どのように電話会議|16のヒントを克服し、次回会合
“こんにちは? 聞こえますか。「
」ああ、ごめん、先に行ってくれ。「
」いや、お前が先に行く！”
“すみません、今誰が話していますか？”
電話会議は挑戦です。 音声に完全に頼る多数の人々を持っているとき会合が滑らかに動くのを助けることができる豊富な視覚手掛りで逃している。
ビデオ会議はすぐにオーディオを上回っていますが、古き良き電話がより良いオプションである場合はまだあります。:
- 自宅や誰もがあなたの背景を見てプライバシーを侵害したくない場所から作業する場合
- 短い会議の場合
- 少ない人との会議の場合
- 通勤中など”外出先”の会議の場合
- インターネット接続/帯域幅が問題で、出席者の接続がビデオをうまくサポートできない場合
もちろん、音声電話会議には次のようなユニークな課題があります:
- 誰が話しているのかを解読するのは難しいです。
- いつ話すべきかを知るのは難しいです。
- プレゼンテーションに使用できる視覚補助に制限がある場合があります。
電話会議の固有の課題のために、準備することがより重要です。 以下は、頭痛なしで電話会議をリードする方法についてのいくつかのヒントです。
電話会議の前に
適切なweb会議アプリを選択します。
あなたは確かに純粋に音声の電話会議をリードすることができますが、それは画面共有でコールを補完するために有用で、より魅力的なことができます。 これを行うことを可能にする多くのweb会議アプリがあります。
たとえば、音声のみのZoom通話をホストできますが、画面を共有することはできます。 ここではどのように:
- Zoom会議をスケジュールするときは、主催者のビデオと参加者のビデオが「オフ」になっていることを確認してください。””詳細設定”の下で、”待合室を有効にする”がチェックされていることを確認します。
- 参加者が到着すると、彼らは待合室で開催されます。 つまり、実際の会議に参加するタイミングを選択できます（自動的に参加することはできません）。 これは、人々が様々な時に入り、自分自身を紹介し、他の人を切り捨てることのぎこちなさのどれもがないことを保証します。 準備ができたら全員を会議に参加させ、自分自身と参加者を一度に紹介することができます。
- 誰もが入院し、紹介が終わったら、ホワイトボード機能を使用するか、画面上のものを共有することができます。
出席者リストを削除します。
電話会議では、出席者が少ないほど、より良いものになります。 あなたは非常に多くの声を区別する必要があるため、音声通話にあまりにも多くの人々と、それは混乱を得ることができます。 あなたが招待することを選択した人は、彼らが本当にそこにいる必要があることを確認してくださ 残りの場合は、単に会議からメモを送信することができます。
リーダーとして、あなたはあなたの手が完全にスピーカーを管理し、会議がスムーズに実行されていることを確認する必要があります。 通話後に会議の議事録を全員に送信できるように、他の人にメモを取るように要求します。
会議の時間制限を設定します。
誰も不必要に引き出された会議が好きではありませんが、顔を見る刺激がなければ、これらはすぐに退屈になる傾向があるため、会議が音声で行
音声のみの電話会議を開催している場合は、30分を1時間以内に維持することを目指してください。
議題を作成します。
誰が話すのか、何を話すのか、そしてどのような順序で話すのかを概説する。 オーディオコールに固有の課題では、それはあなたが提示され、いつされるかを決定することによって混乱を飼いならすことが不可欠です。
形式については、まず全員に全体のプレゼンテーションをしてから、質問のために床を開いてもらう方が良いでしょう。 これは混乱を減らし、人々がお互いに話す回数を減らすでしょう。
議題と会議の詳細を電子メールで全員と共有する。
出席者リストを確認して議題を作成したので、会議の前に出席しているすべての人と共有してください。 これは、出席者が提示している場合に準備し、プレゼンターの順序に慣れるための時間を与えるでしょう。
通話に参加するために必要なすべての情報を提供します。 これには、リンク、ダイヤルインコード、およびパスコードが含まれます。 事前にそれらにそれをよく送信し、多分会議の30分前に再びそれを送信してください。
議題と会議へのアクセスの詳細に加えて、次のような従うべき会議のポインタを共有します:
- ダイヤルインする前に、静かな環境にいることを確認してください。 複数の行からの背景ノイズは、誰もが聞くことが非常に困難にすることができます。 最高のオーディオ品質を確保するには、参加者に事前にKrispなどのノイズキャンセリングアプリをインストールして、スペースで避けられないノイズを除
- あなたが会議に参加するときに自分自身を発表してください（あなたが遅れていない限り）。 この提案は、使用しているweb会議アプリの種類によって大きく異なります。 GoToMeetingのように、誰かが入ったときに鐘を鳴らす人もいます。 WebExのような他の人には、通話に参加するときにアプリが参加者の名前を自動的に発表するオプションがあります。 そして、Zoomのような他の人は、ホストが待合室で出席者を保持するようにし、現在の出席者のリストを表示するので、自分の自己を発表する必要はあ
選択した会議アプリでドライランを行います。
新しい技術は私たちを驚かせる方法を持っています。 あなたは可能な限り驚きを制限したいと思っています。 電話会議用の会議アプリを選択したら、その機能をテストします。 形式と機能に慣れることができるように、信頼できる同僚のカップルをテスト電話会議に参加するように招待します。
リンクとダイヤルインコードを事前にテストします。 参加者がアクセスできないような会議を台無しにするものはありません。
通話中
リーダーとしての責任を覚えておいてください。
電話会議のリーダーとして、全員を紹介し、トピックからトピックへ移動するなどの仕事です。
人々が入ると、彼らが待合室にいることを確認するか（Zoomが持っているように）、「Janetが参加したように見える」などのようなことを言って公に認めてくださ 元気かジャネット?「
待合室がない場合は、全員が到着するのを待つ間に数分間、何人かの人と電話に座っている可能性があります。 人々は、彼らが接続を失ったとは思わないように、のような何かを言うようにしてください、”我々はまだカップルより多くの人々を待っています。 私たちは彼らに参加する時間を与えるためにもう一分待つつもりです。
また、会議の肉に飛び込む前に友好的な会話を始めることを恐れてはいけません（余分な時間を持っている限り！).
全員が参加したら、あなたが誰であるか、他に誰が電話をかけているか、そして会議の目的は何かを発表することによって会議を開始します。 また、次のようないくつかの基本ルールを調べることもできます:
- “各プレゼンテーションの後、私はチャイムで、質問に床を開きます。 プレゼンテーションが終わるまで待ってください、そして、私はそれがQ&何かを言う時間だと発表しました。 これは、誰も意図せずに誰かを切り捨てることがないようにするためです。”
- “今話していない人はみんな黙ってくれとお願いします。 ミュートボタンを見つけることができます…”
- アプリが参加者に新しい場合は、ソフトウェアの簡単な概要を示し、特定の機能を見つけることができます。
議題に注意してください。
議題は常にあなたの前に置いておき、次に誰が話しているのか、いつQ&aセッションをまとめるのかをよりよく知ることができます。 また、よりスムーズに移行するためにそれを参照する必要があります。 たとえば、”さて、みんな、それは私たちの第1四半期の財政についての質問を終了します。 私たちの今後の製品発売のためのマーケティング計画に今移動してみましょう。”
あなたが話していないときはミュートのままにして、他の人に同じことをするように依頼してください。 会議アプリによっては、ホストとしてのあなたが適切に見えるように人々をミュートできる場合があります。
いつチャイムを鳴らすか知っています。
- 特に誰かに質問やコメントがある場合は、常に最初に彼らの名前で彼らに対処して、あなたが彼らと話していることを知っています。
- 誰かが示している間考えか質問があなたに来たら、メモを取り、チャイムの前に終わるためにスピーカーを待って下さい。
- 会話時間を過ぎている人は、会議を移動する時間が上がったときに中断して自由に感じてください。
- 発表者が話し終わるたびに、彼らに感謝し、言われたことをまとめ、質問やコメントがあるかどうかを尋ねます。
誰もが話す機会を与えます。
一部の人々は、電話会議と対面会議の間に話すことを快適に感じないので、これらの人々を奨励しようとします。 同時に、それらをその場に置くか、またはそれらを当惑させたいと思わない。
話題の最後に会話が止まったら、誰かが言葉を言っていないことに気づいたら、”あなたが追加したいものはありますか？”彼らはノーと言う場合は、すぐに上に移動します。
通話を終了する
- 会議中、「ここで終わるまでに5分あります。”これは、物事がスケジュールに従って実行され、会議が時間をかけて行かないことを保証します。
- 残り時間があれば、最終的な発言や質問のためにフロアを開くことができます。
- 全員を解任する前に、決定されたことを要約し、次のステップの概要を説明してください。 参加してくれた皆さんに感謝してください。
- 通話が完了したら、会議の議事録とアクションステップを出席者に電子メールで送信します。
電話会議の苦境を治す
はい、電話会議は挑戦です—しかし、彼らはあなたが扱うことができないものではありません。 電話会議をリードする方法についてのこれらのヒントを使用すると、簡単にあなたの次の会議を征服します。