Tippek a modelleredmények szóbeli prezentációjának előkészítéséhez
sok elemző és modellező egyetért abban, hogy a nyilvános beszéd nem a kedvenc része a munkának, és bár szórakoztató lehet elképzelni, hogy a felső vezetés fehérneműben van, valószínűleg sokkal hasznosabb, ha ezeket az alapvető tippeket követi.
Extracted from Using Excel for Business Analysis, Chapter 12
mivel az a személy, aki pénzügyi modellt épített, vagy egy adott helyzet elemzését végezte, ismeri a modellt a legjobban, a pénzügyi modellezőket gyakran felkérik, hogy a pénzügyi modell eredményeit hivatalos bemutatóként közöljék az igazgatósággal vagy a felső vezetéssel. Érthető, hogy sok részletorientált elemző gyakran úgy találja, hogy elég nagy kihívást jelent a 20 megabájtos pénzügyi modell desztillálása, amely hetekig tartott egy 10 perces bemutatóba!
bár a legtöbb felső vezetés nem érdekli magát a modellt, szívesen látnának élő és változó forgatókönyveket. Ha a modell megfelelően van felépítve, akkor egyetlen változtatást hajthat végre a bemeneti feltételezéseken, és a közönség valós időben láthatja ezeknek a változó forgatókönyveknek a hatásait. Győződjön meg róla, hogy tesztelje az összes lehetséges bemenet előre—semmi sem néz ki kevésbé profi, mint a #REF! hiba az élő érzékenységi elemzés során.
használjak PowerPoint diákat?
nem minden prezentáció igényli a PowerPoint használatát, és ez nem mindig megfelelő, de ebben a fajta környezetben, ahol sok információt kell közvetíteni, az összefoglaló táblázatok vagy diagramok a mögötted lévő dián, miközben beszél, akár PowerPoint formátumban, akár maga a modell, hasznos lesz. Ez is segíthet, hogy a hangsúly le, ha egy kicsit ideges.
kövesse az előadások ezen alapvető szabályait:
- diánként csak egy kulcsüzenetet jelenítsen meg. Ne tömörítse, vagy próbáljon túl sokat közvetíteni egyszerre.
- adjon nekik egy részletesebb jelentést, amelyet át kell nézniük, de a képernyőn megjelenő jelentésnek nagyon tömör összefoglalónak kell lennie.
- ellenőrizze, hogy a betűtípus elég nagy és tiszta-e az adatprojektoron. Tesztelje előre—ha teheti-néha a színek remekül mutatnak a monitoron, de a falra vetítve kimosódnak.
- ha magát a modellt jeleníti meg a képernyőn, növelje az Excel nagyítását, hogy a közönség láthassa a számokat. Tesztelje ezt előre, és ne feledje, hogy a képernyő csak egy kis részét tudja így megjeleníteni.
- használja a diagramokat és grafikákat az üzenet megjelenítéséhez. Általában a modell kimenete numerikus lesz, és a diagramok nagyszerű módja ennek bemutatására. A kutatások azt is mutatják, hogy a közönség figyelme és az információk megtartása jelentősen megnő, ha a prezentációkban tiszta szöveg helyett grafikát használnak.
a legfontosabb, hogy készüljön fel a modell kimenetével, bemeneteivel, feltételezéseivel vagy működésével kapcsolatos kérdésekre. Győződjön meg arról, hogy meg tudja védeni az alkalmazott feltételezéseket, vagy azt, ahogyan valamit kiszámítottak. Ha nem tetszik néhány feltételezés, mondd előre. A modell kimenete csak annyira jó, mint a benne szereplő feltételezések, ezért meg kell győződnie arról, hogy a közönség elfogadja-e a legfontosabb feltételezéseket, mielőtt elfogadja a modell eredményeit.
ha lehetősége van rá, töltsön el egy kis időt előre a közönség legfontosabb tagjaival, és vezesse át őket a modell feltételezésein és módszertanán. Lehet, hogy vannak olyan kérdéseik vagy megjegyzéseik, amelyekre nem számítottál, és ez lehetőséget ad arra, hogy változtatásokat hajtson végre, vagy előre elkészítse a válaszokat a valószínű kérdésekre.
a modellem 30 MB, 25 füllel! Hol kezdjem?
ha van egy 10 perces nyílása, amely alatt át kell adnia a modell magas szintű kimenetét, akkor valószínűleg körülbelül négy diára van szüksége. Ha már össze egy üzleti esetben egy új termék, például kimenetek egy tipikus pénzügyi modell, tartalmazhat:
- a tervezett cash flow-k vagy jövedelmezőség összefoglalása. Körülbelül öt évnél többet nem tud elhelyezni egy PowerPoint dián, ezért ha 20 évet kell mutatnia, csak például az 1., 5., 10., 15. és 20. évet jelenítse meg.
- főbb feltételezések. Használja itt az ítéletét, hogy kiválassza, mely feltételezések fontosak. Válassza ki azokat, amelyek vagy a legjobban befolyásolják a modellt, vagy Ön a legbiztosabb.
- forgatókönyvek elemzése. Egy dián valószínűleg kényelmesen elfér 4 5 forgatókönyvek tehát bölcsen válasszon. Legalább jelenítse meg a legjobb esetet, az alapesetet és a legrosszabb esetet. Lásd a” forgatókönyvek és Érzékenységelemzés üzleti esetben ” című részt a 11.fejezetben, ahol további részleteket talál ezek létrehozásáról.
- érzékenységi vizsgálat eredményei. Mutassa meg az egyetlen feltételezés módosításának eredményeit. Például, ha 1%-kal rosszul kapjuk meg az ügyfélfelvételi összeget, ez 500 000 dolláros változást okoz az NPV—ben-és ezt a közönségnek tisztában kell lennie!
ha 10 percnél hosszabb ideje van, akkor lehet, hogy meg tudja mutatni magát a modellt, ha az előadás inkább műhely, mint hivatalos bemutató. Mindkét esetben képesnek kell lennie arra, hogy minden egyes személynek nyomtatott összefoglaló jelentést adjon a modell első néhány oldaláról, részletesebb számokkal, mint amennyit a PowerPoint prezentációba be tudott illeszteni. Ha a modell jól meg van írva, minden oldal képezi a modell biztonsági mentési adatait és forrásinformációit, és kinyomtatható vagy terjeszthető, ha az összefoglaló eredmények címzettje további információkat kér.
Összefoglalva, az eredmények kimenete és bemutatása ugyanolyan fontos, mint a modellépítési folyamat többi része, mert nincs értelme fantasztikusan felépített modellnek, amelyről egyetlen döntéshozó sem tud! Miután elkészült egy modell, akkor világosan és tömören kell megjelenítenünk az eredményeit, hogy üzenetünket átadhassuk, akár írásbeli jelentés, akár szóbeli prezentáció útján. A modellépítési folyamatnak ezt az utolsó szakaszát sok modellező néha nem annyira összpontosítja, különösen azok, akiknek készségei gyakran analitikusabbak, mint vizuálisak.