ERP szoftver kiválasztási folyamat és kritériumok

ERP szoftver kiválasztási folyamat és kritériumok

a jó vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszernek ki kell hatnia vállalkozása minden egyes részére. Számtalan ERP szoftvermegoldás áll rendelkezésre, ezért meg kell tennie a megfelelő választást, amely megfelel a szervezetének. De tudja, hogy néz ki az ERP kiválasztási folyamat?
a legjobb ERP Szoftvervezetők összehasonlítása

ne aggódjon,ha nem ismeri! Ez az oka annak, hogy elkészítettük ezt az ultra-átfogó, lépésről-lépésre szóló útmutatót az ERP rendszer kiválasztásához. A tippeket és ajánlásokat tartalmazó cikk az ERP szoftver értékelési ellenőrzőlistájának részeként használható.

ugrás a:

• mi az ERP szoftver?
• beszerzési szempontok
• kiválasztási folyamat
• kiválasztási kritériumok

mi az ERP szoftver?

először egyenesítsük ki az alapokat. Az ERP szoftver egy integrált alkalmazáscsomag, amely automatizálja és egyszerűsíti a kritikus üzleti folyamatokat. Ezek az alkalmazások többek között az üzleti analitika (BI), a számvitel, az ellátási lánc menedzsment és a marketing automatizálás (MA) kezelését segítik. Központi adattárként szolgál, és munkafolyamat-automatizálást és valós idejű betekintést nyújt. Az ERP szoftver olyan képességekkel is rendelkezik, amelyek biztosítják az ipari és szabályozási szabványoknak való megfelelést, javítják az ügyfélszolgálatot és elemzik a szervezet pénzügyi állapotát.

mielőtt befektetne ebbe a programba, vannak olyan attribútumok, amelyeket át kell gondolnia.

beszerzési megfontolások

új ERP vásárlása olyan, mint egy új autó vásárlása. Ez egy drága befektetés, de megéri, ha tudja, mit keres, hogy összehangolja a vállalat érdekeit. Néhány kérdés, amelyet fel kell venni a vásárlási megfontolásokba:

mekkora a céged?

a vállalat mérete létfontosságú. Ön egy Fortune 500 vállalkozás vagy egy startup cég, amely készen áll arra, hogy elköltözzön a szülei alagsorából? Ezek a megoldások skálázhatóságot kínálnak, és egyre több alkalmazottat, részleget, felhasználót és még többet tudnak befogadni. Vagy ha nem látja, hogy cége meghaladja a kis vagy közepes méretet, befektethet egy olyan programba, amely kielégíti ezt az igényt.

Mire Van Szüksége A Többi Részlegnek?

nem titok, hogy az ERP különböző funkciókkal rendelkezik, amelyek a vállalat különböző részlegeit szolgálják ki. Azonban elengedhetetlen, hogy felmérje az osztályvezetőket, és megkapja a véleményét arról, hogy mire van szükségük egy új rendszerben. Kezelje osztályvezetőit úgy, mint a regionális nagyköveteket. Mindent megtudhat a HR-ről, a CRM-ről és a könyvelésről, de nem vagy szakértő. Ezek az osztályvezetők szakértőként szolgálnak, és megértik, mire van szükségük a műveletek ésszerűsítéséhez.

mennyit hajlandó költeni?

a kiválasztási kritériumok részben többet fogunk megtudni a költségekről. Fontos azonban, hogy megfelelő költségvetést hozzon létre ésszerű végsapkával, így megvásárolhatja a szükséges rendszert anélkül, hogy kiürítené a teljes pénztárcáját.

mi az ideális telepítési lehetőség?

az előnyben részesített telepítési lehetőség ismerete — helyszíni, felhő vagy mind a felhő, mind a helyszíni hibrid-az ERP kiválasztási folyamatát is kezelhetőbbé teszi. Természetesen minden telepítésnek megvannak az előnyei és hátrányai, de a vállalat igényeihez legjobban illeszkedő kiválasztása egy lépés a helyes irányba.

• On-Premise: on-premise a hagyományos szoftver telepítése. Lehetővé teszi, hogy a megoldást csak a vállalati szervereken érje el és alkalmazza. Ha cége helyi munkával és ügyfélkörrel foglalkozik, ez a preferencia lehet a sikátorban.
• Felhő: A Felhőtelepítés lehetővé teszi a megoldás és az adatok elérését bármilyen erős internetkapcsolattal rendelkező eszközön, például asztali számítógépeken, laptopokon, okostelefonokon, táblagépeken és így tovább. Több biztonsági lehetőséggel is rendelkezik, hogy adatait megvédje a számítógépes fenyegetésektől. Ha regionális vagy globális védnökei és partnerei vannak, ez a telepítési lehetőség lehet a legjobb megoldás.
• hibrid: a hibrid opció egyesíti a helyszíni és a felhőalapú telepítés legjobb lehetőségeit egyetlen lehetőségbe, hogy biztosítsa az adatok biztonságát és valós időben történő hozzáférését.

töltse le az ERP Szoftverkövetelmény-sablonunkat

kiválasztási folyamat

további bevezető információkkal szolgálunk a Lean kiválasztási módszertanunkon keresztül. Ez a könnyen követhető, négylépcsős folyamat segít meghatározni üzleti igényeit, értékelni és összehasonlítani a megoldásokat, érvényesíteni a műszaki követelményeket és tárgyalni egy jelentős szerződést. Ezt a módszertant a SelectHub segítségével vagy anélkül is elvégezheti.

létrehozása

folyamatunk első lépése az üzleti műveletek önértékelésének elvégzése. Ezek a kérdések a következők:

• miért van szükség új programra?
• mi a baj a meglévő szoftverekkel vagy eljárásokkal?
• mit szeretne ezzel a megoldással egyszerűsíteni és automatizálni?

együttműködés

könnyű új programot találni egy vagy két emberre. Valójában szükség van egy Bizottságra, amely osztályvezetőkből, érdekeltekből, partnerekből és még sok másból áll. Az osztályvezetők értékesek. Kutathat és megpróbálhat követelményeket kidolgozni a HR, a számviteli és a marketing szektor számára, de ezek a fejek tudják, mire van szükségük.

megkérdezheti az iparágon belüli érdekelt feleket és partnereket a megoldásukról és arról, hogy van-e olyan szállítójuk, akit ajánlanak. Minél méltóbb embereket vesz fel a kiválasztási csapatba, annál nagyobb az esélye az ideális megoldás kiválasztására.

Define

ülj le a csapatoddal, hogy létrehozz egy fő követelmény-és funkciólistát. A SelectHub szolgáltatások olyan készüléket kínálnak, amely segít a különböző funkcionális és műszaki követelmények kiválasztásában. Legfeljebb 100 értékkel pontozhatja, hogy a gyártók hogyan teljesítenek ezekkel a követelményekkel.

válasszon a különböző követelmények SelectHub express app.

terjeszteni

szitál keresztül gyártók, amelyek a legjobban megfelelnek a követelményeknek listát. Hozzon létre egy szállítói listát, és tekintse át, hogy milyen jól rakják össze a funkciók listáját. A SelectHub eszközeit felhasználhatja RFx, vagy ajánlatkérés (RFP), információkérés (rfi) vagy ajánlatkérés (RFQ) sablon létrehozásához.

Justify

ez a szakasz segít értékelni mindent, amit az előző lépésből húzott. Három lehetőséget is figyelembe kell vennie:

• folytatni akarom a szoftverkiválasztási utamat ezekkel a potenciális szállítókkal?
• integrációkat vagy kiegészítő modulokat szeretnék hozzáadni a meglévő szoftveremhez?
• teljesen le akarom állítani ezt a folyamatot, és ragaszkodni akarok a jelenlegi programomhoz/gyakorlatomhoz?

nem számít a választás, ez a lépés célja, hogy segítsen igazán megérteni, hogyan szeretne előrelépni.

bizonyítani

vagy úgy döntött, hogy talál egy teljesen új platform, vagy keressen további modulok hozzá a jelenlegi rendszer. Létrehozott egy szűkített listát a szállítókról, és azt szeretné, ha bebizonyítanák, hogy megoldásuk milyen jól teljesíti a konkrét követelményeket. Ez a lépés lehetővé teszi, hogy demókat, proofs-of-concept (POCs) és használati eseteket kérjen a szolgáltatóktól.

• demók: itt megkéri a gyártókat, hogy mutassák meg, hogyan kell elvégezni a feladatokat. Készítsen demo szkripteket vagy olyan eszközök listáját, amelyeket a gyártóknak be kell mutatniuk. Példák: “mutasd meg a főkönyvet; “”mutasd meg a számlák egyeztetését és a kötelezettségek eszközeit; “vagy” mutasd meg az anyagjegyzék (BOM) tartozékodat.”
• használati esetek: a használati esetek kissé mélyebbek, mint a demók. Lehetővé teszik, hogy megkérdezze, hogyan kell elvégezni bizonyos feladatokat. Azaz: “mutassa meg, hogyan kell végrehajtani a hónap végi banki egyeztetéseket; “vagy” mutassa meg, hogyan lehet automatizálni az alkalmazottak bérszámfejtését.”Ehhez az opcióhoz szkriptet is kidolgozhat.
• POCs: a POC-k többet mutatnak, mint demók és használati esetek. A gyártók újra létrehozhatják a megoldást a korábbi vagy az aktuális felhasználói adatokkal, hogy megmutassák, hogyan működik a rendszer szimulációként. Bár ez a módszer hatékony, időszerű és drágább lehet, mint a demók vagy a használati esetek. Javasoljuk, hogy csak egy vagy két ideális megoldáshoz használjon POC-kat.

POCs hozzáadása a SelectHub rendszeréhez.

pontozza meg, hogy az egyes megoldások milyen jól teljesítenek a demókban, használja az esetet vagy a POC-t, és ragadja meg a követelmények pontszáma mellett. Ezek a pontszámok segítenek rangsorolni a legjobb alkalmazásokat.

Rank

rangsorolja megoldásait a követelmények és a demo pontszámok alapján. Fontolja meg az egyes programok teljes tulajdonosi költségének (TCO) vagy a végső árcédula értékelését is. Ez az ár néhány ezer dollártól 100 000 dollárig terjedhet.

tárgyalás

a Lean kiválasztás lehetővé teszi, hogy legalább két-három potenciális program legyen, amelyek ideálisan illeszkednek a szervezetéhez. Miután rangsorolta a választásait, válassza ki a legjobb választást, és tekintse át az eladó vagy a viszonteladó megállapodásait és szerződéseit. A SelectHub felülvizsgálhatja a szerződést, és tájékoztatást adhat erről a szállítóról. A SelectHub azonban nem jogi társaság, és nem tud jogi tanácsot adni. Ha vázlatosnak vagy furcsának találja a szerződést, nézze át azt ügyvéddel vagy ügyvédi irodával.

RFx létrehozása A SelectHub készülékén belül.

a jogi felülvizsgálat és a tárgyalási feltételek után döntse el, hogy ez a szállító az Ön számára megfelelő-e. Ha igen, akkor továbbléphet az aláírási szakaszra. Ha nem, lépjen tovább a listán szereplő további szolgáltatókra, és ismételje meg ezt a lépést. Értsd meg azonban, hogy a SelectHub további díjakat számít fel, ha más vállalati véleményeket kér.

jel

itt a pillanat. Miután kutatta és alapos értékeléseket végzett, itt az ideje, hogy aláírja a szállítóját. Miután aláírta és kidolgozta a fizetési feltételeket, létrehozhat egy végrehajtási tervet.

töltse le az ERP Szoftverkövetelmény-sablonunkat

kiválasztási kritériumok

most, hogy megértette, mi az ERP szoftver és hogyan működik a kiválasztási folyamat, belemegyünk a cikk céljába. Az alábbiakban felsoroljuk a legfontosabb ERP szoftver kiválasztási kritériumokat. Ezeket a kritériumokat a kiválasztási folyamat minden szakaszában felhasználhatja annak meghatározására, hogy a megoldás megfelelő-e az Ön számára.

funkcionalitás és könnyű használat

első dolog az ERP kiválasztási folyamatban, van néhány szabványos kérdésünk: melyek a rendszer funkciói és egyszerű használata? Milyen funkcionalitásra és felhasználóbarát jellegre van szüksége? E kérdések megválaszolása segít eldönteni, hogy a termék alapvető szinten megfelel-e vállalkozásának. Ez a kritérium lehet a leghosszabb és leghétköznapibb – ez magában foglalja a vállalat és az ERP termék mélyreható értékelését -, de tartsa szorosan. Ez az értékelés elengedhetetlen a munkához.

az alábbi műveletek segítségével jobban megértheti az ERP szoftvereket, összegyűjtheti a követelményeket vagy összehasonlíthatja a rendszereket:

• követelmények összegyűjtése: vegye figyelembe a jelenlegi kihívásokat, amelyekkel a szervezet szembesül, amelyeket meg lehet oldani vagy csökkenteni lehet egy ERP rendszerrel. Ezután értékelje, hogy a rendszer mely funkciói valósítják meg ezt.
• fontolja meg az üzleti folyamatok automatizálását: gondoljon a szervezet összes rutinszerű üzleti folyamatára, amely automatizálható, és értékelje, hogy az adott megoldás rendelkezik-e ehhez szükséges eszközökkel.
• vizsgálja meg a végfelhasználókat: mennyire értenek a technológiához a végfelhasználók, és képesek-e navigálni a komplex szoftverfunkciókban? Használt már korábban ERP rendszert? Ezeknek a kérdéseknek a megválaszolása segít meghatározni, hogy a termékek felhasználóbarát jellege megfelel-e az Ön igényeinek.
• központosítási terv: fontolja meg a jelenleg használt rendszereket, amelyeket integrálni kell az ERP rendszerébe, és érdeklődjön az integrációs lehetőségekről. Például, hogyan kapcsolódik a CRM a teljes ERP-hez?

eladó életképessége

mielőtt befektetne egy adott megoldásba, bölcs dolog feltenni magának a kérdést: Mi az eladó hírneve, és hosszú távon dolgozhatok velük? Még akkor is, ha egy termék megfelelő funkcionalitással rendelkezik, ki kell zárni a kérdést, ha a vállalat nem megbízható és biztonságos. A vállalat hitelességén túl felül kell vizsgálnia a termék skálázhatóságát annak meghatározása érdekében, hogy ez tartós tranzakció lehet-e.

a szállítói életképesség elemzése nemcsak egy nagyszerű rendszert, hanem egy nagyszerű partnert is biztosít az Ön vállalkozásának. Vegye figyelembe a következő tényezőket, amikor összehasonlítja az ERP rendszereket és az azokat biztosító szállítókat:

• vállalati hitelesség: vizsgálja meg, hogyan változott az eladó szervezetileg az elmúlt években, és érdeklődjön az eladó üzletének jövőbeli irányáról. Ezenkívül vegye figyelembe a vállalat életkorát és pénzügyi állapotát.
• termék életképesség: Tudja meg, hogy az ERP termék mennyi ideje van a piacon, és kérjen referenciákat ügyfeleitől. Kérdezze meg az eladót, mennyi ideig szándékozik folytatni a termék futtatását, és rendszeresen terjeszteni a frissítéseket vagy javítani. Ha az összes bázisát le akarja fedni, kérdezze meg az eladót azokról a termékekről, amelyeket az elkövetkező években terveznek kiadni.
• skálázhatóság: a termék skálázhatóságának értékelése megköveteli, hogy belsőleg és a vállalkozás jövőjébe nézzen. A jövőben hozzá kell adnia a felhasználókat, vagy bővítenie kell a funkcionalitást? Van-e lehetősége a vállalkozásának új piacokra való terjeszkedésre? Fontolja meg, hogy a rendszer funkciói támogathatják-e és javíthatják-e üzleti stratégiáját. Ez a megfontolás fontos a fiatal, növekvő vállalkozások számára – a választott ERP rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy veled együtt növekedjen.

technológia

az ERP rendszerekbe rengeteg technológia van beépítve – például a szabványos szoftvereknek tartalmazniuk kell az üzleti intelligenciával, a jelentéskészítéssel és a testreszabással kapcsolatos képességeket. Mint a funkcionalitás értékelése, kérdezd meg magadtól: Milyen technológiákat kínál a megoldás, és milyen technológiákra van szükségünk?
vegye figyelembe a következő tényezőket, amikor készen áll az ERP összehasonlítására, vagy aktívan végzi a szoftverkiválasztási folyamatot:

• Testreszabás: fontolja meg, hogy a megoldás kulcsrakész-e, vagy testre szabható-e a szervezetére és az egyedi üzleti folyamatokra. Ha a megoldást testre kell szabni a működéshez, győződjön meg arról, hogy a szállító teljesíteni tudja a kérést.
• követelmények: fontolja meg, hogy a megoldás megfelel-e a szervezet MŰSZAKI igényeinek. Például képes-e vizuális, valós idejű értékesítési jelentéseket készíteni a prezentációkhoz?
• érték: értékelje, hogy az ERP kihasználja-e a legújabb, legmodernebb technológiát, és ha a gyártó tervezi-e a rendszer következetes frissítését. Figyelembe véve ezt a tényezőt biztosítja, hogy nem fektet be időt és pénzt egy olyan rendszer bevezetésére, amely hamarosan elavult lesz.

hasonlítsa össze a legjobb ERP Szoftvervezetőket

költség

nyilvánvalónak érezheti, hogy figyelembe kell vennie az ERP rendszer költségeit, de sajnos ez nem olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik. Számos eltérő elemet figyelembe véve fontos feltenni magának a kérdést: Mi lesz a megoldás valódi költsége? A valódi költség a licencdíjakból áll, amelyek attól függnek, hogy hány felhasználója van, maga a szoftver vagy a kiválasztott modulok, a tárhely vagy a hardver, a megvalósítás, a karbantartás, a képzés és a támogatás. Bölcs dolog meghatározni a ROI durva becslését, mielőtt bármilyen szerződést aláírna.

az ERP költségeinek értékelése során vegye figyelembe a következő tényezőket:

• alapvető árképzési információk: Először értékelje a platform költségeit, és hogy az megfelel-e az általa kínált funkcióknak és technológiáknak. Ha az eladó árstruktúrája igazságtalan, akkor valószínűleg talál egy másik terméket – rengeteg hal van a tengerben.
• valódi költség: ezután dolgozzon a megoldás valódi költségének meghatározásán. Számítsa ki a hosszú távú TCO-t, ügyelve arra, hogy a fenti listából vegye figyelembe az összes alkalmazandó költséget.
• ROI: miután befejezte az utóbbi értékeléseket, becsülje meg, hogy a tervezett megtérülés (ROI) jelentősen meghaladja-e a TCO-t.

támogatás és képzés

a támogatás és a képzés a pite darabjai, amelyek egy rendszert folyamatosan működtetnek és működtetnek. A jelenlegi ERP piacon a gyártók széles skáláját kínálják a támogatáshoz és a képzéshez. Az átfogó képzési terv általában magában foglalja a képzési videókhoz vagy dokumentációkhoz való hozzáférést, az online tudásbázist vagy a felhasználói közösséget, valamint a személyes képzés lehetőségeit. Az átfogó támogatás általában magában foglalja a call Centerhez való hozzáférést, valamint a különféle online forrásokat. Ezzel szemben egyes gyártók nem nyújtanak támogatást vagy képzést, vagy kiszervezik a támogatást és a képzést.

ezeknek a pontoknak a mérlegelésekor elengedhetetlen, hogy alaposan megvizsgáljuk: milyen támogatást és képzést fog kapni? Milyen támogatásra és képzésre van szükségünk? Tekintse át a támogatási és képzési ajánlatokat, győződjön meg arról, hogy a végfelhasználók számára működni fognak, és nyilvánvaló megállapodást kell kötnie a szállítóval.

fontolja meg a következő tényezőket a támogatás és a képzés áttekintése során:

• a végfelhasználók igényei: először is szánjon egy kis időt a végfelhasználók igényeinek mérlegelésére. Milyen képzés, mint a szemtől-szembe versus virtuális, lesz a legkényelmesebb és leghatékonyabb a végfelhasználók számára? Van egy belső informatikai csapata, amely technikai támogatást tud nyújtani, vagy teljes mértékben külső támogatásra támaszkodik?
• árazás: a támogatás és a képzés költsége benne van a licencdíjban, vagy ez további befektetés lesz?

iparági szakértelem

az iparági szakértelem lényegében arra utal, hogy az eladó képes kielégíteni az Ön egyedi igényeit. Az Ön igényeitől függően előfordulhat, hogy olyan megoldást talál, amelyet kifejezetten az Ön üzleti típusához és méretéhez terveztek. Szerezzen jelentős előnyöket, ha olyan szállítóval dolgozik, amely megérti vállalkozását, és lehetővé teszi a rendszerbe épített ipari gyakorlatokat. Kérdezd meg magadtól: a vállalkozás jellege speciális platformot igényel?

• szakértelem: fontolja meg, hogy az eladó mennyi ideig dolgozott az adott iparágban, és ha sikerrel jártak az iparágban.
  

  Példa: Az E2 Shop System egy kifejezetten a feldolgozóipar számára tervezett ERP szoftver.

Bevezetés

a megvalósítás elengedhetetlen az új ERP rendszer üzembe helyezéséhez és működtetéséhez. Jó megkérdezni, hogy az eladó hogyan biztosítja a sikeres telepítést. Ez a lépés kritikus fontosságú, ha előre látja az érintett megvalósítást, például egy régi rendszerről egy új ERP-re való áttérést. Íme egy rövid áttekintés arról, hogy mit igényel a sikeres telepítési terv:

• ideális szoftver: keresse meg a megfelelő megoldást Lean Selection vagy más módszertan segítségével.
• terv: gyűjtsön össze egy implementációs csoportot és építsen fel egy telepítési tervet. A projektmenedzsment feladatait is kiosztja és elvégzi.
• adatátvitel: végezzen részletes adatellenőrzést az ismétlődő információk csökkentése érdekében. A vállalati információk minden ERP rendszer alapját képezik, kivéve, ha a semmiből indul.
• Vonathasználók: képzési anyagok elérése és terjesztése a kijelölt végfelhasználók számára.
• Rendszertesztek elvégzése és indítás: Végezzen programteszteket annak biztosítása érdekében, hogy a megoldás megfelelő felülettel rendelkezzen, és hatékonyan teljesítse az összes kívánt funkciót az élesítés előtt és után.
• indítás utáni feladatok: a ROI elemzése, az alkalmazottak teljesítményének tanulmányozása, az ügyfelek elégedettségének figyelemmel kísérése és más vállalati KPI-k mérése a szoftver eredményeinek időbeli felmérése érdekében.

befejeztük az ERP szoftver kiválasztási kritériumainak listáját. Ezzel a listával értékelheti a megoldásokat a teljes szoftverkiválasztási folyamat során.

töltse le ERP Szoftverkövetelményeink sablonját

utolsó gondolatok

az ERP rendszer kiválasztása hosszú folyamat, számos tényezőt figyelembe kell venni. De le lehet bontani kezelhető részekre. Kövesse az általunk vázolt lépésről lépésre történő ERP kiválasztási folyamatot, és ne felejtse el elkezdeni az Ön igényeinek összegyűjtését. A szigorú kutatás és kiválasztás, akkor a végén egy szállító, amely szállítja a rendszert, hogy az üzleti, hogy a következő szintre.

további olvasmányok

• mi az ERP és hogyan működik?
• az ERP előnyei
• ERP követelmények sablon és ellenőrzőlista
• ERP megvalósítás
• ERP funkciók és szoftverek követelmények listája