Hogyan szervezzünk sikeres konferenciahívást?
a különböző szerepkörökben lévő embereket felkérjük, hogy egyszerre végezzenek konferenciahívásokat és videohívásokat. Gyakran fel kell tenned magadnak a kérdést: Hogyan kezelhetem azokat az embereket, akiket nem látok? Időnként a konferenciahívások frusztrálóak lehetnek, és időpocsékolásnak érzik magukat (mint az alábbi videó).
én kezelem a Certified Professional Yacht Brokers (CPYB) programot, amely tanúsítja a Yacht brókereket az egész országban. Mivel a CPYB igazgatósági tagjai Észak-Amerikában találhatók, a negyedéves konferenciahívások megrendezése pénzmegtakarítási törekvés az évente megrendezett “szemtől szemben” találkozók helyett. Megtanultam, hogy a konferencia-és videohívások hatékony lebonyolítása elengedhetetlen a csapat együttműködéséhez és a döntéshozatalhoz. Előfordulhat azonban, hogy néhány előre nem látható és ellenőrizhetetlen probléma merül fel ezekben a hívásokban. Az alábbiakban bemutatunk néhány tippet a konferenciahívások hatékonyságának növelésére.
a hívás előtt
-
készítse el és ossza meg az ülés napirendjét a felhívás előtt, amely felvázolja az ülés célját, az ülés időpontját és a résztvevők hozzáférését az üléshez. Adja meg a felhívás céljait és a konkrét vitapontokat. Az emberek tájékoztatása a hívás előtt segít nekik felkészülni a beszélgetésre, és lehetőséget ad nekik arra, hogy gondolkodjanak arról, hogyan járulhatnak hozzá a beszélgetéshez.
- ha az értekezlet lebonyolításához a telefonon kívül más szolgáltatást is használ, feltétlenül tájékoztassa a csoportot, hogy tartson próbaüzemet, hogy a technikai nehézségek azonosíthatók vagy elkerülhetők legyenek. A szervezőknek fel kell készülniük egy biztonsági mentésre, ha valami baj van. Győződjön meg róla, hogy mindenki megérti, hogyan kell elnémítani a hangját és a háttérzajt.
- toborozzon egy kijelölt jegyzetelőt. Senki sem szereti figyelembe találkozó jegyzőkönyv, de ez egy szükséges rossz (különösen az emberek, hogy nem tudott csatlakozni a hívást).
hívás indítása
- ha Ön a hívás moderátora, csatlakozzon a híváshoz legalább öt perccel az ütemezett találkozó időpontja előtt. A várakozás közbeni könnyű beszélgetés segít az embereknek jobban érezni magukat. Hivatalosan csak akkor indítsa el a hívást, ha a kulcsemberek ott vannak, így nem kell megismételnie semmilyen információt.
- a hívás indításakor mindig mutatkozzon be, hogy mindenki azonosíthassa Önt moderátorként. A hivatalos üzleti tevékenység megkezdése előtt vegye fel a szerepet, hogy biztosítsa az összes kulcsszereplő jelenlétét és elszámolását. Ha szükséges, szánjon időt arra, hogy mindenki bemutatkozzon (név, cég, pozíció), különösen, ha újak a csoportban. Ez egy jó alkalom az adminisztratív elemek áttekintésére is (telefon elnémítása, kérdések feltevése közvetlenül vagy csevegési funkción keresztül, megosztott képernyő megtekintése stb.).
a felhívás lefolytatása
- Kezdje az ülés napirendjének és céljának összefoglalásával.
- annak elkerülése érdekében, hogy az emberek egymással beszéljenek, közvetlenül név szerint címezze a kérdéseket, ha azt szeretné, hogy valaki válaszoljon. Mint facilitátor, Kövesse nyomon, hogy ki beszél, és kérje meg a hallgatókat, hogy járuljanak hozzá. A konferenciahívásoknak lehetővé kell tenniük különféle üzenetek küldését, például: “szükségünk van a szervezet mindenki ötleteire. “A témák váltása előtt lélegezzen be, kérdezze meg, hogy vannak-e további kérdések vagy gondolatok a témával kapcsolatban. Tartsa szemmel a célt és a beszélgetést a ponton. Ha a téma felmelegszik vagy hosszadalmas, javasoljuk, hogy tervezzen egy másik hívást, hogy alaposabban megvitassák a témát, miután további előkészítés és vizsgálat befejezhető. Biztosítson rendszeres időellenőrzéseket, hogy a napirend a pályán maradjon. Kezdje és fejezze be a lehető legközelebb a javasolt időpontokhoz.
a hívás befejezése
-
adjon meg egy értekezlet-összefoglalót a hívás végén. - erősítse meg, hogy mindenki megérti a következő lépéseket, felelősségeket, cselekvési elemeket és határidőket, beleértve azt is, hogy mikor kerül sor a következő ütemezett hívásra.
- kövesse az e-mailt, amely tartalmazza a hívás főbb pontjait és/vagy perceit.
ezeknek a tippeknek a bevezetése javítja az összes közelgő konferencia-és videohívás értékét.
