもできます（例：、発注書は、特定の値を超える承認のためにVPにのみ送信されます）。
frevvoの事前構築されたテンプレートを使用すると、発注書を合理化し、購買要求、請求書承認、仕入先管理などの他のプロセスを自動化することができます。
旅行リクエスト
旅行リクエストは、従業員が仕事のために旅行する組織にとって不可欠です。 このプロセスを自動化することで、従業員が承認のためにマネージャーを追跡する必要がなくなります。
すべての会社は、旅行要求のための異なる承認プロセスを持っています。 Frevvoの旅行リクエストソフトウェアを使用すると、ワークフローを作成し、動的ルールを有効にして旅行ポリシーに準拠することができます。
たとえば、一般的な旅行コンプライアンスポリシーでは、財務部門に送信される前に、マネージャーが従業員の旅行要求を確認し、承認することがあります。
frevvoでの旅行リクエストのワークフローの例を次に示します:
の旅行依頼ワークフロー旅行依頼のワークフローを構築すると、プロセスが合理化され、従業員が組織の旅行コンプライアンスポリシーに従うことが保証さ
販売注文
販売注文は、顧客への商品またはサービスの販売を確認するために使用されます。 彼らは、納期、支払い方法、およびその他の重要な詳細のようなものをカバーしています。
frevvoの受注自動化ソリューションを使用してこのビジネスプロセスを改善し、自動化することにより、手動のデータ入力を削減し、エラーを少なくして受注を迅速に処理することができます。
SQLデータベース統合による販売注文フォームの例を次に示します（画像をクリックして試してみてください）:
ユーザーが製品を選択すると、フォームは自動的にMSRPを取得し、数量が入力されたときに小計を計算します。 このフォームは、デジタル署名と添付ファイルもサポートしています。
販売注文フォームをSQLデータベースに接続することで、営業チームは取引の終了に多くの時間を集中でき、非効率的な内部プロセスによって行き詰まり
これらは、あなたのビジネスで改善し、自動化することができますいくつかのプロセスです。 過度に手動のプロセスは、ビジネスプロセスの改善の機会になる可能性があります。
それでは、これらのプロセスを合理化するための正確な手順を見てみましょう。
ビジネスプロセスを改善して自動化する方法
ビジネスのプロセスを自動化するには、次の手順に従います。
注:次の手順では、frevvoアカウントが必要です。 Frevvoのプロセス自動化ソフトウェアを30日間無料で試すことができます。
#1. 改善するプロセスを選択する
ビジネスプロセスを改善するための最初のステップは、変更が必要な領域を特定することです。 開始するには良い場所は、頻繁に繰り返され、手順の同じセットに従っているプロセスです。
ここでは、多くの場合、自動化の恩恵を受けるプロセスの短いリストです:
- 新入社員オンボーディング
- 購買要求
- オフタイムリクエスト
- 経費払い戻し
- 旅行承認
- 販売注文
- 同意フォーム
- 監査とコンプライアンス
このガイドでは、旅行リクエストの改善と自動化について説明しますが、自分で自由に選択してください。
#2. プロセスをマッピングする
次のステップは、既存のプロセスの各ステップを文書化することです。 フローチャートを使用すると、ワークフローの各ステップを視覚化するのに役立ちます。
frevvoでワークフローを構築し、各ステップを追加および構成することができます。 または、事前に構築されたワークフローをインストールし、それに応じてカスタマイズすることもできます。
条件付き旅行リクエストのワークフローは次のようになります:
の条件付き旅行依頼ワークフロービジュアルフォームデザイナーでは、旅行依頼フォームを表示および編集することもできます。
ワークフロー自体と同様に、フォームを編集することができます。 左側のパレットからフォームに要素をドラッグアンドドロップしてカスタマイズすることができます。
#3. ボトルネックを特定する&改善のための領域
次のステップは、改善が必要なプロセスのどの部分を特定するための分析を行うことです。 ボトルネックを特定するには、次の質問をします:
- ボトルネックを作成する手順は何ですか？
- 従業員は何に不満を感じていますか？
- どのステップが最も遅延を引き起こしていますか？
改善に取り組んでいるプロセスに関係する人から直接フィードバックを得ることを検討してください。 どのような変更を実装するかについての入力を求めます。
ボトルネックを特定したら、それらを削除するプロセスを設計します。
#4. 潜在的な新しいプロセスをマッピング
今、あなたはあなたの改善されたワークフローを構築するために、現在のワークフローを構築したのと同じツールを使
新しいワークフローを構築するときは、前のステップで特定した痛みのポイントを念頭に置いてください。
たとえば、旅行リクエストを承認するたびにマネージャーを追跡する必要がある従業員は、貴重な時間を無駄にしています。 これに対処するには、承認のために適切な担当者にフォームを自動的にルーティングするステップをワークフローに追加できます。
#5. プロセスのテスト
frevvoで新しいワークフローの構築が完了したら、それが動作していることを確認するためにそれをテストする時間です。
次に、ワークフローの各ステップを実行して、何も欠落していないことを確認します。 必要に応じて、いつでもビジュアルデザイナーに戻って変更を加えることができます。
新しいワークフローをテストするには、テストウィンドウから直接実行できるモバイルデバイスを使用してください。
#6. 新しいプロセスを実装する
新しいワークフローをテストしたら、それを展開する時間です—あなたはワンクリックでfrevvoで行うことができます。
ビジネスプロセスを改善するには、既存のプロセスを変更する必要があるため、それに応じて計画してください。 これらの変更を伝達し、それらを使用するチームにガイダンスを提供する時間を割り当てます。
#7. プロセスを見直す
プロセスを改善するにつれて、途中でしゃっくりが発生する可能性があります。 新しいプロセスがどのように進んでいるかを注視し、従業員からのフィードバックを求めます。 彼らは何か問題に遭遇していますか？ ステップで何か不明なことはありますか？
あなたが受け取ったフィードバックを記録し、あなたのプロセスに継続的な改善を行うために働きます。 時間の経過とともに小さな変化は、巨大な節約につながることができます。
まとめ
ビジネスプロセスを改善することで、反復的なタスクを合理化し、運用効率を向上させることができます。
frevvoのビジネスプロセス自動化ソフトウェアを使用すると、ビジネス内の既存のプロセスをマッピングして改善することができます。 このシステムにはドラッグアンドドロップ機能が含まれており、コードを記述せずに自動化されたプロセスを作成できます。
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