あなたのオフィスのための10ステップのレコード管理計画
あなたのオフィスのためのレコード管理プログラムを確立し、維持するために従うべき主な手順があります。
なぜこれが重要なのですか？ よい記録管理練習に続くことは多くの方法でのような寄与する:
- 情報へのアクセスの改善、
- 貴重なオフィススペースを占める材料の成長の制御、
- 運用コストの削減、
- 訴訟リスクの最小化;
- 重要な情報の保護、
- より良い経営意思決定の支援、および
- 会社/個人の歴史の保存。
ここでは、あなたのオフィスのための10ステップのレコード管理計画です。
ステップ1。 誰が責任を負い、どのようなリソースが必要になるかを決定する
プロジェクトを監督するために、すべてのサブユニットとジョブシリーズの代表者（サポート プロジェクトチームは:
- 各事務所の主任者と連絡員との”記録連絡員”のネットワークを設定する。
- すべてを”家で”行うか、外部の助け（請負業者など）が必要かどうかを決定する。
- プロジェクトを開始するオフィスまたはサブユニットを選択します。 この1つのオフィスで得られた経験に基づいて、他を行うために必要なリソースを見積もることができます。
ステップ2。 あなたのオフィスの活動と機能を文書化するために必要な記録を特定する
あなたのオフィスで材料のインベントリを実施します。 空のオフィス、クローゼット、および物事が”隠されている可能性があります他の領域を含めることを忘れないでください。”
文書は、少なくとも、材料がどこにあるか、どのくらいあるか、およびフォーマット（例えば、紙、電子、地図など。). (オフィスに資料のスコープの”スナップショット”がある場合は、手順1に戻り、プロジェクトを完了するために利用可能なリソースを確認する必要があ)
在庫は、どの材料があるかを識別するのに役立ちます:
- 記録、
- 参考資料（非記録）、
- 個人論文（非記録）、
- 文書、出版物、およびフォームの追加コピー（非記録）。
インベントリは、緊急時にすぐに利用できるようにする必要があるレコード（重要なレコード）
ステップ3を識別するのにも役立ちます。 あなたの手順を確立する（記録保持要件）
あなたのオフィスに何があるかが分かったので、プロジェクトチームは次のことを決定する必要があります:
- レコードを個々のワークステーションで”集中化”領域または”分散化”領域に保持する場合、
- レコードファイルに含まれるドキュメントのタイプ、
- ドラフト文書、ワーキングペーパー、および並行コピーをどのように処理するか。
- レコードコピーの維持を担当する者（レコード管理人）。
- 便利なコピーや個人的な論文などの非記録的な資料は、記録とは別に維持する必要があります。
ステップ4。 レコードとレコードスケジュールの一致
プロジェクトの次の手順は、インベントリで識別されたレコードをレコードスケジュールと一致させることです。 レコードスケジュールは、レコードがオフィスに保管される期間と、オフィスで不要になったときに何が起こるかに関する情報を提供します。
ステップ5。 “ファイルプラン”を準備する
持っているレコードと適切なレコードスケジュールがわかったので、それらを整理することができます。 次に、サブカテゴリまたはサブフォルダがあるかどうか、およびそれらが何であるかを決定します。例えば
:
レポートと統計
- 年次活動報告
- 人事報告
- トレーニング
- 旅行
ステップ6. あなたの記録保持の要件と手順を文書化
文書、ファイルプランを準備します。:
- あなたの記録がどのように組織され、維持されているか、誰が何をするのか、
- それが行われるべきとき（例えば、年次ファイルの退職）、
- オフィスで必
手順1～5で行ったすべての決定を含めます（例：ドラフト文書に何が起こるか）。
ステップ7。 承認された保持期間を超えたレコードをクリーンアップする
ファイルプランを文書化したら、レコードの整理を開始できます。 まず、しかし、それは必要とされていないあなたのオフィスでそれらの材料を取り除くことをお勧めします。 レコードスケジュールによって承認されている場合は、次のことができます:
- オフィスで不要になったレコードをオフサイトストレージにリタイアします。
- 承認された保存期間を経過した材料をリサイクルします。 機密情報または個人情報を含む資料を細断処理することを忘れないでください。
ステップ8。 レコードを整理する
今、あなたはあなたのファイル計画を実装するために始めることができます。
- まず、フォルダを準備し、フォルダ内の文書を整理します。
- ファイルプランに定められた手順に従ってください。 必要に応じて、参照シートをフォルダに配置して、地図、図面、ビデオテープなどの関連する紙以外の資料の場所をユーザーに参照します。
- 個人のコンピュータまたはローカルネットワークディレクトリに存在する電子文書を整理します。
あなたの時間の大半を”伝道に関連した”記録に費やし、日常的な対応などの管理または”ハウスキーピング”記録に費やすことを忘れないでください。
ステップ9。 継続的に記録を維持する
すべてが整理されたら、それを最新かつ最新の状態に保つことが重要です。 必ず:
- 新しい資料を定期的に（例えば、毎週）提出してください。
- 機密ビジネス情報(CBI)や個人情報などの機密情報を含む記録を保護します。
- チェックアウトシステム（例えば、”out”カード）を確立して、記録の位置を追跡し、常にどこにいるかを知ることができます。
- 不活性な物質は定期的に、通常は年末に（書面による手続きに従って）清掃してください。
- 代替または廃止された参考資料を清掃してください。
ステップ10。 列車、列車、列車
おめでとう！ 今、あなたはファイル計画を持っています。 あなたはすべての不要な材料をきれいにし、必要な材料を整理しました。 あなたの仕事はまだ終わっていません！ すべてのスタッフ（および請負業者）が記録管理の責任について知っていることを確認する必要があります。