Hogyan vezet egy konferenciahívás / 16 Tippek, hogy meghódítsa a következő találkozó
“halló? Hallasz engem?”
“Ó, sajnálom, menj először.”
” nem, menj előre!”
“elnézést, ki beszél most?”
a konferenciahívások kihívást jelentenek. Ha több ember teljes mértékben a hangra támaszkodik, akkor hiányzik a gazdag vizuális jelek, amelyek segíthetnek az értekezlet zökkenőmentes lebonyolításában.
bár a videokonferencia gyorsan meghaladja a hangot, még mindig vannak olyan esetek, amikor a jó öreg telefonhívás jobb megoldás, például:
- amikor otthonról vagy más helyről dolgozik, ahol nem akarja, hogy mindenki a magánéletét sértse meg, aki látja a hátterét
- rövidebb megbeszélések esetén
- kevesebb emberrel folytatott találkozók esetén
- “útközben” tartott találkozók esetén, például ingázás közben
- amikor az internetkapcsolat/sávszélesség problémát jelent, és a résztvevők kapcsolata nem támogatja jól a videót
természetesen az audio konferenciahívás egyedi kihívásokkal jár, mint például:
- nehéz megfejteni, ki beszél.
- nehéz tudni, mikor kell beszélni.
- lehet, hogy korlátozott a vizuális segédeszközök segítségével a bemutatót.
a konferenciahívás egyedi kihívásai miatt még fontosabb, hogy felkészülten érkezzünk. Az alábbiakban néhány tipp, hogyan kell vezetni egy konferenciahívás nélkül a fejfájás.
a konferenciahívás előtt
válassza ki a megfelelő webkonferencia alkalmazást.
bár minden bizonnyal vezethet egy konferenciahívást, amely tisztán audio, hasznos és vonzóbb lehet, ha a hívást képernyőmegosztással egészíti ki. Számos webkonferencia-alkalmazás lehetővé teszi ezt.
például tárolhat egy csak hangalapú Zoom hívást, de továbbra is megoszthatja a képernyőt. Itt van, hogyan:
- amikor ütemezi a Zoom értekezletet, győződjön meg arról, hogy a házigazda videója és a résztvevők videója “ki van kapcsolva. A “Speciális beállítások” alatt ellenőrizze, hogy a” váróterem engedélyezése ” be van-e jelölve.
- amint a résztvevők megérkeznek, a váróban tartják őket. Ez azt jelenti, hogy kiválaszthatja, mikor fogadja be őket a tényleges találkozóra (nem tudnak automatikusan csatlakozni). Ez biztosítja, hogy ne legyen olyan kínos, hogy az emberek különböző időpontokban belépnek és bemutatkoznak, más embereket levágnak. Mindenkit beengedhet a találkozóra, amikor készen áll, majd egyszerre bemutathatja magát és a résztvevőket.
- miután mindenkit felvettek, és a bemutatkozások véget értek, használhatja a tábla funkciót, vagy megoszthatja a képernyőn megjelenő információkat.
a résztvevők listájának törlése.
konferenciahívások esetén minél kevesebb a résztvevő, annál jobb. Ha túl sok ember vesz részt hanghívásban, zavaró lehet, mert meg kell különböztetni annyi hangot. Akit úgy dönt, hogy meghívja, győződjön meg róla, hogy valóban ott kell lennie. A többit egyszerűen elküldheti nekik az értekezlet jegyzeteit.
rendeljen hozzá egy jegyzetelőt.
vezetőként a te kezedben lesz a hangszórók kezelése és annak biztosítása, hogy az értekezlet zökkenőmentesen működjön. Kérje meg, hogy valaki más Készítsen jegyzeteket, hogy a hívás után mindenkinek elküldhesse ezeket az értekezlet-jegyzőkönyveket.
állítsa be az értekezlet időkorlátját.
senki sem szereti a feleslegesen kihúzott értekezleteket, de még rosszabb, ha az értekezletet hanggal hajtják végre, mert az arcok látásának ösztönzése nélkül ezek általában gyorsan unalmassá válnak.
ha csak hangalapú konferenciahívást üzemeltet, tartsa 30 percig, de legfeljebb egy óráig.
hozza létre a napirendet.
vázolja fel, ki fog beszélni, miről fog beszélni, és milyen sorrendben. Az audiohívásokkal járó kihívások miatt elengedhetetlen, hogy megszelídítse a káoszt annak meghatározásával, hogy ki és mikor jelenik meg.
ami a formátumot illeti, jobb, ha mindenki először elmondja a teljes prezentációját, majd megnyitja a szót a kérdésekre. Ez csökkenti a zavart, és csökkenti az emberek egymás feletti beszédének számát.
ossza meg mindenkivel a napirendet és az ülés részleteit e-mailben.
most, hogy megerősítette a résztvevők listáját és létrehozta a napirendet, mindenképpen ossza meg mindenkivel, aki jelen van az ülés előtt. Ez időt ad a résztvevőknek arra, hogy felkészüljenek, ha bemutatják és megismerkednek az előadók sorrendjével.
adjon meg minden információt, amire szüksége lesz a híváshoz való csatlakozáshoz. Ez magában foglalja a linket, a betárcsázási kódot és a jelszót. Ügyeljen arra, hogy jóval idő előtt küldje el nekik, esetleg küldje el újra 30 perccel az ülés előtt.
a napirenden és az értekezlet-hozzáférési adatokon kívül ossza meg néhány értekezlet-mutatót, amelyeket követnie kell, például:
- tárcsázás előtt ellenőrizze, hogy csendes környezetben van-e. A több vonalból származó háttérzaj mindenki számára nagyon megnehezítheti a hallást. A legjobb hangminőség biztosítása érdekében kérje meg a résztvevőket, hogy előzetesen telepítsenek egy zajszűrő alkalmazást, például a Krisp alkalmazást, hogy kiküszöböljék azokat a zajokat, amelyeket nem tudnak elkerülni a helyükön.
- jelentse be magát, amikor csatlakozik az üléshez (mindaddig, amíg nem késik). Ez a javaslat nagymértékben függ a használt webkonferencia-alkalmazás típusától. Néhányan, mint például a GoToMeeting, harangot csengetnek, amikor valaki belép. Másoknak, például a Webexnek, lehetősége van arra, hogy az alkalmazás automatikusan bejelenti a résztvevő nevét, amikor csatlakoznak a híváshoz. És megint mások, mint például a Zoom, lehetővé teszik, hogy a fogadó tartsa a résztvevőket egy váróteremben, és megmutatja a jelenlévők listáját, így az önmagának bejelentése nem feltétlenül szükséges.
nem egy száraz futás a választott konferencia app.
az új technológiának van módja meglepni minket. Szeretné korlátozni a meglepetéseket, amennyire csak lehetséges. Miután kiválasztott egy konferencia alkalmazást a konferenciahíváshoz, próbálja ki annak funkcióit. Hívjon meg néhány megbízható kollégát, hogy csatlakozzanak egy teszt konferenciahíváshoz, így megismerkedhet a formátummal és a funkciókkal.
tesztelje a linket és a betárcsázó kódokat idő előtt. Semmi sem tönkreteszi a találkozót, mint a résztvevők, akik nem férnek hozzá.
a hívás során
emlékezzen a vezető felelősségére.
a konferenciahívás vezetőjeként a te feladatod, hogy mindenkit bemutatj, témát válts, és így tovább.
ahogy az emberek belépnek, vagy győződjön meg róla, hogy egy váróteremben vannak (mint a Zoom), vagy győződjön meg róla, hogy nyilvánosan elismeri őket, mondván valami ilyesmit: “úgy tűnik, Janet csatlakozott. Hogy vagy, Janet?”
ha nincs váróterem, akkor valószínűleg néhány percig ül a híváson néhány emberrel, miközben várja, hogy mindenki megérkezzen. Annak érdekében, hogy az emberek ne gondolják, hogy elvesztették a kapcsolatot, mindenképpen mondj valami ilyesmit: “még mindig várunk még pár embert. Várunk még egy percet, hogy legyen idejük csatlakozni.”
ne féljen barátságos beszélgetést kezdeni, mielőtt belemerülne a találkozó húsába (mindaddig, amíg van extra ideje!).
miután mindenki csatlakozott, indítsa el az értekezletet azzal, hogy bejelenti, ki vagy, ki van még a hívásban, és mi a találkozó célja. Azt is megy át néhány alapszabályt, mint például:
- “minden előadás után közbeszólok, és kérdéseket teszek fel. Kérjük, várjon, amíg az előadás véget ér, és bejelentem, hogy Q& ideje bármit mondani. Ez azért van, hogy senki véletlenül ne vágjon le valakit.”
- ” kérem, hogy mindenki Némítsa el magát, ha éppen nem beszél. Megtalálja a Némítás gombot … ”
- ha az alkalmazás új a résztvevők számára, adjon nekik egy rövid áttekintést a szoftverről, megmutatva nekik, hol találnak bizonyos funkciókat.
vegye figyelembe a napirendet.
tartsa a napirend előtt minden alkalommal, így van egy jobb ötlete, hogy ki beszél legközelebb, és mikor lezárja minden Q& a ülés. Azt is meg kell utalni, hogy átmenet simábban. Például: “Oké, mindenki, ezzel lezárjuk a Q1 pénzügyeinkkel kapcsolatos kérdéseket. Térjünk át most a közelgő termékbemutatónk marketing terveire.”
szükség szerint Némítsa el magát.
maradjon némítva, amikor nem beszél, és kérje meg másokat, hogy tegyék ugyanezt. A konferencia-alkalmazástól függően Ön, mint házigazda, képes lehet elnémítani az embereket, ahogy jónak látja.
tudja, mikor kell harangozni.
- ha kérdése vagy megjegyzése van valakinek, mindig először a nevén szólítsa meg őket, hogy tudják, hogy beszélsz velük.
- ha egy ötlet vagy kérdés merül fel, miközben valaki bemutatja, jegyzeteljen, és várja meg, amíg a hangszóró befejezi, mielőtt megszólalna.
- ha az emberek túllépik a felszólalási idejüket, nyugodtan szakítsák félbe, amikor lejárt az idejük, hogy tovább vigyék az ülést.
- minden alkalommal, amikor egy előadó befejezte a beszédet, Köszönje meg nekik, foglalja össze az elhangzottakat, és kérdezze meg, van-e kérdése vagy észrevétele.
adj mindenkinek egy esélyt, hogy beszéljen.
néhány ember nem érzi jól magát egy konferenciahívás során, szemben a személyes találkozóval, ezért próbálja ösztönözni ezeket az embereket. Ugyanakkor nem akarja a helyszínre helyezni őket, vagy zavarba hozni őket.
miután a beszélgetés egy téma végén elhal, ha észreveszi, hogy valaki egy szót sem szólt, megkérdezheti: “van valami, amit hozzá szeretne adni?”Ha azt mondják, nem, gyorsan lépni.
a hívás befejezése
- a találkozó során szóljon be, hogy visszaszámláljon egy értekezletet, például: “öt percünk van itt lezárni.”Ez biztosítja, hogy a dolgok az ütemterv szerint menjenek, és a találkozó nem megy idővel.
- ha van még idő, megnyithatja a szót a végső megjegyzésekhez vagy kérdésekhez.
- mielőtt mindenkit elbocsátana, foglalja össze a döntést, és vázolja fel a következő lépéseket. Győződjön meg róla, hogy köszönöm mindenkinek, hogy részt vett.
- miután a hívás befejeződött, küldje el e-mailben az értekezlet jegyzőkönyvét és a cselekvési lépéseket a résztvevőknek.
gyógyítsa meg Konferenciahívását bánat
igen, a konferenciahívások kihívást jelentenek—de nem jelentenek semmit, amit ne tudna kezelni. Ezekkel a tippekkel a konferenciahívás vezetéséhez könnyedén meghódíthatja a következő találkozót.