hogyan kell hatékonyan kezelni a fizetendő számlákat

hogyan kell hatékonyan kezelni a fizetendő számlákat

hogyan kell hatékonyan kezelni a fizetendő számlákat

a jelenlegi gazdasági helyzetben a vállalkozásoknak kevesebbel kell többet tenniük, iparágtól függetlenül. A szervezetek nem engedhetik meg maguknak, hogy kihagyják a működő tőke növelésének lehetőségeit. Ahhoz, hogy sikeres legyen, olyan stratégiát kell kidolgoznia, amely nagyobb rugalmasságot biztosít a mérlegében lévő pénzszűkével. Ez elősegíti a folyamatok ésszerűsítéséhez, a költségek csökkentéséhez, a növekedés finanszírozásához, a szolgáltatás javításához és az új befektetési lehetőségek megragadásához szükséges további likviditás kialakítását. Hogy minden kezdődik a hatékony kötelezettségek kezelése.

mi a fizetendő számlák kezelése?

a fizetendő számlák kezelése azokra az eljárásokra, irányelvekre és gyakorlatokra vonatkozik, amelyeket a vállalat a kereskedelmi hitelvásárlások kezelésére használ. Ezek a feladatok a következők:

• kereskedelmi hitelkeretek keresése
• a vásárlások időzítésének és áramlásának kezelése
• kedvező vásárlási feltételek megszerzése

mindez, ha ez a vállalat működő tőkéjének ellenőrzése érdekében történik. A fizetendő számlákat a mérleg rövid lejáratú kötelezettségeinek szakaszába kell belefoglalni. Ez többnyire olyan dolgok rövid távú finanszírozásából áll, mint a készletvásárlás, az elhatárolt költségek és más értékes rövid távú műveletek.

fizetés késleltetése

amikor a fizetendő számlák teljesítéséről van szó, határozottan van egy helyes út és egy rossz út. Mivel ez egy back-office irányítási rendszer, ritkán van elöl és középen. Ez különösen akkor áll fenn, ha egy vállalkozás növekedni akar, mert gyakran a hátsó égőre kerül a Versengő prioritások javára. Azonban, ha azt szeretnénk, hogy optimalizálja a működő tőke, az egyik prioritás kell, hogy dolgozzon ki egy kötelezettségek stratégia.

az optimalizálás szükségességére válaszul sok vállalat késlelteti a kifizetéseket. A lehető leghosszabb ideig meghosszabbítják kötelezettségeiket, hogy maximalizálják szabad cash flow-jukat. Általánosságban elmondható, hogy ez a megközelítés nem a módja annak kezelésére. A fizetés késleltetése tönkreteheti a szállító morálját és jóindulatát, ami lassabb szállításokat, kevesebb hajlandóságot a problémák megoldására, késleltetett válaszokat a lekérdezésekre és szigorúbb fizetési feltételeket eredményez.

másrészt a korai fizetés olyan stancil-előnyökkel járhat a vállalat számára, mint a korai fizetési kedvezmények és árengedmények. A jó üzletről van szó. Egy másik cég pénzének puffadása soha nem fog jól kinézni.

előnyök

a szervezeti változás elengedhetetlen a működő tőke kultúrájának előmozdításához. Egy kisvállalkozás számára jelentős előnyökkel járhat. A kötelezettségek folyamatának finomítása javítja a cash flow előrejelzési pontosságát, amely lehetővé teszi a fizetendő osztály számára, hogy jobb költségvetést állítson be. Ez végső soron a likviditás javítására helyezi a vállalatot, és segít a finanszírozási hiányosságok enyhítésében, miközben nagyobb nyereséget ér el.

a hatékony számlák kezelése számos betekintést nyújthat a tárgyalási képesség megerősítéséhez és a jobb beszállítókkal való partnerséghez. A vállalat készpénzének helyes felhasználása kiterjesztett fizetési feltételeket, speciális készleteket és megnövekedett garanciaidőket jelent.

az automatizálás nemcsak kiküszöböli az időigényes feladatokat, hanem megkönnyíti a számlák kifizetését és a szállítói fizetések nyomon követését is, így nagyobb ellenőrzést biztosít a cash flow felett.

kockázatok

a hatékony AP-folyamat elfogadásának elmulasztása akadályozza a vállalat azon képességét, hogy időben feldolgozza a számlákat, kihasználja a rendelkezésre álló kedvezményeket, és szükség szerint hosszabb vagy rövidebb fizetési feltételeket állapítson meg a beszállítókkal, attól függően, hogy melyek a legkedvezőbbek.

Kerülje el ezeket a hibákat:

• erősen támaszkodva a kézi folyamatokra, mivel ezek erősen hibára hajlamosak. Ez különösen akkor áll fenn, ha az
• igénylések jóváhagyásáról van szó, ha nem erősítik meg, hogy a szállítások megfelelnek a szerződéses feltételeknek
• a fizetési ciklus túlfeszítése, ami a korai fizetési kedvezményekhez való hozzáférés elvesztését okozza
• az egyes megrendelésekre vonatkozó beszerzési megrendelések kiadásának elmulasztása
• elhanyagolják a megtakarítások kihasználását a mennyiségi engedmények vagy a kereskedelmi kiadások kezdeményezései révén
• kedvezmények elfogadása a költség kiszámítása előtt
• adatbeviteli hibák a beszállítói vagy szerződéses adatok Törzsfájljaiban
• rendszerek vagy folyamatok fejlesztésének elmulasztása hogy megakadályozzák pontatlan, ismétlődő, késői, vagy nem Fogadott kifizetések

a cél az,hogy a lehető legkevesebb hibát. Ha nincs rendelkezésre álló munkaerő, számos számviteli szoftver opció segíthet mindent szemmel tartani.

stratégiai kötelezettségek kezelése

a vállalkozásoknak stratégiai megközelítést kell alkalmazniuk a kötelezettségek kezelésében. A fizetendő számlák csapatának, valamint a beszerzési osztálynak együtt kell működnie a felső vezetéssel, hogy működőtőke-kultúrát alakítson ki a vállalat egész területén.

ennek nagy része a számla feldolgozásához vezet. A számlák időben beérkeznek és feldolgozásra kerülnek? A szervezeteknek olyan irányítási stratégiát kell elfogadniuk, amely prioritásként kezeli a forgótőke felszabadításának fontosságát a kötelezettségek optimalizálása révén. Míg sok vállalkozás dönthet úgy, hogy egyéni megközelítést alkalmaz, egyes stratégiák az egész fórumon működnek.

szigorú irányítási gyakorlatok végrehajtása

ez nem csak megerősíti a belső kontrollokat, hanem csökkenti a kézi hibákat is a teljes fizetési folyamat és a szerződések felülvizsgálata során.

központosított fizetendő számlák

a megosztott szolgáltatási környezet használatával a feldolgozáshoz és a jelentéshez minden alkalmazott betartja a közös szabványokat és gyakorlatokat. Ezenkívül megkönnyíti mindenki teljesítményének mérését a megállapított mutatókkal szemben, hogy a vállalat kevesebb erőforrás felhasználásával rövidebb idő alatt több feladatot tudjon elvégezni. Ez a megközelítés végső soron csökkenti a költségeket.

papírmentes

fontolja meg a kötelezettségek kezelésének automatizálását elektronikus adatcserével. Bár ez nem mindenki számára megoldás, egy olyan vállalat, amely úgy véli, hogy az elektronikus kommunikáció a gyártókkal egyszerűsíti a jóváhagyási folyamatot, és időszerűbb kifizetéseket hoz létre. Ez lehetővé teszi, hogy kihasználhassa a rendelkezésre álló kedvezményeket és engedményeket, ha korán vagy időben fizet.

az elektronikus rendszer használata biztosítja, hogy vállalkozása különféle feladatokat tudjon kezelni, és sok időt takarítson meg a folyamat során, beleértve:

• igénylési jóváhagyás
• beszerzési megrendelések automatikus generálása
• számlák érvényesítése és elfogadása
• az áruk átvételének nyomon követése
• számlák kifizetése a helyes esedékesség napján

az automatizálás mértékétől függően akár a számlák elektronikus beolvasása is lehetséges, a kézbesítési nyugták nyomon követése vitás kérdések rendezése.

beszállítói portálok elfogadása

beszállítói portált kell létrehozni, amely lehetővé teszi a beszállítók számára, hogy nyomon kövessék, mit csinál az Ön vállalkozása. Ez magában foglalhat olyan tevékenységeket, mint:

• megrendelés állapota
• potenciális termékhiány
• beérkezett kifizetések
• ütemezett szállítások

a beszállítói portál megvalósítása csökkenti a kézi hibákat, miközben kényelmet teremt a szállítói számára. Segít a megrendelés pontosságának javításában is.

felügyeleti munkafolyamatok

a felügyeleti munkafolyamat létrehozása segít a problémák gyors azonosításában és növeli a kötelezettségek folyamatainak hatékonyságát. Segít megoldani a folyamatok szűk keresztmetszeteit, és mindent racionalizál, hogy hatékonyan javítsa a likviditáskezelést.

amikor a beszerzési jóváhagyásról van szó, elengedhetetlen, hogy mindig meghatározza a különböző vásárlásokhoz szükséges jogosultsági szintet. Ez az ár vagy a mennyiség alapján eltérhet.

Folyamatoptimalizálás

az AP osztályon belül hat alapvető funkciót kell optimalizálni. Megfelelő optimalizálás esetén ezeknek jelentősen meg kell erősíteniük a működő tőkét.

szállító kiválasztási folyamat

állítson be egy preferált szállítói listát a maverick vásárlásának megakadályozása érdekében. Ez a megközelítés arra is pozícionálja szervezetét, hogy tárgyaljon a legkedvezőbb feltételekről a működő tőke optimalizálása érdekében. Majd:

• határozza meg a beszállítói tárgyalási folyamat prioritásait, biztosítsa a kulcsfontosságú döntéshozók bevonását, beleértve a pénzügyi igazgatót (CFO) és a beszerzési igazgatót (CPO).
• rendszeresen keresik a lehetőséget, hogy tárgyaljanak jobb árképzési és fizetési feltételek, beleértve a csökkentett késedelmi díjak.
• fejlesszen beszállítói teljesítménymutatókat a legstratégiaibb beszállítói számára, hogy kihasználja őket a tárgyalások során, hogy jobb minőségű termékeket és szolgáltatásokat, jobb árakat vagy jobb ügyfélszolgálatot kapjon.

beszállítói törzsadatok beállítási folyamata

miután tárgyalásokat folytatott a szállítókkal, rögzítenie kell és meg kell őriznie az adatokat. A pontatlan adatbevitel több, mint fizetési hibát okozhat. Ez számlahiányokhoz vezethet, amelyek megakadályozzák, hogy elérhető kedvezményeket kapjon, sőt ellátási zavarokhoz is vezethet. E problémák elkerülése érdekében:

• tartsa az összes szolgáltatási szintű megállapodást (SLA) pontosan tükrözve a számviteli rendszerben. A beszállítói törzsadatoknak részletezniük kell a termék/szolgáltatás részleteit, a szállítási határidőket, az alkalmazandó szabályozási megfelelési megbízásokat, a beszállítói felelősségeket, a minőségi előírásokat stb.
• rendszeresen frissítse a fizetési feltételeket és a mennyiségi kedvezmény elérhetőségét, minden más időszakos árengedménnyel együtt. Ha a szerződési feltételek megváltoznak, ellenőrizze, hogy a törzsadatok ennek megfelelően módosulnak-e.
• tárolja megfelelően a szerződést egy dokumentumkezelő rendszerrel.

Szerződéses felülvizsgálati folyamat

a pontatlan vagy csalárd forgalmazói számlázási gyakorlatok elkerülése érdekében, amelyek túlfizetéseket vagy ismétlődő kifizetéseket okozhatnak, szánjon időt a forgalmazói szerződések rendszeres felülvizsgálatára. Tegye ezt:

• az adatokért való felelősség hozzárendelése egy központi törzsadatcsoporthoz, amely ellenőrizheti a teljességet, a pontosságot és a szabványfeltételeknek való megfelelést. A csapatnak felül kell vizsgálnia a szállító teljesítményét annak biztosítása érdekében, hogy továbbra is megfeleljenek a szerződési feltételeknek.
• beleértve a szállítói szerződéses záradékokat, amelyek a bírságok és büntetések elszámoltathatóságát átadják az eladóknak, ha valamilyen szempontból alulteljesít.
• teljesen időszerű és időszaki beszállítói szerződések felülvizsgálata, a szerződések felülvizsgálata az iparági szabványos feltételek alapján.
• a szállítói engedélyezési korlátok megvitatása a jogi csapattal, valamint a szerződési feltételek megfelelősége és a szabályozási megfelelőség megerősítése

beszerzési folyamat

kisvállalkozás tulajdonosaként dolgozhat egy maroknyi beszállítóval, vagy akár több száz vagy akár több ezer beszállítóval is. Még akkor is, ha egyszerűsítette a környezetet, továbbra is küzdhet az összes szállítói számla nyomon követésével, és összeegyeztetheti azokat a megfelelő kapott árukkal és megrendelésekkel. A kötelezettségek pontos kezelésének elmulasztása megnehezíti a cash flow előrejelzését és kezelését, valamint a rövid távú likviditási igények előrejelzését.

fontolja meg ezeket a stratégiákat:

• minden új rendeléshez rendeljen megrendelést, így érvényesítheti a beérkezett megrendeléseket, előre zárolhatja a fizetési feltételeket, nyomon követheti a számlákat a meglévő POs-okhoz képest, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a beszállítók a szerződéses feltételeknek megfelelően számláznak-e
• fedezze fel az elérhető kedvezmények életképességét. Ha nincs készpénze, vagy ha a tőkeköltség meghaladja az ellátást, akkor nincs értelme Korán fizetni.
• Kövesse nyomon az eladó és a fizetési feltételek által fennálló tartozásokat.
• kockázatosabb vagy új termék vásárlásakor tárgyaljon hosszabb fizetési feltételekről, hogy növelje forgótőkéjét. Alternatív megoldásként kérje meg a terméket a szállítmány készletéhez, nem pedig a készlethez, hogy maximalizálja a likviditást és csökkentse a kockázatot.
• egyértelműen állítsa be az AP mutatókat, például a beszerzési megrendeléseknek megfelelő számlák gyakoriságát, a feltételek szerint fizetett számlák százalékos arányát stb., és tartsa be őket az egész szervezetben.

számlázási folyamat

a számlázási folyamat megfelelő kezelése elengedhetetlen a likviditás javításához. Fontolja meg:

• a pontatlan számlák kifizetésének megtagadása – az esetleges hibák miatt a számlát vissza kell küldeni a szállítónak.
• a számlák korai kifizetésének elkerülése, a legfontosabb beszállítói kapcsolatok kockáztatása nélkül
• megfelelő csatornák és folyamatok kidolgozása a kivételek kezelésére és jelentéstétel
• olyan EDI rendszer bevezetése, amely lehetővé teszi a számlák elektronikus fogadását
• háromutas illesztés alkalmazásával a számlaszám és a PO egyeztetése érdekében, az áruk átvételéhez
• a számlákat időben, az SLA-knak megfelelően dolgozza fel, és dátumbélyegzőt tartalmaz.

számviteli és jelentési folyamat

mielőtt aktívan kezelné az AP-T, meg kell győződnie arról, hogy jelentései pontosak és aktuálisak. Ezen információk nélkül sok vállalatnak nincs világos képe arról, hogy mennyit költenek, milyen gyakran fizetnek, és mikor fizetnek a szállítóiknak. Ez megnehezítheti a legjobb fizetési feltételek elérését vagy a kifizetések megfelelő időpontjának kiválasztását.

a folyamat javításához:

• számlák érvényesítése megrendelésekkel és szerződéses feltételekkel
• fektessen be a valós idejű jelentési képességekbe és az automatizálási funkciókba az egyeztetés kezeléséhez.
• rendszeresen oldja meg a nem egyeztetett elemeket
• ugyanazok az emberek készítsék el és vizsgálják felül az összes egyeztetést, hogy csökkentsék a duplikáció vagy a túlfizetés valószínűségét
• minden számlára alkalmazzanak kifizetéseket a teljesítés napján, hogy a rendszer pontos maradjon
• Kövesse nyomon az összes kifizetést, nem csak a szállítói kifizetéseket.

a sikeres AP osztályok nem csak az automatizálással dolgoznak, hanem megértik, mennyire fontosak az erős üzleti kapcsolatok. Egyszerűen fizet egy eladó nem elég – meg kell dolgozni velük. Minél jobban bánsz velük, annál jobb üzletet kapsz.

innen keresse meg a vállalkozásának legmegfelelőbb számviteli szoftvert, és vizsgálja meg az AP-folyamat optimalizálásának különböző módjait. Ezután nézze meg a működő tőke emelését.